Så skaffar du ett EIN för ditt företag: en steg-för-steg-guide för nya amerikanska bolag

Om du startar ett företag i USA är ett av de första administrativa stegen du sannolikt behöver hantera att skaffa ett Employer Identification Number, eller EIN. Ett EIN är det federala skatte-ID som IRS använder för att identifiera en företagsenhet för skatterapportering och andra officiella ändamål.

För många grundare är EIN mer än en formalitet. Det behövs ofta för att öppna ett företagsbankkonto, anställa medarbetare, lämna in vissa skatteblanketter och uppfylla krav från delstater eller finansinstitut. Om du bildar ett nytt LLC eller ett aktiebolag kan det hjälpa dig att gå från bolagsbildningspapper till faktisk verksamhet utan förseningar om du skaffar numret tidigt.

Den här guiden förklarar vad ett EIN är, vem som behöver ett, hur du ansöker, vilken information du behöver förbereda och vilka misstag du bör undvika.

Vad är ett EIN?

Ett EIN är ett nio siffror långt federalt skatteidentifikationsnummer som tilldelas av IRS. Du kan tänka på det som företagets motsvarighet till ett personnummer, men det används för företaget självt i stället för för en individ.

IRS använder EIN för att följa företags skattekonton och deklarationsskyldigheter. Företag, dödsbon, truster och vissa andra enheter kan behöva ett beroende på hur de är organiserade och vilka aktiviteter de bedriver.

Varför företag behöver ett EIN

Många nya företagare behöver ett EIN tidigare än de tror. Vanliga skäl är bland annat:

• att öppna ett företagsbankkonto
• att anställa medarbetare
• att lämna in lönekattskatter
• att bilda ett partnerskap, ett aktiebolag eller ett LLC med flera delägare
• att ansöka om vissa företagslicenser eller skatteregistreringar i delstaten
• att lämna in punktskatte- eller arbetsgivarrelaterade deklarationer
• att skapa kredit- eller leverantörskonton i företagets namn

Även när ett företag inte strikt måste ha ett EIN kan det ändå vara praktiskt att skaffa ett. Det hjälper till att skilja företagets verksamhet från personliga uppgifter och ger bolaget en mer etablerad administrativ profil.

Vem behöver ett EIN?

IRS kräver i allmänhet ett EIN för:

• aktiebolag
• partnerskap
• LLC med flera medlemmar
• företag med anställda
• företag som lämnar in punktskatt, arbetsgivardeklarationer eller vissa pensionsplansskatter
• dödsbon och truster i många fall
• ideella organisationer och andra skattebefriade organisationer

En enskild näringsidkare behöver inte alltid ett EIN, men det finns undantag. Om en enskild näringsidkare till exempel anställer personal eller lämnar in vissa skattedeklarationer kan ett EIN krävas. Vissa enskilda näringsidkare väljer också att skaffa ett för att slippa använda personnummer i företagstransaktioner.

Om du är osäker på om din företagsform kräver ett EIN är det klokt att gå igenom bolagsform, delstatskrav och federala deklarationskrav innan du går vidare.

När du bör ansöka om ett EIN

Den bästa tiden att ansöka är efter att din företagsenhet har bildats och innan du påbörjar aktiviteter som kräver numret.

Om du bildar ett LLC, ett aktiebolag eller ett partnerskap ska du först slutföra den juridiska bildningsprocessen. IRS förväntar sig att den juridiska enheten ska finnas innan EIN-ansökan lämnas in. Om du ansöker för tidigt kan det skapa förseningar om enhetsuppgifterna inte stämmer med delstatens bildningsregister.

Många grundare ansöker så snart de har:

• enhetens exakta juridiska namn
• bildningsstaten
• den ansvariga partens identifikationsuppgifter
• en företagsadress och en postadress
• en grundläggande förståelse för hur företaget kommer att beskattas

Hur du ansöker om ett EIN

IRS erbjuder flera ansökningsmetoder, men den bästa metoden beror på var ditt företag finns och hur snabbt du behöver numret.

1. Ansökan online

För sökande med laglig bostadsort, huvudsaklig verksamhetsplats eller huvudkontor i USA eller amerikanska territorier är IRS ansökan online det snabbaste alternativet. Det är den föredragna metoden för många inhemska sökande eftersom EIN-numret vanligtvis kan tilldelas direkt.

För att använda onlineansökan måste den ansvariga parten ha ett giltigt skatteidentifikationsnummer, till exempel ett SSN, EIN eller ITIN.

Den här metoden är ofta den enklaste vägen för grundare som snabbt vill gå från bildning till bankärenden, löneadministration och registreringar i delstaten.

2. Ansökan via fax

Faxansökan är ett annat alternativ. IRS behandlar vanligtvis faxade Form SS-4-ansökningar inom några arbetsdagar, även om tidsramen kan variera.

Faxansökningar kan vara användbara när onlinealternativet inte är tillgängligt eller när en grundare föredrar att lämna in formuläret manuellt.

3. Ansökan via post

Postansökan är det långsammaste alternativet. Det passar bäst för grundare som inte behöver EIN omedelbart och som kan vänta flera veckor på handläggning.

Post är vanligtvis en reservmetod snarare än förstahandsvalet för tidskänsliga bolagsbildningar.

4. Telefonansökan för internationella sökande

Internationella sökande kan i vissa fall ansöka via telefon. Inhemska sökande i USA får normalt inte EIN via telefon.

Om ditt företag finns utanför USA eller om du ansöker från utlandet bör du bekräfta IRS aktuella rutin innan du lämnar in ansökan så att du använder rätt metod.

Information du behöver innan du lämnar in Form SS-4

IRS använder Form SS-4 för att samla in den information som behövs för ett EIN. Innan du börjar bör du samla följande uppgifter:

• enhetens juridiska namn exakt som det står i bildningshandlingarna
• eventuellt handelsnamn eller DBA, om tillämpligt
• postadress
• gatuadress eller huvudsaklig verksamhetsplats
• county och delstat där företaget finns
• namn och skatte-ID för den ansvariga parten
• enhetstyp, till exempel LLC, aktiebolag, partnerskap, dödsbo eller trust
• orsak till ansökan
• datum då företaget startades eller förvärvades
• förväntat antal anställda
• typ av verksamhet
• information om tjänster, produkter eller varor som företaget kommer att tillhandahålla
• tidigare EIN-information, om enheten någonsin haft ett tidigare nummer

När du har denna information redo blir ansökan mycket smidigare och risken för avslag eller följdfrågor minskar.

Förstå den ansvariga parten

Den ansvariga parten är den person som ytterst kontrollerar, leder eller styr företaget eller enheten. I de flesta nya företag är detta ägaren, medlemmen eller den huvudsakliga tjänstemannen.

IRS använder den ansvariga parten för att identifiera personen som är kopplad till EIN-ansökan. Denna information är viktig eftersom den kopplar företagets skattekonto till en verklig person och hjälper IRS att verifiera inlämningen.

Det är viktigt att uppgifterna om den ansvariga parten är korrekta och stämmer överens med enhetens bildningshandlingar och skatteregister.

Så klassificerar du din enhet korrekt

En vanlig orsak till förseningar är att man väljer fel skatteklassificering i EIN-ansökan.

Här är den allmänna ramen:

• LLC med en enda medlem behandlas ofta som en disregarded entity för federal beskattning om de inte väljer en annan skatteklassificering
• LLC med flera medlemmar behandlas normalt som partnerskap om de inte väljer bolagsbeskattning
• aktiebolag behandlas som aktiebolag i EIN-sammanhang, inklusive S-corp och C-corp
• ideella och skattebefriade organisationer bör följa tillämpliga regler för sin struktur och beskattning

EIN-ansökan frågar efter uppgifter om enhetstyp och skatteklassificering, så du bör förstå hur ditt företag är organiserat innan du skickar in formuläret.

Vanliga misstag att undvika

Även om EIN-ansökan är enkel kan små misstag fördröja processen. Se upp för följande problem:

• att använda fel juridiska namn i stället för namnet i delstatens bildningsregister
• att ansöka innan enheten är juridiskt bildad
• att ange fel uppgifter om den ansvariga parten
• att blanda ihop företagsadress och postadress
• att välja fel enhetsklassificering
• att skicka in flera ansökningar för samma enhet
• att glömma att skriva under där det krävs vid pappersinlämning
• att använda en metod som inte passar din plats eller dina tidskrav

En av de viktigaste reglerna är att bara använda en ansökningsmetod per enhet. Flera ansökningar kan skapa problem med dubbla EIN och extra arbete för att reda ut dem.

Hur lång tid tar det att få ett EIN?

Handläggningstiden beror på hur du ansöker:

• onlineansökningar kan utfärdas omedelbart för kvalificerade sökande i USA
• faxansökningar behandlas ofta inom några arbetsdagar
• postade ansökningar kan ta flera veckor
• internationella telefonansökningar kan vara möjliga beroende på IRS rutiner

Om du behöver EIN för ett bankkonto, löneuppsättning eller en tidskänslig inlämning är onlinealternativet vanligtvis det bästa valet.

Är EIN gratis?

Ja. IRS tar inte ut någon ansökningsavgift för ett EIN.

När allt kommer omkring är själva EIN-numret gratis, men företagare kan ändå betala för relaterade tjänster som bolagsbildning, registrerad agent, compliance-stöd eller hjälp med att förbereda ansökan.

Vad du kan göra efter att du fått EIN

När ditt EIN har utfärdats kan du börja använda det för flera företagsuppgifter, bland annat:

• att öppna ett företagsbankkonto
• att ansöka om företagslicenser och tillstånd
• att sätta upp lönesystem och rapportering för entreprenörer
• att registrera dig för delstatliga skattekonton där det krävs
• att lämna in företagsdeklarationer
• att etablera leverantörs- och kreditrelationer i företagets namn

I många fall är EIN den saknade pusselbiten som gör att ett nytt företag kan gå från bildning till drift.

Så kan Zenind hjälpa nya företagare

För grundare som bygger ett amerikanskt bolag är EIN-steget bara en del av startup-processen. Zenind hjälper företagare att hålla ordning genom bildningsresan och vidare, så att de kan fokusera på lanseringen i stället för att hantera papper.

Om du bildar ett LLC eller ett aktiebolag kan Zenind hjälpa dig att hålla din bildningsprocess strukturerad och redo för nästa steg, inklusive förberedelser för EIN och relaterade compliance-uppgifter.

Det spelar roll eftersom EIN bör ingå i en bredare lanseringsplan som omfattar bolagsbildning i delstaten, bankärenden, bolagsordning eller operating agreement och löpande företagsadministration.

Checklista för EIN-ansökan

Använd den här snabba checklistan innan du ansöker:

• bekräfta att enheten redan är bildad
• verifiera det exakta juridiska företagsnamnet
• identifiera den ansvariga parten
• bekräfta företagsadress och postadress
• fastställ rätt enhetsklassificering
• samla in datumet då företaget startade
• uppskatta antal anställda om tillämpligt
• förbered en kort beskrivning av verksamheten
• välj den ansökningsmetod som passar din tidsplan

Vanliga frågor

Behöver jag ett EIN för att bilda ett LLC?

Inte alltid. Men många LLC behöver ett för bankärenden, skatt eller löneadministration, och LLC med flera medlemmar behöver i allmänhet ett.

Kan jag få ett EIN samma dag?

Ja, om du är berättigad att ansöka online och din ansökan godkänns.

Kan jag använda mitt EIN direkt?

I många fall, ja. Företag använder ofta EIN direkt för bankärenden och registreringar när numret har utfärdats.

Behöver enskilda näringsidkare ett EIN?

Vissa gör det, men inte alla. Behovet beror på anställda, skatteinlämningar och hur verksamheten bedrivs.

Kan jag byta mitt EIN senare?

Ett EIN följer vanligtvis enheten när det väl har tilldelats. Om ditt företag ändras på vissa större sätt kan du behöva uppdatera IRS uppgifter i stället för att begära ett nytt nummer.

Slutord

Att skaffa ett EIN är ett av de viktigaste tidiga stegen när du startar ett företag i USA. Det hjälper dig att etablera företaget för federala skatteändamål, öppna finansiella konton och slutföra viktiga administrativa uppgifter efter bildningen.

Processen är enkel när du förbereder rätt information i förväg och väljer den ansökningsmetod som passar din tidsplan. För många nya grundare är den renaste vägen att först bilda enheten och sedan ansöka om EIN direkt därefter.

Om du startar ett nytt företag och vill ha en mer organiserad bildningsprocess kan Zenind hjälpa dig att hålla kursen från bolagsbildning till nästa steg i företagslanseringen.