Cum să îți plătești legal copilul din afacerea ta

Angajarea unui copil în afacerea ta poate fi o modalitate practică de a-l învăța responsabilitatea, de a crea un sistem de payroll de familie și de a muta o parte din venit într-o cotă de impozitare mai mică atunci când faptele și evidențele susțin acest lucru. Făcut corect, poate ajuta și copilul să obțină venituri legitime, să își construiască economii și să învețe cum se leagă munca de obiectivele financiare pe termen lung.

Făcut greșit, poate crea probleme legate de taxele de payroll, poate atrage atenția IRS sau poate duce la respingerea unor deduceri. Cheia nu este doar să îți plătești copilul. Cheia este să îți plătești copilul pentru muncă reală, la o rată rezonabilă, cu documentație adecvată și cu tratamentul fiscal corect pentru forma ta de organizare.

Acest ghid explică cum să îți plătești copilul din afacerea ta, ce solicită în general IRS, cum se schimbă regulile în funcție de tipul de entitate și de vârstă și cum să setezi procesul în mod corect.

De ce angajează proprietarii de afaceri copii

Există motive valide de business și de familie pentru a include un copil pe statele de plată atunci când munca este legitimă.

Un copil poate ajuta la sarcini potrivite vârstei, cum ar fi:

• Arhivarea și organizarea documentelor
• Curățarea spațiilor de lucru sau a echipamentelor
• Scanarea documentelor și distrugerea înregistrărilor vechi
• Ajutor la schițe pentru social media sau la o revizuire de bază a conținutului
• Asamblarea pachetelor, etichetarea materialelor sau pregătirea expedierilor
• Suport administrativ ușor, sub supraveghere adecvată

Când munca este reală, angajarea unui copil poate:

• Crea o cheltuială de afaceri deductibilă
• Ajuta copilul să obțină venituri într-un cadru controlat și educativ
• Construi un istoric de venituri obținute pentru economii sau contribuții la pensie, acolo unde este cazul
• Consolida implicarea familiei în afacere

Aranjamentul trebuie să se bazeze întotdeauna pe o nevoie reală de business, nu doar pe evitarea taxelor. IRS caută în general servicii efective, plată rezonabilă și raportare corectă.

Ce structuri de afaceri beneficiază de tratamentul cel mai favorabil?

Tratamentul federal al taxelor de payroll depinde foarte mult de structura afacerii tale.

Persoane fizice autorizate și parteneriate deținute de părinți

Dacă afacerea ta este o persoană fizică autorizată sau un parteneriat în care fiecare asociat este părinte al copilului, IRS oferă un tratament favorabil pentru salariile plătite unui copil sub 18 ani.

Conform ghidajului IRS actual:

• Plățile către un copil sub 18 ani nu sunt supuse taxelor de Social Security și Medicare în aceste structuri
• Plățile către un copil sub 21 de ani nu sunt supuse taxei FUTA în aceste structuri
• Reținerea impozitului pe venit poate totuși să se aplice, indiferent de vârstă

Asta înseamnă că afacerea poate totuși să trebuiască să ruleze payroll corect, chiar și atunci când unele taxe de angajare nu se aplică.

Corporation și majoritatea celorlalte parteneriate

Dacă afacerea ta este o corporation, inclusiv un S corporation sau C corporation, scutirea specială de taxe de payroll pentru copii, în general, nu se aplică.

În aceste cazuri:

• Salariile plătite copilului tău sunt, în general, supuse reținerii impozitului pe venit
• Taxele de Social Security și Medicare se aplică, în general
• Taxa FUTA se aplică, în general

Aceeași regulă largă se aplică și parteneriatelor, cu excepția cazului în care fiecare asociat este părinte al copilului.

De ce contează această distincție

Structura afacerii determină dacă plata salariului este tratată ca o compensație de familie cu reducere parțială de taxe sau ca payroll obișnuit pentru un angajat. Înainte să începi să îți plătești copilul, confirmă cum este clasificată afacerea ta în scopuri fiscale federale.

Dacă încă îți formezi compania, alegerea timpurie a structurii potrivite poate simplifica payroll-ul, raportarea fiscală și conformitatea viitoare. Zenind poate ajuta fondatorii să construiască pe o bază solidă prin servicii de formare a afacerii și de conformitate.

Ce înseamnă vârsta pentru taxele de payroll

Vârsta contează, dar nu este singurul factor.

Copii sub 18 ani

Pentru un copil sub 18 ani, cel mai mare avantaj fiscal la payroll se aplică, în general, doar într-o persoană fizică autorizată sau într-un parteneriat format doar din părinți. În aceste cazuri, taxele de Social Security și Medicare nu se datorează pentru salariile copilului.

Copii sub 21 de ani

Pentru un copil sub 21 de ani, salariile sunt, în general, exceptate de la taxa FUTA în aceleași structuri de afaceri eligibile.

Copii de 18 ani și peste

Odată ce copilul împlinește 18 ani, scutirea specială de la taxele de Social Security și Medicare nu se mai aplică în contextul unei persoane fizice autorizate sau al unui parteneriat format doar din părinți. În acel moment, salariile sunt, în general, supuse acestor taxe.

Concluzia practică

Vârsta copilului influențează tratamentul fiscal al payroll-ului, dar tipul de entitate rămâne punctul de plecare. Un copil poate avea vârsta potrivită pentru muncă, dar regulile fiscale depind în continuare de modul în care este organizată afacerea.

Ce înseamnă muncă legitimă?

Copilul trebuie să presteze servicii reale pentru afacere.

Un dosar solid ar trebui să arate că:

• Munca este obișnuită și necesară pentru afacere
• Sarcinile sunt potrivite pentru vârsta și capacitatea copilului
• Copilul a efectuat efectiv munca
• Compensația este rezonabilă pentru serviciile prestate
• Afacerea a păstrat evidențe care să susțină plata

Exemple de aranjamente slabe includ descrieri vagi ale postului, salarii umflate sau plăți care par mai degrabă transferuri de bani decât compensație pentru muncă.

Dacă nu ai fi confortabil să aperi aranjamentul într-un control fiscal, atunci probabil setarea este prea permisivă.

Cât poți să îți plătești copilul?

Plata ar trebui să fie rezonabilă pentru munca prestată.

Un salariu rezonabil se bazează, de obicei, pe factori precum:

• Tipul de muncă prestată
• Vârsta și nivelul de abilități al copilului
• Tariful local de piață pentru muncă similară
• Timpul efectiv petrecut la muncă
• Dacă copilul face o muncă similară cu a unui alt angajat

Plata cu mult peste valoarea de piață poate crea probleme. Pe de altă parte, plata prea mică poate face aranjamentul să pară artificial sau incomplet.

Un reper util este să compari sarcinile copilului cu salariul pe care l-ai plăti unei persoane fără legătură cu familia pentru aceeași activitate. Dacă copilul se ocupă de sarcini simple de birou, salariul ar trebui să reflecte acel nivel de muncă, nu un salariu profesional.

Cum setezi corect plata

Pentru a-ți plăti copilul corect, tratează aranjamentul ca pe o relație de angajare reală.

1. Creează o fișă a postului

Notează responsabilitățile copilului, orele, supravegherea și rata de plată. Păstrează descrierea simplă și legată de nevoi reale ale afacerii.

2. Monitorizează munca prestată

Păstrează foi de pontaj, jurnale de sarcini sau evidențe de proiect. Acest lucru este deosebit de util dacă copilul lucrează part-time sau doar în anumite sezoane.

3. Rulează payroll corect

Dacă este angajat, procesează salariile prin payroll, nu prin plăți informale în numerar. Procesarea corectă prin payroll ajută la susținerea deducerii și menține consecvente înregistrările.

4. Reține și raportează taxele atunci când este necesar

În funcție de tipul entității și de vârsta copilului, este posibil să trebuiască să reții impozitul pe venit și să plătești taxele de angajare. Raportările de payroll pot include formulare precum W-2 și W-3 la sfârșitul anului, precum și orice declarații trimestriale sau anuale de payroll cerute.

5. Păstrează dovada plății

Plătește prin cec sau transfer bancar direct, dacă este posibil, și păstrează extrasele bancare. Evidențele clare ale plății reduc disputele privind dacă salariile au fost plătite efectiv.

Greșeli frecvente de evitat

Multe probleme de payroll de familie apar din aceleași greșeli.

• Plătirea unui copil fără să fi fost prestată muncă reală
• Lipsa documentării orelor sau sarcinilor
• Stabilirea unui salariu nerezonabil
• Plata în numerar, fără evidențe
• Presupunerea că toate tipurile de afaceri primesc același tratament fiscal
• Uitarea faptului că reținerea impozitului pe venit se poate aplica în continuare
• Amestecarea plăților pentru întreținere personală cu salariile unui angajat

Cu cât aranjamentul seamănă mai mult cu o alocație de familie, cu atât devine mai slab ca deducere de afaceri.

Poate copilul să fie în continuare dependent?

În multe cazuri, da. Plata copilului pentru muncă legitimă nu schimbă automat faptul că acesta poate fi declarat dependent.

Regulile de dependență și regulile de payroll sunt chestiuni separate. Un copil poate fi și dependent, și angajat real, dacă faptele susțin ambele poziții.

Cum se poate integra payroll-ul de familie în planificarea pe termen lung

Când este făcut corect, plata copilului poate susține mai mult decât planificarea fiscală pe termen scurt.

Poate ajuta și familia să:

• Învețe devreme gestionarea banilor
• Creeze venituri obținute pentru obiective de economisire
• Introducă operațiuni de bază ale unei afaceri
• Construiască o urmă documentară care să susțină independența financiară viitoare

Unii proprietari de afaceri folosesc această strategie pentru a ajuta la finanțarea unui cont de economii sau a unui cont de pensie al copilului, atunci când acesta are venituri eligibile obținute. Acest lucru trebuie făcut cu grijă și în coordonare cu un specialist fiscal.

Când Zenind poate ajuta

Dacă construiești o afacere care, în timp, va angaja membri ai familiei, ajută să începi cu structura corectă și cu obiceiuri bune de conformitate.

Zenind sprijină fondatorii cu servicii de formare a afacerilor în SUA și cu servicii continue de conformitate, astfel încât să te poți concentra pe operarea unei companii legitime, bine documentate, din prima zi. Acest lucru contează atunci când vrei ca payroll-ul, declarațiile fiscale și structura entității să funcționeze împreună în mod clar.

Dacă încă decizi cum să îți structurezi compania, formarea corectă acum poate face mai ușor payroll-ul de familie mai târziu.

Întrebări frecvente

Trebuie să rețin taxe când îmi plătesc copilul?

Depinde de structura afacerii tale și de vârsta copilului. Într-o persoană fizică autorizată sau într-un parteneriat format doar din părinți, unele taxe de angajare pot să nu se aplice pentru copii sub anumite vârste, dar reținerea impozitului pe venit se poate aplica în continuare. În corporații, taxele obișnuite de payroll se aplică, în general.

Pot să îmi plătesc copilul ca independent contractor în loc de angajat?

Numai dacă faptele justifică în mod real tratamentul de contractor. În multe situații din afacerile de familie, copilul este mai bine încadrat ca angajat dacă tu controlezi munca și programul.

Pot să îmi plătesc copilul pentru munca din jurul casei prin afacere?

Nu. Doar serviciile legate de afacere trebuie să apară pe statele de plată ale afacerii. Treburile personale nu creează o cheltuială de afaceri deductibilă.

Ce evidențe ar trebui să păstrez?

Păstrează o fișă a postului, foi de pontaj, dovada plății, înregistrări de payroll și orice formulare cerute de tipul tău de entitate.

Merită această strategie pentru fiecare proprietar de afacere?

Nu întotdeauna. Aranjamentul are sens doar dacă munca este reală, afacerea are nevoie de ajutor și configurarea payroll-ului justifică efortul administrativ.

Concluzie

Să îți plătești copilul din afacerea ta poate fi legitim, util și eficient fiscal atunci când munca este reală și evidențele sunt solide. Cei mai importanți factori sunt tipul entității, vârsta copilului, caracterul rezonabil al plății și dacă respecți corect regulile IRS privind payroll-ul.

Dacă construiești o afacere care ar putea angaja în timp membri ai familiei, setează corect entitatea, payroll-ul și evidențele încă de la început. Aceasta este cea mai simplă modalitate de a menține strategia conformă și ușor de apărat.