Cách lấy EIN cho doanh nghiệp của bạn: Hướng dẫn từng bước dành cho các công ty mới tại Hoa Kỳ

Nếu bạn đang bắt đầu kinh doanh tại Hoa Kỳ, một trong những bước hành chính đầu tiên bạn có thể cần thực hiện là lấy Mã số Nhận diện Nhà tuyển dụng, hay EIN. EIN là mã số thuế liên bang do IRS sử dụng để nhận diện một doanh nghiệp cho mục đích khai thuế và các mục đích chính thức khác.

Đối với nhiều nhà sáng lập, EIN không chỉ là thủ tục hình thức. Nó thường cần để mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp, thuê nhân viên, nộp một số mẫu thuế nhất định và hoàn tất các yêu cầu của tiểu bang hoặc tổ chức tài chính. Nếu bạn đang thành lập một LLC hoặc công ty mới, việc lấy mã số này sớm có thể giúp bạn chuyển từ hồ sơ thành lập sang hoạt động thực tế mà không bị chậm trễ.

Hướng dẫn này giải thích EIN là gì, ai cần EIN, cách nộp đơn, cần chuẩn bị thông tin gì và những sai lầm cần tránh.

EIN là gì?

EIN là mã số nhận diện thuế liên bang gồm chín chữ số do IRS cấp. Bạn có thể xem nó như số an sinh xã hội tương đương của doanh nghiệp, nhưng nó được dùng cho chính doanh nghiệp thay vì cho một cá nhân.

IRS dùng EIN để theo dõi các tài khoản thuế doanh nghiệp và nghĩa vụ khai nộp. Doanh nghiệp, di sản, quỹ tín thác và một số loại thực thể khác có thể cần EIN tùy theo cách chúng được tổ chức và các hoạt động mà chúng thực hiện.

Vì sao doanh nghiệp cần EIN

Nhiều chủ doanh nghiệp mới cần EIN sớm hơn họ tưởng. Những lý do phổ biến gồm:

• mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp
• thuê nhân viên
• khai thuế tiền lương
• thành lập công ty hợp danh, công ty cổ phần hoặc LLC nhiều thành viên
• xin một số giấy phép kinh doanh hoặc đăng ký thuế của tiểu bang
• nộp tờ khai thuế tiêu thụ đặc biệt hoặc thuế việc làm
• thiết lập hồ sơ tín dụng hoặc tài khoản nhà cung cấp dưới tên doanh nghiệp

Ngay cả khi doanh nghiệp không bắt buộc phải có EIN, việc xin EIN vẫn có thể rất hữu ích. Nó giúp tách biệt hoạt động kinh doanh khỏi thông tin cá nhân và tạo cho công ty một hồ sơ hành chính chuyên nghiệp hơn.

Ai cần EIN?

IRS thường yêu cầu EIN đối với:

• công ty cổ phần
• công ty hợp danh
• LLC có nhiều thành viên
• doanh nghiệp có nhân viên
• doanh nghiệp nộp thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế việc làm hoặc một số loại thuế kế hoạch hưu trí
• di sản và quỹ tín thác trong nhiều trường hợp
• tổ chức phi lợi nhuận và các tổ chức được miễn thuế khác

Một chủ sở hữu duy nhất không phải lúc nào cũng cần EIN, nhưng vẫn có ngoại lệ. Ví dụ, nếu một chủ sở hữu duy nhất thuê nhân viên hoặc nộp một số tờ khai thuế nhất định, EIN có thể là bắt buộc. Một số chủ sở hữu duy nhất cũng chọn lấy EIN để tránh phải dùng số an sinh xã hội trong các giao dịch kinh doanh.

Nếu bạn không chắc cấu trúc doanh nghiệp của mình có cần EIN hay không, nên xem xét loại hình thực thể, nghĩa vụ của tiểu bang và các yêu cầu khai nộp liên bang trước khi tiến hành.

Khi nào nên nộp đơn xin EIN

Thời điểm tốt nhất để nộp đơn là sau khi thực thể kinh doanh của bạn đã được thành lập và trước khi bạn bắt đầu các hoạt động cần đến mã số này.

Nếu bạn đang thành lập LLC, công ty cổ phần hoặc công ty hợp danh, hãy hoàn tất trước quy trình thành lập pháp lý. IRS kỳ vọng thực thể pháp lý phải tồn tại trước khi hồ sơ xin EIN được nộp. Nộp quá sớm có thể gây chậm trễ nếu thông tin thực thể không khớp với hồ sơ thành lập của tiểu bang.

Nhiều nhà sáng lập nộp đơn ngay khi họ có:

• tên pháp lý chính xác của thực thể
• tiểu bang thành lập
• thông tin nhận dạng của bên chịu trách nhiệm
• địa chỉ doanh nghiệp và địa chỉ nhận thư
• hiểu biết cơ bản về cách doanh nghiệp sẽ bị đánh thuế

Cách nộp đơn xin EIN

IRS cung cấp một số phương thức nộp đơn, nhưng phương thức tốt nhất phụ thuộc vào nơi doanh nghiệp của bạn đặt trụ sở và mức độ bạn cần mã số này nhanh đến đâu.

1. Nộp trực tuyến

Đối với người nộp đơn có nơi cư trú hợp pháp, địa điểm kinh doanh chính hoặc văn phòng chính tại Hoa Kỳ hoặc các lãnh thổ của Hoa Kỳ, hệ thống nộp đơn trực tuyến của IRS là lựa chọn nhanh nhất. Đây là phương thức được nhiều người nộp đơn trong nước ưu tiên vì EIN thường được cấp ngay lập tức.

Để sử dụng hệ thống trực tuyến, bên chịu trách nhiệm phải có mã số nhận dạng người nộp thuế hợp lệ, chẳng hạn như SSN, EIN hoặc ITIN.

Đây thường là cách đơn giản nhất cho các nhà sáng lập muốn nhanh chóng chuyển từ thành lập sang mở tài khoản ngân hàng, thiết lập bảng lương và đăng ký với tiểu bang.

2. Nộp qua fax

Nộp Form SS-4 qua fax cũng là một lựa chọn. IRS thường xử lý các đơn fax trong vòng vài ngày làm việc, mặc dù thời gian có thể thay đổi.

Hình thức này hữu ích khi tùy chọn trực tuyến không khả dụng hoặc khi nhà sáng lập muốn nộp biểu mẫu thủ công.

3. Nộp qua thư

Nộp qua thư là phương thức chậm nhất. Phương thức này phù hợp với những nhà sáng lập không cần EIN ngay và sẵn sàng chờ vài tuần để xử lý.

Nộp qua thư thường là phương án dự phòng hơn là lựa chọn đầu tiên đối với các hồ sơ cần gấp.

4. Nộp qua điện thoại cho người nộp đơn quốc tế

Người nộp đơn quốc tế có thể được phép nộp qua điện thoại. Người nộp đơn trong nước tại Hoa Kỳ thường không nhận EIN qua điện thoại.

Nếu doanh nghiệp của bạn đặt ngoài Hoa Kỳ hoặc bạn đang nộp đơn từ nước ngoài, hãy xác nhận quy trình hiện hành của IRS trước khi nộp để sử dụng đúng phương thức.

Thông tin bạn cần trước khi nộp Form SS-4

IRS sử dụng Form SS-4 để thu thập thông tin cần thiết cho EIN. Trước khi bắt đầu, hãy chuẩn bị các thông tin sau:

• tên pháp lý của thực thể đúng như trên giấy tờ thành lập
• tên thương mại hoặc DBA, nếu có
• địa chỉ nhận thư
• địa chỉ đường phố hoặc địa điểm kinh doanh chính
• quận và tiểu bang nơi doanh nghiệp đặt trụ sở
• tên và mã số thuế của bên chịu trách nhiệm
• loại thực thể, chẳng hạn như LLC, công ty cổ phần, công ty hợp danh, di sản hoặc quỹ tín thác
• lý do nộp đơn
• ngày doanh nghiệp bắt đầu hoạt động hoặc được mua lại
• số lượng nhân viên dự kiến
• loại hình hoạt động kinh doanh
• thông tin về dịch vụ, sản phẩm hoặc hàng hóa mà doanh nghiệp sẽ cung cấp
• thông tin EIN trước đây, nếu thực thể từng có EIN trước đó

Chuẩn bị sẵn các thông tin này sẽ giúp việc nộp đơn thuận lợi hơn nhiều và giảm nguy cơ bị từ chối hoặc bị yêu cầu bổ sung.

Hiểu về bên chịu trách nhiệm

Bên chịu trách nhiệm là cá nhân cuối cùng kiểm soát, quản lý hoặc điều hành doanh nghiệp hay thực thể. Trong hầu hết các doanh nghiệp mới, đây là chủ sở hữu, thành viên hoặc viên chức chính.

IRS sử dụng bên chịu trách nhiệm để xác định người liên quan đến hồ sơ xin EIN. Thông tin này quan trọng vì nó liên kết tài khoản thuế doanh nghiệp với một cá nhân thực tế và giúp IRS xác minh hồ sơ.

Điều quan trọng là thông tin về bên chịu trách nhiệm phải chính xác và nhất quán với hồ sơ thành lập và hồ sơ thuế của thực thể.

Cách phân loại đúng loại thực thể của bạn

Một nguyên nhân phổ biến gây chậm trễ là chọn sai phân loại thuế trong hồ sơ xin EIN.

Khung chung như sau:

• LLC một thành viên thường được xem là thực thể bị bỏ qua cho mục đích thuế liên bang, trừ khi họ chọn trạng thái thuế khác
• LLC nhiều thành viên thường được xem là công ty hợp danh, trừ khi họ chọn bị đánh thuế như công ty cổ phần
• công ty cổ phần được xem là công ty cổ phần cho mục đích EIN, bao gồm S corporation và C corporation
• tổ chức phi lợi nhuận và tổ chức được miễn thuế nên tuân theo các quy tắc phù hợp với cấu trúc của họ

Đơn xin EIN sẽ hỏi về loại thực thể và chi tiết phân loại thuế, vì vậy bạn nên hiểu doanh nghiệp của mình được tổ chức như thế nào trước khi nộp biểu mẫu.

Những sai lầm phổ biến cần tránh

Mặc dù hồ sơ xin EIN khá đơn giản, những lỗi nhỏ vẫn có thể làm chậm quá trình. Hãy chú ý các vấn đề sau:

• dùng sai tên pháp lý thay vì tên trong hồ sơ thành lập của tiểu bang
• nộp đơn trước khi thực thể được thành lập hợp pháp
• nhập sai thông tin bên chịu trách nhiệm
• nhầm lẫn giữa địa chỉ doanh nghiệp và địa chỉ nhận thư
• chọn sai phân loại thực thể
• nộp nhiều hồ sơ cho cùng một thực thể
• quên ký ở phần bắt buộc trên hồ sơ giấy
• sử dụng phương thức không phù hợp với vị trí hoặc nhu cầu nộp hồ sơ của bạn

Một trong những quy tắc quan trọng nhất là chỉ sử dụng một phương thức nộp đơn cho mỗi thực thể. Nộp nhiều hồ sơ có thể tạo ra vấn đề EIN trùng lặp và khiến việc xử lý sau đó phức tạp hơn.

Mất bao lâu để nhận được EIN?

Thời gian xử lý phụ thuộc vào cách bạn nộp:

• hồ sơ nộp trực tuyến có thể được cấp ngay cho người nộp đơn đủ điều kiện tại Hoa Kỳ
• hồ sơ fax thường được xử lý trong vài ngày làm việc
• hồ sơ gửi qua thư có thể mất vài tuần
• nộp qua điện thoại đối với người nộp đơn quốc tế có thể khả dụng tùy theo quy trình của IRS

Nếu bạn cần EIN để mở tài khoản ngân hàng, thiết lập bảng lương hoặc nộp hồ sơ gấp, phương thức trực tuyến thường là lựa chọn tốt nhất.

EIN có miễn phí không?

Có. IRS không thu phí nộp đơn xin EIN.

Tuy nhiên, dù EIN là miễn phí, chủ doanh nghiệp vẫn có thể phải trả cho các dịch vụ liên quan như thành lập thực thể, hỗ trợ đại lý đăng ký, hỗ trợ tuân thủ hoặc trợ giúp chuẩn bị hồ sơ xin EIN.

Bạn có thể làm gì sau khi nhận EIN

Khi EIN được cấp, bạn có thể bắt đầu sử dụng nó cho nhiều công việc kinh doanh, bao gồm:

• mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp
• xin giấy phép và giấy phép con kinh doanh
• thiết lập hệ thống bảng lương và báo cáo cho nhà thầu
• đăng ký tài khoản thuế của tiểu bang khi cần
• nộp tờ khai thuế doanh nghiệp
• thiết lập quan hệ nhà cung cấp và tín dụng dưới tên doanh nghiệp

Trong nhiều trường hợp, EIN là mảnh ghép còn thiếu để một công ty mới chuyển từ thành lập sang vận hành.

Zenind có thể hỗ trợ chủ doanh nghiệp mới như thế nào

Đối với các nhà sáng lập đang xây dựng một công ty tại Hoa Kỳ, bước xin EIN chỉ là một phần của quy trình khởi nghiệp. Zenind giúp chủ doanh nghiệp giữ mọi thứ có tổ chức trong suốt hành trình thành lập và sau đó, để họ có thể tập trung vào việc ra mắt thay vì xử lý giấy tờ.

Nếu bạn đang thành lập LLC hoặc công ty cổ phần, Zenind có thể giúp bạn giữ quy trình thành lập có cấu trúc và sẵn sàng cho các bước tiếp theo, bao gồm chuẩn bị EIN và các nhiệm vụ tuân thủ liên quan.

Điều đó rất quan trọng vì EIN nên nằm trong một kế hoạch ra mắt tổng thể bao gồm thành lập tại tiểu bang, mở tài khoản ngân hàng, thỏa thuận vận hành và duy trì doanh nghiệp liên tục.

Danh sách kiểm tra hồ sơ xin EIN

Dùng danh sách nhanh này trước khi nộp đơn:

• xác nhận thực thể đã được thành lập
• kiểm tra tên pháp lý chính xác của doanh nghiệp
• xác định bên chịu trách nhiệm
• xác nhận địa chỉ doanh nghiệp và địa chỉ nhận thư
• xác định đúng loại thực thể
• chuẩn bị ngày bắt đầu kinh doanh
• ước tính số lượng nhân viên nếu có
• chuẩn bị mô tả ngắn về hoạt động kinh doanh
• chọn phương thức nộp đơn phù hợp với thời gian của bạn

Câu hỏi thường gặp

Tôi có cần EIN để thành lập LLC không?

Không phải lúc nào cũng cần. Nhưng nhiều LLC cần EIN cho mục đích ngân hàng, thuế hoặc bảng lương, và LLC nhiều thành viên thường cần EIN.

Tôi có thể nhận EIN trong cùng ngày không?

Có, nếu bạn đủ điều kiện nộp trực tuyến và hồ sơ của bạn được chấp nhận.

Tôi có thể sử dụng EIN ngay lập tức không?

Trong nhiều trường hợp là có. Doanh nghiệp thường có thể dùng EIN ngay sau khi được cấp cho mục đích ngân hàng và đăng ký.

Chủ sở hữu duy nhất có cần EIN không?

Một số thì có, một số thì không. Nhu cầu phụ thuộc vào nhân viên, các hồ sơ thuế và cách doanh nghiệp vận hành.

Tôi có thể thay đổi EIN sau này không?

EIN thường đi cùng thực thể sau khi được cấp. Nếu doanh nghiệp của bạn thay đổi theo một số cách lớn, bạn có thể cần cập nhật hồ sơ IRS thay vì xin số mới.

Kết luận

Lấy EIN là một trong những bước quan trọng nhất ở giai đoạn đầu khi khởi động doanh nghiệp tại Hoa Kỳ. Nó giúp bạn thiết lập công ty cho mục đích thuế liên bang, mở tài khoản tài chính và hoàn tất các nhiệm vụ hành chính quan trọng sau khi thành lập.

Quy trình này khá đơn giản nếu bạn chuẩn bị sẵn thông tin phù hợp và chọn phương thức nộp phù hợp với tiến độ của mình. Với nhiều nhà sáng lập mới, cách làm gọn nhất là thành lập thực thể trước rồi xin EIN ngay sau đó.

Nếu bạn đang bắt đầu một công ty mới và muốn quy trình thành lập được tổ chức hơn, Zenind có thể giúp bạn đi đúng hướng từ khâu thiết lập thực thể đến các bước tiếp theo của quá trình ra mắt doanh nghiệp.