Wie Sie Ihr Kind rechtmäßig über Ihr Unternehmen bezahlen

Die Beschäftigung eines Kindes in Ihrem Unternehmen kann ein praktischer Weg sein, Verantwortung zu vermitteln, ein familiäres Lohnsystem aufzubauen und bei entsprechendem Sachverhalt und sorgfältigen Nachweisen einen Teil des Einkommens in eine niedrigere Steuerklasse zu verlagern. Richtig umgesetzt kann dies Ihrem Kind außerdem ermöglichen, rechtmäßig Einkommen zu erzielen, Ersparnisse aufzubauen und zu lernen, wie Arbeit mit langfristigen finanziellen Zielen zusammenhängt.

Wird dies falsch gemacht, kann es zu Problemen bei der Lohnsteuer kommen, eine Prüfung durch die IRS auslösen oder dazu führen, dass Betriebsausgaben nicht anerkannt werden. Entscheidend ist nicht nur, Ihr Kind zu bezahlen. Entscheidend ist, Ihr Kind für echte Arbeit, zu einem angemessenen Satz und mit ordnungsgemäßer Dokumentation sowie der richtigen steuerlichen Behandlung für Ihre Unternehmensstruktur zu bezahlen.

Dieser Leitfaden erklärt, wie Sie Ihr Kind über Ihr Unternehmen bezahlen, was die IRS im Allgemeinen verlangt, wie sich die Regeln je nach Rechtsform und Alter ändern und wie Sie den Prozess korrekt einrichten.

Warum Unternehmer Kinder beschäftigen

Es gibt legitime geschäftliche und familiäre Gründe, ein Kind auf die Gehaltsliste zu setzen, wenn die Arbeit tatsächlich vorhanden ist.

Ein Kind kann altersgerechte Aufgaben übernehmen, zum Beispiel:

• Unterlagen abheften und ordnen
• Arbeitsbereiche oder Geräte reinigen
• Dokumente scannen und alte Unterlagen vernichten
• Bei Entwürfen für Social Media oder bei einfacher Inhaltsprüfung helfen
• Unterlagen zusammenstellen, Materialien kennzeichnen oder Sendungen vorbereiten
• Einfache administrative Unterstützung unter angemessener Aufsicht

Wenn die Arbeit echt ist, kann die Beschäftigung eines Kindes:

• Eine abzugsfähige Betriebsausgabe schaffen
• Dem Kind helfen, Einkommen in einem kontrollierten, lehrreichen Umfeld zu erzielen
• Einen Nachweis über erzieltes Einkommen für Spar- oder gegebenenfalls Altersvorsorgebeiträge aufbauen
• Die Einbindung der Familie in das Unternehmen stärken

Die Vereinbarung sollte immer auf einem geschäftlichen Bedarf beruhen und nicht nur auf Steuerersparnis. Die IRS achtet im Allgemeinen auf tatsächliche Leistungen, angemessene Vergütung und ordnungsgemäße Meldung.

Welche Unternehmensstrukturen profitieren am meisten?

Die bundesstaatliche Behandlung bei Lohnsteuern hängt stark von Ihrer Unternehmensstruktur ab.

Einzelunternehmen und partnerschaftlich von Eltern geführte Personengesellschaften

Wenn Ihr Unternehmen ein Einzelunternehmen ist oder eine Personengesellschaft, in der jeder Gesellschafter ein Elternteil des Kindes ist, gewährt die IRS eine günstige Behandlung für Löhne, die an ein Kind unter 18 Jahren gezahlt werden.

Nach der aktuellen IRS-Leitlinie:

• Zahlungen an ein Kind unter 18 Jahren unterliegen in diesen Strukturen nicht den Social-Security- und Medicare-Steuern
• Zahlungen an ein Kind unter 21 Jahren unterliegen in diesen Strukturen nicht der FUTA-Steuer
• Die Einkommensteuer einbehalten kann unabhängig vom Alter weiterhin erforderlich sein

Das bedeutet, dass das Unternehmen die Lohnabrechnung dennoch korrekt durchführen muss, auch wenn bestimmte Beschäftigungssteuern nicht anfallen.

Kapitalgesellschaften und die meisten anderen Personengesellschaften

Wenn Ihr Unternehmen eine Kapitalgesellschaft ist, einschließlich einer S corporation oder C corporation, gilt der besondere Lohnsteuer-Vorteil für Kinder in der Regel nicht.

In diesen Fällen:

• Löhne, die an Ihr Kind gezahlt werden, unterliegen im Allgemeinen dem Einkommensteuerabzug
• Social-Security- und Medicare-Steuern gelten im Allgemeinen
• Die FUTA-Steuer gilt im Allgemeinen

Dieselbe Grundregel gilt auch für Personengesellschaften, sofern nicht jeder Gesellschafter ein Elternteil des Kindes ist.

Warum dieser Unterschied wichtig ist

Die Unternehmensstruktur bestimmt, ob die Zahlung als familienbezogene Beschäftigung mit teilweiser steuerlicher Entlastung oder als normale Lohnzahlung eines Mitarbeiters behandelt wird. Bevor Sie Ihr Kind bezahlen, sollten Sie daher bestätigen, wie Ihr Unternehmen für Bundessteuerzwecke eingestuft ist.

Wenn Sie das Unternehmen noch gründen, kann die frühzeitige Wahl der richtigen Struktur die Lohnabrechnung, Steuererklärungen und die spätere Einhaltung von Vorschriften vereinfachen. Zenind kann Gründern helfen, mit Unternehmensgründung und Compliance-Unterstützung auf einer sauberen Grundlage aufzubauen.

Was das Alter für die Lohnsteuer bedeutet

Das Alter spielt eine Rolle, ist aber nicht der einzige Faktor.

Kinder unter 18 Jahren

Für ein Kind unter 18 Jahren gilt der größte Vorteil bei den Lohnsteuern im Allgemeinen nur bei einem Einzelunternehmen oder einer ausschließlich von Eltern geführten Personengesellschaft. In diesen Fällen sind Social-Security- und Medicare-Steuern auf die Löhne des Kindes nicht fällig.

Kinder unter 21 Jahren

Bei einem Kind unter 21 Jahren sind die Löhne in denselben begünstigten Unternehmensstrukturen im Allgemeinen von der FUTA-Steuer befreit.

Kinder ab 18 Jahren

Sobald Ihr Kind 18 Jahre alt ist, gilt die besondere Ausnahme von Social-Security- und Medicare-Steuern im Kontext eines Einzelunternehmens oder einer ausschließlich von Eltern geführten Personengesellschaft nicht mehr. Ab diesem Zeitpunkt unterliegen die Löhne im Allgemeinen diesen Steuern.

Die praktische Schlussfolgerung

Das Alter des Kindes beeinflusst die Behandlung bei den Lohnsteuern, aber die Unternehmensform ist weiterhin der Ausgangspunkt. Ein Kind mag alt genug sein, um die Arbeit zu erledigen, doch die steuerlichen Regeln hängen weiterhin davon ab, wie das Unternehmen organisiert ist.

Was gilt als echte Arbeit?

Das Kind muss tatsächlich Leistungen für das Unternehmen erbringen.

Eine starke Dokumentation sollte zeigen:

• Die Arbeit ist für das Unternehmen gewöhnlich und notwendig
• Die Aufgaben sind dem Alter und den Fähigkeiten des Kindes angemessen
• Das Kind hat die Arbeit tatsächlich erledigt
• Die Vergütung ist für die erbrachten Leistungen angemessen
• Das Unternehmen hat Nachweise zur Unterstützung der Zahlung aufbewahrt

Schwache Konstruktionen sind zum Beispiel unklare Aufgabenbeschreibungen, überhöhte Löhne oder Zahlungen, die eher wie Geldübertragungen als wie Vergütung für Arbeit wirken.

Wenn Sie die Vereinbarung in einer Steuerprüfung nicht überzeugend vertreten könnten, ist die Struktur wahrscheinlich zu locker.

Wie viel können Sie Ihrem Kind zahlen?

Die Vergütung sollte der ausgeführten Arbeit angemessen sein.

Ein angemessener Lohn richtet sich in der Regel nach Faktoren wie:

• Art der ausgeführten Arbeit
• Alter und Qualifikationsniveau des Kindes
• Üblicher Marktlohn für vergleichbare Arbeit
• Tatsächlich aufgewendete Arbeitszeit
• Ob das Kind vergleichbare Arbeit wie ein anderer Mitarbeiter verrichtet

Eine deutlich über dem Markt liegende Bezahlung kann Probleme verursachen. Andererseits kann eine zu niedrige Bezahlung die Vereinbarung künstlich oder unvollständig erscheinen lassen.

Ein nützlicher Maßstab ist der Vergleich der Aufgaben des Kindes mit dem Lohn, den Sie einem fremden Arbeitnehmer für dieselbe Tätigkeit zahlen würden. Wenn das Kind einfache Büroarbeiten übernimmt, sollte die Vergütung diesem Arbeitsniveau entsprechen und nicht einem professionellen Gehalt.

Wie Sie die Zahlung korrekt einrichten

Um Ihr Kind ordnungsgemäß zu bezahlen, sollten Sie die Vereinbarung wie ein echtes Arbeitsverhältnis behandeln.

1. Eine Stellenbeschreibung erstellen

Halten Sie die Aufgaben, Arbeitszeiten, Aufsicht und den Stundenlohn des Kindes schriftlich fest. Die Beschreibung sollte einfach sein und sich an den tatsächlichen geschäftlichen Bedürfnissen orientieren.

2. Die geleistete Arbeit erfassen

Führen Sie Stundenzettel, Aufgabenprotokolle oder Projektunterlagen. Das ist besonders hilfreich, wenn das Kind in Teilzeit oder nur in bestimmten Saisonzeiten arbeitet.

3. Die Lohnabrechnung korrekt durchführen

Wenn das Kind Arbeitnehmer ist, zahlen Sie den Lohn über die Lohnabrechnung statt über informelle Barzahlungen. Eine ordnungsgemäße Lohnabrechnung unterstützt den Betriebsausgabenabzug und sorgt für konsistente Unterlagen.

4. Steuern einbehalten und melden, wenn erforderlich

Je nach Unternehmensform und Alter des Kindes müssen Sie möglicherweise Einkommensteuer einbehalten und Beschäftigungssteuern zahlen. Zu den Lohnsteuer-Meldungen können am Jahresende Formulare wie W-2 und W-3 gehören sowie alle erforderlichen vierteljährlichen oder jährlichen Lohnsteuererklärungen.

5. Zahlungsnachweise aufbewahren

Wenn möglich, zahlen Sie per Scheck oder Direktüberweisung und bewahren Sie Bankunterlagen auf. Klare Zahlungsnachweise verringern Streit darüber, ob die Löhne tatsächlich gezahlt wurden.

Häufige Fehler, die Sie vermeiden sollten

Viele Probleme mit familiären Lohnzahlungen entstehen aus denselben wenigen Fehlern.

• Ein Kind bezahlen, ohne dass echte Arbeit geleistet wurde
• Stunden oder Aufgaben nicht dokumentieren
• Einen unangemessenen Lohn festlegen
• In bar ohne Nachweise zahlen
• Annehmen, dass für alle Unternehmensformen dieselbe steuerliche Behandlung gilt
• Vergessen, dass der Einbehalt der Einkommensteuer dennoch erforderlich sein kann
• Persönliche Unterstützungszahlungen mit Löhnen vermischen

Je mehr die Vereinbarung wie ein Taschengeld aussieht, desto schwächer ist sie als Betriebsausgabe.

Kann Ihr Kind trotzdem als unterhaltsberechtigt gelten?

In vielen Fällen ja. Die Bezahlung Ihres Kindes für legitime Arbeit ändert nicht automatisch, ob das Kind als unterhaltsberechtigt geltend gemacht werden kann.

Die Regeln zur Unterhaltsberechtigung und die Regeln zur Lohnabrechnung sind getrennte Fragen. Ein Kind kann sowohl unterhaltsberechtigt als auch ein rechtmäßiger Arbeitnehmer sein, wenn die tatsächlichen Umstände beides stützen.

Wie familiäre Lohnzahlungen in die langfristige Planung passen können

Richtig umgesetzt kann die Bezahlung Ihres Kindes mehr als nur kurzfristige Steuerplanung unterstützen.

Sie kann Ihrer Familie auch helfen:

• Frühzeitig den Umgang mit Geld zu vermitteln
• Erworbenes Einkommen für Sparziele zu schaffen
• Grundlegende Unternehmensabläufe einzuführen
• Eine Dokumentation aufzubauen, die die spätere finanzielle Eigenständigkeit unterstützt

Einige Unternehmer nutzen diese Strategie, um ein Sparkonto oder ein Rentenkonto für ein Kind zu finanzieren, wenn das Kind ein anrechenbares Erwerbseinkommen hat. Das sollte sorgfältig und in Abstimmung mit einer Steuerfachkraft erfolgen.

Wann Zenind helfen kann

Wenn Sie ein Unternehmen aufbauen, das später möglicherweise Familienmitglieder beschäftigt, ist es hilfreich, mit der richtigen Struktur und guten Compliance-Gewohnheiten zu beginnen.

Zenind unterstützt Gründer mit US-Unternehmensgründung und laufenden Compliance-Dienstleistungen, damit Sie sich darauf konzentrieren können, von Anfang an ein legitimes, gut dokumentiertes Unternehmen zu führen. Das ist wichtig, wenn Lohnabrechnung, Steuererklärungen und Gesellschaftsstruktur sauber zusammenpassen sollen.

Wenn Sie noch überlegen, wie Sie Ihr Unternehmen strukturieren sollen, kann eine korrekte Gründung jetzt die spätere familienbezogene Lohnabrechnung erleichtern.

FAQ

Muss ich beim Bezahlen meines Kindes Steuern einbehalten?

Das hängt von Ihrer Unternehmensstruktur und dem Alter des Kindes ab. Bei einem Einzelunternehmen oder einer ausschließlich von Eltern geführten Personengesellschaft können bestimmte Beschäftigungssteuern für Kinder unter bestimmten Altersgrenzen entfallen, doch der Einkommensteuerabzug kann dennoch erforderlich sein. Bei Kapitalgesellschaften gelten im Allgemeinen die üblichen Lohnsteuern.

Kann ich mein Kind als unabhängigen Auftragnehmer statt als Arbeitnehmer bezahlen?

Nur wenn die tatsächlichen Umstände diese Einstufung als Auftragnehmer wirklich stützen. In vielen familiären Unternehmenssituationen ist das Kind eher als Arbeitnehmer einzustufen, wenn Sie die Arbeit und den Zeitplan kontrollieren.

Kann ich mein Kind für Hausarbeiten über das Unternehmen bezahlen?

Nein. Nur betriebsbezogene Leistungen gehören auf die betriebliche Lohnliste. Persönliche Hausarbeiten begründen keine abzugsfähige Betriebsausgabe.

Welche Unterlagen sollte ich aufbewahren?

Bewahren Sie eine Stellenbeschreibung, Stundenzettel, Zahlungsnachweise, Lohnunterlagen und alle für Ihre Unternehmensform erforderlichen Formulare auf.

Lohnt sich diese Strategie für jeden Unternehmer?

Nicht immer. Die Vereinbarung ist nur sinnvoll, wenn die Arbeit echt ist, das Unternehmen die Unterstützung benötigt und der administrative Aufwand für die Lohnabrechnung vertretbar ist.

Abschließende Gedanken

Die Bezahlung Ihres Kindes über Ihr Unternehmen kann legitim, nützlich und steuerlich effizient sein, wenn die Arbeit echt ist und die Unterlagen sauber geführt werden. Die wichtigsten Faktoren sind Ihre Unternehmensform, das Alter Ihres Kindes, die Angemessenheit der Vergütung und die korrekte Einhaltung der IRS-Lohnregeln.

Wenn Sie ein Unternehmen aufbauen, das später Familienmitglieder beschäftigen könnte, richten Sie die Gesellschaftsstruktur, die Lohnabrechnung und die Aufzeichnungen von Anfang an richtig ein. Das ist der einfachste Weg, die Strategie regelkonform und belastbar zu halten.