Πώς να αποκτήσετε EIN για την επιχείρησή σας: Ένας οδηγός βήμα προς βήμα για νέες εταιρείες στις ΗΠΑ

Αν ξεκινάτε μια επιχείρηση στις Ηνωμένες Πολιτείες, ένα από τα πρώτα διοικητικά βήματα που πιθανότατα θα χρειαστεί να ολοκληρώσετε είναι η απόκτηση ενός Employer Identification Number, ή EIN. Το EIN είναι ο ομοσπονδιακός φορολογικός αριθμός που χρησιμοποιεί το IRS για να ταυτοποιεί μια επιχειρηματική οντότητα για φορολογική αναφορά και άλλους επίσημους σκοπούς.

Για πολλούς ιδρυτές, το EIN είναι κάτι περισσότερο από μια τυπική διαδικασία. Συχνά απαιτείται για το άνοιγμα επιχειρηματικού τραπεζικού λογαριασμού, την πρόσληψη εργαζομένων, την υποβολή ορισμένων φορολογικών δηλώσεων και την ολοκλήρωση κρατικών ή τραπεζικών απαιτήσεων. Αν δημιουργείτε μια νέα LLC ή εταιρεία, η έγκαιρη απόκτηση αυτού του αριθμού μπορεί να σας βοηθήσει να περάσετε από τα έγγραφα σύστασης στην πραγματική λειτουργία χωρίς καθυστερήσεις.

Αυτός ο οδηγός εξηγεί τι είναι το EIN, ποιος το χρειάζεται, πώς να κάνετε αίτηση, ποια στοιχεία να προετοιμάσετε και ποια λάθη να αποφύγετε.

Τι είναι το EIN;

Το EIN είναι ένας εννιαψήφιος ομοσπονδιακός αριθμός φορολογικής ταυτοποίησης που εκδίδεται από το IRS. Μπορείτε να το θεωρήσετε ως το επιχειρηματικό αντίστοιχο ενός αριθμού Social Security, αλλά χρησιμοποιείται για την ίδια την επιχείρηση και όχι για ένα φυσικό πρόσωπο.

Το IRS χρησιμοποιεί το EIN για να παρακολουθεί φορολογικούς λογαριασμούς επιχειρήσεων και υποχρεώσεις υποβολής δηλώσεων. Επιχειρήσεις, κληρονομιές, καταπιστεύματα και ορισμένες άλλες οντότητες μπορεί να χρειάζονται ένα, ανάλογα με τον τρόπο οργάνωσής τους και τις δραστηριότητες που ασκούν.

Γιατί οι επιχειρήσεις χρειάζονται EIN

Πολλοί νέοι επιχειρηματίες χρειάζονται EIN νωρίτερα απ’ όσο περιμένουν. Συνήθεις λόγοι περιλαμβάνουν:

• άνοιγμα επιχειρηματικού τραπεζικού λογαριασμού
• πρόσληψη εργαζομένων
• υποβολή φόρων μισθοδοσίας
• σύσταση partnership, corporation ή multi-member LLC
• αίτηση για ορισμένες επαγγελματικές άδειες ή κρατικές φορολογικές εγγραφές
• υποβολή δηλώσεων ειδικών φόρων κατανάλωσης ή φόρων απασχόλησης
• δημιουργία πιστωτικών ή προμηθευτικών λογαριασμών στο όνομα της επιχείρησης

Ακόμη και όταν μια επιχείρηση δεν υποχρεούται αυστηρά να έχει EIN, η απόκτησή του μπορεί να είναι πρακτική επιλογή. Βοηθά να διαχωρίζεται η επιχειρηματική δραστηριότητα από τα προσωπικά στοιχεία και δίνει στην εταιρεία ένα πιο οργανωμένο διοικητικό προφίλ.

Ποιος χρειάζεται EIN;

Το IRS γενικά απαιτεί EIN για:

• corporations
• partnerships
• LLCs με περισσότερα από ένα μέλη
• επιχειρήσεις με εργαζομένους
• επιχειρήσεις που υποβάλλουν φόρους ειδικών κατηγοριών, φόρους απασχόλησης ή ορισμένους φόρους συνταξιοδοτικών προγραμμάτων
• κληρονομιές και καταπιστεύματα σε πολλές περιπτώσεις
• μη κερδοσκοπικούς οργανισμούς και άλλες φοροαπαλλασσόμενες οντότητες

Ένας sole proprietor μπορεί να μη χρειάζεται πάντα EIN, αλλά υπάρχουν εξαιρέσεις. Για παράδειγμα, αν ένας sole proprietor προσλάβει εργαζομένους ή υποβάλει ορισμένες φορολογικές δηλώσεις, μπορεί να απαιτείται EIN. Ορισμένοι sole proprietors επιλέγουν επίσης να αποκτήσουν EIN ώστε να αποφεύγουν τη χρήση του Social Security number τους για επιχειρηματικές συναλλαγές.

Αν δεν είστε βέβαιοι αν η επιχειρηματική σας δομή απαιτεί EIN, είναι σοφό να εξετάσετε τον τύπο της οντότητάς σας, τις κρατικές υποχρεώσεις και τις ομοσπονδιακές απαιτήσεις υποβολής πριν προχωρήσετε.

Πότε να κάνετε αίτηση για EIN

Η καλύτερη στιγμή για αίτηση είναι αφού έχει συσταθεί η επιχειρηματική σας οντότητα και πριν ξεκινήσετε δραστηριότητες που απαιτούν τον αριθμό.

Αν δημιουργείτε LLC, corporation ή partnership, ολοκληρώστε πρώτα τη νομική διαδικασία σύστασης. Το IRS αναμένει να υπάρχει ήδη η νομική οντότητα πριν κατατεθεί η αίτηση για EIN. Η πρόωρη υποβολή μπορεί να προκαλέσει καθυστερήσεις αν τα στοιχεία της οντότητας δεν συμφωνούν με τα κρατικά αρχεία σύστασης.

Πολλοί ιδρυτές κάνουν αίτηση μόλις έχουν:

• την ακριβή νομική επωνυμία της οντότητας
• την πολιτεία σύστασης
• τα στοιχεία ταυτοποίησης του υπεύθυνου προσώπου
• επιχειρηματική διεύθυνση και ταχυδρομική διεύθυνση
• μια βασική εικόνα για το πώς θα φορολογείται η επιχείρηση

Πώς να κάνετε αίτηση για EIN

Το IRS προσφέρει αρκετές μεθόδους αίτησης, αλλά η καλύτερη επιλογή εξαρτάται από το πού βρίσκεται η επιχείρησή σας και από το πόσο γρήγορα χρειάζεστε τον αριθμό.

1. Ηλεκτρονική αίτηση

Για αιτούντες με νόμιμη κατοικία, κύριο τόπο δραστηριότητας ή κύριο γραφείο στις Ηνωμένες Πολιτείες ή σε αμερικανικά εδάφη, η ηλεκτρονική αίτηση του IRS είναι η ταχύτερη επιλογή. Είναι η προτιμώμενη μέθοδος για πολλούς εγχώριους αιτούντες, επειδή το EIN συνήθως εκδίδεται αμέσως.

Για να χρησιμοποιηθεί η ηλεκτρονική αίτηση, το υπεύθυνο πρόσωπο πρέπει να διαθέτει έγκυρο taxpayer identification number, όπως SSN, EIN ή ITIN.

Αυτή η μέθοδος είναι συχνά η απλούστερη για ιδρυτές που θέλουν να περάσουν γρήγορα από τη σύσταση στη δημιουργία τραπεζικών σχέσεων, στη ρύθμιση μισθοδοσίας και στις κρατικές εγγραφές.

2. Αίτηση με φαξ

Η υποβολή με φαξ είναι μια ακόμη επιλογή. Το IRS συνήθως επεξεργάζεται τις αιτήσεις SS-4 που έχουν σταλεί με φαξ μέσα σε λίγες εργάσιμες ημέρες, αν και ο χρόνος μπορεί να διαφέρει.

Οι αιτήσεις με φαξ μπορεί να είναι χρήσιμες όταν η ηλεκτρονική επιλογή δεν είναι διαθέσιμη ή όταν ο ιδρυτής προτιμά να υποβάλει τη φόρμα χειροκίνητα.

3. Αίτηση ταχυδρομικά

Η υποβολή με ταχυδρομείο είναι η πιο αργή επιλογή. Είναι η καλύτερη λύση για ιδρυτές που δεν χρειάζονται άμεσα το EIN και είναι άνετοι να περιμένουν αρκετές εβδομάδες για την επεξεργασία.

Το ταχυδρομείο συνήθως αποτελεί εναλλακτική μέθοδο και όχι την πρώτη επιλογή για συστάσεις που απαιτούν χρόνο.

4. Τηλεφωνική αίτηση για διεθνείς αιτούντες

Οι διεθνείς αιτούντες μπορεί να μπορούν να κάνουν αίτηση τηλεφωνικά. Οι εγχώριοι αιτούντες στις Ηνωμένες Πολιτείες γενικά δεν λαμβάνουν EIN τηλεφωνικά.

Αν η επιχείρησή σας βρίσκεται εκτός ΗΠΑ ή κάνετε αίτηση από το εξωτερικό, επιβεβαιώστε την τρέχουσα διαδικασία του IRS πριν υποβάλετε αίτηση, ώστε να χρησιμοποιήσετε τη σωστή μέθοδο.

Πληροφορίες που χρειάζεστε πριν υποβάλετε τη φόρμα SS-4

Το IRS χρησιμοποιεί τη φόρμα SS-4 για να συλλέξει τις πληροφορίες που απαιτούνται για ένα EIN. Πριν ξεκινήσετε, συγκεντρώστε τα ακόλουθα στοιχεία:

• νομική επωνυμία της οντότητας ακριβώς όπως εμφανίζεται στα έγγραφα σύστασης
• οποιαδήποτε εμπορική επωνυμία ή DBA, αν ισχύει
• ταχυδρομική διεύθυνση
• διεύθυνση έδρας ή κύριας επιχειρηματικής εγκατάστασης
• κομητεία και πολιτεία όπου βρίσκεται η επιχείρηση
• όνομα και taxpayer ID του υπεύθυνου προσώπου
• τύπος οντότητας, όπως LLC, corporation, partnership, estate ή trust
• λόγος για την αίτηση
• ημερομηνία που ξεκίνησε ή αποκτήθηκε η επιχείρηση
• αναμενόμενος αριθμός εργαζομένων
• είδος επιχειρηματικής δραστηριότητας
• πληροφορίες για τις υπηρεσίες, τα προϊόντα ή τα αγαθά που θα παρέχει η επιχείρηση
• προηγούμενο EIN, αν η οντότητα είχε ποτέ ένα στο παρελθόν

Η προετοιμασία αυτών των πληροφοριών κάνει τη διαδικασία πολύ πιο ομαλή και μειώνει την πιθανότητα απόρριψης ή πρόσθετων ερωτήσεων.

Κατανόηση του υπεύθυνου προσώπου

Το υπεύθυνο πρόσωπο είναι το άτομο που τελικά ελέγχει, διαχειρίζεται ή κατευθύνει την επιχείρηση ή την οντότητα. Στις περισσότερες νέες επιχειρήσεις, αυτό είναι ο ιδιοκτήτης, το μέλος ή ο βασικός αξιωματούχος.

Το IRS χρησιμοποιεί το υπεύθυνο πρόσωπο για να ταυτοποιήσει το άτομο που συνδέεται με την αίτηση EIN. Αυτή η πληροφορία έχει σημασία γιατί συνδέει τον φορολογικό λογαριασμό της επιχείρησης με ένα πραγματικό πρόσωπο και βοηθά το IRS να επαληθεύσει την υποβολή.

Είναι σημαντικό τα στοιχεία του υπεύθυνου προσώπου να είναι ακριβή και συνεπή με τα έγγραφα σύστασης και τα φορολογικά αρχεία της οντότητας.

Πώς να ταξινομήσετε σωστά την οντότητά σας

Μια συχνή αιτία καθυστερήσεων είναι η επιλογή λανθασμένης φορολογικής ταξινόμησης στην αίτηση EIN.

Ακολουθεί το γενικό πλαίσιο:

• οι single-member LLCs συχνά αντιμετωπίζονται ως disregarded entities για ομοσπονδιακούς φορολογικούς σκοπούς, εκτός αν επιλέξουν διαφορετική φορολογική κατάσταση
• οι multi-member LLCs γενικά αντιμετωπίζονται ως partnerships, εκτός αν επιλέξουν φορολόγηση ως corporations
• οι corporations αντιμετωπίζονται ως corporations για σκοπούς EIN, συμπεριλαμβανομένων των S corporations και C corporations
• οι μη κερδοσκοπικοί και φοροαπαλλασσόμενοι οργανισμοί θα πρέπει να ακολουθούν τους ισχύοντες κανόνες οντότητας και φορολογίας για τη δομή τους

Η αίτηση EIN ζητά στοιχεία για τον τύπο της οντότητας και τη φορολογική ταξινόμηση, επομένως πρέπει να γνωρίζετε πώς είναι οργανωμένη η επιχείρησή σας πριν υποβάλετε τη φόρμα.

Συνήθη λάθη που πρέπει να αποφύγετε

Αν και η αίτηση EIN είναι απλή, μικρά λάθη μπορούν να την καθυστερήσουν. Προσέξτε τα ακόλουθα ζητήματα:

• χρήση λανθασμένης νομικής επωνυμίας αντί για την επωνυμία που αναγράφεται στα κρατικά αρχεία σύστασης
• αίτηση πριν η οντότητα έχει συσταθεί νομικά
• λανθασμένα στοιχεία υπεύθυνου προσώπου
• σύγχυση μεταξύ επιχειρηματικής διεύθυνσης και ταχυδρομικής διεύθυνσης
• επιλογή λανθασμένης ταξινόμησης οντότητας
• επανυποβολή πολλαπλών αιτήσεων για την ίδια οντότητα
• παράλειψη υπογραφής όπου απαιτείται σε έντυπη υποβολή
• χρήση μεθόδου που δεν ταιριάζει με την τοποθεσία ή τις ανάγκες υποβολής σας

Ένας από τους σημαντικότερους κανόνες είναι να χρησιμοποιείτε μόνο μία μέθοδο αίτησης για κάθε οντότητα. Η υποβολή πολλαπλών αιτήσεων μπορεί να δημιουργήσει διπλές εγγραφές EIN και επιπλέον διορθωτική εργασία.

Πόσος χρόνος χρειάζεται για να λάβετε EIN;

Ο χρόνος επεξεργασίας εξαρτάται από τον τρόπο υποβολής:

• οι ηλεκτρονικές αιτήσεις μπορούν να εκδοθούν άμεσα για επιλέξιμους αιτούντες στις ΗΠΑ
• οι αιτήσεις με φαξ συχνά επεξεργάζονται σε λίγες εργάσιμες ημέρες
• οι ταχυδρομικές αιτήσεις μπορεί να χρειαστούν αρκετές εβδομάδες
• οι διεθνείς τηλεφωνικές αιτήσεις μπορεί να είναι διαθέσιμες ανάλογα με τις διαδικασίες του IRS

Αν χρειάζεστε το EIN για τραπεζικό λογαριασμό, ρύθμιση μισθοδοσίας ή μια υποβολή με αυστηρή προθεσμία, η ηλεκτρονική μέθοδος είναι συνήθως η καλύτερη επιλογή.

Το EIN έχει κόστος;

Όχι. Το IRS δεν χρεώνει τέλος υποβολής για ένα EIN.

Ωστόσο, παρότι το ίδιο το EIN είναι δωρεάν, οι επιχειρηματίες μπορεί να πληρώσουν για σχετικές υπηρεσίες, όπως σύσταση οντότητας, υποστήριξη registered agent, βοήθεια συμμόρφωσης ή βοήθεια στη συμπλήρωση της αίτησης.

Τι μπορείτε να κάνετε αφού λάβετε το EIN

Μόλις εκδοθεί το EIN σας, μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε για αρκετές επιχειρηματικές ενέργειες, όπως:

• άνοιγμα επιχειρηματικού τραπεζικού λογαριασμού
• αίτηση για άδειες και εγκρίσεις λειτουργίας
• ρύθμιση μισθοδοσίας και συστημάτων αναφοράς για contractors
• εγγραφή σε κρατικούς φορολογικούς λογαριασμούς όπου απαιτείται
• υποβολή φορολογικών δηλώσεων επιχείρησης
• δημιουργία σχέσεων με προμηθευτές και πιστωτές στο όνομα της επιχείρησης

Σε πολλές περιπτώσεις, το EIN είναι το κομμάτι που λείπει και επιτρέπει σε μια νέα εταιρεία να περάσει από τη σύσταση στη λειτουργία.

Πώς μπορεί να βοηθήσει η Zenind τους νέους επιχειρηματίες

Για τους ιδρυτές που χτίζουν μια εταιρεία στις ΗΠΑ, το βήμα του EIN είναι μόνο ένα μέρος της διαδικασίας εκκίνησης. Η Zenind βοηθά τους επιχειρηματίες να παραμένουν οργανωμένοι σε όλη τη διαδρομή της σύστασης και μετά, ώστε να επικεντρώνονται στη δημιουργία της επιχείρησής τους αντί να διαχειρίζονται χαρτοδουλειά.

Αν δημιουργείτε LLC ή corporation, η Zenind μπορεί να σας βοηθήσει να διατηρήσετε τη ροή εργασιών σύστασης οργανωμένη και έτοιμη για τα επόμενα βήματα, συμπεριλαμβανομένης της προετοιμασίας για EIN και σχετικών εργασιών συμμόρφωσης.

Αυτό έχει σημασία επειδή το EIN πρέπει να εντάσσεται σε ένα ευρύτερο σχέδιο εκκίνησης που περιλαμβάνει κρατική σύσταση, τραπεζικές διαδικασίες, operating agreements και συνεχή διαχείριση της επιχείρησης.

Checklist αίτησης EIN

Χρησιμοποιήστε αυτή τη σύντομη λίστα πριν κάνετε αίτηση:

• επιβεβαιώστε ότι η οντότητα έχει ήδη συσταθεί
• επαληθεύστε την ακριβή νομική επωνυμία της επιχείρησης
• προσδιορίστε το υπεύθυνο πρόσωπο
• επιβεβαιώστε τη διεύθυνση της επιχείρησης και την ταχυδρομική διεύθυνση
• καθορίστε τη σωστή ταξινόμηση της οντότητας
• συγκεντρώστε την ημερομηνία έναρξης της επιχείρησης
• υπολογίστε τους εργαζομένους, αν ισχύει
• ετοιμάστε μια σύντομη περιγραφή της επιχειρηματικής δραστηριότητας
• επιλέξτε τη μέθοδο αίτησης που ταιριάζει στο χρονοδιάγραμμά σας

Συχνές ερωτήσεις

Χρειάζομαι EIN για να συστήσω LLC;

Όχι πάντα. Όμως πολλές LLC χρειάζονται EIN για τραπεζικούς, φορολογικούς ή μισθοδοτικούς λόγους, και οι multi-member LLCs γενικά το χρειάζονται.

Μπορώ να αποκτήσω EIN την ίδια μέρα;

Ναι, εφόσον είστε επιλέξιμοι για ηλεκτρονική αίτηση και η αίτησή σας γίνει αποδεκτή.

Μπορώ να χρησιμοποιήσω το EIN μου αμέσως;

Σε πολλές περιπτώσεις, ναι. Οι επιχειρήσεις συχνά χρησιμοποιούν το EIN αμέσως για τραπεζικές και εγγραφικές διαδικασίες μόλις εκδοθεί.

Χρειάζονται οι sole proprietors EIN;

Κάποιοι ναι, αλλά όχι όλοι. Η ανάγκη εξαρτάται από εργαζομένους, φορολογικές δηλώσεις και τον τρόπο λειτουργίας της επιχείρησης.

Μπορώ να αλλάξω το EIN μου αργότερα;

Το EIN γενικά παραμένει με την οντότητα αφού αποδοθεί. Αν η επιχείρησή σας αλλάξει με ορισμένους σημαντικούς τρόπους, μπορεί να χρειαστεί να ενημερώσετε τα αρχεία του IRS αντί να ζητήσετε νέο αριθμό.

Τελικές σκέψεις

Η απόκτηση EIN είναι ένα από τα σημαντικότερα πρώτα βήματα για την έναρξη μιας επιχείρησης στις ΗΠΑ. Σας βοηθά να καθιερώσετε την εταιρεία για ομοσπονδιακούς φορολογικούς σκοπούς, να ανοίξετε χρηματοοικονομικούς λογαριασμούς και να ολοκληρώσετε βασικές διοικητικές εργασίες μετά τη σύσταση.

Η διαδικασία είναι απλή όταν προετοιμάζετε εκ των προτέρων τα σωστά στοιχεία και επιλέγετε τη μέθοδο υποβολής που ταιριάζει στο χρονοδιάγραμμά σας. Για πολλούς νέους ιδρυτές, ο καθαρότερος δρόμος είναι να συστήσουν πρώτα την οντότητα και στη συνέχεια να κάνουν αίτηση για το EIN αμέσως μετά.

Αν ξεκινάτε μια νέα εταιρεία και θέλετε μια πιο οργανωμένη ροή εργασιών σύστασης, η Zenind μπορεί να σας βοηθήσει να παραμείνετε σε σωστή πορεία από τη δημιουργία της οντότητας έως τα επόμενα βήματα της επιχειρηματικής εκκίνησης.