Como obter um EIN para sua empresa: um guia passo a passo para novas empresas nos EUA

Se você está iniciando um negócio nos Estados Unidos, uma das primeiras etapas administrativas que provavelmente precisará resolver é obter um Employer Identification Number, ou EIN. O EIN é o número fiscal federal usado pelo IRS para identificar uma entidade empresarial para fins de declaração de impostos e outras finalidades oficiais.

Para muitos fundadores, o EIN é mais do que uma formalidade. Ele costuma ser necessário para abrir uma conta bancária empresarial, contratar funcionários, enviar determinados formulários fiscais e cumprir exigências estaduais ou de instituições financeiras. Se você está constituindo um novo LLC ou corporation, obter esse número logo no início pode ajudar a passar da documentação de formação para as operações reais sem atrasos.

Este guia explica o que é um EIN, quem precisa dele, como solicitar, quais informações preparar e quais erros evitar.

O que é um EIN?

O EIN é um número de identificação fiscal federal de nove dígitos atribuído pelo IRS. Você pode pensar nele como o equivalente comercial de um número de Social Security, mas ele é usado para a empresa, e não para uma pessoa física.

O IRS usa o EIN para acompanhar contas fiscais empresariais e obrigações de declaração. Empresas, espólios, trusts e outras entidades podem precisar dele, dependendo de como estão estruturadas e das atividades que realizam.

Por que as empresas precisam de um EIN

Muitos novos empresários precisam de um EIN antes do que imaginam. Motivos comuns incluem:

• abrir uma conta bancária empresarial
• contratar funcionários
• declarar impostos sobre a folha de pagamento
• constituir uma partnership, corporation ou LLC com vários membros
• solicitar determinadas licenças empresariais ou registros fiscais estaduais
• apresentar declarações de impostos de consumo ou de emprego
• estabelecer crédito ou contas com fornecedores em nome da empresa

Mesmo quando a empresa não é estritamente obrigada a ter um EIN, obtê-lo ainda pode ser prático. Isso ajuda a separar as atividades da empresa das informações pessoais e dá à companhia um perfil administrativo mais estabelecido.

Quem precisa de um EIN?

O IRS geralmente exige um EIN para:

• corporations
• partnerships
• LLCs com vários membros
• empresas com funcionários
• empresas que declaram impostos de consumo, sobre folha de pagamento ou certos impostos de planos de aposentadoria
• espólios e trusts em muitos casos
• organizações sem fins lucrativos e outras entidades isentas de impostos

Um sole proprietor nem sempre precisa de um EIN, mas há exceções. Por exemplo, se um sole proprietor contratar funcionários ou apresentar determinadas declarações fiscais, o EIN pode ser obrigatório. Alguns sole proprietors também escolhem obter um para evitar usar um Social Security number em transações comerciais.

Se você não tiver certeza se a estrutura da sua empresa exige um EIN, é prudente revisar o tipo de entidade, as obrigações estaduais e os requisitos federais de declaração antes de prosseguir.

Quando solicitar um EIN

O melhor momento para solicitar é depois que a entidade empresarial foi constituída e antes de iniciar atividades que exijam o número.

Se você estiver formando uma LLC, corporation ou partnership, conclua primeiro o processo legal de constituição. O IRS espera que a entidade legal já exista antes do envio do pedido de EIN. Solicitar cedo demais pode causar atrasos se os dados da entidade não corresponderem aos registros de constituição estaduais.

Muitos fundadores fazem a solicitação assim que têm:

• o nome legal exato da entidade
• o estado de constituição
• as informações de identificação da responsável pela entidade
• um endereço comercial e um endereço de correspondência
• uma compreensão básica de como a empresa será tributada

Como solicitar um EIN

O IRS oferece vários métodos de solicitação, mas o melhor depende de onde sua empresa está localizada e de quão rápido você precisa do número.

1. Solicitação online

Para solicitantes com residência legal, local principal de საქმიან da empresa ou escritório principal nos Estados Unidos ou em territórios dos EUA, o formulário online do IRS é a opção mais rápida. É o método preferido por muitos solicitantes domésticos porque o EIN geralmente pode ser emitido imediatamente.

Para usar a solicitação online, a parte responsável deve ter um número válido de identificação do contribuinte, como SSN, EIN ou ITIN.

Esse método costuma ser o caminho mais simples para fundadores que querem avançar rapidamente da constituição para a abertura de conta bancária, configuração da folha de pagamento e registros estaduais.

2. Solicitação por fax

O envio por fax é outra opção. O IRS geralmente processa formulários SS-4 enviados por fax em poucos dias úteis, embora o prazo possa variar.

As solicitações por fax podem ser úteis quando a opção online não está disponível ou quando o fundador prefere enviar o formulário manualmente.

3. Solicitação por correio

O envio por correio é a opção mais lenta. É melhor para fundadores que não precisam do EIN imediatamente e estão confortáveis em aguardar várias semanas pelo processamento.

O correio normalmente é um método de reserva, e não a primeira escolha para constituições com prazo apertado.

4. Solicitação por telefone para solicitantes internacionais

Solicitantes internacionais podem conseguir fazer o pedido por telefone. Solicitantes domésticos nos Estados Unidos geralmente não recebem EIN por telefone.

Se sua empresa está localizada fora dos EUA ou se você está solicitando do exterior, confirme o procedimento atual do IRS antes de enviar o pedido para usar o método correto.

Informações necessárias antes de preencher o Formulário SS-4

O IRS usa o Formulário SS-4 para coletar as informações necessárias para o EIN. Antes de começar, reúna os seguintes dados:

• nome legal da entidade exatamente como aparece nos documentos de constituição
• nome comercial ou DBA, se aplicável
• endereço de correspondência
• endereço físico ou local principal da empresa
• condado e estado onde a empresa está localizada
• nome e número de identificação fiscal da parte responsável
• tipo de entidade, como LLC, corporation, partnership, espólio ou trust
• motivo da solicitação
• data em que a empresa foi iniciada ou adquirida
• número esperado de funcionários
• tipo de atividade empresarial
• informações sobre os serviços, produtos ou mercadorias que a empresa fornecerá
• informações de EIN anterior, caso a entidade já tenha tido um antes

Ter essas informações prontas torna o processo muito mais simples e reduz a chance de rejeição ou de solicitações de informações adicionais.

Entendendo a parte responsável

A parte responsável é a pessoa que, em última instância, controla, administra ou dirige a empresa ou entidade. Na maioria das novas empresas, essa pessoa é o proprietário, membro ou principal executivo.

O IRS usa a parte responsável para identificar a pessoa vinculada ao pedido de EIN. Essa informação é importante porque conecta a conta fiscal da empresa a uma pessoa real e ajuda o IRS a verificar o envio.

É importante que as informações da parte responsável estejam corretas e consistentes com os documentos de constituição e os registros fiscais da entidade.

Como classificar corretamente sua entidade

Uma fonte comum de atrasos é escolher a classificação fiscal errada no pedido de EIN.

Veja o panorama geral:

• LLCs de um único membro geralmente são tratadas como entidades disregarded para fins fiscais federais, a menos que façam uma eleição para adotar outro status tributário
• LLCs com vários membros geralmente são tratadas como partnerships, a menos que optem por tributação como corporation
• corporations são tratadas como corporations para fins de EIN, incluindo S corporations e C corporations
• organizações sem fins lucrativos e entidades isentas de impostos devem seguir as regras de entidade e tributação aplicáveis à sua estrutura

O formulário de EIN solicita detalhes sobre o tipo de entidade e a classificação fiscal, então você deve entender como sua empresa está estruturada antes de enviar o formulário.

Erros comuns a evitar

Embora o pedido de EIN seja simples, pequenos erros podem atrasá-lo. Fique atento aos seguintes problemas:

• usar o nome legal errado em vez do nome que aparece nos registros estaduais de constituição
• solicitar antes de a entidade estar legalmente constituída
• inserir informações erradas da parte responsável
• confundir o endereço comercial com o endereço de correspondência
• selecionar a classificação errada da entidade
• reenviar várias solicitações para a mesma entidade
• esquecer de assinar onde for exigido em uma submissão em papel
• usar um método que não corresponda à sua localização ou às suas necessidades de envio

Uma das regras mais importantes é usar apenas um método de solicitação para cada entidade. Enviar várias solicitações pode criar EINs duplicados e gerar trabalho extra de correção.

Quanto tempo leva para obter um EIN?

O tempo de processamento depende de como você solicita:

• solicitações online podem ser emitidas imediatamente para solicitantes elegíveis nos EUA
• solicitações por fax geralmente são processadas em poucos dias úteis
• solicitações enviadas por correio podem levar várias semanas
• solicitações internacionais por telefone podem estar disponíveis dependendo dos procedimentos do IRS

Se você precisa do EIN para uma conta bancária, configuração de folha de pagamento ou um envio com prazo sensível, o método online normalmente é a melhor escolha.

O EIN é gratuito?

Sim. O IRS não cobra taxa para emitir um EIN.

Dito isso, embora o EIN em si seja gratuito, os proprietários de empresas ainda podem pagar por serviços relacionados, como formação da entidade, suporte de registered agent, assistência de conformidade ou ajuda para preparar o pedido.

O que você pode fazer depois de receber o EIN

Depois que seu EIN for emitido, você poderá usá-lo para várias tarefas empresariais, incluindo:

• abrir uma conta bancária empresarial
• solicitar licenças e autorizações empresariais
• configurar sistemas de folha de pagamento e de declaração de prestadores de serviços
• registrar contas fiscais estaduais quando necessário
• apresentar declarações fiscais empresariais
• estabelecer relações com fornecedores e crédito em nome da empresa

Em muitos casos, o EIN é a peça que faltava para permitir que uma nova empresa passe da constituição para a operação.

Como a Zenind pode ajudar novos empresários

Para fundadores que estão construindo uma empresa nos EUA, a etapa do EIN é apenas uma parte do processo de startup. A Zenind ajuda os empresários a manter o processo de constituição organizado e sob controle, para que possam se concentrar no lançamento em vez de lidar com a papelada.

Se você está formando uma LLC ou corporation, a Zenind pode ajudar a manter seu fluxo de constituição estruturado e pronto para os próximos passos, incluindo a preparação do EIN e tarefas de conformidade relacionadas.

Isso importa porque o EIN deve fazer parte de um plano de lançamento mais amplo que inclui constituição estadual, abertura de conta bancária, acordo operacional e manutenção contínua da empresa.

Checklist para solicitar o EIN

Use esta lista rápida antes de solicitar:

• confirme que a entidade já foi constituída
• verifique o nome legal exato da empresa
• identifique a parte responsável
• confirme o endereço comercial e o endereço de correspondência
• determine a classificação correta da entidade
• reúna a data de início da empresa
• estime o número de funcionários, se aplicável
• prepare uma breve descrição da atividade da empresa
• escolha o método de solicitação que melhor se encaixa no seu prazo

Perguntas frequentes

Preciso de um EIN para formar uma LLC?

Nem sempre. Mas muitas LLCs precisam de um para banco, impostos ou folha de pagamento, e LLCs com vários membros geralmente precisam de um.

Posso obter um EIN no mesmo dia?

Sim, se você for elegível para solicitar online e seu pedido for aceito.

Posso usar meu EIN imediatamente?

Em muitos casos, sim. As empresas costumam usar o EIN imediatamente para fins bancários e de registro assim que ele é emitido.

Sole proprietors precisam de EIN?

Alguns precisam, mas não todos. A necessidade depende de funcionários, declarações fiscais e da forma como a empresa opera.

Posso alterar meu EIN depois?

Em geral, o EIN permanece com a entidade depois de atribuído. Se sua empresa passar por determinadas mudanças importantes, talvez seja necessário atualizar os registros do IRS em vez de solicitar um novo número.

Considerações finais

Obter um EIN é uma das etapas iniciais mais importantes ao lançar uma empresa nos EUA. Ele ajuda a estabelecer a empresa para fins de imposto federal, abrir contas financeiras e concluir tarefas administrativas essenciais após a constituição.

O processo é simples quando você prepara as informações corretas com antecedência e escolhe o método de envio que se encaixa no seu cronograma. Para muitos novos fundadores, constituir a entidade primeiro e depois solicitar o EIN logo em seguida é o caminho mais eficiente.

Se você está iniciando uma nova empresa e quer um fluxo de constituição mais organizado, a Zenind pode ajudar você a manter o processo em ordem desde a configuração da entidade até os próximos passos do lançamento do negócio.