Как да получите EIN за вашия бизнес: Стъпка по стъпка ръководство за нови компании в САЩ

Ако започвате бизнес в Съединените щати, една от първите административни стъпки, които вероятно ще трябва да предприемете, е да получите Employer Identification Number, или EIN. EIN е федерален данъчен идентификационен номер, който IRS използва, за да идентифицира бизнес субект за данъчни отчети и други официални цели.

За много основатели EIN е повече от формалност. Той често е необходим за откриване на бизнес банкова сметка, наемане на служители, подаване на определени данъчни формуляри и изпълнение на изисквания на щата или финансови институции. Ако учредявате ново LLC или корпорация, получаването на този номер навреме може да ви помогне да преминете от учредителните документи към реална дейност без забавяне.

Това ръководство обяснява какво е EIN, кой има нужда от него, как да подадете заявление, каква информация да подготвите и какви грешки да избягвате.

Какво е EIN?

EIN е деветцифрен федерален данъчен идентификационен номер, издаван от IRS. Можете да го разглеждате като бизнес еквивалент на номер за социално осигуряване, но той се използва за самия бизнес, а не за физическо лице.

IRS използва EIN, за да проследява бизнес данъчни сметки и задължения за подаване на декларации. Бизнеси, имоти, тръстове и някои други субекти може да се нуждаят от такъв номер в зависимост от това как са организирани и какви дейности извършват.

Защо бизнесите имат нужда от EIN

Много нови собственици на бизнес имат нужда от EIN по-рано, отколкото очакват. Често срещани причини включват:

• откриване на бизнес банкова сметка
• наемане на служители
• подаване на данъци върху заплатите
• учредяване на партньорство, корпорация или LLC с няколко членове
• кандидатстване за определени бизнес лицензи или регистрации за щатски данъци
• подаване на декларации за акцизни или данъци върху трудовото възнаграждение
• изграждане на кредитни или доставчически отношения на името на бизнеса

Дори когато даден бизнес не е строго задължен да има такъв номер, получаването на EIN може да бъде практично. То помага да се отдели бизнес дейността от личната информация и придава на компанията по-установен административен профил.

Кой има нужда от EIN?

IRS обикновено изисква EIN за:

• корпорации
• партньорства
• LLC с няколко членове
• бизнеси със служители
• бизнеси, които подават акцизни, данъци върху трудовото възнаграждение или определени данъци за пенсионни планове
• имоти и тръстове в много случаи
• организации с нестопанска цел и други освободени от данъци организации

Едноличният търговец не винаги се нуждае от EIN, но има изключения. Например, ако едноличен търговец наема служители или подава определени данъчни декларации, EIN може да е задължителен. Някои еднолични търговци също избират да получат такъв, за да не използват номер за социално осигуряване за бизнес транзакции.

Ако не сте сигурни дали вашата бизнес структура изисква EIN, разумно е първо да прегледате типа на юридическото лице, задълженията към щата и федералните изисквания за подаване.

Кога да кандидатствате за EIN

Най-подходящото време за кандидатстване е след като юридическото лице е учредено и преди да започнете дейности, които изискват този номер.

Ако учредявате LLC, корпорация или партньорство, първо завършете правния процес по учредяване. IRS очаква юридическото лице да съществува, преди да бъде подадено заявлението за EIN. Прекалено ранното кандидатстване може да доведе до забавяне, ако данните за субекта не съвпадат с документите за учредяване в щата.

Много основатели кандидатстват веднага щом разполагат с:

• точното юридическо име на субекта
• щата на учредяване
• идентификационната информация на отговорното лице
• бизнес адрес и пощенски адрес
• основно разбиране за това как бизнесът ще бъде облаган

Как да кандидатствате за EIN

IRS предлага няколко начина за кандидатстване, но най-добрият метод зависи от това къде се намира вашият бизнес и колко бързо ви е необходим номерът.

1. Онлайн заявление

За кандидати с юридическо местоживеене, основно място на дейност или главен офис в Съединените щати или териториите на САЩ, онлайн заявлението на IRS е най-бързият вариант. То е предпочитан метод за много местни кандидати, защото EIN обикновено може да бъде издаден незабавно.

За да използвате онлайн заявлението, отговорното лице трябва да има валиден данъчен идентификационен номер, като SSN, EIN или ITIN.

Този метод често е най-лесният избор за основатели, които искат бързо да преминат от учредяване към банкиране, настройка на payroll и регистрации в щата.

2. Заявление по факс

Подаването по факс е друг вариант. IRS обикновено обработва изпратените по факс Form SS-4 заявления в рамките на няколко работни дни, макар че срокът може да варира.

Заявленията по факс могат да бъдат полезни, когато онлайн вариантът не е достъпен или когато основателят предпочита да подаде формуляра ръчно.

3. Заявление по поща

Подаването по поща е най-бавният вариант. То е подходящо за основатели, които не се нуждаят от EIN веднага и са готови да изчакат няколко седмици за обработка.

Пощата обикновено е резервен метод, а не първи избор при учредявания, чувствителни към срокове.

4. Телефонно заявление за международни кандидати

Международните кандидати може да имат възможност да подадат заявление по телефон. Кандидати в Съединените щати обикновено не получават EIN по телефон.

Ако вашият бизнес е извън САЩ или кандидатствате от чужбина, потвърдете актуалната процедура на IRS, преди да подадете, за да използвате правилния метод.

Информация, която ви е нужна преди подаване на Form SS-4

IRS използва Form SS-4, за да събере информацията, необходима за EIN. Преди да започнете, подгответе следните данни:

• юридическо име на субекта, точно както е изписано в документите за учредяване
• търговско име или DBA, ако има такова
• пощенски адрес
• уличен адрес или основно място на дейност
• окръг и щат, в който се намира бизнесът
• име и данъчен идентификационен номер на отговорното лице
• тип на субекта, например LLC, корпорация, партньорство, имот или тръст
• причина за кандидатстване
• дата, на която бизнесът е започнал или е бил придобит
• очакван брой служители
• вид бизнес дейност
• информация за услугите, продуктите или стоките, които бизнесът ще предлага
• предишна информация за EIN, ако субектът някога е имал такъв

Подготвянето на тази информация предварително прави процеса по-лесен и намалява риска от отказ или допълнителни въпроси.

Разбиране на отговорното лице

Отговорното лице е физическото лице, което в крайна сметка контролира, управлява или ръководи бизнеса или субекта. При повечето нови бизнеси това е собственикът, членът или основният управител.

IRS използва отговорното лице, за да идентифицира човека, свързан със заявлението за EIN. Тази информация е важна, защото свързва данъчната сметка на бизнеса с реално лице и помага на IRS да потвърди подадените данни.

Важно е информацията за отговорното лице да е точна и последователна с документите за учредяване и данъчните записи на субекта.

Как да класифицирате правилно вашия субект

Честа причина за забавяне е изборът на грешна данъчна класификация в заявлението за EIN.

Ето общата рамка:

• LLC с един член често се третират като disregarded entity за федерални данъчни цели, освен ако не изберат друг данъчен статут
• LLC с няколко члена обикновено се третират като партньорства, освен ако не изберат корпоративно облагане
• корпорациите се третират като корпорации за целите на EIN, включително S корпорации и C корпорации
• организации с нестопанска цел и освободени от данъци организации трябва да следват приложимите правила за субекта и данъците според тяхната структура

Заявлението за EIN изисква данни за типа на субекта и данъчната класификация, така че трябва да разбирате как е организиран вашият бизнес, преди да подадете формуляра.

Често срещани грешки, които да избягвате

Въпреки че заявлението за EIN е сравнително просто, малки грешки могат да го забавят. Обърнете внимание на следните проблеми:

• използване на грешно юридическо име вместо името от документите за учредяване в щата
• кандидатстване преди субектът да е законно учреден
• въвеждане на грешна информация за отговорното лице
• объркване между бизнес адрес и пощенски адрес
• избор на неправилна класификация на субекта
• подаване на няколко заявления за един и същ субект
• пропускане на подпис, когато е необходим при хартиено подаване
• използване на метод, който не съответства на вашето местоположение или нужди за подаване

Едно от най-важните правила е да използвате само един метод на кандидатстване за всеки субект. Подаването на няколко заявления може да създаде дублирани EIN проблеми и допълнителна работа по корекция.

Колко време отнема получаването на EIN?

Времето за обработка зависи от начина на кандидатстване:

• онлайн заявленията могат да бъдат издадени незабавно за отговарящи на условията кандидати в САЩ
• заявленията по факс често се обработват в рамките на няколко работни дни
• изпратените по поща заявления могат да отнемат няколко седмици
• международните телефонни заявления могат да бъдат налични в зависимост от процедурите на IRS

Ако ви е нужен EIN за банкова сметка, настройка на payroll или спешно подаване, онлайн методът обикновено е най-добрият избор.

Безплатен ли е EIN?

Да. IRS не начислява такса за подаване на заявление за EIN.

Въпреки това, макар самият EIN да е безплатен, собствениците на бизнес може да платят за свързани услуги като учредяване на юридическо лице, поддръжка на registered agent, съдействие за съответствие с изискванията или помощ при подготовката на заявлението.

Какво можете да направите след получаване на EIN

След като вашият EIN бъде издаден, можете да го използвате за няколко бизнес задачи, включително:

• откриване на бизнес банкова сметка
• кандидатстване за бизнес лицензи и разрешителни
• настройване на системи за payroll и отчитане на независими изпълнители
• регистрация за щатски данъчни сметки, когато това е необходимо
• подаване на бизнес данъчни декларации
• изграждане на отношения с доставчици и кредитни партньори на името на бизнеса

В много случаи EIN е липсващият елемент, който позволява на новата компания да премине от учредяване към реална дейност.

Как Zenind може да помогне на новите собственици на бизнес

За основатели, които изграждат компания в САЩ, стъпката с EIN е само част от стартиращия процес. Zenind помага на собствениците на бизнес да останат организирани през целия процес на учредяване и след него, за да могат да се съсредоточат върху старта, вместо да се борят с документи.

Ако учредявате LLC или корпорация, Zenind може да ви помогне да поддържате работния процес по учредяването структуриран и готов за следващите стъпки, включително подготовката за EIN и свързаните задачи по съответствие.

Това е важно, защото EIN трябва да бъде част от по-широк план за стартиране, който включва учредяване на щатско ниво, банкиране, operating agreements и текуща поддръжка на бизнеса.

Контролен списък за кандидатстване за EIN

Използвайте този кратък списък преди да кандидатствате:

• потвърдете, че субектът вече е учреден
• проверете точното юридическо име на бизнеса
• идентифицирайте отговорното лице
• потвърдете бизнес адреса и пощенския адрес
• определете правилната класификация на субекта
• съберете датата, на която бизнесът е започнал
• оценете броя на служителите, ако е приложимо
• подгответе кратко описание на бизнес дейността
• изберете метод на кандидатстване, който отговаря на вашия график

Често задавани въпроси

Трябва ли ми EIN, за да учредя LLC?

Не винаги. Но много LLC се нуждаят от такъв за банкови, данъчни или payroll цели, а LLC с няколко членове обикновено се нуждаят от EIN.

Мога ли да получа EIN в същия ден?

Да, ако отговаряте на условията да кандидатствате онлайн и заявлението ви бъде прието.

Мога ли да използвам EIN веднага?

В много случаи, да. Бизнесите често използват EIN веднага за банкови и регистрационни цели, след като бъде издаден.

Нуждаят ли се едноличните търговци от EIN?

Някои да, но не всички. Нуждата зависи от служителите, данъчните декларации и начина, по който бизнесът работи.

Мога ли да променя EIN по-късно?

Обикновено EIN остава свързан със субекта, след като бъде издаден. Ако бизнесът ви се промени по определени съществени начини, може да се наложи да актуализирате записите в IRS, вместо да искате нов номер.

Заключителни мисли

Получаването на EIN е една от най-важните ранни стъпки при стартирането на бизнес в САЩ. То ви помага да установите компанията за федерални данъчни цели, да откриете финансови сметки и да изпълните ключови административни задачи след учредяването.

Процесът е лесен, когато подготвите правилната информация предварително и изберете метод на подаване, който отговаря на вашия график. За много нови основатели най-чистият път е първо да учредят субекта и веднага след това да кандидатстват за EIN.

Ако започвате нова компания и искате по-организиран работен процес по учредяването, Zenind може да ви помогне да останете на правилния път от създаването на субекта до следващите стъпки в старта на бизнеса.