Як отримати EIN для вашого бізнесу: покроковий посібник для нових компаній у США

Якщо ви відкриваєте бізнес у Сполучених Штатах, одним із перших адміністративних кроків, який вам, імовірно, потрібно буде виконати, є отримання Employer Identification Number, або EIN. EIN — це федеральний податковий номер, який IRS використовує для ідентифікації бізнес-структури для податкової звітності та інших офіційних цілей.

Для багатьох засновників EIN — це більше, ніж формальність. Він часто потрібен для відкриття бізнес-рахунку в банку, найму працівників, подання певних податкових форм і виконання вимог штату або фінансової установи. Якщо ви створюєте нову LLC або корпорацію, отримання цього номера на ранньому етапі може допомогти вам перейти від документів про створення до реальної діяльності без затримок.

Цей посібник пояснює, що таке EIN, кому він потрібен, як подати заявку, яку інформацію підготувати та яких помилок слід уникати.

Що таке EIN?

EIN — це дев'ятизначний федеральний податковий ідентифікаційний номер, який присвоює IRS. Його можна вважати бізнес-аналогом номера Social Security, але він використовується для самого бізнесу, а не для фізичної особи.

IRS використовує EIN для обліку податкових рахунків бізнесу та зобов'язань щодо подання звітності. Бізнеси, спадщини, трасти та деякі інші структури можуть потребувати його залежно від того, як вони організовані та якою діяльністю займаються.

Чому бізнесу потрібен EIN

Багатьом новим власникам бізнесу EIN потрібен раніше, ніж вони очікують. Поширені причини включають:

• відкриття бізнес-рахунку в банку
• найм працівників
• подання payroll taxes
• створення partnership, corporation або multi-member LLC
• подання заявок на певні бізнес-ліцензії або податкову реєстрацію в штаті
• подання excise tax або employment tax returns
• створення кредитних або рахунків постачальників від імені бізнесу

Навіть якщо для бізнесу EIN не є суворо обов'язковим, його отримання все одно може бути практичним. Це допомагає відокремити бізнес-діяльність від особистої інформації та надає компанії більш усталений адміністративний профіль.

Кому потрібен EIN?

Зазвичай IRS вимагає EIN для:

• корпорацій
• партнерств
• LLC з кількома учасниками
• бізнесів із найманими працівниками
• бізнесів, які подають excise, employment або деякі податкові звіти щодо пенсійних планів
• спадщин і трастів у багатьох випадках
• неприбуткових та інших організацій, звільнених від оподаткування

Інколи EIN може не знадобитися sole proprietor, але є винятки. Наприклад, якщо sole proprietor наймає працівників або подає певні податкові декларації, EIN може бути обов'язковим. Деякі sole proprietor також вирішують отримати його, щоб не використовувати номер Social Security у бізнес-транзакціях.

Якщо ви не впевнені, чи потрібен EIN саме вашій бізнес-структурі, доцільно перевірити тип вашої юридичної особи, вимоги штату та федеральні вимоги до звітності перед поданням заявки.

Коли подавати заявку на EIN

Найкращий час для подання заявки — після створення вашої бізнес-структури та до початку діяльності, для якої потрібен цей номер.

Якщо ви створюєте LLC, корпорацію або партнерство, спочатку завершіть юридичний процес реєстрації. IRS очікує, що юридична особа вже існує на момент подання заявки на EIN. Занадто раннє подання може спричинити затримки, якщо дані про компанію не збігаються з реєстраційними записами штату.

Багато засновників подають заявку, щойно мають:

• точну юридичну назву компанії
• штат реєстрації
• ідентифікаційну інформацію відповідальної особи
• бізнес-адресу та поштову адресу
• базове розуміння того, як бізнес оподатковуватиметься

Як подати заявку на EIN

IRS пропонує кілька способів подання заявки, але найкращий метод залежить від того, де розташований ваш бізнес і як швидко вам потрібен номер.

1. Онлайн-заявка

Для заявників, які мають законне місце проживання, основне місце ведення бізнесу або основний офіс у США чи на територіях США, онлайн-заявка IRS є найшвидшим варіантом. Це переважний метод для багатьох заявників у США, оскільки EIN зазвичай можна отримати одразу.

Щоб скористатися онлайн-заявкою, відповідальна особа повинна мати дійсний taxpayer identification number, наприклад SSN, EIN або ITIN.

Цей метод часто є найпростішим шляхом для засновників, які хочуть швидко перейти від реєстрації до банківських операцій, налаштування payroll і державних реєстрацій.

2. Заявка факсом

Подання факсом є ще одним варіантом. Зазвичай IRS обробляє надіслані факсом заявки Form SS-4 протягом кількох робочих днів, хоча строки можуть відрізнятися.

Факсове подання може бути корисним, коли онлайн-варіант недоступний або коли засновник віддає перевагу ручному поданню форми.

3. Подання поштою

Подання поштою є найповільнішим варіантом. Воно підходить засновникам, яким EIN потрібен не терміново і які готові чекати кілька тижнів на обробку.

Пошта зазвичай є резервним способом, а не першим вибором для реєстрацій, чутливих до часу.

4. Телефонна заявка для міжнародних заявників

Міжнародні заявники можуть мати можливість подати заявку телефоном. Заявники всередині США зазвичай не отримують EIN телефоном.

Якщо ваш бізнес розташований за межами США або ви подаєте заявку з-за кордону, перед поданням уточніть актуальну процедуру IRS, щоб використовувати правильний метод.

Яку інформацію потрібно підготувати перед заповненням Form SS-4

IRS використовує Form SS-4 для збору інформації, необхідної для отримання EIN. Перед початком підготуйте такі дані:

• юридична назва організації точно так, як вона вказана в документах про реєстрацію
• будь-яка комерційна назва або DBA, якщо це застосовно
• поштова адреса
• вулична адреса або основне місце ведення бізнесу
• округ і штат, де розташований бізнес
• ім'я та taxpayer ID відповідальної особи
• тип юридичної особи, наприклад LLC, корпорація, партнерство, спадщина або траст
• причина подання заявки
• дата створення або придбання бізнесу
• очікувана кількість працівників
• тип бізнес-діяльності
• інформація про послуги, продукти або товари, які надаватиме бізнес
• інформація про попередній EIN, якщо така структура коли-небудь уже мала номер

Наявність цієї інформації під рукою робить процес подання значно простішим і зменшує ризик відмови або додаткових запитань.

Розуміння ролі відповідальної особи

Відповідальна особа — це людина, яка остаточно контролює, керує або спрямовує бізнес чи організацію. У більшості нових бізнесів це власник, учасник або головний посадовець.

IRS використовує дані відповідальної особи для ідентифікації людини, пов'язаної із заявкою на EIN. Ця інформація важлива, оскільки вона прив'язує податковий рахунок бізнесу до реальної особи та допомагає IRS перевірити подання.

Важливо, щоб дані про відповідальну особу були точними та узгодженими з реєстраційними документами та податковими записами компанії.

Як правильно класифікувати вашу юридичну особу

Поширеним джерелом затримок є неправильний вибір податкової класифікації в заявці на EIN.

Ось загальна схема:

• single-member LLC зазвичай розглядаються як disregarded entities для федеральних податкових цілей, якщо не обрали інший податковий статус
• multi-member LLC зазвичай розглядаються як партнерства, якщо не обрали корпоративне оподаткування
• корпорації розглядаються як corporations для цілей EIN, включно з S corporations і C corporations
• неприбуткові та звільнені від оподаткування організації повинні дотримуватися застосовних правил щодо структури та оподаткування

Заявка на EIN запитує дані про тип юридичної особи та податкову класифікацію, тому перед поданням форми слід розуміти, як саме організований ваш бізнес.

Поширені помилки, яких слід уникати

Хоча заявка на EIN є простою, дрібні помилки можуть її сповільнити. Зверніть увагу на такі проблеми:

• використання неправильної юридичної назви замість назви з державних реєстраційних записів
• подання заявки до того, як юридична особа була офіційно створена
• неправильне введення даних відповідальної особи
• плутанина між бізнес-адресою та поштовою адресою
• вибір неправильної класифікації юридичної особи
• повторне подання кількох заявок для тієї самої структури
• забуті підписи там, де вони потрібні, у паперовому поданні
• використання способу подання, який не відповідає вашому місцю розташування або потребам

Одне з найважливіших правил — використовувати лише один спосіб подання заявки для кожної юридичної особи. Подання кількох заявок може призвести до дублювання EIN та додаткової роботи з виправлення.

Скільки часу потрібно, щоб отримати EIN?

Час обробки залежить від способу подання:

• онлайн-заявки можуть бути видані одразу для відповідних заявників у США
• заявки факсом часто обробляються за кілька робочих днів
• заявки поштою можуть оброблятися кілька тижнів
• міжнародні телефонні заявки можуть бути доступні залежно від процедур IRS

Якщо EIN потрібен для банківського рахунку, налаштування payroll або термінового подання, онлайн-метод зазвичай є найкращим вибором.

Чи є EIN безкоштовним?

Так. IRS не стягує плату за отримання EIN.

Водночас, хоча сам EIN безкоштовний, власники бізнесу можуть платити за пов'язані послуги, такі як створення юридичної особи, підтримка registered agent, допомога з комплаєнсом або підготовка заявки.

Що можна робити після отримання EIN

Після того як ваш EIN буде видано, ви можете використовувати його для кількох бізнес-завдань, зокрема:

• відкриття бізнес-рахунку в банку
• подання заявок на бізнес-ліцензії та дозволи
• налаштування систем payroll і звітності для підрядників
• реєстрація для податкових рахунків штату, якщо це потрібно
• подання податкової звітності бізнесу
• побудова відносин із постачальниками та кредиторами від імені бізнесу

У багатьох випадках EIN є тією відсутньою ланкою, яка дозволяє новій компанії перейти від створення до операційної діяльності.

Як Zenind може допомогти новим власникам бізнесу

Для засновників, які створюють компанію в США, етап отримання EIN є лише однією частиною процесу запуску. Zenind допомагає власникам бізнесу залишатися організованими протягом усього процесу створення та після нього, щоб вони могли зосередитися на запуску, а не на паперовій роботі.

Якщо ви створюєте LLC або корпорацію, Zenind може допомогти вам зберегти структурований процес реєстрації та підготуватися до наступних кроків, включно з підготовкою EIN і пов'язаними завданнями з комплаєнсу.

Це важливо, тому що EIN має бути частиною ширшого плану запуску, який включає реєстрацію в штаті, банківські операції, operating agreements та поточне обслуговування бізнесу.

Контрольний список для подання заявки на EIN

Скористайтеся цим коротким списком перед поданням заявки:

• переконайтеся, що юридична особа вже створена
• перевірте точну юридичну назву бізнесу
• визначте відповідальну особу
• підтвердьте бізнес-адресу та поштову адресу
• визначте правильну класифікацію юридичної особи
• підготуйте дату початку діяльності бізнесу
• за потреби оцініть кількість працівників
• підготуйте короткий опис бізнес-діяльності
• оберіть спосіб подання, який відповідає вашому графіку

Поширені запитання

Чи потрібен мені EIN, щоб створити LLC?

Не завжди. Але багатьом LLC він потрібен для банківських операцій, податкових або payroll причин, а multi-member LLC зазвичай потребують його.

Чи можу я отримати EIN того ж дня?

Так, якщо ви маєте право податися онлайн і вашу заявку буде прийнято.

Чи можу я використовувати EIN одразу?

У багатьох випадках так. Бізнеси часто використовують EIN одразу для банківських операцій і реєстрації після його видачі.

Чи потрібен EIN sole proprietor?

Деяким так, але не всім. Потреба залежить від наявності працівників, податкової звітності та способу роботи бізнесу.

Чи можу я змінити EIN пізніше?

Зазвичай EIN залишається за структурою після присвоєння. Якщо ваш бізнес зазнає певних суттєвих змін, можливо, потрібно буде оновити записи IRS, а не отримувати новий номер.

Підсумок

Отримання EIN є одним із найважливіших перших кроків під час запуску бізнесу в США. Він допомагає оформити компанію для федеральних податкових цілей, відкрити фінансові рахунки та виконати ключові адміністративні завдання після створення.

Процес є простим, якщо ви заздалегідь підготуєте потрібну інформацію та оберете спосіб подання, який відповідає вашому графіку. Для багатьох нових засновників найзручніший шлях — спочатку створити юридичну особу, а потім одразу подати заявку на EIN.

Якщо ви створюєте нову компанію та хочете більш організований процес реєстрації, Zenind може допомогти вам залишатися на правильному шляху від створення юридичної особи до наступних кроків запуску бізнесу.