Công ty không phát hành cổ phiếu vs. tổ chức phi lợi nhuận: Sự khác biệt có ý nghĩa gì đối với việc thành lập và miễn thuế

Nhiều nhà sáng lập cho rằng một công ty không phát hành cổ phiếu thì tự động là tổ chức phi lợi nhuận. Điều đó không đúng. Công ty không phát hành cổ phiếu và tổ chức phi lợi nhuận có liên quan với nhau, nhưng không phải là một.

Nếu bạn đang lên kế hoạch thành lập một tổ chức từ thiện, giáo dục, tôn giáo hoặc hướng đến cộng đồng, việc hiểu rõ sự khác biệt này là rất quan trọng. Lựa chọn của bạn ảnh hưởng đến cách thành lập pháp nhân, cách quản trị, việc nhà tài trợ có thể khấu trừ thuế hay không, và những hồ sơ nào bạn phải nộp cho IRS và tiểu bang.

Hướng dẫn này giải thích sự khác biệt giữa công ty không phát hành cổ phiếu và tổ chức phi lợi nhuận, cách thức miễn thuế ở cấp liên bang hoạt động, và các bước thường liên quan đến việc thành lập một công ty phi lợi nhuận tại Hoa Kỳ.

Công ty không phát hành cổ phiếu là gì?

Công ty không phát hành cổ phiếu là một công ty không phát hành cổ phần cho chủ sở hữu hoặc cổ đông. Thay vì cổ đông, tổ chức này thường được quản trị bởi hội đồng quản trị và có thể có thành viên tùy theo luật của tiểu bang và điều lệ của tổ chức.

Mô hình không phát hành cổ phiếu thường được dùng cho:

• Tổ chức từ thiện
• Tổ chức tôn giáo
• Cơ sở giáo dục
• Hiệp hội thương mại
• Hiệp hội nghề nghiệp
• Nhóm công dân và cộng đồng

Điểm mấu chốt là “không phát hành cổ phiếu” mô tả cấu trúc doanh nghiệp. Tự nó, điều đó không quyết định tình trạng thuế. Một công ty không phát hành cổ phiếu vẫn có thể phải nộp đơn xin miễn thuế liên bang và đáp ứng các yêu cầu phi lợi nhuận ở cấp tiểu bang.

Tổ chức phi lợi nhuận là gì?

Tổ chức phi lợi nhuận là tổ chức được thành lập nhằm phục vụ một mục đích vì lợi ích công cộng hoặc lợi ích chung, thay vì phân phối lợi nhuận cho chủ sở hữu hoặc cổ đông.

Tổ chức phi lợi nhuận thường không hoạt động vì lợi ích tư nhân. Mọi khoản dư thừa doanh thu thường được tái đầu tư vào sứ mệnh, chương trình và hoạt động của tổ chức.

Một tổ chức phi lợi nhuận có thể được tổ chức dưới nhiều hình thức pháp lý khác nhau tùy theo tiểu bang và mục đích, nhưng nhiều tổ chức được thành lập dưới dạng công ty không phát hành cổ phiếu. Ngay cả như vậy, việc thành lập công ty thôi vẫn chưa làm tổ chức đó trở thành miễn thuế.

Vì sao hai thuật ngữ này thường bị nhầm lẫn?

Hai thuật ngữ này thường được dùng thay thế cho nhau vì nhiều tổ chức phi lợi nhuận được thành lập dưới dạng công ty không phát hành cổ phiếu. Điều đó dễ dẫn đến suy nghĩ rằng việc không có cổ phiếu đồng nghĩa với việc tổ chức đã là phi lợi nhuận theo mọi nghĩa pháp lý.

Trên thực tế, có hai câu hỏi riêng biệt:

1. Pháp nhân có được tổ chức mà không có cổ phiếu theo luật doanh nghiệp của tiểu bang hay không?
2. Pháp nhân đó đã được IRS và các cơ quan tiểu bang có liên quan công nhận là miễn thuế hay chưa?

Câu trả lời cho câu hỏi thứ nhất có thể là có, trong khi câu hỏi thứ hai vẫn là không.

Không phát hành cổ phiếu vs. tình trạng miễn thuế

Đây là điểm khác biệt quan trọng nhất đối với các nhà sáng lập.

Công ty không phát hành cổ phiếu là một cấu trúc theo luật tiểu bang. Tình trạng miễn thuế là phân loại thuế liên bang được IRS cấp khi tổ chức đáp ứng các yêu cầu miễn trừ.

Ví dụ, một tổ chức muốn có tình trạng 501(c)(3) thường phải được tổ chức và hoạt động chủ yếu nhằm các mục đích được miễn thuế như:

• Mục đích từ thiện
• Mục đích tôn giáo
• Mục đích giáo dục
• Mục đích khoa học
• Mục đích văn học
• Một số mục đích an toàn công cộng hoặc kiểm nghiệm nhất định
• Các mục đích khác được IRS công nhận theo quy định

Một công ty phi lợi nhuận vẫn có thể phải nộp thuế nếu chưa được công nhận miễn thuế hoặc nếu tham gia vào các hoạt động chịu thuế ngoài mục đích được miễn.

501(c)(3) nghĩa là gì?

Mục 501(c)(3) của Bộ luật Thuế vụ Nội địa là một trong những nhóm miễn thuế nổi tiếng nhất dành cho tổ chức phi lợi nhuận. Tổ chức có tình trạng này thường có thể tránh thuế thu nhập liên bang đối với thu nhập liên quan đến mục đích được miễn, và nhà tài trợ có thể đủ điều kiện để khấu trừ khoản đóng góp từ thiện nếu đáp ứng các yêu cầu khác.

Để đủ điều kiện, tổ chức thường phải đáp ứng cả bài kiểm tra về tổ chức và bài kiểm tra về hoạt động. Nói chung, điều đó có nghĩa là:

• Hồ sơ thành lập phải giới hạn mục đích của tổ chức trong các mục đích được miễn.
• Văn kiện quản trị phải cấm lợi ích tư nhân trực tiếp và lợi ích tư nhân không phù hợp.
• Các hoạt động phải phục vụ sứ mệnh được miễn.
• Tổ chức phải tránh hoặc hạn chế hoạt động vận động bầu cử và vận động hành lang vượt quá giới hạn được phép.

IRS xem xét hồ sơ rất kỹ, vì vậy các tài liệu thành lập chính xác và thực hành quản trị rõ ràng là rất quan trọng ngay từ đầu.

Các bước phổ biến để thành lập công ty phi lợi nhuận

Mặc dù mỗi tiểu bang có quy định riêng, quy trình thành lập thường bao gồm các bước sau.

1. Chọn đúng tiểu bang và loại pháp nhân

Phần lớn tổ chức phi lợi nhuận được thành lập tại tiểu bang nơi họ dự định hoạt động. Một số nhóm có thể chọn tiểu bang khác vì lý do chiến lược, nhưng điều đó có thể làm tăng độ phức tạp về tuân thủ.

Bạn cũng cần xác nhận tiểu bang của mình dùng thuật ngữ “công ty không phát hành cổ phiếu”, “công ty phi lợi nhuận” hay một tên gọi khác cho loại pháp nhân này.

2. Chọn tên

Tên của tổ chức thường phải tuân thủ quy tắc đặt tên của tiểu bang và phải đủ khác biệt so với các pháp nhân hiện có. Nên kiểm tra khả năng sử dụng trước khi nộp hồ sơ.

3. Soạn Điều lệ thành lập

Điều lệ thành lập là hồ sơ nền tảng nộp lên tiểu bang. Đối với tổ chức phi lợi nhuận muốn có tình trạng 501(c)(3), điều lệ thường nên bao gồm ngôn ngữ hỗ trợ yêu cầu miễn thuế của IRS, chẳng hạn như:

• Điều khoản nêu rõ mục đích từ thiện hoặc mục đích được miễn phù hợp
• Điều khoản giải thể quy định tài sản còn lại sẽ được chuyển cho một tổ chức được miễn thuế khác hoặc phục vụ mục đích công cộng
• Hạn chế về lợi ích tư nhân và inurement

Những điều khoản này rất quan trọng. Nếu điều lệ thiếu hoặc không nhất quán, IRS có thể yêu cầu sửa đổi trước khi chấp thuận miễn thuế.

4. Ban hành điều lệ nội bộ

Điều lệ nội bộ quy định các quy tắc hoạt động bên trong của tổ chức. Chúng thường đề cập đến:

• Cơ cấu và nhiệm vụ của hội đồng quản trị
• Vai trò của các chức danh điều hành
• Yêu cầu về họp
• Quy trình biểu quyết
• Quy định về thành viên, nếu có
• Chính sách xung đột lợi ích
• Thẩm quyền của các ủy ban

Điều lệ được soạn thảo tốt giúp tổ chức vận hành có trật tự và thể hiện quản trị có trách nhiệm.

5. Bổ nhiệm giám đốc và cán bộ điều hành

Một công ty phi lợi nhuận thường được giám sát bởi hội đồng quản trị. Hội đồng xử lý các quyết định lớn, trong khi các cán bộ điều hành quản lý hoạt động hằng ngày.

Quản trị tốt đặc biệt quan trọng đối với tổ chức phi lợi nhuận vì tổ chức phải chứng minh rằng mình được điều hành vì sứ mệnh, không vì lợi ích riêng.

6. Xin EIN

Tổ chức thường cần Mã số Nhận dạng Nhà tuyển dụng từ IRS. Mã này cần thiết để mở tài khoản ngân hàng, nộp tờ khai thuế và xử lý bảng lương nếu tổ chức có nhân viên.

7. Nộp đơn xin miễn thuế liên bang

Nếu tổ chức muốn có tình trạng 501(c)(3), thường phải nộp đơn phù hợp cho IRS, chẳng hạn như Mẫu 1023 hoặc Mẫu 1023-EZ rút gọn nếu đủ điều kiện.

Hồ sơ này yêu cầu thông tin chi tiết về:

• Mục đích của tổ chức
• Các hoạt động dự kiến
• Cơ cấu quản trị
• Dự báo tài chính
• Chính sách trả thù lao
• Nguồn gây quỹ và nguồn doanh thu

Hồ sơ càng đầy đủ và nhất quán thì quá trình xem xét thường càng suôn sẻ.

8. Đăng ký tuân thủ ở cấp tiểu bang và địa phương

Tùy theo tiểu bang và hoạt động của tổ chức, có thể cần thêm các đăng ký cho:

• Đăng ký gây quỹ từ thiện cấp tiểu bang
• Miễn thuế bán hàng
• Thuế tiền lương
• Hồ sơ lao động
• Giấy phép kinh doanh địa phương

Tuân thủ phi lợi nhuận không kết thúc khi thành lập. Các hồ sơ định kỳ là một phần của việc duy trì trạng thái tốt.

Công ty không phát hành cổ phiếu có thể hoạt động mà không có tình trạng 501(c)(3) không?

Có. Một công ty không phát hành cổ phiếu có thể tồn tại mà không có tình trạng miễn thuế.

Ví dụ, tổ chức có thể:

• Đang chờ IRS phê duyệt
• Hoạt động theo một nhóm miễn trừ khác
• Được cấu trúc vì lợi ích chung thay vì miễn thuế từ thiện
• Thành lập trước rồi xin miễn thuế sau

Tuy nhiên, nếu tổ chức dự định kêu gọi quyên góp từ thiện và tự giới thiệu là một tổ chức công từ thiện được miễn thuế, thì không nên mặc định rằng các quyền lợi đó đã tồn tại cho đến khi được phê duyệt.

Điều gì xảy ra nếu bạn chọn sai cấu trúc?

Sai sót khi thành lập có thể dẫn đến chậm trễ, chi phí phát sinh và vấn đề tuân thủ. Các lỗi phổ biến gồm:

• Thiếu ngôn ngữ miễn trừ trong điều lệ thành lập
• Sử dụng điều lệ nội bộ mâu thuẫn với quy tắc của IRS
• Không thành lập hội đồng quản trị phù hợp
• Trộn lẫn tiền cá nhân và tiền của tổ chức
• Hứa hẹn khấu trừ thuế trước khi được chấp thuận miễn thuế
• Tham gia vào các hoạt động không phù hợp với mục đích đã nêu

Khắc phục những vấn đề này sau đó có thể tốn nhiều thời gian. Trong một số trường hợp, cần phải sửa đổi hoặc nộp thêm hồ sơ.

Thực tiễn tốt nhất cho nhà sáng lập tổ chức phi lợi nhuận

Nếu bạn đang thành lập một tổ chức phi lợi nhuận, hãy ghi nhớ các thực tiễn tốt nhất sau:

• Bắt đầu với một tuyên bố sứ mệnh rõ ràng.
• Sử dụng các tài liệu thành lập phù hợp với yêu cầu của IRS và tiểu bang.
• Thiết lập quản trị chính thức ngay từ ngày đầu.
• Tách riêng tài chính của tổ chức và tài chính cá nhân.
• Ghi chép biên bản họp và lưu trữ hồ sơ cẩn thận.
• Theo dõi doanh thu, khoản tài trợ, quyên góp và chi phí kỹ lưỡng.
• Xem xét quy định đăng ký gây quỹ từ thiện của tiểu bang trước khi huy động vốn.
• Theo dõi các báo cáo hằng năm và tờ khai thuế.

Thói quen hành chính vững chắc giúp giảm rủi ro và xây dựng niềm tin với nhà tài trợ, đối tác và cơ quan quản lý.

Zenind có thể hỗ trợ thành lập tổ chức phi lợi nhuận như thế nào

Zenind giúp các nhà sáng lập thành lập pháp nhân kinh doanh tại Hoa Kỳ với quy trình trực tuyến tinh gọn và hỗ trợ tuân thủ thực tế. Nếu bạn đang tạo một công ty phi lợi nhuận, thiết lập hồ sơ ban đầu đúng cách và nền tảng tuân thủ phù hợp có thể giúp tiết kiệm thời gian và giảm sai sót có thể tránh được.

Điều đó bao gồm hỗ trợ cho:

• Thành lập pháp nhân
• Giữ tổ chức với các nhiệm vụ tuân thủ
• Theo dõi các hạn chót quan trọng
• Xây dựng hồ sơ thành lập đáng tin cậy

Với những nhà sáng lập muốn có một quy trình chuyên nghiệp ngay từ đầu, việc có đúng đối tác hỗ trợ thành lập có thể giúp phần hành chính của việc khởi động một tổ chức theo đuổi sứ mệnh trở nên dễ dàng hơn nhiều.

Kết luận

Công ty không phát hành cổ phiếu không tự động là tổ chức phi lợi nhuận, và tổ chức phi lợi nhuận cũng không tự động được miễn thuế. Cấu trúc bạn chọn, ngôn ngữ trong hồ sơ thành lập và quy trình phê duyệt của IRS đều quan trọng.

Nếu mục tiêu của bạn là tạo một tổ chức 501(c)(3) hoặc một tổ chức phi lợi nhuận khác, hãy bắt đầu bằng hồ sơ tiểu bang phù hợp, xây dựng văn kiện quản trị tuân thủ và hoàn tất quá trình miễn thuế liên bang một cách cẩn thận. Làm đúng nền tảng ngay từ đầu sẽ giúp bạn tập trung vào sứ mệnh dễ dàng hơn.

Tổ chức phi lợi nhuận thành công khi cấu trúc pháp lý, quản trị và tuân thủ của họ cùng phục vụ một mục đích chung. Nền tảng đó bắt đầu từ lúc thành lập.