Jak legálně vyplácet dítě z vaší firmy

Najmout dítě ve vaší firmě může být praktický způsob, jak naučit odpovědnosti, vytvořit rodinný systém mezd a přesunout část příjmu do nižší daňové sazby, pokud tomu odpovídají skutkové okolnosti a evidence. Pokud je to provedeno správně, může to také pomoci dítěti získat legální příjem, budovat úspory a naučit se, jak práce souvisí s dlouhodobými finančními cíli.

Pokud je to provedeno špatně, může to vyvolat problémy s odvodem mezd, přitáhnout pozornost IRS nebo vést k neuznání daňových odpočtů. Klíčem není jen dítě vyplácet. Klíčem je vyplácet dítě za skutečnou práci, za přiměřenou sazbu, s řádnou dokumentací a se správným daňovým zacházením podle typu vaší firmy.

Tento průvodce vysvětluje, jak vyplácet dítě z vaší firmy, co IRS obecně vyžaduje, jak se pravidla mění podle typu subjektu a věku, a jak nastavit celý proces správným způsobem.

Proč podnikatelé zaměstnávají děti

Existují oprávněné obchodní i rodinné důvody, proč zařadit dítě do mzdové evidence, pokud je práce skutečná.

Dítě může pomáhat s úkoly odpovídajícími jeho věku, například:

• Archivace a organizace dokumentů
• Úklid pracovních prostor nebo zařízení
• Skenování dokumentů a skartace starých záznamů
• Pomoc s návrhy na sociální sítě nebo základní kontrolou obsahu
• Sestavování sad, označování materiálů nebo příprava zásilek
• Lehká administrativní podpora pod řádným dohledem

Pokud je práce skutečná, zaměstnání dítěte může:

• Vytvořit daňově uznatelný podnikatelský náklad
• Pomoci dítěti získat příjem v kontrolovaném, vzdělávacím prostředí
• Vybudovat evidenci vydělaného příjmu pro úspory nebo případné penzijní příspěvky, kde je to vhodné
• Posílit zapojení rodiny do podnikání

Toto uspořádání by vždy mělo vycházet z potřeb podnikání, nikoli pouze z daňové optimalizace. IRS obecně sleduje, zda existují skutečné služby, přiměřená odměna a správné vykazování.

Které typy firem mají nejvýhodnější zacházení?

Federální mzdové daně závisí velmi výrazně na struktuře vašeho podnikání.

OSVČ a partnerství vlastněná rodiči

Pokud je vaše firma OSVČ, nebo partnerství, v němž jsou všichni společníci rodiči dítěte, IRS poskytuje výhodné zacházení s mzdami vyplácenými dítěti mladšímu 18 let.

Podle aktuálních pokynů IRS:

• Platby dítěti mladšímu 18 let nepodléhají daním Social Security a Medicare v těchto strukturách
• Platby dítěti mladšímu 21 let nepodléhají dani FUTA v těchto strukturách
• Srážka daně z příjmu se může vztahovat bez ohledu na věk

To znamená, že firma může i nadále potřebovat správně vést mzdy, i když se některé zaměstnanecké daně neuplatní.

Korporace a většina ostatních partnerství

Pokud je vaše firma korporace, včetně S corporation nebo C corporation, speciální úleva na mzdové daně pro děti se obecně neuplatní.

V takových případech:

• Mzdy vyplácené vašemu dítěti obecně podléhají srážce daně z příjmu
• Obecně se uplatní daně Social Security a Medicare
• Obecně se uplatní i daň FUTA

Stejné obecné pravidlo se vztahuje i na partnerství, pokud nejsou všichni společníci rodiči dítěte.

Proč na tom záleží

Struktura firmy určuje, zda je výplata mzdy posuzována jako rodinné zaměstnávání s částečnou daňovou úlevou, nebo jako běžná mzda zaměstnance. Než začnete dítě vyplácet, ověřte si, jak je vaše firma pro federální daňové účely klasifikována.

Pokud společnost teprve zakládáte, správná volba struktury na začátku může zjednodušit mzdy, daňové výkaznictví i budoucí dodržování předpisů. Zenind může zakladatelům pomoci vybudovat pevný základ prostřednictvím založení firmy a podpory compliance.

Co znamená věk pro mzdové daně

Věk hraje roli, ale není jediným faktorem.

Děti mladší 18 let

U dítěte mladšího 18 let se největší výhoda na mzdových daních obvykle uplatní pouze u OSVČ nebo partnerství rodičů. V takových případech se na mzdy dítěte nevztahují daně Social Security a Medicare.

Děti mladší 21 let

U dítěte mladšího 21 let jsou mzdy obecně osvobozeny od daně FUTA ve stejných kvalifikovaných typech firem.

Děti ve věku 18 let a starší

Jakmile dítě dosáhne 18 let, speciální osvobození od daní Social Security a Medicare již v kontextu OSVČ nebo partnerství rodičů neplatí. V takovém případě mzdy těmto daním obecně podléhají.

Praktický závěr

Věk dítěte ovlivňuje mzdové daně, ale výchozím bodem je stále typ firmy. Dítě může být dost staré na to, aby práci vykonávalo, ale daňová pravidla stále závisí na tom, jak je podnik strukturován.

Co se považuje za skutečnou práci?

Dítě musí pro firmu vykonávat skutečné služby.

Dobrý spis by měl prokazovat, že:

• Práce je pro firmu obvyklá a nezbytná
• Úkoly odpovídají věku a schopnostem dítěte
• Dítě práci skutečně odvedlo
• Odměna je přiměřená vzhledem k poskytnutým službám
• Firma vedla záznamy na podporu platby

Příklady slabých nastavení zahrnují vágní popis práce, nadhodnocené mzdy nebo platby, které spíše vypadají jako převod peněz než odměna za práci.

Pokud byste si nebyli jisti, zda byste uspořádání dokázali obhájit při daňové kontrole, je nastavení pravděpodobně příliš volné.

Kolik můžete dítěti platit?

Odměna by měla být přiměřená vykonané práci.

Přiměřená mzda se obvykle odvíjí od faktorů, jako jsou:

• Druh vykonávané práce
• Věk a úroveň dovedností dítěte
• Místní tržní sazba za podobnou práci
• Skutečný čas strávený prací
• Zda dítě dělá srovnatelnou práci jako jiný zaměstnanec

Platit výrazně více, než je tržní hodnota, může způsobit problémy. Na druhou stranu příliš nízká mzda může uspořádání učinit umělým nebo neúplným.

Praktickým měřítkem je porovnat úkoly dítěte s mzdou, kterou byste zaplatili nesouvisejícímu pracovníkovi za stejnou práci. Pokud dítě vykonává jednoduché kancelářské úkoly, mzda by měla odpovídat této úrovni práce, nikoli profesionálnímu platu.

Jak správně nastavit výplatu

Abyste dítě vypláceli správně, zacházejte s tím jako s reálným pracovním poměrem.

1. Vytvořte popis pracovní pozice

Sepište úkoly dítěte, pracovní dobu, dohled a sazbu odměny. Popis udržujte jednoduchý a vázaný na skutečné potřeby firmy.

2. Evidujte vykonanou práci

Veďte výkazy práce, záznamy o úkolech nebo projektovou dokumentaci. To je zvlášť užitečné, pokud dítě pracuje na částečný úvazek nebo jen v určitých obdobích.

3. Zpracovávejte mzdy správně

Pokud je dítě zaměstnancem, vyplácejte mzdu prostřednictvím mzdové agendy, nikoli neformálními hotovostními platbami. Správné zpracování mezd podporuje daňovou uznatelnost nákladu a udržuje konzistentní evidenci.

4. Srážejte a vykazujte daně, pokud je to vyžadováno

V závislosti na typu subjektu a věku dítěte může být nutné srážet daň z příjmu a odvádět zaměstnanecké daně. Mzdová podání mohou na konci roku zahrnovat formuláře jako W-2 a W-3, spolu s případnými čtvrtletními nebo ročními mzdovými přiznáními.

5. Uchovávejte důkaz o platbě

Pokud je to možné, plaťte šekem nebo přímým převodem a uchovávejte bankovní záznamy. Přehledné platební doklady snižují spory o to, zda byla mzda skutečně vyplacena.

Časté chyby, kterým se vyhnout

Mnoho problémů v rodinné mzdové agendě vzniká kvůli několika stejným chybám.

• Vyplácení dítěte bez skutečně odvedené práce
• Nevedení evidence hodin nebo pracovních úkolů
• Stanovení nepřiměřené mzdy
• Hotovostní platby bez záznamů
• Předpoklad, že všechny typy firem mají stejné daňové zacházení
• Zapomenutí, že může stále platit srážka daně z příjmu
• Míchání osobní podpory s mzdou zaměstnance

Čím více uspořádání připomíná kapesné, tím slabší je jako podnikatelský náklad.

Může být vaše dítě stále nezaopatřené?

V mnoha případech ano. To, že dítěte platíte za legitimní práci, automaticky nemění, zda si ho můžete uplatnit jako nezaopatřené.

Pravidla pro závislé osoby a pravidla pro mzdy jsou samostatné otázky. Dítě může být zároveň nezaopatřené a zároveň skutečným zaměstnancem, pokud tomu odpovídají skutkové okolnosti.

Jak může rodinná mzdová agenda zapadat do dlouhodobého plánování

Pokud je to provedeno správně, vyplácení dítěte může podporovat více než jen krátkodobé daňové plánování.

Může také pomoci vaší rodině:

• Naučit hospodaření s penězi už v raném věku
• Vytvořit vydělaný příjem pro úsporné cíle
• Seznámit s fungováním základních podnikatelských procesů
• Vytvořit dokumentaci, která podpoří budoucí finanční samostatnost

Někteří podnikatelé tuto strategii používají k tomu, aby pomohli financovat spořicí účet nebo penzijní účet dítěte, pokud má dítě způsobilý vydělaný příjem. To by se mělo dělat opatrně a ve spolupráci s daňovým poradcem.

Kdy může pomoci Zenind

Pokud budujete firmu, která může v budoucnu zaměstnat členy rodiny, je vhodné začít se správnou strukturou a návyky v oblasti compliance.

Zenind podporuje zakladatele službami založení firmy v USA a průběžným compliance servisem, abyste se mohli od prvního dne soustředit na provoz legitimní, dobře zdokumentované společnosti. To je důležité, když chcete, aby mzdy, daňová podání a nastavení subjektu fungovaly čistě společně.

Pokud stále rozhodujete o struktuře své společnosti, správné založení nyní může později usnadnit rodinnou mzdovou agendu.

Často kladené otázky

Musím při vyplácení dítěte srážet daně?

Záleží na typu vaší firmy a věku dítěte. U OSVČ nebo partnerství rodičů se na děti v určitých věkových kategoriích nemusí vztahovat některé zaměstnanecké daně, ale srážka daně z příjmu se může stále uplatnit. U korporací se obecně uplatňují běžné mzdové daně.

Mohu dítě vyplácet jako nezávislého dodavatele místo zaměstnance?

Pouze pokud skutkové okolnosti skutečně podporují status dodavatele. V mnoha rodinných podnikatelských situacích je dítě lépe klasifikováno jako zaměstnanec, pokud vy kontrolujete práci a rozvrh.

Mohu dítě vyplácet za práce v domácnosti přes firmu?

Ne. Do mzdové agendy firmy patří pouze služby související s podnikáním. Osobní domácí práce nevytvářejí daňově uznatelný podnikatelský náklad.

Jaké záznamy bych měl uchovávat?

Uchovávejte popis pracovní pozice, výkazy práce, doklady o platbě, mzdové záznamy a veškeré formuláře vyžadované pro váš typ subjektu.

Vyplatí se tato strategie každému podnikateli?

Ne vždy. Toto uspořádání dává smysl jen tehdy, pokud je práce skutečná, firma pomoc skutečně potřebuje a administrativní náročnost mezd se vyplatí.

Závěrečné myšlenky

Vyplácení dítěte z vaší firmy může být legitimní, užitečné a daňově efektivní, pokud je práce skutečná a evidence je kvalitní. Nejpodstatnějšími faktory jsou typ subjektu, věk dítěte, přiměřenost odměny a to, zda správně dodržujete pravidla IRS pro mzdy.

Pokud budujete firmu, která může v budoucnu zaměstnat členy rodiny, nastavte správně subjekt, mzdy i vedení záznamů hned od začátku. To je nejjednodušší způsob, jak udržet tuto strategii v souladu s pravidly a obhajitelnou.