Cách giải thể LLC hoặc công ty tại New Mexico

Đóng một doanh nghiệp tại New Mexico không chỉ đơn giản là tắt đèn và rời đi. Để giải thể đúng cách, chủ sở hữu cần phê duyệt quyết định, thanh lý các vấn đề của công ty, đóng các tài khoản thuế, hủy giấy phép và nộp các tài liệu giải thể bắt buộc cho tiểu bang. Nếu bỏ qua các bước đó, một pháp nhân không còn hoạt động vẫn có thể phát sinh thông báo thuế, phí gia hạn, tiền phạt và các vấn đề thu hồi nợ.

Nếu bạn không đóng vĩnh viễn mà đang chuẩn bị cho dự án tiếp theo, Zenind cũng có thể hỗ trợ thành lập pháp nhân tại New Mexico và duy trì tuân thủ để bạn có thể bắt đầu gọn gàng và vận hành có tổ chức.

Giải thể có nghĩa là gì tại New Mexico

Giải thể là quy trình pháp lý chính thức chấm dứt vòng đời hoạt động của một pháp nhân kinh doanh. Cho đến khi quy trình hoàn tất, pháp nhân đó vẫn có thể tồn tại trong hồ sơ của tiểu bang và vẫn có thể phải nộp tờ khai thuế, thực hiện gia hạn hoặc đáp ứng các bước tuân thủ khác. Vì vậy, chỉ dừng hoạt động thôi là chưa đủ.

Quy trình phù hợp phụ thuộc vào loại hình pháp nhân:

• LLC thường nộp Articles of Dissolution.
• Corporation thường bắt đầu bằng Statement of Intent to Dissolve và sau đó hoàn tất bằng Articles of Dissolution.

Ngoại trưởng bang New Mexico xử lý hồ sơ doanh nghiệp thông qua hệ thống nộp hồ sơ trực tuyến của tiểu bang, vì vậy hãy chuẩn bị sử dụng cổng điện tử thay vì mẫu giấy. Trang Business Services của tiểu bang cho biết các hồ sơ kinh doanh đã được chuyển sang trực tuyến.

Tài nguyên chính thức hữu ích:

• Cổng Dịch vụ Trực tuyến của Ngoại trưởng bang New Mexico
• Taxation and Revenue: Close My Business
• Taxation and Revenue: Register / Close a Corporation

Bước 1: Bảo đảm chủ sở hữu đã phê duyệt quyết định

Trước khi nộp bất kỳ giấy tờ nào, hãy xác nhận rằng doanh nghiệp đã phê duyệt việc giải thể đúng theo tài liệu quản trị của mình.

• Một LLC nên tuân theo operating agreement và quy tắc phê duyệt của thành viên.
• Một corporation nên tuân theo bylaws, thủ tục của hội đồng quản trị và yêu cầu phê duyệt của cổ đông.

Đây là điểm nhiều chủ doanh nghiệp gặp rắc rối. Nếu bước phê duyệt nội bộ bị thiếu hoặc được lưu trữ không đầy đủ, hồ sơ nộp cho tiểu bang vẫn có thể được chấp nhận, nhưng sau đó doanh nghiệp có thể phát sinh tranh chấp về thẩm quyền, phân chia tài sản hoặc trách nhiệm pháp lý.

Hãy ghi nhận mọi chấp thuận bằng văn bản. Giữ lại bản sao của:

• Văn bản chấp thuận của thành viên
• Nghị quyết của cổ đông
• Nghị quyết của hội đồng quản trị
• Biên bản họp
• Bất kỳ hướng dẫn giải thể đặc biệt nào trong operating agreement hoặc bylaws

Bước 2: Thu thập hồ sơ, tài sản và nghĩa vụ của công ty

Một quá trình giải thể sạch sẽ bắt đầu bằng một bản kiểm kê đầy đủ.

Trước khi phân chia bất kỳ thứ gì, hãy lập danh sách đầy đủ:

• Tài khoản ngân hàng và số dư
• Các khoản phải thu
• Hóa đơn chưa thanh toán và công nợ nhà cung cấp
• Khoản vay và hạn mức tín dụng
• Nghĩa vụ thuê mặt bằng
• Thiết bị, hàng tồn kho, phương tiện và bất động sản
• Tài sản trí tuệ, hợp đồng và giấy phép
• Nghĩa vụ trả lương và yêu cầu của người lao động
• Thuế bán hàng, gross receipts tax, thuế khấu lưu và nghĩa vụ thuế thu nhập

Bạn cũng nên tìm lại các giấy tờ sở hữu, giấy chứng nhận quyền sở hữu, chứng từ chuyển nhượng, hồ sơ thuế và hồ sơ bảo hiểm. Những tài liệu này hữu ích khi cần giải quyết khiếu nại, phân bổ tài sản hoặc chứng minh rằng một tài sản nhất định thuộc về doanh nghiệp.

Bước 3: Thanh lý hoạt động kinh doanh trước khi nộp hồ sơ cuối cùng

Giải thể không chỉ là một hồ sơ nộp lên tiểu bang. Nó còn bao gồm việc thanh lý các vấn đề của công ty.

Các công việc thanh lý điển hình gồm:

• Ngừng nhận việc kinh doanh mới, trừ khi cần để hoàn tất các nghĩa vụ hiện có
• Thu các khoản tiền khách còn nợ công ty
• Thanh toán hoặc xử lý các khoản nợ đã biết
• Thông báo cho chủ nợ rằng doanh nghiệp đang đóng cửa
• Hoàn tất các dự án đang dang dở hoặc hủy các hợp đồng không cần thiết
• Đóng các tài khoản merchant và nền tảng thanh toán
• Chấm dứt hoặc chuyển nhượng các hợp đồng bảo hiểm kinh doanh
• Thông báo cho nhân viên, nhà thầu, chủ nhà, khách hàng và nhà cung cấp khi cần thiết

Nếu có chủ nợ liên quan, hãy thực hiện quy trình một cách nghiêm túc. Luật của New Mexico không kỳ vọng chủ sở hữu phớt lờ các nghĩa vụ hợp lệ chỉ vì doanh nghiệp đang đóng cửa. Việc thanh lý cẩn thận giúp giảm nguy cơ chủ sở hữu phải đối mặt với các yêu cầu theo sau không cần thiết.

Bước 4: Đóng tài khoản thuế của New Mexico và nộp tờ khai cuối cùng

Đóng nghĩa vụ thuế là một trong những phần quan trọng nhất của quy trình.

Theo Bộ Thuế và Doanh thu New Mexico, doanh nghiệp phải duy trì các hồ sơ khai thuế đến ngày đóng. Bộ này cũng cho biết bạn phải nộp tờ khai cho từng kỳ báo cáo cho đến ngày tài khoản được đóng, ngay cả khi không có thuế phải nộp.

Nếu doanh nghiệp của bạn có Business Tax Identification Number, bạn có thể đóng tài khoản thông qua Taxpayer Access Point (TAP) bằng cách chọn tài khoản và sử dụng tùy chọn đóng tài khoản. Bạn cũng có thể đóng một số tài khoản nhất định bằng cách nộp mẫu đăng ký thuế kinh doanh áp dụng.

Nếu bạn đang giải thể hoặc rút khỏi một corporation tại New Mexico, Bộ Thuế và Doanh thu cho biết bạn phải yêu cầu Corporate Certificate of No Tax Due. Bộ cũng cho biết một corporation phải nộp tờ khai thuế thu nhập doanh nghiệp cuối cùng vào thời điểm nộp tờ khai thường niên đến hạn.

Tùy vào doanh nghiệp, hãy bảo đảm hoàn tất bất kỳ nghĩa vụ nào sau đây nếu áp dụng:

• Tờ khai gross receipts tax cuối cùng
• Tờ khai thuế khấu lưu cuối cùng
• Tờ khai thuế thu nhập doanh nghiệp cuối cùng
• Tờ khai liên quan đến bảng lương cuối cùng
• Bất kỳ tờ khai thuế cấp tiểu bang nào khác liên quan đến doanh nghiệp

Đừng bỏ qua các nghĩa vụ thuế địa phương hoặc thuế chuyên biệt. Nếu công ty hoạt động ở nhiều khu vực pháp lý hoặc có yêu cầu thuế theo ngành, các tài khoản đó có thể cần được đóng riêng.

Bước 5: Hủy giấy phép, giấy phép con và đăng ký

Một doanh nghiệp đã giải thể không nên để các giấy phép còn hiệu lực.

Hãy rà soát và hủy mọi giấy phép, đăng ký hoặc chứng nhận đã cấp cho công ty, bao gồm:

• Đăng ký doanh nghiệp cấp tiểu bang
• Giấy phép kinh doanh địa phương
• Giấy phép nghề nghiệp hoặc giấy phép theo ngành
• Đăng ký sales tax hoặc gross receipts
• Hồ sơ tên kinh doanh giả định, nếu có
• Bất kỳ phê duyệt chuyên biệt nào gắn với hoạt động kinh doanh

Một số đăng ký tự động gia hạn hoặc có thể phát sinh tiền phạt nếu bị bỏ quên. Hủy chúng một cách chủ động sẽ giúp ngăn các khoản phí không mong muốn sau khi hoạt động chấm dứt.

Bước 6: Nộp tài liệu giải thể cho tiểu bang

Sau khi công ty đã được phê duyệt giải thể, đã thanh lý xong và đã xử lý các nghĩa vụ thuế và tuân thủ chính, hãy nộp tài liệu giải thể chính thức thông qua cổng nộp hồ sơ doanh nghiệp của Ngoại trưởng bang New Mexico.

Giải thể LLC

Một LLC tại New Mexico thường nộp Articles of Dissolution. Hồ sơ này thông báo cho tiểu bang rằng công ty đang chấm dứt và không còn được xem là một pháp nhân kinh doanh đang hoạt động.

Giải thể Corporation

Một corporation tại New Mexico thường hoàn tất giải thể qua hai giai đoạn:

1. Nộp Statement of Intent to Dissolve nếu quy trình giải thể của công ty yêu cầu.
2. Nộp Articles of Dissolution sau khi thanh lý xong doanh nghiệp.

Vì corporation và LLC được xử lý khác nhau, hãy bảo đảm bạn dùng đúng lộ trình nộp hồ sơ cho loại hình pháp nhân của mình. Nộp sai tài liệu có thể làm chậm quy trình hoặc tạo ra sự không rõ ràng về tình trạng của pháp nhân.

Bước 7: Lưu lại hồ sơ đầy đủ sau khi nộp

Đừng coi việc giải thể đã xong chỉ vì hồ sơ đã được nộp cho tiểu bang.

Hãy lưu các hồ sơ sau ở nơi an toàn:

• Tài liệu giải thể đã nộp
• Xác nhận từ tiểu bang
• Thư xác nhận không còn nghĩa vụ thuế và các tờ khai cuối cùng
• Thông báo cho chủ nợ và hồ sơ thanh toán
• Xác nhận đóng tài khoản ngân hàng
• Hồ sơ bán tài sản
• Phê duyệt của thành viên, quản lý, cổ đông và giám đốc
• Báo cáo kế toán cuối cùng và hồ sơ phân chia tài sản

Những hồ sơ này có thể cần đến sau này nếu cơ quan thuế, chủ nợ, đối tác cũ hoặc bên mua đặt câu hỏi về cách doanh nghiệp đã đóng cửa.

Những sai lầm thường gặp cần tránh

Các sai lầm phổ biến khi giải thể lại khá đơn giản:

• Nộp quá sớm khi chưa xử lý xong nợ và thuế
• Quên lấy phê duyệt nội bộ bằng văn bản
• Để giấy phép hoặc tài khoản thuế vẫn mở
• Dựa vào giả định cũ về nộp giấy trong khi tiểu bang đã chuyển sang cổng trực tuyến
• Phân chia tài sản còn lại trước khi giải quyết nghĩa vụ
• Không lưu lại hồ sơ về quá trình thanh lý

Một danh sách kiểm tra cẩn thận tốt hơn nhiều so với việc sửa chữa một quy trình đóng cửa sai sau này.

Khi nào nên tìm hỗ trợ chuyên nghiệp

Bạn có thể cần thêm hỗ trợ nếu doanh nghiệp có bất kỳ vấn đề nào sau đây:

• Nhiều chủ sở hữu với quyền phê duyệt khác nhau
• Thuế chưa thanh toán hoặc nghĩa vụ bảng lương
• Nợ đáng kể hoặc áp lực từ chủ nợ
• Tranh chấp với nhân viên hoặc nhà thầu
• Có liên quan đến việc bán bất động sản hoặc tài sản trong quá trình thanh lý
• Chủ sở hữu ở ngoài tiểu bang hoặc hoạt động đa tiểu bang
• Thẩm quyền không rõ ràng theo operating agreement hoặc bylaws

Nếu doanh nghiệp được đóng vì các chủ sở hữu muốn bắt đầu lại, Zenind cũng có thể hỗ trợ thành lập công ty tại New Mexico và cung cấp hỗ trợ tuân thủ cho chặng đường tiếp theo.

Câu hỏi thường gặp

Làm thế nào để giải thể một LLC tại New Mexico?

Một LLC tại New Mexico thường giải thể bằng cách thanh lý các vấn đề của mình và nộp Articles of Dissolution thông qua hệ thống nộp hồ sơ của tiểu bang.

Làm thế nào để giải thể một corporation tại New Mexico?

Một corporation tại New Mexico thường cần phê duyệt nội bộ, Statement of Intent to Dissolve nếu áp dụng, thanh lý hoạt động, hoàn tất các bước thuế cuối cùng, rồi sau đó nộp Articles of Dissolution.

Tôi vẫn cần đóng tài khoản thuế nếu doanh nghiệp không có doanh thu không?

Có. Bộ Thuế và Doanh thu New Mexico cho biết doanh nghiệp phải duy trì hồ sơ khai thuế đến ngày đóng và nộp các tờ khai bắt buộc ngay cả khi không phát sinh thuế.

Tôi có còn bị tính phí sau khi ngừng hoạt động không?

Có. Nếu doanh nghiệp không được đóng chính thức, nó vẫn có thể tiếp tục phát sinh thông báo thuế, phí gia hạn và các nghĩa vụ tuân thủ khác.

Tôi nộp hồ sơ giải thể ở đâu tại New Mexico?

Ngoại trưởng bang New Mexico xử lý hồ sơ doanh nghiệp thông qua cổng trực tuyến của tiểu bang.

Kết luận

Một quy trình giải thể đúng cách tại New Mexico là một chuỗi bước, không phải chỉ một biểu mẫu. Hãy phê duyệt việc đóng cửa, thanh lý doanh nghiệp, đóng tài khoản thuế, hủy giấy phép, rồi nộp đúng tài liệu giải thể thông qua hệ thống trực tuyến của tiểu bang. Trình tự đó giúp bảo vệ chủ sở hữu và giảm nguy cơ phát sinh phí hoặc trách nhiệm pháp lý không đáng có sau khi doanh nghiệp ngừng hoạt động.

Nếu bạn đang thành lập một doanh nghiệp mới tại New Mexico thay vì đóng một doanh nghiệp, Zenind có thể giúp bạn khởi tạo pháp nhân và theo dõi tuân thủ ngay từ đầu.