Como pagar legalmente ao seu filho através do seu negócio

Contratar um filho no seu negócio pode ser uma forma prática de ensinar responsabilidade, criar um sistema de salários na família e transferir parte do rendimento para um escalão fiscal mais baixo quando os factos e os registos o justificam. Feito corretamente, também pode ajudar o seu filho a obter rendimento legítimo, a constituir poupanças e a aprender como o trabalho se liga a objetivos financeiros de longo prazo.

Feito incorretamente, pode criar problemas com impostos sobre salários, desencadear uma análise do IRS ou levar à recusa de deduções. A chave não é simplesmente pagar ao seu filho. A chave é pagar ao seu filho por trabalho real, a uma taxa razoável, com a documentação adequada e o tratamento fiscal certo para a estrutura da sua empresa.

Este guia explica como pagar ao seu filho a partir do seu negócio, o que o IRS geralmente exige, como as regras mudam consoante o tipo de entidade e a idade, e como configurar o processo da forma correta.

Porque é que os empresários contratam filhos

Existem razões legítimas de negócio e familiares para colocar um filho na folha de pagamento quando o trabalho é genuíno.

Um filho pode ajudar em tarefas adequadas à sua idade, tais como:

• Arquivar e organizar documentos
• Limpar espaços de trabalho ou equipamento
• Digitalizar documentos e destruir registos antigos
• Ajudar com rascunhos para redes sociais ou revisão básica de conteúdos
• Montar dossiers, etiquetar materiais ou preparar envios
• Apoio administrativo ligeiro sob supervisão adequada

Quando o trabalho é real, contratar um filho pode:

• Criar uma despesa dedutível para o negócio
• Ajudar o filho a ganhar rendimento num contexto controlado e educativo
• Construir um registo de rendimento auferido para poupanças ou contribuições para a reforma, quando apropriado
• Reforçar o envolvimento da família no negócio

O acordo deve basear-se sempre numa necessidade do negócio, e não apenas na evasão fiscal. O IRS procura, em geral, serviços reais, remuneração razoável e reporte adequado.

Que estruturas empresariais têm o tratamento mais favorável?

O tratamento federal dos impostos sobre salários depende fortemente da estrutura do seu negócio.

Empresários em nome individual e sociedades de pessoas detidas por pais

Se o seu negócio for um empresário em nome individual, ou uma sociedade em que cada sócio seja pai ou mãe do filho, o IRS concede um tratamento favorável aos salários pagos a um filho com menos de 18 anos.

Segundo a orientação atual do IRS:

• Os pagamentos a um filho com menos de 18 anos não estão sujeitos a impostos de Segurança Social e Medicare nestas estruturas
• Os pagamentos a um filho com menos de 21 anos não estão sujeitos ao imposto FUTA nestas estruturas
• A retenção de imposto sobre o rendimento ainda pode aplicar-se, independentemente da idade

Isto significa que a empresa pode ainda precisar de processar a folha de pagamento corretamente, mesmo quando alguns impostos sobre o emprego não se aplicam.

Sociedades e a maioria das outras parcerias

Se o seu negócio for uma sociedade, incluindo uma S corporation ou uma C corporation, a isenção especial de impostos sobre salários para filhos geralmente não se aplica.

Nesses casos:

• Os salários pagos ao seu filho estão geralmente sujeitos a retenção de imposto sobre o rendimento
• Os impostos de Segurança Social e Medicare aplicam-se geralmente
• O imposto FUTA aplica-se geralmente

A mesma regra geral aplica-se também às sociedades de pessoas, exceto quando cada sócio é pai ou mãe do filho.

Porque é que esta distinção é importante

A estrutura empresarial determina se o pagamento salarial é tratado como remuneração de emprego familiar com alívio fiscal parcial ou como folha de pagamento normal de um empregado. Antes de começar a pagar ao seu filho, confirme como o seu negócio está classificado para efeitos fiscais federais.

Se ainda estiver a constituir a empresa, escolher a estrutura certa desde o início pode simplificar a folha de pagamento, o reporte fiscal e a conformidade futura. A Zenind pode ajudar os fundadores a construir sobre uma base sólida com serviços de constituição e conformidade empresarial.

O que significa a idade para os impostos sobre salários

A idade importa, mas não é o único fator.

Filhos com menos de 18 anos

Para um filho com menos de 18 anos, a maior vantagem em termos de impostos sobre salários geralmente aplica-se apenas numa empresa em nome individual ou numa sociedade detida apenas por pais. Nesses casos, os impostos de Segurança Social e Medicare não são devidos sobre os salários do filho.

Filhos com menos de 21 anos

Para um filho com menos de 21 anos, os salários estão geralmente isentos do imposto FUTA nas mesmas estruturas empresariais elegíveis.

Filhos com 18 anos ou mais

Assim que o seu filho completa 18 anos, a isenção especial de Segurança Social e Medicare deixa de se aplicar no contexto de empresário em nome individual ou sociedade detida por pais. Nessa altura, os salários estão geralmente sujeitos a esses impostos.

A conclusão prática

A idade do filho afeta o tratamento fiscal da folha de pagamento, mas a entidade empresarial continua a ser o ponto de partida. Um filho pode ter idade suficiente para fazer o trabalho, mas as regras fiscais continuam a depender da forma como o negócio está organizado.

O que conta como trabalho legítimo?

O filho tem de prestar serviços reais à empresa.

Um processo sólido deve mostrar:

• Que o trabalho é normal e necessário para o negócio
• Que as tarefas são adequadas à idade e capacidade do filho
• Que o filho efetivamente realizou o trabalho
• Que a remuneração é razoável para os serviços prestados
• Que a empresa manteve registos para comprovar o pagamento

Exemplos de configurações fracas incluem funções vagas, salários inflacionados ou pagamentos que parecem mais transferências de dinheiro do que compensação por trabalho.

Se não se sentir confortável em defender o acordo numa auditoria fiscal, a estrutura provavelmente é demasiado frágil.

Quanto pode pagar ao seu filho?

O pagamento deve ser razoável em função do trabalho realizado.

Um salário razoável baseia-se normalmente em fatores como:

• O tipo de trabalho desempenhado
• A idade e o nível de competência do filho
• A taxa de mercado local para trabalho semelhante
• O tempo efetivamente dedicado ao trabalho
• Se o filho está a fazer trabalho comparável ao de outro empregado

Pagar muito acima do valor de mercado pode criar problemas. Por outro lado, pagar demasiado pouco pode fazer o acordo parecer artificial ou incompleto.

Um critério útil é comparar as funções do filho com o salário que pagaria a um trabalhador sem ligação familiar a fazer o mesmo trabalho. Se o filho estiver a tratar de tarefas simples de escritório, o salário deve refletir esse nível de trabalho, e não um salário profissional.

Como configurar corretamente o pagamento

Para pagar ao seu filho corretamente, trate o acordo como uma verdadeira relação de emprego.

1. Crie uma descrição de funções

Escreva as tarefas, horários, supervisão e taxa de pagamento do filho. Mantenha a descrição simples e ligada a necessidades reais do negócio.

2. Registe o trabalho realizado

Mantenha folhas de horas, registos de tarefas ou registos de projetos. Isto é especialmente útil se o filho trabalhar em regime parcial ou apenas em determinadas épocas.

3. Processar a folha de pagamento corretamente

Se o filho for um empregado, processe os salários através da folha de pagamento em vez de usar pagamentos informais em numerário. O processamento correto da folha ajuda a sustentar a dedução e mantém os registos consistentes.

4. Reter e declarar impostos quando exigido

Dependendo do tipo de entidade e da idade do filho, poderá ter de reter imposto sobre o rendimento e pagar impostos sobre o emprego. As declarações da folha de pagamento podem incluir formulários como W-2 e W-3 no fim do ano, bem como quaisquer declarações trimestrais ou anuais exigidas.

5. Guarde prova de pagamento

Sempre que possível, pague por cheque ou transferência bancária e guarde os registos bancários. Registos de pagamento claros reduzem disputas sobre se os salários foram efetivamente pagos.

Erros comuns a evitar

Muitos problemas com a folha de pagamento familiar resultam dos mesmos poucos erros.

• Pagar a um filho sem que exista trabalho real
• Não documentar as horas ou funções
• Definir um salário irrealista
• Pagar em numerário sem registos
• Assumir que todos os tipos de negócio têm o mesmo tratamento fiscal
• Esquecer que a retenção de imposto sobre o rendimento ainda pode aplicar-se
• Misturar pagamentos de apoio pessoal com salários de empregado

Quanto mais o acordo parecer uma mesada doméstica, mais fraco fica como dedução empresarial.

O seu filho pode continuar a ser dependente?

Em muitos casos, sim. Pagar ao seu filho por trabalho legítimo não altera automaticamente se o filho pode ser considerado dependente.

As regras de dependência e as regras da folha de pagamento são questões separadas. Um filho pode ser simultaneamente dependente e um empregado de facto se os factos sustentarem ambas as posições.

Como a folha de pagamento familiar pode integrar o planeamento de longo prazo

Quando feito corretamente, pagar ao seu filho pode apoiar mais do que o planeamento fiscal de curto prazo.

Também pode ajudar a sua família a:

• Ensinar gestão de dinheiro desde cedo
• Criar rendimento auferido para objetivos de poupança
• Introduzir operações empresariais básicas
• Construir um registo documental que apoie a independência financeira futura

Alguns empresários usam esta estratégia para ajudar a financiar uma conta de poupança ou de reforma do filho quando este tem rendimento auferido elegível. Isso deve ser feito com cuidado e em coordenação com um profissional fiscal.

Quando a Zenind pode ajudar

Se está a construir um negócio que eventualmente irá contratar familiares, é útil começar com a estrutura certa e bons hábitos de conformidade.

A Zenind apoia fundadores com serviços de constituição de empresas nos EUA e conformidade contínua, para que se possa concentrar em operar uma empresa legítima e bem documentada desde o primeiro dia. Isso é importante quando quer que a folha de pagamento, as declarações fiscais e a estrutura da entidade funcionem em conjunto de forma limpa.

Se ainda está a decidir como estruturar a sua empresa, constituí-la corretamente agora pode facilitar a folha de pagamento familiar mais tarde.

FAQ

Tenho de reter impostos quando pago ao meu filho?

Depende da estrutura do seu negócio e da idade do filho. Numa empresa em nome individual ou numa sociedade detida apenas por pais, alguns impostos sobre o emprego podem não se aplicar a filhos de certas idades, mas a retenção de imposto sobre o rendimento pode ainda aplicar-se. Em sociedades, os impostos normais sobre salários geralmente aplicam-se.

Posso pagar ao meu filho como prestador de serviços independente em vez de empregado?

Só se os factos realmente justificarem o tratamento como prestador de serviços independente. Em muitas situações de negócio familiar, o filho é melhor classificado como empregado se você controlar o trabalho e o horário.

Posso pagar ao meu filho por trabalho em casa através da empresa?

Não. Apenas serviços relacionados com o negócio podem constar da folha de pagamento da empresa. Tarefas pessoais não criam uma despesa dedutível para o negócio.

Que registos devo guardar?

Guarde uma descrição de funções, folhas de horas, prova de pagamento, registos da folha de pagamento e quaisquer formulários exigidos pelo seu tipo de entidade.

Esta estratégia vale a pena para todos os empresários?

Nem sempre. O acordo só faz sentido se o trabalho for real, se o negócio precisar da ajuda e se a configuração da folha de pagamento justificar o esforço administrativo.

Considerações finais

Pagar ao seu filho através do seu negócio pode ser legítimo, útil e fiscalmente eficiente quando o trabalho é real e os registos são sólidos. Os fatores mais importantes são o tipo de entidade, a idade do filho, a razoabilidade do pagamento e o facto de estar a seguir corretamente as regras de folha de pagamento do IRS.

Se está a construir um negócio que poderá eventualmente contratar familiares, estabeleça corretamente a entidade, a folha de pagamento e os registos desde o início. Essa é a forma mais fácil de manter a estratégia em conformidade e defensável.