Slik får du et EIN for virksomheten din: En trinnvis guide for nye selskaper i USA

Hvis du starter en virksomhet i USA, er et av de første administrative stegene du sannsynligvis må håndtere å skaffe et Employer Identification Number, eller EIN. Et EIN er det føderale skatte-ID-nummeret som IRS bruker for å identifisere en virksomhet for skatterapportering og andre offisielle formål.

For mange gründere er EIN mer enn en formalitet. Det trengs ofte for å åpne en bedriftsbankkonto, ansette ansatte, levere inn visse skattemeldinger og oppfylle krav fra delstaten eller finansinstitusjoner. Hvis du etablerer en ny LLC eller et nytt aksjeselskap, kan det å skaffe dette nummeret tidlig hjelpe deg med å gå fra etableringspapirer til faktisk drift uten forsinkelser.

Denne guiden forklarer hva et EIN er, hvem som trenger det, hvordan du søker, hvilken informasjon du bør forberede, og hvilke feil du bør unngå.

Hva er et EIN?

Et EIN er et føderalt skatteidentifikasjonsnummer på ni sifre som tildeles av IRS. Du kan tenke på det som virksomhetens ekvivalent til et personnummer, men det brukes for virksomheten selv og ikke for en enkeltperson.

IRS bruker EIN for å følge opp virksomhetens skattekontoer og rapporteringsplikter. Virksomheter, dødsboer, trusts og enkelte andre enheter kan trenge ett, avhengig av hvordan de er organisert og hvilke aktiviteter de driver.

Hvorfor virksomheter trenger et EIN

Mange nye virksomhetseiere trenger et EIN tidligere enn de forventer. Vanlige grunner inkluderer:

• å åpne en bedriftsbankkonto
• å ansette ansatte
• å levere inn lønnsskatt
• å etablere et partnerskap, et aksjeselskap eller en fler-eier-LLC
• å søke om visse forretningslisenser eller registreringer for delstatsskatt
• å levere inn særavgifts- eller arbeidsgiverskattmeldinger
• å opprette kreditt- eller leverandørkontoer i virksomhetens navn

Selv når en virksomhet ikke strengt tatt er pålagt å ha ett, kan det likevel være praktisk å skaffe et EIN. Det bidrar til å skille virksomhetsaktivitet fra personlig informasjon og gir selskapet en mer etablert administrativ profil.

Hvem trenger et EIN?

IRS krever som hovedregel et EIN for:

• aksjeselskaper
• partnerskap
• LLC-er med flere medlemmer
• virksomheter med ansatte
• virksomheter som leverer inn særavgifts-, arbeidsgiver- eller visse pensjonsplan-skatter
• dødsboer og trusts i mange tilfeller
• ideelle organisasjoner og andre skattefrie organisasjoner

En enkeltpersonforetaker trenger ikke alltid et EIN, men det finnes unntak. Hvis en enkeltpersonforetaker for eksempel ansetter ansatte eller leverer inn bestemte skattemeldinger, kan et EIN være påkrevd. Noen enkeltpersonforetak velger også å skaffe ett for å unngå å bruke et personnummer i forretningstransaksjoner.

Hvis du er usikker på om virksomhetsformen din krever et EIN, er det lurt å gjennomgå enhetstype, delstatskrav og føderale rapporteringskrav før du går videre.

Når du bør søke om et EIN

Det beste tidspunktet å søke er etter at virksomhetsenheten er etablert og før du starter aktiviteter som krever nummeret.

Hvis du etablerer en LLC, et aksjeselskap eller et partnerskap, bør du fullføre den juridiske etableringsprosessen først. IRS forventer at den juridiske enheten eksisterer før EIN-søknaden sendes inn. Å søke for tidlig kan skape forsinkelser hvis enhetsopplysningene ikke samsvarer med delstatens etableringsregistre.

Mange gründere søker så snart de har:

• det eksakte juridiske navnet på enheten
• etableringsdelstaten
• identifikasjonsinformasjonen til den ansvarlige parten
• en forretningsadresse og en postadresse
• en grunnleggende forståelse av hvordan virksomheten vil bli skattlagt

Slik søker du om et EIN

IRS tilbyr flere søknadsmetoder, men den beste metoden avhenger av hvor virksomheten din er lokalisert og hvor raskt du trenger nummeret.

1. Søknad på nett

For søkere med lovlig bosted, hovedforretningssted eller hovedkontor i USA eller amerikanske territorier er IRS sin nettbaserte søknad det raskeste alternativet. Det er foretrukket av mange innenlandske søkere fordi EIN vanligvis kan utstedes umiddelbart.

For å bruke nettbasert søknad må den ansvarlige parten ha et gyldig skattyteridentifikasjonsnummer, for eksempel SSN, EIN eller ITIN.

Denne metoden er ofte den enkleste veien for gründere som vil gå raskt fra etablering til banktjenester, lønnsoppsett og registreringer i delstaten.

2. Søknad via faks

Innsending på faks er et annet alternativ. IRS behandler vanligvis faksede Form SS-4-søknader innen noen få virkedager, selv om tidspunktet kan variere.

Faks kan være nyttig når nettalternativet ikke er tilgjengelig, eller når en gründer foretrekker å sende inn skjemaet manuelt.

3. Søknad per post

Innsending per post er det tregeste alternativet. Det passer best for gründere som ikke trenger EIN umiddelbart og som er komfortable med å vente flere uker på behandling.

Post er vanligvis en reserve-metode, ikke førstevalget for tidskritiske etableringer.

4. Telefonsøknad for internasjonale søkere

Internasjonale søkere kan i noen tilfeller søke per telefon. Innenlandske søkere i USA får vanligvis ikke utstedt EIN via telefon.

Hvis virksomheten din er lokalisert utenfor USA, eller du søker fra utlandet, bør du bekrefte IRS-prosedyren som gjelder akkurat nå før du sender inn, slik at du bruker riktig metode.

Informasjonen du trenger før du leverer Form SS-4

IRS bruker Form SS-4 til å samle inn informasjonen som trengs for et EIN. Før du begynner, bør du samle følgende detaljer:

• det juridiske navnet på enheten, nøyaktig slik det står i etableringsdokumentene
• eventuelt handelsnavn eller DBA, hvis aktuelt
• postadresse
• gateadresse eller virksomhetens hovedlokasjon
• fylket og delstaten der virksomheten er lokalisert
• navn og skattyter-ID til den ansvarlige parten
• enhetstype, som LLC, aksjeselskap, partnerskap, dødsbo eller trust
• årsaken til at du søker
• datoen virksomheten ble startet eller overtatt
• forventet antall ansatte
• type forretningsaktivitet
• informasjon om tjenestene, produktene eller varene virksomheten skal tilby
• tidligere EIN-informasjon, hvis enheten noen gang har hatt ett før

Når du har denne informasjonen klar, blir søknadsprosessen mye smidigere, og risikoen for avslag eller oppfølgingsspørsmål blir mindre.

Forstå den ansvarlige parten

Den ansvarlige parten er personen som i siste instans kontrollerer, leder eller styrer virksomheten eller enheten. I de fleste nye virksomheter er dette eieren, medlemmet eller hovedansvarlig leder.

IRS bruker den ansvarlige parten til å identifisere personen som er knyttet til EIN-søknaden. Denne informasjonen er viktig fordi den knytter virksomhetens skattekonto til en virkelig person og hjelper IRS med å verifisere innsendelsen.

Det er viktig at informasjonen om den ansvarlige parten er korrekt og samsvarer med enhetens etableringsdokumenter og skatteregistre.

Slik klassifiserer du enheten riktig

En vanlig kilde til forsinkelser er å velge feil skattemessig klassifisering i EIN-søknaden.

Her er den generelle rammen:

• LLC-er med én eier behandles ofte som disregarded entities for føderale skatteformål, med mindre de velger en annen skatteklassifisering
• LLC-er med flere eiere behandles vanligvis som partnerskap med mindre de velger selskapsbeskatning
• aksjeselskaper behandles som aksjeselskaper for EIN-formål, inkludert S-selskaper og C-selskaper
• ideelle organisasjoner og skattefrie organisasjoner bør følge gjeldende enhets- og skatteregler for sin struktur

EIN-søknaden ber om opplysninger om enhetstype og skattemessig klassifisering, så du bør forstå hvordan virksomheten din er organisert før du sender inn skjemaet.

Vanlige feil du bør unngå

Selv om EIN-søknaden er enkel, kan små feil forsinke den. Vær oppmerksom på følgende problemer:

• å bruke feil juridisk navn i stedet for navnet som står i delstatens etableringsregistre
• å søke før enheten er juridisk etablert
• å oppgi feil informasjon om ansvarlig part
• å forveksle forretningsadresse med postadresse
• å velge feil enhetsklassifisering
• å sende inn flere søknader for samme enhet
• å glemme å signere der det kreves på en papirinnsending
• å bruke en metode som ikke passer din lokasjon eller dine innsendingsbehov

En av de viktigste reglene er å bruke bare én søknadsmetode for hver enhet. Å sende inn flere søknader kan skape dupliserte EIN-problemer og mer ryddearbeid.

Hvor lang tid tar det å få et EIN?

Behandlingstiden avhenger av hvordan du søker:

• nettbaserte søknader kan utstedes umiddelbart for kvalifiserte søkere i USA
• søknader sendt på faks behandles ofte i løpet av noen få virkedager
• søknader sendt per post kan ta flere uker
• internasjonale telefonsøknader kan være tilgjengelige avhengig av IRS-prosedyrer

Hvis du trenger EIN for en bankkonto, lønnsoppsett eller en tidskritisk innlevering, er nettmetoden vanligvis det beste valget.

Er EIN gratis?

Ja. IRS krever ikke gebyr for å utstede et EIN.

Når det er sagt, selv om selve EIN-nummeret er gratis, kan virksomhetseiere fortsatt betale for relaterte tjenester som etablering av enhet, støtte fra registrert agent, compliance-hjelp eller bistand med å forberede søknaden.

Hva du kan gjøre etter at du har mottatt EIN

Når EIN er utstedt, kan du begynne å bruke det til flere forretningsoppgaver, inkludert:

• å åpne en bedriftsbankkonto
• å søke om bedriftslisenser og tillatelser
• å sette opp lønn og systemer for rapportering av konsulenter og ansatte
• å registrere deg for statlige skattekontoer der det er påkrevd
• å levere inn virksomhetsskattemeldinger
• å etablere leverandør- og kredittforhold i virksomhetens navn

I mange tilfeller er EIN den manglende brikken som lar et nytt selskap gå fra etablering til drift.

Hvordan Zenind kan hjelpe nye virksomhetseiere

For gründere som bygger et selskap i USA, er EIN-steget bare én del av oppstartsprosessen. Zenind hjelper virksomhetseiere med å holde orden gjennom etableringsprosessen og videre, slik at de kan fokusere på å lansere i stedet for å håndtere papirarbeid.

Hvis du etablerer en LLC eller et aksjeselskap, kan Zenind hjelpe deg med å holde etableringsflyten strukturert og klar for de neste stegene, inkludert forberedelse til EIN og relaterte compliance-oppgaver.

Det er viktig fordi EIN bør inngå i en større lanseringsplan som inkluderer delstatsetablering, banktjenester, driftsavtaler og løpende vedlikehold av virksomheten.

Sjekkliste for EIN-søknad

Bruk denne raske sjekklisten før du søker:

• bekreft at enheten allerede er etablert
• verifiser det eksakte juridiske navnet på virksomheten
• identifiser den ansvarlige parten
• bekreft forretningsadressen og postadressen
• fastslå riktig enhetsklassifisering
• samle datoen virksomheten startet
• anslå antall ansatte hvis aktuelt
• forbered en kort beskrivelse av virksomhetens aktivitet
• velg søknadsmetoden som passer tidslinjen din

Ofte stilte spørsmål

Trenger jeg et EIN for å etablere en LLC?

Ikke alltid. Men mange LLC-er trenger ett for banktjenester, skatt eller lønn, og LLC-er med flere eiere trenger som regel ett.

Kan jeg få et EIN samme dag?

Ja, hvis du er kvalifisert til å søke på nett og søknaden din blir godkjent.

Kan jeg bruke EIN-et mitt med en gang?

I mange tilfeller, ja. Virksomheter bruker ofte EIN-et med en gang til bank- og registreringsformål når det er utstedt.

Trenger enkeltpersonforetak et EIN?

Noen gjør det, men ikke alle. Behovet avhenger av ansatte, skattemeldinger og hvordan virksomheten drives.

Kan jeg endre EIN-et mitt senere?

Et EIN følger vanligvis enheten når det først er tildelt. Hvis virksomheten endrer seg på visse større måter, kan du måtte oppdatere IRS-registrene i stedet for å be om et nytt nummer.

Avsluttende tanker

Å skaffe et EIN er et av de viktigste tidlige stegene når du starter en virksomhet i USA. Det hjelper deg med å etablere selskapet for føderale skatteformål, åpne finansielle kontoer og fullføre viktige administrative oppgaver etter etablering.

Prosessen er enkel når du forbereder riktig informasjon på forhånd og velger innsendingsmetoden som passer tidslinjen din. For mange nye gründere er den ryddigste veien å etablere enheten først og deretter søke om EIN rett etterpå.

Hvis du starter et nytt selskap og ønsker en mer strukturert etableringsprosess, kan Zenind hjelpe deg med å holde deg på sporet fra enhetsoppsett til neste steg i oppstarten.