Como Obter um EIN para a Sua Empresa: Guia Passo a Passo para Novas Empresas nos EUA

Se está a iniciar um negócio nos Estados Unidos, uma das primeiras etapas administrativas que provavelmente terá de tratar é obter um Employer Identification Number, ou EIN. Um EIN é o número de identificação fiscal federal usado pelo IRS para identificar uma entidade empresarial para efeitos de reporte fiscal e outros fins oficiais.

Para muitos fundadores, o EIN é mais do que uma formalidade. É frequentemente necessário para abrir uma conta bancária empresarial, contratar funcionários, apresentar determinados formulários fiscais e cumprir requisitos estaduais ou de instituições financeiras. Se estiver a constituir uma nova LLC ou sociedade anónima, obter este número cedo pode ajudá-lo a passar da documentação de constituição para operações reais sem atrasos.

Este guia explica o que é um EIN, quem precisa de um, como o solicitar, que informações preparar e que erros evitar.

O Que É um EIN?

Um EIN é um número de identificação fiscal federal de nove dígitos atribuído pelo IRS. Pode pensar nele como o equivalente empresarial de um número da Segurança Social, mas é utilizado para a própria empresa e não para um indivíduo.

O IRS utiliza o EIN para acompanhar contas fiscais empresariais e obrigações de declaração. Empresas, espólios, trusts e certas outras entidades podem precisar de um, dependendo de como estão organizadas e das atividades que realizam.

Porque é Que as Empresas Precisam de um EIN

Muitos novos empresários precisam de um EIN mais cedo do que esperam. As razões comuns incluem:

• abrir uma conta bancária empresarial
• contratar funcionários
• apresentar impostos sobre salários
• constituir uma parceria, sociedade anónima ou LLC com vários membros
• solicitar determinadas licenças empresariais ou registos fiscais estaduais
• apresentar declarações de imposto sobre consumo ou impostos laborais
• estabelecer crédito ou contas de fornecedores em nome da empresa

Mesmo quando uma empresa não é estritamente obrigada a ter um, obter um EIN pode continuar a ser prático. Ajuda a separar a atividade empresarial da informação pessoal e dá à empresa um perfil administrativo mais consolidado.

Quem Precisa de um EIN?

O IRS geralmente exige um EIN para:

• sociedades anónimas
• parcerias
• LLCs com vários membros
• empresas com funcionários
• empresas que apresentem impostos sobre consumo, impostos laborais ou determinados impostos sobre planos de reforma
• espólios e trusts em muitos casos
• organizações sem fins lucrativos e outras entidades isentas de impostos

Um empresário em nome individual nem sempre precisa de um EIN, mas existem exceções. Por exemplo, se um empresário em nome individual contratar funcionários ou apresentar determinadas declarações fiscais, o EIN pode ser obrigatório. Alguns empresários em nome individual também optam por obter um para evitar usar o número da Segurança Social em transações empresariais.

Se não tiver a certeza de que a estrutura da sua empresa exige um EIN, é prudente rever o tipo de entidade, as obrigações estaduais e os requisitos federais de declaração antes de avançar.

Quando Deve Solicitar um EIN

O melhor momento para solicitar é depois de a sua entidade empresarial ter sido constituída e antes de iniciar atividades que exijam o número.

Se estiver a constituir uma LLC, sociedade anónima ou parceria, conclua primeiro o processo legal de constituição. O IRS espera que a entidade legal já exista antes de a candidatura ao EIN ser apresentada. Solicitar demasiado cedo pode causar atrasos se os dados da entidade não coincidirem com os registos de constituição do estado.

Muitos fundadores apresentam a candidatura assim que têm:

• o nome legal exato da entidade
• o estado de constituição
• a informação de identificação da parte responsável
• uma morada empresarial e uma morada postal
• uma compreensão básica de como a empresa será tributada

Como Solicitar um EIN

O IRS disponibiliza vários métodos de candidatura, mas o melhor método depende de onde a sua empresa está localizada e da rapidez com que precisa do número.

1. Candidatura Online

Para candidatos com residência legal, local principal de atividade ou escritório principal nos Estados Unidos ou territórios dos EUA, a candidatura online do IRS é a opção mais rápida. É o método preferido por muitos candidatos domésticos porque o EIN pode, normalmente, ser emitido de imediato.

Para utilizar a candidatura online, a parte responsável deve ter um número de identificação fiscal válido, como SSN, EIN ou ITIN.

Este método é frequentemente o mais simples para fundadores que querem avançar rapidamente da constituição para a banca, configuração da folha salarial e registos estaduais.

2. Candidatura por Fax

A entrega por fax é outra opção. O IRS geralmente processa formulários SS-4 enviados por fax dentro de alguns dias úteis, embora o prazo possa variar.

As candidaturas por fax podem ser úteis quando a opção online não está disponível ou quando o fundador prefere submeter o formulário manualmente.

3. Candidatura por Correio

A entrega por correio é a opção mais lenta. É mais indicada para fundadores que não precisam do EIN imediatamente e estão confortáveis em esperar várias semanas pelo processamento.

O correio é normalmente um método de recurso, em vez da primeira escolha para constituições sensíveis ao tempo.

4. Candidatura Telefónica para Candidatos Internacionais

Candidatos internacionais podem poder solicitar por telefone. Em geral, os candidatos nos Estados Unidos não recebem EINs por telefone.

Se a sua empresa estiver localizada fora dos EUA ou se estiver a candidatar-se a partir do estrangeiro, confirme o procedimento atual do IRS antes de apresentar a candidatura, para usar o método correto.

Informação de Que Precisa Antes de Preencher o Formulário SS-4

O IRS utiliza o Formulário SS-4 para recolher a informação necessária para um EIN. Antes de começar, reúna os seguintes dados:

• nome legal da entidade exatamente como aparece nos documentos de constituição
• qualquer nome comercial ou DBA, se aplicável
• morada postal
• morada física ou localização principal da empresa
• condado e estado onde a empresa está localizada
• nome e número de identificação fiscal da parte responsável
• tipo de entidade, como LLC, sociedade anónima, parceria, espólio ou trust
• motivo do pedido
• data em que a empresa foi iniciada ou adquirida
• número esperado de funcionários
• tipo de atividade empresarial
• informação sobre os serviços, produtos ou bens que a empresa irá fornecer
• informação sobre EIN anterior, se a entidade já tiver tido um anteriormente

Ter esta informação pronta torna o processo de candidatura muito mais simples e reduz a probabilidade de rejeição ou de pedidos de esclarecimento.

Compreender a Parte Responsável

A parte responsável é o indivíduo que, em última instância, controla, gere ou dirige a empresa ou entidade. Na maioria das novas empresas, trata-se do proprietário, membro ou principal dirigente.

O IRS utiliza a parte responsável para identificar a pessoa associada ao pedido de EIN. Esta informação é importante porque liga a conta fiscal empresarial a uma pessoa real e ajuda o IRS a verificar a candidatura.

É importante que a informação da parte responsável seja correta e consistente com os documentos de constituição da entidade e com os registos fiscais.

Como Classificar Corretamente a Sua Entidade

Uma causa comum de atrasos é escolher a classificação fiscal errada no pedido de EIN.

Aqui está o quadro geral:

• LLCs de um único membro são frequentemente tratadas como entidades disregarded para efeitos fiscais federais, a menos que optem por um estatuto fiscal diferente
• LLCs com vários membros são geralmente tratadas como parcerias, a menos que optem por tributação como sociedade anónima
• sociedades anónimas são tratadas como sociedades anónimas para efeitos de EIN, incluindo S corporations e C corporations
• organizações sem fins lucrativos e entidades isentas de impostos devem seguir as regras de entidade e fiscais aplicáveis à sua estrutura

O pedido de EIN solicita detalhes sobre o tipo de entidade e a classificação fiscal, por isso deve compreender como a sua empresa está organizada antes de enviar o formulário.

Erros Comuns a Evitar

Embora o pedido de EIN seja simples, pequenos erros podem atrasá-lo. Tenha atenção aos seguintes problemas:

• usar o nome legal errado em vez do nome que consta nos registos de constituição do estado
• pedir o EIN antes de a entidade estar legalmente constituída
• introduzir informação errada sobre a parte responsável
• confundir a morada da empresa com a morada postal
• selecionar a classificação de entidade errada
• apresentar vários pedidos para a mesma entidade
• esquecer-se de assinar onde for necessário numa submissão em papel
• usar um método que não corresponde à sua localização ou às suas necessidades de candidatura

Uma das regras mais importantes é usar apenas um método de candidatura por entidade. Submeter vários pedidos pode criar problemas de EIN duplicado e trabalho adicional de correção.

Quanto Tempo Demora a Obter um EIN?

O tempo de processamento depende da forma como apresenta o pedido:

• candidaturas online podem ser emitidas de imediato para candidatos elegíveis dos EUA
• candidaturas por fax são muitas vezes processadas em alguns dias úteis
• candidaturas por correio podem demorar várias semanas
• candidaturas telefónicas internacionais podem estar disponíveis consoante os procedimentos do IRS

Se precisar do EIN para uma conta bancária, configuração da folha salarial ou uma submissão sensível ao tempo, o método online é normalmente a melhor escolha.

O EIN é Gratuito?

Sim. O IRS não cobra qualquer taxa de apresentação para um EIN.

Dito isto, embora o EIN em si seja gratuito, os empresários podem ainda pagar por serviços relacionados, como constituição da entidade, apoio de agente registado, assistência de conformidade ou ajuda no preenchimento do pedido.

O Que Pode Fazer Depois de Receber o EIN

Assim que o seu EIN for emitido, pode começar a utilizá-lo para várias tarefas empresariais, incluindo:

• abrir uma conta bancária empresarial
• solicitar licenças e autorizações empresariais
• configurar sistemas de folha salarial e de reporte de prestadores independentes
• registar contas fiscais estaduais quando exigido
• apresentar declarações fiscais empresariais
• estabelecer relações com fornecedores e crédito em nome da empresa

Em muitos casos, o EIN é a peça em falta que permite a uma nova empresa passar da constituição para a operação.

Como a Zenind Pode Ajudar os Novos Empresários

Para fundadores que estão a construir uma empresa nos EUA, a etapa do EIN é apenas uma parte do processo de arranque. A Zenind ajuda os empresários a manterem-se organizados ao longo do percurso de constituição e depois disso, para que se possam concentrar no lançamento em vez de gerir papelada.

Se estiver a constituir uma LLC ou sociedade anónima, a Zenind pode ajudá-lo a manter o fluxo de trabalho de constituição estruturado e preparado para os passos seguintes, incluindo a preparação do EIN e tarefas de conformidade relacionadas.

Isto é importante porque o EIN deve enquadrar-se num plano de lançamento mais amplo que inclua a constituição estadual, a banca, os acordos operacionais e a manutenção contínua da empresa.

Lista de Verificação para o Pedido de EIN

Use esta lista rápida antes de se candidatar:

• confirme que a entidade já está constituída
• verifique o nome legal exato da empresa
• identifique a parte responsável
• confirme a morada da empresa e a morada postal
• determine a classificação correta da entidade
• reúna a data em que a empresa დაიწყო foi iniciada
• estime o número de funcionários, se aplicável
• prepare uma breve descrição da atividade empresarial
• escolha o método de candidatura que se adequa ao seu prazo

Perguntas Frequentes

Preciso de um EIN para constituir uma LLC?

Nem sempre. Mas muitas LLCs precisam de um para efeitos bancários, fiscais ou de folha salarial, e as LLCs com vários membros geralmente precisam de um.

Posso obter um EIN no próprio dia?

Sim, se for elegível para se candidatar online e o seu pedido for aceite.

Posso usar o meu EIN imediatamente?

Em muitos casos, sim. As empresas utilizam frequentemente o EIN logo após a emissão para fins bancários e de registo.

Os empresários em nome individual precisam de um EIN?

Alguns precisam, mas não todos. A necessidade depende dos funcionários, das declarações fiscais e da forma como a empresa opera.

Posso alterar o meu EIN mais tarde?

Um EIN geralmente mantém-se associado à entidade depois de atribuído. Se a sua empresa sofrer certas alterações significativas, poderá precisar de atualizar os registos do IRS em vez de pedir um novo número.

Considerações Finais

Obter um EIN é uma das etapas iniciais mais importantes no lançamento de uma empresa nos EUA. Ajuda-o a estabelecer a empresa para efeitos fiscais federais, a abrir contas financeiras e a concluir tarefas administrativas essenciais após a constituição.

O processo é simples quando prepara a informação certa com antecedência e escolhe o método de candidatura que se adequa ao seu prazo. Para muitos novos fundadores, constituir a entidade primeiro e depois pedir o EIN logo a seguir é o caminho mais limpo.

Se está a iniciar uma nova empresa e quer um fluxo de trabalho de constituição mais organizado, a Zenind pode ajudá-lo a manter o rumo desde a criação da entidade até aos passos seguintes do lançamento do negócio.