Come sciogliere una LLC o una corporation del New Mexico

Chiudere un’attività nel New Mexico è più che spegnere le luci. Per sciogliere correttamente la società, i titolari devono approvare la decisione, liquidare le attività aziendali, chiudere i conti fiscali, annullare le licenze e presentare allo Stato i documenti di scioglimento richiesti. Se questi passaggi vengono saltati, un’entità inattiva può comunque generare avvisi fiscali, costi di rinnovo, sanzioni e problemi di riscossione.

Se non state chiudendo in modo permanente e state invece pianificando la vostra prossima iniziativa, Zenind può anche aiutarvi con la costituzione di entità nel New Mexico e con la conformità continuativa, così potete partire con ordine e restare organizzati.

Cosa significa scioglimento nel New Mexico

Lo scioglimento è il processo legale formale che pone fine alla vita attiva di un’entità commerciale. Finché il processo non è completato, l’entità può ancora esistere nei registri dello Stato e può ancora dover presentare dichiarazioni fiscali, rinnovare adempimenti o svolgere altri passaggi di conformità. Per questo motivo, smettere semplicemente di operare non basta.

Il procedimento corretto dipende dal tipo di entità:

• Le LLC in genere presentano gli Articles of Dissolution.
• Le corporation in genere iniziano con una Statement of Intent to Dissolve e poi completano il processo con gli Articles of Dissolution.

Il Segretario di Stato del New Mexico gestisce i depositi societari tramite il proprio sistema online, quindi prevedete di usare il portale dello Stato invece dei moduli cartacei. La pagina Business Services dello Stato spiega che i depositi aziendali sono passati online.

Risorse ufficiali utili:

• Servizi online del Segretario di Stato del New Mexico
• Dipartimento di Taxation and Revenue del New Mexico: chiusura dell’attività
• Dipartimento di Taxation and Revenue del New Mexico: registrare o chiudere una corporation

Passaggio 1: Verificare che i titolari abbiano approvato la decisione

Prima di presentare qualsiasi documento, confermate che l’attività abbia approvato correttamente lo scioglimento secondo i propri documenti di governo.

• Una LLC dovrebbe seguire il proprio operating agreement e le regole di approvazione dei membri.
• Una corporation dovrebbe seguire lo statuto, le procedure del consiglio e i requisiti di approvazione degli azionisti.

È il punto in cui molti titolari incontrano problemi. Se il passaggio di approvazione interna manca o è documentato male, il deposito statale può comunque essere accettato, ma in seguito l’attività può affrontare contestazioni su autorità, distribuzioni o responsabilità.

Mettete per iscritto ogni approvazione. Conservate copie di:

• Consensi dei membri
• Risoluzioni degli azionisti
• Risoluzioni del consiglio
• Verbali delle riunioni
• Qualsiasi istruzione speciale sullo scioglimento contenuta nell’operating agreement o nello statuto

Passaggio 2: Raccogliere registri, attività e passività della società

Uno scioglimento ordinato inizia con un inventario ordinato.

Prima di distribuire qualsiasi cosa, fate un elenco completo di:

• Conti bancari e saldi
• Crediti verso clienti
• Fatture aperte e debiti verso fornitori
• Prestiti e linee di credito
• Obblighi di locazione
• Attrezzature, inventario, veicoli e immobili
• Proprietà intellettuale, contratti e licenze
• Obblighi payroll e richieste dei dipendenti
• Obblighi di sales tax, gross receipts tax, withholding tax e income tax

Dovreste inoltre individuare eventuali documenti di proprietà, titoli, atti, fatture di vendita, registri fiscali e documenti assicurativi. Questi documenti sono utili quando occorre saldare richieste, allocare attività o dimostrare che determinati beni appartengono alla società.

Passaggio 3: Liquidare l’attività prima di presentare i documenti finali

Lo scioglimento non è solo un deposito. Include anche la liquidazione degli affari della società.

Le attività tipiche di liquidazione includono:

• Smettere di assumere nuovi incarichi, salvo quando necessario per chiudere obblighi già esistenti
• Incassare il denaro dovuto alla società
• Pagare o risolvere i debiti noti
• Avvisare i creditori che l’attività sta chiudendo
• Portare a termine i progetti in corso o annullare i contratti non necessari
• Chiudere i conti merchant e le piattaforme di pagamento
• Terminare o trasferire le polizze assicurative aziendali
• Avvisare dipendenti, collaboratori, locatori, clienti e fornitori secondo necessità

Se sono coinvolti dei creditori, prendete il processo sul serio. La legge del New Mexico non si aspetta che i titolari ignorino obblighi validi solo perché l’attività sta chiudendo. Una liquidazione accurata riduce la possibilità che i titolari debbano affrontare richieste successive evitabili.

Passaggio 4: Chiudere i conti fiscali del New Mexico e presentare le dichiarazioni finali

La chiusura fiscale è una delle parti più importanti del processo.

Secondo il Dipartimento di Taxation and Revenue del New Mexico, le attività devono mantenere gli adempimenti aggiornati fino alla data di chiusura. Il dipartimento afferma inoltre che dovete presentare una dichiarazione per ciascun periodo di rendicontazione fino alla data di chiusura del conto, anche se non è dovuta alcuna imposta.

Se la vostra attività ha un Business Tax Identification Number, potete chiudere il conto tramite il Taxpayer Access Point (TAP) selezionando il conto e usando l’opzione di chiusura. Potete anche chiudere alcuni conti presentando il modulo di registrazione fiscale aziendale applicabile.

Se state sciogliendo o ritirando una corporation nel New Mexico, il Dipartimento di Taxation and Revenue indica che dovete richiedere un Corporate Certificate of No Tax Due. Il dipartimento afferma inoltre che una corporation deve presentare la dichiarazione finale di income tax societaria quando scade il termine della dichiarazione annuale.

A seconda della vostra attività, assicuratevi di completare quanto segue, se applicabile:

• Dichiarazioni finali di gross receipts tax
• Dichiarazioni finali di withholding tax
• Dichiarazioni finali di corporate income tax
• Dichiarazioni finali relative al payroll
• Qualsiasi altra dichiarazione statale associata all’attività

Non trascurate neppure gli obblighi fiscali locali o speciali. Se la società operava in più giurisdizioni o aveva requisiti fiscali specifici del settore, anche quei conti potrebbero dover essere chiusi separatamente.

Passaggio 5: Annullare licenze, permessi e registrazioni

Un’attività sciolta non dovrebbe lasciare licenze attive.

Esaminate e annullate ogni permesso, registrazione o licenza intestata alla società, tra cui:

• Registrazioni aziendali statali
• Licenze commerciali locali
• Permessi professionali o di settore
• Registrazioni per sales tax o gross receipts tax
• Depositi di nome commerciale fittizio, se applicabili
• Eventuali autorizzazioni speciali legate all’attività

Alcune registrazioni si rinnovano automaticamente o possono generare sanzioni se ignorate. Annullarle in modo esplicito aiuta a prevenire addebiti indesiderati dopo la cessazione dell’attività.

Passaggio 6: Presentare i documenti di scioglimento allo Stato

Una volta che la società è stata approvata per lo scioglimento, liquidata e che i principali adempimenti fiscali e di conformità sono stati gestiti, presentate i documenti formali di scioglimento tramite il portale di deposito aziendale del Segretario di Stato del New Mexico.

Scioglimento di una LLC

Una LLC del New Mexico in genere presenta gli Articles of Dissolution. Il deposito comunica allo Stato che la società si sta chiudendo e non deve più essere trattata come entità attiva.

Scioglimento di una corporation

Una corporation del New Mexico in genere completa lo scioglimento in due fasi:

1. Presentare una Statement of Intent to Dissolve se richiesta dal processo di scioglimento della società.
2. Presentare gli Articles of Dissolution dopo aver completato la liquidazione dell’attività.

Poiché corporation e LLC sono trattate in modo diverso, assicuratevi di usare il percorso di deposito corretto per il vostro tipo di entità. Presentare il documento sbagliato può ritardare il processo o creare incertezza sullo stato dell’entità.

Passaggio 7: Conservare una documentazione completa dopo il deposito

Non considerate lo scioglimento concluso solo perché il deposito è stato inviato allo Stato.

Conservate in un luogo sicuro i seguenti documenti:

• Documenti di scioglimento depositati
• Conferme dello Stato
• Lettere di chiusura fiscale e dichiarazioni finali
• Avvisi ai creditori e registri dei saldi regolati
• Conferme di chiusura dei conti bancari
• Registri della vendita delle attività
• Approvazioni di membri, manager, azionisti e amministratori
• Rendiconti finali e distribuzioni

Questi documenti possono essere importanti in seguito se un’agenzia fiscale, un creditore, un ex socio o un acquirente contestano le modalità di chiusura dell’attività.

Errori comuni da evitare

Gli errori più comuni nello scioglimento sono sorprendentemente semplici:

• Depositare troppo presto, prima di aver gestito debiti e imposte
• Dimenticare di ottenere l’approvazione interna per iscritto
• Lasciare aperte licenze o conti fiscali
• Usare presupposti obsoleti sui depositi cartacei invece del portale online dello Stato
• Distribuire le attività residue prima di aver risolto le passività
• Non conservare traccia del processo di liquidazione

Una checklist accurata è molto meglio che cercare di correggere una chiusura sbagliata dopo il fatto.

Quando conviene chiedere assistenza professionale

Potrebbe essere utile un supporto aggiuntivo se l’attività presenta uno qualsiasi di questi elementi:

• Più titolari con diversi diritti di approvazione
• Imposte non pagate o obblighi payroll
• Debiti rilevanti o pressione da parte dei creditori
• Controversie con dipendenti o collaboratori
• Vendita di immobili o asset coinvolta nella liquidazione
• Titolari fuori dallo Stato o operazioni in più stati
• Autorità poco chiara secondo l’operating agreement o lo statuto

Se l’attività viene chiusa perché i titolari vogliono un nuovo inizio, Zenind può anche aiutarvi con la costituzione di società nel New Mexico e con il supporto alla conformità per il prossimo capitolo.

Domande frequenti

Come si scioglie una LLC del New Mexico?

Una LLC del New Mexico in genere si scioglie liquidando i propri affari e presentando gli Articles of Dissolution tramite il sistema di deposito dello Stato.

Come si scioglie una corporation del New Mexico?

Una corporation del New Mexico in genere richiede l’approvazione interna, una Statement of Intent to Dissolve se applicabile, la liquidazione degli affari, i passaggi fiscali finali e poi gli Articles of Dissolution.

Devo comunque chiudere i conti fiscali se l’attività non ha avuto ricavi?

Sì. Il Dipartimento di Taxation and Revenue del New Mexico afferma che le attività devono mantenere gli adempimenti aggiornati fino alla data di chiusura e presentare le dichiarazioni richieste anche quando non è dovuta alcuna imposta.

Posso continuare a ricevere addebiti dopo aver smesso di operare?

Sì. Se un’attività non viene chiusa formalmente, può continuare ad accumulare avvisi fiscali, costi di rinnovo e altri obblighi di conformità.

Dove si presentano i moduli di scioglimento nel New Mexico?

Il Segretario di Stato del New Mexico gestisce i depositi aziendali tramite il proprio portale online.

Conclusione

Uno scioglimento corretto nel New Mexico è una sequenza, non un singolo modulo. Approvate la chiusura, liquidate l’attività, chiudete i conti fiscali, annullate le licenze e poi presentate i documenti di scioglimento corretti tramite il sistema online dello Stato. Questo ordine tutela i titolari e riduce il rischio di costi o responsabilità evitabili dopo la cessazione dell’attività.

Se invece state costituendo una nuova attività nel New Mexico, Zenind può aiutarvi a lanciare l’entità e a gestire la conformità fin dall’inizio.