Ako získať daňové identifikačné číslo: EIN, štátne daňové ID a kroky dodržania predpisov

Daňové identifikačné číslo patrí medzi prvé administratívne údaje, ktoré mnohí zakladatelia potrebujú po výbere obchodnej štruktúry. V USA môže tento pojem označovať viacero identifikátorov, no väčšina majiteľov podnikov v skutočnosti hľadá Employer Identification Number (EIN) alebo štátne daňové číslo účtu.

Poznanie rozdielu je dôležité. Správne daňové ID vám pomôže otvoriť podnikový bankový účet, prijímať zamestnancov, registrovať sa na mzdy a daň z predaja a udržať záznamy vašej spoločnosti v súlade s federálnymi aj štátnymi požiadavkami.

Tento sprievodca vysvetľuje, čo je daňové identifikačné číslo, kedy ho potrebujete, ako požiadať o EIN, ako fungujú štátne daňové ID a čo robiť po pridelení čísla.

Čo je daňové identifikačné číslo?

Daňové identifikačné číslo je všeobecný pojem pre identifikačné číslo používané daňovým úradom IRS alebo štátnym daňovým orgánom na sledovanie daňových povinností. V závislosti od kontextu môže znamenať jedno z nasledovného:

• Social Security Number (SSN) pre väčšinu osôb v USA
• Individual Taxpayer Identification Number (ITIN) pre niektoré osoby, ktoré nemajú nárok na SSN
• Employer Identification Number (EIN) pre podniky a iné subjekty
• Štátne daňové číslo účtu pre dane spravované štátnym daňovým úradom

Pre majiteľov podnikov je najbežnejším federálnym daňovým ID EIN. Vydáva ho IRS a používa sa na identifikáciu podniku na federálne daňové účely.

Aké daňové ID potrebujete?

Číslo, ktoré potrebujete, závisí od toho, kto ste a ako podnikáte.

Pre jednotlivcov

Ak podávate osobné dane, vaše SSN je zvyčajne vaše hlavné daňové ID. Ak nemáte nárok na SSN, ale stále musíte podať alebo nahlásiť určité daňové povinnosti v USA, možno budete potrebovať ITIN.

Pre podniky

Ak zakladáte LLC, korporáciu, partnerstvo alebo neziskovú organizáciu, EIN je často nevyhnutné. Dokonca aj mnohí živnostníci si ho vybavujú, aby oddelili podnikové financie od osobnej identity.

Na štátne daňové účely

Ak vaša spoločnosť vyberá daň z predaja, zráža mzdy alebo platí štátne podnikové dane, môžete potrebovať aj štátne daňové ID číslo. Vydáva ho samostatne štát, nie IRS.

Kedy potrebujete EIN

EIN nie je povinné pre každý podnik, no mnohé firmy by si ho mali vybaviť včas. Medzi bežné dôvody patria:

• Založenie korporácie alebo viacčlennej LLC
• Zamestnávanie pracovníkov
• Otvorenie podnikového bankového účtu
• Podávanie daňových priznaní partnerstiev alebo korporácií
• Žiadosť o určité podnikateľské licencie alebo povolenia
• Registrácia na štátne mzdové alebo predajné daňové účty
• Budovanie jasnejšieho oddelenia medzi podnikaním a osobnými financiami

Aj keď vaša firma môže zo zákona fungovať bez EIN, jeho získanie býva často rozumným administratívnym krokom.

Ako získať federálne daňové ID v 3 krokoch

Pre väčšinu podnikov znamená získanie federálneho daňového ID podanie žiadosti o EIN na IRS.

Krok 1: Overte, že je váš podnik pripravený

Pred podaním žiadosti sa uistite, že poznáte svoju obchodnú štruktúru a právny názov. IRS sa bude tiež pýtať na zodpovednú osobu, teda osobu, ktorá subjekt riadi alebo kontroluje.

Mali by ste poznať aj:

• poštovú adresu podniku
• typ založeného subjektu
• dôvod, pre ktorý žiadate o EIN
• dátum založenia alebo nadobudnutia podniku
• či plánujete zamestnávať pracovníkov
• hlavné odvetvie alebo činnosť podniku

Ak vaša spoločnosť ešte nebola založená, možno bude lepšie najprv dokončiť založenie, aby sa údaje v žiadosti zhodovali s firemnými záznamami.

Krok 2: Pripravte si informácie, ktoré bude IRS požadovať

Žiadosť o EIN si vyžaduje základné, ale dôležité údaje. Pred začiatkom si pripravte:

• právny názov podniku
• obchodný názov, ak existuje
• typ subjektu
• meno zodpovednej osoby a jej daňové identifikačné číslo
• hlavnú adresu podniku
• okres a štát, kde sa podnik nachádza
• počet zamestnancov, ktorých plánujete prijať
• dôvod žiadosti, napríklad založenie nového podniku alebo prijímanie pracovníkov

Presnosť je dôležitá. Aj malé nezrovnalosti medzi zakladacími dokumentmi a žiadosťou o EIN môžu neskôr spôsobiť oneskorenie alebo zmätok.

Krok 3: Podajte žiadosť IRS

Najrýchlejším spôsobom získania EIN je zvyčajne online žiadosť IRS. Mnohí žiadatelia dostanú EIN okamžite po dokončení procesu.

V závislosti od miesta a situácie žiadateľa môžu byť k dispozícii aj iné spôsoby podania, vrátane faxu alebo pošty. Zahraniční žiadatelia môžu postupovať inak.

Po pridelení EIN si potvrdenie uložte do firemných záznamov. Budete ho potrebovať pri bankovníctve, mzdách aj pri niektorých štátnych registráciách.

Ako získať štátne daňové ID číslo

Štátne daňové ID sa líši od EIN. Štáty tieto čísla vydávajú na dane, ktoré spravujú priamo, ako sú daň z predaja, zrážková daň zo mzdy, poistenie v nezamestnanosti alebo iné štátne podnikové dane.

Postup sa líši podľa štátu, no všeobecné kroky sú podobné.

1. Zistite, ktoré daňové účty potrebujete

Nie každý podnik potrebuje každú štátnu daňovú registráciu. Vaše povinnosti závisia od toho, či:

• predávate zdaniteľný tovar alebo služby
• zamestnávate pracovníkov v danom štáte
• pôsobíte vo viacerých štátoch
• vlastníte majetok alebo tam máte fyzickú prítomnosť

2. Zaregistrujte sa na štátnom daňovom úrade

Vo väčšine štátov sa dá registrácia vykonať online cez úrad príjmov alebo podobný orgán. Zvyčajne budete potrebovať svoje EIN, názov podniku, údaje o založení, adresu a informácie o vlastníkoch.

3. Udržiavajte registračné údaje v zhode

Štátny účet by mal zodpovedať vašim federálnym a zakladateľským záznamom. Prehľadná dokumentácia uľahčuje neskoršie spracovanie daňových priznaní, otvorenie bankového účtu aj obnovu licencií.

Bežné chyby, ktorým sa treba vyhnúť

Získanie daňového ID býva zvyčajne jednoduché, no niekoľko bežných chýb môže spôsobiť zbytočné oneskorenie.

Podanie pred stabilizáciou údajov o spoločnosti

Ak sa názov subjektu, zodpovedná osoba alebo adresa firmy ešte menia, počkajte s podaním, kým nebudú údaje stabilné.

Zámenu EIN so štátnym daňovým ID

EIN je federálne číslo vydané IRS. Štátne daňové ID vydáva štátny úrad. Mnohé firmy potrebujú oboje.

Použitie nesprávnych údajov o subjekte

Ak sa žiadosť o EIN nezhoduje so zakladacími dokumentmi, banka alebo štátne úrady môžu nezrovnalosť označiť.

Predpoklad, že jedno podanie pokryje všetko

EIN vás automaticky neregistruje na daň z predaja, mzdy ani miestne licencie. Tieto kroky sú samostatné.

Spoliehanie sa na osobné SSN tam, kde je lepšie použiť firemné EIN

Živnostníci niekedy začínajú s SSN, no EIN môže pomôcť oddeliť podnikateľské a osobné záležitosti a môže byť potrebné, keď firma rastie.

Čo sa stane po získaní čísla?

Získanie daňového ID je len začiatok. Po jeho získaní by ste mali:

• uložiť potvrdenie spolu so zakladateľskými záznamami
• používať číslo pri otváraní podnikových bankových účtov
• podľa potreby ho poskytnúť poskytovateľom miezd a daňovým odborníkom
• zaregistrovať sa na štátne daňové účty, ak si to vyžaduje vaša činnosť
• zabezpečiť, aby všetky daňové podania používali zhodný právny názov subjektu a EIN

Ak zakladáte podnik, je to tiež vhodný čas skontrolovať ďalšie compliance povinnosti, napríklad výročné správy, licencie, služby registrovaného agenta a nastavenie podnikového bankovníctva.

Ako môže Zenind pomôcť novým majiteľom podnikov

Pre zakladateľov, ktorí práve budujú svoje spoločnosti, je krok s daňovým ID jednoduchší, keď je proces založenia od začiatku usporiadaný. Zenind pomáha podnikateľom zakladať LLC a korporácie v USA prostredníctvom štruktúrovaného postupu, ktorý podporuje ďalšie kroky v oblasti podnikovej compliance.

Ak začnete so správne založeným subjektom, znížite riziko nezhodných záznamov pri žiadosti o EIN, registrácii na štátne dane alebo otváraní finančných účtov. To je obzvlášť užitočné pre prvých majiteľov, ktorí chcú jasnú cestu od založenia k prevádzke.

Najčastejšie otázky

Ako dlho trvá získanie daňového ID?

EIN možno často získať rýchlo, keď je pre žiadateľa dostupná online aplikácia IRS. Štátne daňové ID môže trvať dlhšie v závislosti od štátu a typu registrácie.

Je za získanie EIN poplatok?

IRS za získanie EIN neúčtuje poplatok. Dávajte si pozor na služby tretích strán, ktoré si účtujú zbytočné poplatky za podanie.

Môže si EIN vybaviť aj živnostník?

Áno. Živnostníci môžu požiadať o EIN a mnohí to robia, aby oddelili podnikové bankovníctvo a daňové záznamy od osobných údajov.

Potrebujem daňové ID pred otvorením podnikového bankového účtu?

V mnohých prípadoch áno. Banky často vyžadujú EIN pre subjekty, ako sú LLC a korporácie. Niektorí živnostníci môžu otvoriť účet so SSN, no pravidlá sa líšia podľa banky.

Môže si EIN vybaviť aj osoba mimo USA?

Áno, osoby mimo USA môžu požiadať o EIN, ak majú podnik, ktorý ho potrebuje. Postup sa môže líšiť od štandardnej online cesty.

Platí jedno daňové ID pre každý štát?

Nie. EIN je federálne. Ak sa potrebujete registrovať na štátnu mzdu, daň z predaja alebo iné štátne dane, môžete potrebovať samostatné štátne registrácie.

Záverečné myšlienky

Daňové identifikačné číslo je kľúčovou súčasťou založenia právne súladu schopného podniku v Spojených štátoch. Pre väčšinu majiteľov podnikov je hlavným federálnym krokom získanie EIN a potom pridanie všetkých potrebných štátnych daňových registrácií podľa toho, ako spoločnosť funguje.

Ak budete postupovať v správnom poradí, udržiavať záznamy konzistentné a rozumieť tomu, ktoré daňové účty sa na váš podnik vzťahujú, vyhnete sa mnohým bežným problémom pri podávaní a budete lepšie pripravení na rast.