วิธีขอ EIN สำหรับธุรกิจของคุณ: คู่มือทีละขั้นตอนสำหรับบริษัทใหม่ในสหรัฐอเมริกา

หากคุณกำลังเริ่มต้นธุรกิจในสหรัฐอเมริกา หนึ่งในขั้นตอนด้านเอกสารแรก ๆ ที่คุณมักจะต้องจัดการคือการขอ Employer Identification Number หรือ EIN EIN คือเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของรัฐบาลกลางที่ IRS ใช้เพื่อระบุนิติบุคคลสำหรับการยื่นภาษีและวัตถุประสงค์ทางการอื่น ๆ

สำหรับผู้ก่อตั้งหลายราย EIN ไม่ใช่เพียงแค่ขั้นตอนตามแบบฟอร์มเท่านั้น แต่ยังมักจำเป็นต่อการเปิดบัญชีธนาคารธุรกิจ การจ้างพนักงาน การยื่นแบบภาษีบางประเภท และการดำเนินการตามข้อกำหนดของรัฐหรือสถาบันการเงิน หากคุณกำลังก่อตั้ง LLC หรือบริษัทใหม่ การขอหมายเลขนี้ตั้งแต่เนิ่น ๆ จะช่วยให้คุณก้าวจากงานจัดตั้งเอกสารไปสู่การดำเนินงานจริงได้โดยไม่ล่าช้า

คู่มือนี้อธิบายว่า EIN คืออะไร ใครบ้างที่ต้องมี วิธีสมัคร เตรียมข้อมูลอะไร และข้อผิดพลาดที่ควรหลีกเลี่ยง

EIN คืออะไร?

EIN คือหมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของรัฐบาลกลาง 9 หลักที่ IRS ออกให้ คุณสามารถมองได้ว่าเป็นหมายเลขประจำตัวของธุรกิจที่เทียบได้กับหมายเลขประกันสังคม แต่ใช้กับธุรกิจแทนที่จะเป็นบุคคล

IRS ใช้ EIN เพื่อติดตามบัญชีภาษีของธุรกิจและภาระหน้าที่ในการยื่นแบบ ธุรกิจ กองมรดก ทรัสต์ และนิติบุคคลอื่นบางประเภทอาจต้องมี EIN ขึ้นอยู่กับโครงสร้างและกิจกรรมที่ดำเนินการ

ทำไมธุรกิจจึงต้องมี EIN

เจ้าของธุรกิจใหม่จำนวนมากต้องใช้ EIN เร็วกว่าที่คาด สาเหตุที่พบบ่อย ได้แก่:

• เปิดบัญชีธนาคารธุรกิจ
• จ้างพนักงาน
• ยื่นภาษีเงินเดือน
• จัดตั้งห้างหุ้นส่วน บริษัท หรือ LLC ที่มีสมาชิกมากกว่าหนึ่งคน
• สมัครใบอนุญาตธุรกิจบางประเภทหรือการลงทะเบียนภาษีของรัฐ
• ยื่นแบบภาษีสรรพสามิตหรือภาษีการจ้างงาน
• สร้างบัญชีเครดิตหรือบัญชีกับผู้ขายในนามธุรกิจ

แม้ในกรณีที่ธุรกิจไม่ได้ถูกบังคับให้ต้องมี EIN การขอหมายเลขนี้ก็ยังเป็นประโยชน์ได้ เพราะช่วยแยกกิจกรรมทางธุรกิจออกจากข้อมูลส่วนบุคคล และทำให้บริษัทดูมีความเป็นทางการในด้านการจัดการมากขึ้น

ใครบ้างที่ต้องมี EIN?

โดยทั่วไป IRS กำหนดให้ต้องมี EIN สำหรับ:

• บริษัท
• ห้างหุ้นส่วน
• LLC ที่มีสมาชิกหลายคน
• ธุรกิจที่มีพนักงาน
• ธุรกิจที่ยื่นภาษีสรรพสามิต ภาษีการจ้างงาน หรือภาษีแผนเกษียณบางประเภท
• กองมรดกและทรัสต์ในหลายกรณี
• องค์กรไม่แสวงหากำไรและองค์กรที่ได้รับการยกเว้นภาษีอื่น ๆ

เจ้าของกิจการแบบ sole proprietorship อาจไม่จำเป็นต้องมี EIN เสมอไป แต่ก็มีข้อยกเว้น เช่น หาก sole proprietor จ้างพนักงานหรือยื่นแบบภาษีบางประเภท ก็อาจต้องมี EIN นอกจากนี้ เจ้าของกิจการบางรายยังเลือกขอ EIN เพื่อหลีกเลี่ยงการใช้หมายเลขประกันสังคมในการทำธุรกรรมทางธุรกิจ

หากคุณไม่แน่ใจว่าโครงสร้างธุรกิจของคุณต้องมี EIN หรือไม่ ควรตรวจสอบประเภทธุรกิจ ข้อกำหนดของรัฐ และข้อกำหนดการยื่นภาษีของรัฐบาลกลางก่อนดำเนินการต่อ

ควรยื่นขอ EIN เมื่อใด

เวลาที่เหมาะที่สุดคือหลังจากที่นิติบุคคลของคุณจัดตั้งเสร็จแล้ว และก่อนที่คุณจะเริ่มกิจกรรมที่ต้องใช้หมายเลขนี้

หากคุณกำลังก่อตั้ง LLC บริษัท หรือห้างหุ้นส่วน ให้ดำเนินการจัดตั้งตามกฎหมายให้เสร็จก่อน IRS คาดหวังให้นิติบุคคลมีอยู่จริงก่อนยื่นคำขอ EIN การยื่นเร็วเกินไปอาจทำให้เกิดความล่าช้า หากข้อมูลของนิติบุคคลไม่ตรงกับบันทึกการจัดตั้งของรัฐ

ผู้ก่อตั้งจำนวนมากจะยื่นทันทีเมื่อมีสิ่งต่อไปนี้:

• ชื่อทางกฎหมายของนิติบุคคลอย่างถูกต้อง
• รัฐที่จัดตั้ง
• ข้อมูลประจำตัวของ responsible party
• ที่อยู่ธุรกิจและที่อยู่สำหรับส่งจดหมาย
• ความเข้าใจพื้นฐานเกี่ยวกับวิธีที่ธุรกิจจะถูกจัดเก็บภาษี

วิธีขอ EIN

IRS มีหลายวิธีในการยื่นคำขอ แต่ตัวเลือกที่เหมาะสมที่สุดขึ้นอยู่กับว่าธุรกิจของคุณตั้งอยู่ที่ไหนและคุณต้องการเลขนี้เร็วเพียงใด

1. ยื่นออนไลน์

สำหรับผู้ยื่นที่มีถิ่นที่อยู่ตามกฎหมาย สถานที่ประกอบธุรกิจหลัก หรือสำนักงานหลักในสหรัฐอเมริกาหรือดินแดนของสหรัฐฯ การยื่นออนไลน์ของ IRS เป็นตัวเลือกที่เร็วที่สุด เป็นวิธีที่หลายธุรกิจในประเทศเลือกใช้ เพราะโดยปกติจะได้รับ EIN ทันที

ในการใช้ระบบออนไลน์ responsible party ต้องมีหมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีที่ถูกต้อง เช่น SSN, EIN หรือ ITIN

วิธีนี้มักเป็นเส้นทางที่ง่ายที่สุดสำหรับผู้ก่อตั้งที่ต้องการเดินหน้าอย่างรวดเร็วจากการจัดตั้งไปสู่การเปิดบัญชีธนาคาร การตั้งค่าระบบบัญชีเงินเดือน และการลงทะเบียนกับรัฐ

2. ยื่นทางแฟกซ์

การยื่นทางแฟกซ์เป็นอีกทางเลือกหนึ่ง โดยทั่วไป IRS จะดำเนินการแบบฟอร์ม SS-4 ที่ส่งทางแฟกซ์ภายในไม่กี่วันทำการ แม้ว่าเวลาที่ใช้จริงอาจแตกต่างกัน

การยื่นทางแฟกซ์มีประโยชน์เมื่อไม่สามารถใช้ช่องทางออนไลน์ได้ หรือเมื่อผู้ก่อตั้งต้องการส่งแบบฟอร์มด้วยตนเอง

3. ยื่นทางไปรษณีย์

การยื่นทางไปรษณีย์เป็นวิธีที่ช้าที่สุด เหมาะสำหรับผู้ก่อตั้งที่ไม่ได้ต้องการ EIN ทันทีและยอมรอการดำเนินการได้หลายสัปดาห์

โดยทั่วไป การส่งทางไปรษณีย์เป็นวิธีสำรอง มากกว่าจะเป็นตัวเลือกแรกสำหรับการจัดตั้งที่ต้องใช้เวลาจำกัด

4. ยื่นทางโทรศัพท์สำหรับผู้สมัครต่างประเทศ

ผู้สมัครที่อยู่ต่างประเทศอาจสามารถยื่นทางโทรศัพท์ได้ โดยทั่วไปผู้สมัครในสหรัฐอเมริกาไม่ได้รับ EIN ทางโทรศัพท์

หากธุรกิจของคุณอยู่นอกสหรัฐฯ หรือคุณกำลังยื่นจากต่างประเทศ ควรตรวจสอบขั้นตอนล่าสุดของ IRS ก่อนยื่น เพื่อให้ใช้วิธีที่ถูกต้อง

ข้อมูลที่ต้องเตรียมก่อนยื่นแบบฟอร์ม SS-4

IRS ใช้แบบฟอร์ม SS-4 เพื่อเก็บข้อมูลที่จำเป็นสำหรับการออก EIN ก่อนเริ่ม ควรเตรียมข้อมูลต่อไปนี้ให้พร้อม:

• ชื่อนิติบุคคลตามกฎหมายตรงตามเอกสารจัดตั้ง
• ชื่อทางการค้า หรือ DBA หากมี
• ที่อยู่สำหรับส่งจดหมาย
• ที่อยู่สำนักงานหรือสถานที่ประกอบธุรกิจหลัก
• เขตและรัฐที่ธุรกิจตั้งอยู่
• ชื่อและหมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของ responsible party
• ประเภทนิติบุคคล เช่น LLC บริษัท ห้างหุ้นส่วน กองมรดก หรือทรัสต์
• เหตุผลในการยื่นขอ
• วันที่เริ่มต้นหรือเข้าซื้อธุรกิจ
• จำนวนพนักงานที่คาดว่าจะมี
• ประเภทกิจกรรมทางธุรกิจ
• ข้อมูลเกี่ยวกับบริการ ผลิตภัณฑ์ หรือสินค้าที่ธุรกิจจะให้
• ข้อมูล EIN เดิม หากนิติบุคคลเคยมีมาก่อน

การเตรียมข้อมูลเหล่านี้ไว้ล่วงหน้าจะช่วยให้ขั้นตอนการยื่นราบรื่นขึ้นมาก และลดโอกาสที่จะถูกปฏิเสธหรือถูกขอข้อมูลเพิ่มเติม

ทำความเข้าใจ responsible party

Responsible party คือบุคคลที่ควบคุม บริหาร หรือกำกับดูแลธุรกิจหรือนิติบุคคลในท้ายที่สุด สำหรับธุรกิจใหม่ส่วนใหญ่ บุคคลนี้คือเจ้าของ สมาชิก หรือผู้บริหารหลัก

IRS ใช้ข้อมูล responsible party เพื่อระบุบุคคลที่เชื่อมโยงกับคำขอ EIN ข้อมูลนี้สำคัญเพราะทำให้บัญชีภาษีของธุรกิจผูกกับบุคคลจริง และช่วยให้ IRS ตรวจสอบการยื่นได้

จึงควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูล responsible party ถูกต้องและสอดคล้องกับเอกสารจัดตั้งและบันทึกภาษีของนิติบุคคล

วิธีจัดประเภทนิติบุคคลของคุณให้ถูกต้อง

สาเหตุที่พบบ่อยของความล่าช้าคือการเลือกการจัดประเภทภาษีที่ไม่ถูกต้องในใบสมัคร EIN

กรอบโดยทั่วไปมีดังนี้:

• LLC ที่มีสมาชิกคนเดียวมักถูกมองเป็น disregarded entity เพื่อวัตถุประสงค์ทางภาษีของรัฐบาลกลาง เว้นแต่จะเลือกสถานะภาษีแบบอื่น
• LLC ที่มีหลายสมาชิกโดยทั่วไปจะถูกมองเป็นห้างหุ้นส่วน เว้นแต่จะเลือกเสียภาษีแบบบริษัท
• บริษัทจะถูกมองเป็นบริษัทสำหรับวัตถุประสงค์ของ EIN รวมถึง S corporation และ C corporation
• องค์กรไม่แสวงหากำไรและองค์กรที่ได้รับการยกเว้นภาษีควรปฏิบัติตามกฎของนิติบุคคลและภาษีที่เกี่ยวข้องกับโครงสร้างของตน

แบบฟอร์มขอ EIN จะถามถึงประเภทของนิติบุคคลและรายละเอียดการจัดประเภทภาษี ดังนั้นคุณควรเข้าใจโครงสร้างธุรกิจของตนให้ชัดเจนก่อนยื่นแบบฟอร์ม

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยที่ควรหลีกเลี่ยง

แม้ใบสมัคร EIN จะค่อนข้างตรงไปตรงมา แต่ข้อผิดพลาดเล็ก ๆ น้อย ๆ ก็อาจทำให้ล่าช้าได้ ควรระวังประเด็นต่อไปนี้:

• ใช้ชื่อนิติบุคคลไม่ถูกต้องแทนชื่อที่อยู่ในบันทึกการจัดตั้งของรัฐ
• ยื่นก่อนที่นิติบุคคลจะจัดตั้งถูกต้องตามกฎหมาย
• กรอกข้อมูล responsible party ไม่ถูกต้อง
• สับสนระหว่างที่อยู่ธุรกิจกับที่อยู่สำหรับส่งจดหมาย
• เลือกการจัดประเภทนิติบุคคลผิด
• ยื่นหลายครั้งสำหรับนิติบุคคลเดียวกัน
• ลืมลงนามในส่วนที่ต้องลงนามสำหรับการยื่นแบบกระดาษ
• ใช้วิธีการยื่นที่ไม่สอดคล้องกับสถานที่ตั้งหรือความต้องการในการยื่นของคุณ

กฎที่สำคัญที่สุดข้อหนึ่งคือควรใช้วิธีการยื่นเพียงหนึ่งวิธีต่อหนึ่งนิติบุคคลเท่านั้น การยื่นหลายคำขออาจทำให้เกิด EIN ซ้ำและต้องใช้เวลาแก้ไขเพิ่มเติม

ใช้เวลานานเท่าไรจึงจะได้รับ EIN?

ระยะเวลาดำเนินการขึ้นอยู่กับวิธีที่คุณยื่น:

• การยื่นออนไลน์อาจได้รับทันทีสำหรับผู้ยื่นในสหรัฐฯ ที่มีสิทธิ์
• การยื่นทางแฟกซ์มักใช้เวลาหลายวันทำการ
• การยื่นทางไปรษณีย์อาจใช้เวลาหลายสัปดาห์
• การยื่นทางโทรศัพท์สำหรับผู้สมัครต่างประเทศอาจมีให้ใช้ ขึ้นอยู่กับขั้นตอนของ IRS

หากคุณต้องใช้ EIN สำหรับบัญชีธนาคาร การตั้งค่าระบบเงินเดือน หรือการยื่นที่มีเวลาจำกัด โดยทั่วไปวิธีออนไลน์เป็นตัวเลือกที่ดีที่สุด

EIN มีค่าใช้จ่ายหรือไม่?

ไม่มี IRS ไม่คิดค่าธรรมเนียมสำหรับการขอ EIN

อย่างไรก็ตาม แม้ตัว EIN เองจะไม่มีค่าใช้จ่าย เจ้าของธุรกิจอาจยังต้องจ่ายค่าบริการที่เกี่ยวข้อง เช่น การจัดตั้งนิติบุคคล บริการตัวแทนจดทะเบียน การช่วยดูแลการปฏิบัติตามข้อกำหนด หรือความช่วยเหลือในการเตรียมคำขอ

สิ่งที่คุณทำได้หลังได้รับ EIN

เมื่อได้รับ EIN แล้ว คุณสามารถนำไปใช้ในงานธุรกิจได้หลายอย่าง เช่น:

• เปิดบัญชีธนาคารธุรกิจ
• สมัครใบอนุญาตและใบอนุญาตประกอบกิจการ
• ตั้งค่าระบบบัญชีเงินเดือนและการรายงานผู้รับจ้างอิสระ
• ลงทะเบียนบัญชีภาษีของรัฐเมื่อจำเป็น
• ยื่นแบบภาษีธุรกิจ
• สร้างความสัมพันธ์กับผู้ขายและการขอเครดิตในนามธุรกิจ

ในหลายกรณี EIN คือส่วนสำคัญที่ทำให้บริษัทใหม่ก้าวจากขั้นตอนการจัดตั้งไปสู่การดำเนินงาน

Zenind ช่วยเจ้าของธุรกิจใหม่ได้อย่างไร

สำหรับผู้ก่อตั้งที่กำลังสร้างบริษัทในสหรัฐอเมริกา ขั้นตอน EIN เป็นเพียงส่วนหนึ่งของกระบวนการเริ่มต้นธุรกิจ Zenind ช่วยให้เจ้าของธุรกิจจัดการเส้นทางการจัดตั้งได้อย่างเป็นระบบและต่อเนื่อง เพื่อให้พวกเขาสามารถโฟกัสกับการเปิดตัวธุรกิจแทนที่จะต้องจัดการเอกสารหลายอย่างพร้อมกัน

หากคุณกำลังก่อตั้ง LLC หรือบริษัท Zenind สามารถช่วยให้เวิร์กโฟลว์การจัดตั้งของคุณเป็นระเบียบและพร้อมสำหรับขั้นตอนถัดไป รวมถึงการเตรียม EIN และงานด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนดที่เกี่ยวข้อง

สิ่งนี้สำคัญเพราะ EIN ควรเป็นส่วนหนึ่งของแผนการเปิดตัวธุรกิจที่ครอบคลุมการจัดตั้งในระดับรัฐ การเปิดบัญชีธนาคาร ข้อตกลงการดำเนินงาน และการดูแลธุรกิจอย่างต่อเนื่อง

เช็กลิสต์การขอ EIN

ใช้เช็กลิสต์สั้น ๆ นี้ก่อนยื่นคำขอ:

• ยืนยันว่านิติบุคคลได้จัดตั้งเสร็จแล้ว
• ตรวจสอบชื่อธุรกิจตามกฎหมายให้ถูกต้อง
• ระบุ responsible party
• ยืนยันที่อยู่ธุรกิจและที่อยู่สำหรับส่งจดหมาย
• กำหนดการจัดประเภทนิติบุคคลที่ถูกต้อง
• เตรียมวันที่เริ่มต้นธุรกิจ
• ประมาณจำนวนพนักงาน หากมี
• เตรียมคำอธิบายสั้น ๆ ของกิจกรรมทางธุรกิจ
• เลือกวิธีการยื่นที่เหมาะกับกรอบเวลาของคุณ

คำถามที่พบบ่อย

ฉันต้องมี EIN เพื่อจัดตั้ง LLC หรือไม่?

ไม่เสมอไป แต่ LLC จำนวนมากต้องมี EIN เพื่อวัตถุประสงค์ด้านธนาคาร ภาษี หรือเงินเดือน และ LLC ที่มีสมาชิกหลายคนโดยทั่วไปต้องมี

ฉันสามารถขอ EIN ได้ในวันเดียวกันหรือไม่?

ได้ หากคุณมีสิทธิ์ยื่นออนไลน์และคำขอของคุณได้รับการยอมรับ

ฉันสามารถใช้ EIN ได้ทันทีหรือไม่?

ในหลายกรณีได้ ธุรกิจมักเริ่มใช้ EIN ได้ทันทีสำหรับการธนาคารและการลงทะเบียนเมื่อได้รับหมายเลขแล้ว

sole proprietor ต้องมี EIN หรือไม่?

บางรายต้องมี แต่ไม่ใช่ทุกคน ความจำเป็นขึ้นอยู่กับการมีพนักงาน การยื่นภาษี และลักษณะการดำเนินธุรกิจ

ฉันสามารถเปลี่ยน EIN ในภายหลังได้หรือไม่?

โดยทั่วไป EIN จะคงอยู่กับนิติบุคคลเดิมเมื่อได้รับแล้ว หากธุรกิจของคุณเปลี่ยนแปลงในบางกรณีสำคัญ คุณอาจต้องอัปเดตบันทึกของ IRS แทนการขอหมายเลขใหม่

สรุปท้ายบท

การขอ EIN เป็นหนึ่งในขั้นตอนสำคัญช่วงต้นของการเปิดธุรกิจในสหรัฐอเมริกา ช่วยให้คุณจัดตั้งบริษัทเพื่อวัตถุประสงค์ทางภาษีของรัฐบาลกลาง เปิดบัญชีการเงิน และทำงานด้านเอกสารสำคัญหลังการจัดตั้งให้เสร็จสมบูรณ์

ขั้นตอนนี้จะราบรื่นเมื่อคุณเตรียมข้อมูลที่ถูกต้องล่วงหน้าและเลือกวิธีการยื่นที่เหมาะกับกรอบเวลาของคุณ สำหรับผู้ก่อตั้งใหม่จำนวนมาก การจัดตั้งนิติบุคคลให้เสร็จก่อน แล้วจึงยื่นขอ EIN ทันทีหลังจากนั้น เป็นแนวทางที่ชัดเจนและเป็นระบบที่สุด

หากคุณกำลังเริ่มบริษัทใหม่และต้องการเวิร์กโฟลว์การจัดตั้งที่เป็นระเบียบมากขึ้น Zenind สามารถช่วยให้คุณเดินหน้าได้อย่างเป็นขั้นตอน ตั้งแต่การตั้งค่านิติบุคคลไปจนถึงขั้นตอนถัดไปของการเริ่มธุรกิจ