Näin hankit EIN-numeron yrityksellesi: vaiheittainen opas uusille yhdysvaltalaisille yrityksille

Jos perustat yritystä Yhdysvalloissa, yksi ensimmäisistä hallinnollisista vaiheista on usein Employer Identification Numberin eli EIN-numeron hankkiminen. EIN on liittovaltion verotunniste, jota IRS käyttää tunnistaakseen yrityksen veroraportointia ja muita virallisia tarkoituksia varten.

Monille perustajille EIN on enemmän kuin muodollisuus. Sitä tarvitaan usein yrityksen pankkitilin avaamiseen, työntekijöiden palkkaamiseen, tiettyjen veroilmoitusten tekemiseen sekä osavaltioiden ja rahoituslaitosten vaatimusten täyttämiseen. Jos perustat uuden LLC-yhtiön tai corporationin, tämän numeron hankkiminen ajoissa voi auttaa sinua siirtymään perustamispapereista varsinaiseen toimintaan ilman viivästyksiä.

Tässä oppaassa kerrotaan, mitä EIN on, kuka sitä tarvitsee, miten sitä haetaan, mitä tietoja kannattaa valmistella ja mitä virheitä tulee välttää.

Mikä on EIN?

EIN on yhdeksännumeroinen liittovaltion verotunniste, jonka IRS myöntää. Sitä voi ajatella yrityksen vastineena henkilötunnukselle, mutta sitä käytetään itse yritystä, ei yksityishenkilöä, varten.

IRS käyttää EIN-numeroa yritysten verotilien ja ilmoitusvelvoitteiden seuraamiseen. Yritykset, kuolinpesät, säätiöt ja tietyt muut yhteisöt voivat tarvita sen riippuen siitä, miten ne on organisoitu ja millaista toimintaa ne harjoittavat.

Miksi yritykset tarvitsevat EIN-numeron

Monet uudet yrittäjät tarvitsevat EIN-numeron aiemmin kuin odottavat. Yleisiä syitä ovat:

• yrityksen pankkitilin avaaminen
• työntekijöiden palkkaaminen
• palkkaverotuksen ilmoittaminen
• partnershipin, corporationin tai usean jäsenen LLC:n perustaminen
• tiettyjen liiketoimilupien tai osavaltion verorekisteröintien hakeminen
• valmisteveron tai työsuhdeveron ilmoitusten tekeminen
• luottotilien tai toimittajatilien avaaminen yrityksen nimissä

Vaikka yrityksellä ei olisi ehdotonta velvollisuutta hankkia EIN-numeroa, sen saaminen voi silti olla käytännöllistä. Se auttaa erottamaan yritystoiminnan henkilökohtaisista tiedoista ja antaa yritykselle selkeämmän hallinnollisen profiilin.

Kuka tarvitsee EIN-numeron?

IRS edellyttää yleensä EIN-numeroa seuraavilta:

• corporationit
• partnershipit
• usean jäsenen LLC:t
• yritykset, joilla on työntekijöitä
• yritykset, jotka ilmoittavat valmisteveroja, työsuhdeveroja tai tiettyjä eläkejärjestelyyn liittyviä veroja
• kuolinpesät ja säätiöt monissa tapauksissa
• voittoa tavoittelemattomat ja muut verovapaat organisaatiot

Yksityinen elinkeinonharjoittaja ei aina tarvitse EIN-numeroa, mutta poikkeuksia on. Esimerkiksi jos yksityinen elinkeinonharjoittaja palkkaa työntekijöitä tai tekee tiettyjä veroilmoituksia, EIN voi olla pakollinen. Jotkut yksityiset elinkeinonharjoittajat hakevat sen myös siksi, etteivät heidän tarvitse käyttää henkilötunnusta liiketoimissa.

Jos et ole varma, edellyttääkö yrityksesi rakenne EIN-numeroa, on viisasta tarkistaa yhteisömuoto, osavaltioiden vaatimukset ja liittovaltion ilmoitusvelvoitteet ennen hakemista.

Milloin EIN kannattaa hakea

Paras ajankohta hakemukselle on sen jälkeen, kun yritysyhteisö on perustettu, mutta ennen kuin aloitat toimintaa, joka edellyttää numeroa.

Jos perustat LLC:n, corporationin tai partnershipin, päätä ensin lainmukainen perustamisprosessi. IRS odottaa, että oikeushenkilö on olemassa ennen kuin EIN-hakemus tehdään. Liian aikainen hakemus voi aiheuttaa viivästyksiä, jos yhteisön tiedot eivät vastaa osavaltion perustamistietoja.

Monet perustajat hakevat EIN-numeroa heti, kun heillä on:

• yhteisön tarkka lainmukainen nimi
• perustamisosavaltio
• vastuuhenkilön tunnistetiedot
• yrityksen käyntiosoite ja postiosoite
• perusymmärrys siitä, miten yritystä verotetaan

Näin haet EIN-numeroa

IRS tarjoaa useita hakutapoja, mutta paras menetelmä riippuu siitä, missä yrityksesi sijaitsee ja kuinka nopeasti tarvitset numeron.

1. Verkkohakemus

Hakijoille, joilla on laillinen asuinpaikka, päätoimipaikka tai pääasiallinen toimisto Yhdysvalloissa tai Yhdysvaltain alueilla, IRS:n verkkohakemus on nopein vaihtoehto. Se on monille kotimaisille hakijoille ensisijainen tapa, koska EIN voidaan yleensä myöntää heti.

Verkkohakemuksen käyttämiseen vastuuhenkilöllä on oltava voimassa oleva verotunniste, kuten SSN, EIN tai ITIN.

Tämä on usein yksinkertaisin reitti perustajille, jotka haluavat edetä nopeasti perustamisesta pankkiasiointiin, palkanlaskennan käyttöönottoon ja osavaltion rekisteröinteihin.

2. Faksihakemus

Faksilla hakeminen on toinen vaihtoehto. IRS käsittelee yleensä faksatut lomake SS-4 -hakemukset muutamassa arkipäivässä, vaikka käsittelyaika voi vaihdella.

Faksihakemus voi olla hyödyllinen, jos verkkohakemus ei ole käytettävissä tai jos perustaja haluaa toimittaa lomakkeen manuaalisesti.

3. Postihakemus

Postitse hakeminen on hitain vaihtoehto. Se sopii perustajille, jotka eivät tarvitse EIN-numeroa heti ja voivat odottaa käsittelyä useita viikkoja.

Posti on yleensä varamenetelmä, ei ensimmäinen valinta, kun perustaminen on aikataulusidonnaista.

4. Puhelinhakemus kansainvälisille hakijoille

Kansainväliset hakijat voivat joissakin tapauksissa hakea puhelimitse. Yhdysvalloissa sijaitsevat kotimaiset hakijat eivät yleensä saa EIN-numeroa puhelimitse.

Jos yrityksesi sijaitsee Yhdysvaltojen ulkopuolella tai haet ulkomailta, varmista IRS:n ajantasainen menettely ennen hakemusta, jotta käytät oikeaa hakutapaa.

Tiedot, jotka tarvitset ennen lomakkeen SS-4 täyttämistä

IRS käyttää lomaketta SS-4 kerätäkseen EIN-hakemuksessa tarvittavat tiedot. Valmistele ennen aloittamista seuraavat tiedot:

• yhteisön lainmukainen nimi täsmälleen sellaisena kuin se näkyy perustamisasiakirjoissa
• mahdollinen kauppanimi tai DBA-nimi
• postiosoite
• katuosoite tai yrityksen päätoimipaikka
• maakunta ja osavaltio, jossa yritys sijaitsee
• vastuuhenkilön nimi ja verotunniste
• yhteisömuoto, kuten LLC, corporation, partnership, estate tai trust
• hakemuksen syy
• liiketoiminnan aloitus- tai hankintapäivä
• arvioitu työntekijöiden määrä
• liiketoiminnan tyyppi
• tiedot palveluista, tuotteista tai tavaroista, joita yritys tarjoaa
• aiempi EIN-tieto, jos yhteisöllä on joskus ollut sellainen

Kun nämä tiedot ovat valmiina, hakeminen sujuu paljon helpommin ja hylkäysten tai lisäselvityspyyntöjen riski pienenee.

Vastuuhenkilön ymmärtäminen

Vastuuhenkilö on henkilö, joka lopulta hallitsee, johtaa tai ohjaa yritystä tai yhteisöä. Useimmissa uusissa yrityksissä tämä on omistaja, jäsen tai päätoiminen johtaja.

IRS käyttää vastuuhenkilöä tunnistaakseen henkilön, joka liittyy EIN-hakemukseen. Tällä tiedolla on merkitystä, koska se yhdistää yrityksen verotilin todelliseen henkilöön ja auttaa IRS:ää varmistamaan hakemuksen.

On tärkeää, että vastuuhenkilön tiedot ovat oikein ja yhdenmukaiset yhteisön perustamisasiakirjojen ja verotietojen kanssa.

Näin luokittelet yhteisösi oikein

Yksi yleinen viivästysten syy on väärän veroluokituksen valitseminen EIN-hakemuksessa.

Yleinen perusperiaate on seuraava:

• yhden jäsenen LLC:tä käsitellään usein liittovaltion verotuksessa disregarded entity -tyyppisenä yhteisönä, ellei se valitse toista verostatusta
• usean jäsenen LLC:tä käsitellään yleensä partnershipina, ellei se valitse yhtiöverotusta
• corporationeja käsitellään corporationeina EIN-tarkoituksessa, mukaan lukien S corporationit ja C corporationit
• voittoa tavoittelemattomien ja verovapaiden organisaatioiden tulisi noudattaa niiden rakennetta koskevia soveltuvia yhteisö- ja verosääntöjä

EIN-hakemus kysyy yhteisötyyppiä ja veroluokitusta koskevia tietoja, joten sinun on ymmärrettävä yrityksesi rakenne ennen lomakkeen lähettämistä.

Yleiset virheet, joita kannattaa välttää

Vaikka EIN-hakemus on suoraviivainen, pienet virheet voivat hidastaa käsittelyä. Varo seuraavia ongelmia:

• väärän lainmukaisen nimen käyttäminen sen sijaan, että käyttäisit osavaltion perustamistiedoissa olevaa nimeä
• hakeminen ennen kuin yhteisö on virallisesti perustettu
• väärien vastuuhenkilötietojen syöttäminen
• yrityksen osoitteen sekoittaminen postiosoitteeseen
• väärän yhteisöluokituksen valitseminen
• useiden hakemusten tekeminen samalle yhteisölle
• allekirjoituksen unohtaminen paperihakemuksesta siellä, missä se vaaditaan
• hakutavan käyttäminen, joka ei sovi sijaintiisi tai hakutarpeisiisi

Yksi tärkeimmistä säännöistä on käyttää vain yhtä hakutapaa kutakin yhteisöä kohden. Useiden hakemusten lähettäminen voi aiheuttaa päällekkäisiä EIN-numeroita ja lisätyötä niiden korjaamisessa.

Kuinka kauan EIN:n saaminen kestää?

Käsittelyaika riippuu hakutavasta:

• verkkohakemus voidaan myöntää heti siihen oikeutetuille yhdysvaltalaisille hakijoille
• faksihakemukset käsitellään usein muutamassa arkipäivässä
• postitetut hakemukset voivat kestää useita viikkoja
• kansainväliset puhelinhakemukset voivat olla mahdollisia IRS:n menettelyistä riippuen

Jos tarvitset EIN-numeroa pankkitiliä, palkanlaskennan käyttöönottoa tai aikataulusidonnaista ilmoitusta varten, verkkohakemus on yleensä paras vaihtoehto.

Onko EIN ilmainen?

Kyllä. IRS ei peri EIN-hakemuksesta maksua.

Vaikka itse EIN on maksuton, yrittäjät voivat silti maksaa siihen liittyvistä palveluista, kuten yrityksen perustamisesta, rekisteröidyn asiamiehen palveluista, compliance-avusta tai hakemuksen valmistelusta.

Mitä voit tehdä EIN:n saamisen jälkeen

Kun EIN on myönnetty, voit alkaa käyttää sitä useissa yritystehtävissä, kuten:

• yrityksen pankkitilin avaamisessa
• liiketoimilupien ja -säädösten hakemisessa
• palkanlaskennan ja itsenäisten toimeksisaajien raportointijärjestelmien käyttöönotossa
• osavaltion verotilien rekisteröinnissä siellä, missä sitä vaaditaan
• yrityksen veroilmoitusten tekemisessä
• toimittaja- ja luottosuhteiden luomisessa yrityksen nimissä

Monissa tapauksissa EIN on puuttuva osa, jonka avulla uusi yritys voi siirtyä perustamisesta toimintaan.

Miten Zenind voi auttaa uusia yrittäjiä

Yhdysvaltalaisen yrityksen perustajille EIN-vaihe on vain yksi osa startup-prosessia. Zenind auttaa yrittäjiä pitämään perustamisprosessin hallittuna ja selkeänä, jotta he voivat keskittyä käynnistämiseen paperisodan sijaan.

Jos perustat LLC:n tai corporationin, Zenind voi auttaa sinua pitämään perustamistyön kulun jäsenneltynä ja valmiina seuraaviin vaiheisiin, mukaan lukien EIN-valmistelut ja niihin liittyvät compliance-tehtävät.

Tämä on tärkeää, koska EIN:n tulisi olla osa laajempaa lanseeraussuunnitelmaa, johon kuuluvat osavaltion perustaminen, pankkiasiat, operating agreement ja jatkuva yrityksen ylläpito.

EIN-hakemuksen tarkistuslista

Käytä tätä pikaista tarkistuslistaa ennen hakemista:

• varmista, että yhteisö on jo perustettu
• tarkista yrityksen tarkka lainmukainen nimi
• nimeä vastuuhenkilö
• vahvista yrityksen käyntiosoite ja postiosoite
• määritä oikea yhteisöluokitus
• kokoa liiketoiminnan aloituspäivä
• arvioi työntekijöiden määrä, jos soveltuu
• valmistele lyhyt kuvaus liiketoiminnasta
• valitse aikatauluusi sopiva hakutapa

Usein kysytyt kysymykset

Tarvitsenko EIN:n LLC:n perustamiseen?

En aina. Mutta monet LLC:t tarvitsevat sen pankkiasiointia, verotusta tai palkkahallintoa varten, ja usean jäsenen LLC:t tarvitsevat sen yleensä.

Voinko saada EIN:n samana päivänä?

Kyllä, jos olet oikeutettu hakemaan verkossa ja hakemuksesi hyväksytään.

Voinko käyttää EIN-numeroa heti?

Monissa tapauksissa kyllä. Yritykset käyttävät EIN-numeroa usein heti pankkiasiointiin ja rekisteröinteihin sen jälkeen, kun se on myönnetty.

Tarvitsevatko yksityiset elinkeinonharjoittajat EIN:n?

Jotkut tarvitsevat, mutta eivät kaikki. Tarve riippuu työntekijöistä, veroilmoituksista ja siitä, miten yritys toimii.

Voinko vaihtaa EIN:n myöhemmin?

EIN pysyy yleensä yhteisön mukana sen jälkeen, kun se on myönnetty. Jos yrityksesi muuttuu tietyillä merkittävillä tavoilla, sinun on ehkä päivitettävä IRS:n tiedot sen sijaan, että pyytäisit uutta numeroa.

Lopuksi

EIN:n hankkiminen on yksi tärkeimmistä varhaisista vaiheista Yhdysvalloissa toimivan yrityksen käynnistämisessä. Se auttaa sinua perustamaan yrityksen liittovaltion verotusta varten, avaamaan rahoitustilejä ja hoitamaan keskeisiä hallinnollisia tehtäviä perustamisen jälkeen.

Prosessi on suoraviivainen, kun valmistelet oikeat tiedot etukäteen ja valitset aikatauluusi sopivan hakutavan. Monille uusille perustajille selkein etenemistapa on perustaa yhteisö ensin ja hakea EIN-numero heti sen jälkeen.

Jos olet perustamassa uutta yritystä ja haluat hallitumman perustamisprosessin, Zenind voi auttaa sinua pysymään aikataulussa yhteisön perustamisesta aina yrityksen käynnistämisen seuraaviin vaiheisiin.