Comment obtenir un EIN pour votre entreprise : guide étape par étape pour les nouvelles entreprises américaines

Si vous démarrez une entreprise aux États-Unis, l’une des premières étapes administratives à gérer sera probablement l’obtention d’un Employer Identification Number, ou EIN. Un EIN est le numéro d’identification fiscale fédéral utilisé par l’IRS pour identifier une entité commerciale aux fins de déclaration fiscale et d’autres besoins officiels.

Pour de nombreux fondateurs, l’EIN est bien plus qu’une simple formalité. Il est souvent nécessaire pour ouvrir un compte bancaire d’entreprise, embaucher des employés, produire certains formulaires fiscaux et satisfaire à certaines exigences d’un État ou d’une institution financière. Si vous créez une nouvelle LLC ou une société par actions, obtenir ce numéro tôt peut vous aider à passer de la paperasse de constitution aux opérations réelles sans retard.

Ce guide explique ce qu’est un EIN, qui en a besoin, comment faire la demande, quelles informations préparer et quelles erreurs éviter.

Qu’est-ce qu’un EIN?

Un EIN est un numéro d’identification fiscale fédéral à neuf chiffres attribué par l’IRS. On peut le considérer comme l’équivalent, pour une entreprise, d’un numéro d’assurance sociale, mais il est utilisé pour l’entreprise elle-même plutôt que pour une personne physique.

L’IRS utilise l’EIN pour suivre les comptes fiscaux des entreprises et leurs obligations de déclaration. Les entreprises, les successions, les fiducies et certaines autres entités peuvent en avoir besoin selon leur structure et les activités qu’elles exercent.

Pourquoi les entreprises ont besoin d’un EIN

De nombreux nouveaux propriétaires d’entreprise ont besoin d’un EIN plus tôt qu’ils ne le pensent. Les raisons courantes incluent :

• l’ouverture d’un compte bancaire d’entreprise
• l’embauche d’employés
• la production des taxes sur la paie
• la création d’une société de personnes, d’une société par actions ou d’une LLC à plusieurs membres
• la demande de certains permis d’exploitation ou d’enregistrements fiscaux d’État
• la production de déclarations de taxe d’accise ou de taxe d’emploi
• l’établissement de dossiers de crédit ou de comptes fournisseurs au nom de l’entreprise

Même lorsqu’une entreprise n’est pas strictement tenue d’en avoir un, l’obtention d’un EIN peut quand même être pratique. Cela aide à séparer les activités de l’entreprise des renseignements personnels et donne à la société un profil administratif plus établi.

Qui a besoin d’un EIN?

L’IRS exige généralement un EIN pour :

• les sociétés par actions
• les sociétés de personnes
• les LLC à plusieurs membres
• les entreprises ayant des employés
• les entreprises qui produisent des déclarations de taxe d’accise, de taxe d’emploi ou certaines déclarations liées aux régimes de retraite
• les successions et les fiducies dans de nombreux cas
• les organismes sans but lucratif et autres organisations exonérées d’impôt

Un propriétaire unique n’a pas toujours besoin d’un EIN, mais il existe des exceptions. Par exemple, si un propriétaire unique embauche des employés ou produit certaines déclarations fiscales, un EIN peut être exigé. Certains propriétaires uniques choisissent aussi d’en obtenir un pour éviter d’utiliser leur numéro d’assurance sociale dans des opérations commerciales.

Si vous ne savez pas si la structure de votre entreprise exige un EIN, il est prudent d’examiner le type d’entité, les obligations provinciales ou étatiques, ainsi que les exigences fédérales de déclaration avant de poursuivre.

Quand demander un EIN

Le meilleur moment pour faire la demande est après la création de votre entité commerciale et avant de commencer des activités qui exigent ce numéro.

Si vous créez une LLC, une société par actions ou une société de personnes, terminez d’abord le processus légal de constitution. L’IRS s’attend à ce que l’entité juridique existe avant le dépôt de la demande d’EIN. Faire la demande trop tôt peut entraîner des retards si les renseignements sur l’entité ne correspondent pas aux registres de constitution de l’État.

De nombreux fondateurs font leur demande dès qu’ils ont :

• la raison sociale exacte de l’entité
• l’État de constitution
• les renseignements d’identification de la partie responsable
• une adresse d’entreprise et une adresse postale
• une compréhension de base de la façon dont l’entreprise sera imposée

Comment faire une demande d’EIN

L’IRS offre plusieurs méthodes de demande, mais la meilleure dépend de l’endroit où se trouve votre entreprise et de la rapidité avec laquelle vous avez besoin du numéro.

1. Demande en ligne

Pour les demandeurs dont la résidence légale, le principal établissement ou le bureau principal se trouve aux États-Unis ou dans les territoires américains, la demande en ligne de l’IRS est l’option la plus rapide. C’est la méthode privilégiée par de nombreux demandeurs nationaux, car l’EIN peut généralement être attribué immédiatement.

Pour utiliser la demande en ligne, la partie responsable doit avoir un numéro d’identification fiscale valide, comme un SSN, un EIN ou un ITIN.

Cette méthode est souvent la voie la plus simple pour les fondateurs qui veulent passer rapidement de la constitution à l’ouverture bancaire, à la configuration de la paie et aux enregistrements d’État.

2. Demande par télécopieur

Le dépôt par télécopieur est une autre option. L’IRS traite généralement les formulaires SS-4 envoyés par télécopieur en quelques jours ouvrables, même si les délais peuvent varier.

Les demandes par télécopieur peuvent être utiles lorsque l’option en ligne n’est pas disponible ou lorsqu’un fondateur préfère soumettre le formulaire manuellement.

3. Demande par la poste

Le dépôt par la poste est l’option la plus lente. Il convient mieux aux fondateurs qui n’ont pas besoin de l’EIN immédiatement et qui sont à l’aise avec une attente de plusieurs semaines pour le traitement.

La poste est généralement une solution de rechange plutôt qu’un premier choix pour les constitutions urgentes.

4. Demande par téléphone pour les demandeurs internationaux

Les demandeurs internationaux peuvent parfois présenter une demande par téléphone. Les demandeurs situés aux États-Unis ne reçoivent généralement pas d’EIN par téléphone.

Si votre entreprise est située à l’extérieur des États-Unis ou si vous faites la demande depuis l’étranger, confirmez la procédure actuelle de l’IRS avant de déposer votre demande afin d’utiliser la bonne méthode.

Renseignements nécessaires avant de remplir le formulaire SS-4

L’IRS utilise le formulaire SS-4 pour recueillir les renseignements nécessaires à l’attribution d’un EIN. Avant de commencer, rassemblez les éléments suivants :

• raison sociale exacte de l’entité telle qu’elle figure sur les documents de constitution
• nom commercial ou DBA, le cas échéant
• adresse postale
• adresse municipale ou lieu principal d’exploitation
• comté et État où l’entreprise est située
• nom et numéro d’identification fiscale de la partie responsable
• type d’entité, comme LLC, société par actions, société de personnes, succession ou fiducie
• motif de la demande
• date de création ou d’acquisition de l’entreprise
• nombre prévu d’employés
• type d’activité commerciale
• renseignements sur les services, produits ou biens que l’entreprise fournira
• renseignements sur un ancien EIN, si l’entité en a déjà eu un

Le fait d’avoir ces renseignements à portée de main rend la demande beaucoup plus simple et réduit le risque de rejet ou de questions de suivi.

Comprendre la partie responsable

La partie responsable est la personne qui contrôle, gère ou dirige ultimement l’entreprise ou l’entité. Dans la plupart des nouvelles entreprises, il s’agit du propriétaire, du membre ou du dirigeant principal.

L’IRS utilise la partie responsable pour identifier la personne associée à la demande d’EIN. Ces renseignements sont importants parce qu’ils relient le compte fiscal de l’entreprise à une personne réelle et aident l’IRS à vérifier le dépôt.

Il est important que les renseignements sur la partie responsable soient exacts et cohérents avec les documents de constitution et les dossiers fiscaux de l’entité.

Comment classer correctement votre entité

Une source fréquente de retard est le choix d’une mauvaise classification fiscale dans la demande d’EIN.

Voici le cadre général :

• les LLC à propriétaire unique sont souvent traitées comme des entités ignorées aux fins de l’impôt fédéral, à moins qu’elles ne choisissent un autre statut fiscal
• les LLC à plusieurs membres sont généralement traitées comme des sociétés de personnes, à moins qu’elles ne choisissent une imposition comme société par actions
• les sociétés par actions sont traitées comme des sociétés par actions aux fins de l’EIN, y compris les sociétés S et les sociétés C
• les organismes sans but lucratif et les organisations exonérées d’impôt doivent suivre les règles applicables à leur structure

La demande d’EIN demande des précisions sur le type d’entité et la classification fiscale, donc vous devriez comprendre comment votre entreprise est organisée avant de soumettre le formulaire.

Erreurs courantes à éviter

Même si la demande d’EIN est simple, de petites erreurs peuvent la ralentir. Évitez les problèmes suivants :

• utiliser une mauvaise raison sociale au lieu de celle figurant dans les registres de constitution de l’État
• faire la demande avant que l’entité soit légalement constituée
• saisir des renseignements erronés sur la partie responsable
• confondre l’adresse d’entreprise avec l’adresse postale
• sélectionner la mauvaise classification d’entité
• soumettre plusieurs demandes pour la même entité
• oublier de signer lorsque c’est requis sur une demande papier
• utiliser une méthode qui ne correspond pas à votre emplacement ou à vos besoins de dépôt

L’une des règles les plus importantes est de n’utiliser qu’une seule méthode de demande pour chaque entité. Soumettre plusieurs demandes peut créer des doublons d’EIN et entraîner un travail de correction supplémentaire.

Combien de temps faut-il pour obtenir un EIN?

Le délai de traitement dépend de la méthode utilisée :

• les demandes en ligne peuvent être attribuées immédiatement pour les demandeurs américains admissibles
• les demandes par télécopieur sont souvent traitées en quelques jours ouvrables
• les demandes envoyées par la poste peuvent prendre plusieurs semaines
• les demandes internationales par téléphone peuvent être offertes selon les procédures de l’IRS

Si vous avez besoin de l’EIN pour un compte bancaire, la configuration de la paie ou un dépôt urgent, la méthode en ligne est généralement le meilleur choix.

L’EIN est-il gratuit?

Oui. L’IRS ne facture aucun frais de dépôt pour un EIN.

Cela dit, même si l’EIN lui-même est gratuit, les propriétaires d’entreprise peuvent quand même payer pour des services connexes comme la constitution d’entité, le soutien d’un agent enregistré, l’assistance à la conformité ou l’aide à la préparation de la demande.

Ce que vous pouvez faire après avoir reçu l’EIN

Une fois votre EIN attribué, vous pouvez commencer à l’utiliser pour plusieurs tâches commerciales, notamment :

• ouvrir un compte bancaire d’entreprise
• demander des permis et licences d’exploitation
• mettre en place des systèmes de paie et de déclaration des travailleurs autonomes ou contractuels
• vous inscrire aux comptes fiscaux provinciaux ou étatiques lorsque cela est requis
• produire les déclarations fiscales de l’entreprise
• établir des relations avec les fournisseurs et le crédit au nom de l’entreprise

Dans bien des cas, l’EIN est la pièce manquante qui permet à une nouvelle entreprise de passer de la constitution aux opérations.

Comment Zenind peut aider les nouveaux propriétaires d’entreprise

Pour les fondateurs qui construisent une entreprise américaine, l’étape de l’EIN n’est qu’une partie du processus de démarrage. Zenind aide les propriétaires d’entreprise à rester organisés tout au long du parcours de constitution et au-delà, afin qu’ils puissent se concentrer sur le lancement plutôt que sur la paperasserie.

Si vous créez une LLC ou une société par actions, Zenind peut vous aider à garder votre flux de travail de constitution structuré et prêt pour les étapes suivantes, y compris la préparation de l’EIN et les tâches de conformité connexes.

C’est important, car l’EIN doit s’inscrire dans un plan de lancement plus large qui comprend la constitution au niveau de l’État, les services bancaires, les conventions d’exploitation et l’entretien continu de l’entreprise.

Liste de vérification pour la demande d’EIN

Utilisez cette courte liste de vérification avant de faire votre demande :

• confirmer que l’entité est déjà constituée
• vérifier la raison sociale exacte de l’entreprise
• identifier la partie responsable
• confirmer l’adresse d’entreprise et l’adresse postale
• déterminer la bonne classification d’entité
• réunir la date de début des activités de l’entreprise
• estimer le nombre d’employés, s’il y a lieu
• préparer une brève description de l’activité commerciale
• choisir la méthode de demande qui correspond à votre échéancier

Questions fréquentes

Ai-je besoin d’un EIN pour constituer une LLC?

Pas toujours. Mais de nombreuses LLC en ont besoin pour des raisons bancaires, fiscales ou liées à la paie, et les LLC à plusieurs membres en ont généralement besoin.

Puis-je obtenir un EIN le jour même?

Oui, si vous êtes admissible à la demande en ligne et que votre demande est acceptée.

Puis-je utiliser mon EIN immédiatement?

Dans de nombreux cas, oui. Les entreprises utilisent souvent l’EIN immédiatement pour les services bancaires et l’enregistrement une fois qu’il est attribué.

Les propriétaires uniques ont-ils besoin d’un EIN?

Certains oui, d’autres non. Le besoin dépend des employés, des déclarations fiscales et de la façon dont l’entreprise fonctionne.

Puis-je changer mon EIN plus tard?

Un EIN reste généralement associé à l’entité une fois attribué. Si votre entreprise change de façon importante, vous devrez peut-être mettre à jour les dossiers de l’IRS plutôt que demander un nouveau numéro.

Réflexions finales

Obtenir un EIN est l’une des étapes initiales les plus importantes lors du lancement d’une entreprise américaine. Cela vous aide à établir la société à des fins fiscales fédérales, à ouvrir des comptes financiers et à accomplir des tâches administratives clés après la constitution.

Le processus est simple lorsque vous préparez les bons renseignements à l’avance et que vous choisissez la méthode de dépôt qui correspond à votre échéancier. Pour de nombreux nouveaux fondateurs, faire constituer l’entité d’abord, puis demander l’EIN juste après, est l’approche la plus simple.

Si vous démarrez une nouvelle entreprise et souhaitez un flux de travail de constitution plus organisé, Zenind peut vous aider à rester sur la bonne voie, de la création de l’entité jusqu’aux prochaines étapes du lancement de l’entreprise.