Kuinka maksaa lapselle laillisesti yrityksestäsi

Lapsen palkkaaminen yritykseesi voi olla käytännöllinen tapa opettaa vastuullisuutta, rakentaa perheen palkkajärjestelmä ja siirtää osa tuloista alempaan veroluokkaan, kun tosiseikat ja asiakirjat tukevat järjestelyä. Kun se tehdään oikein, se voi myös auttaa lastasi ansaitsemaan laillista tuloa, kartuttamaan säästöjä ja oppimaan, miten työ liittyy pitkän aikavälin taloudellisiin tavoitteisiin.

Kun se tehdään väärin, se voi aiheuttaa palkanlaskennan verotukseen liittyviä ongelmia, herättää IRS:n tarkastelun tai johtaa siihen, että vähennyksiä ei hyväksytä. Olennaista ei ole pelkästään maksaa lapselle. Olennaista on maksaa lapselle todellisesta työstä, kohtuullisella palkalla, asianmukaisella dokumentaatiolla ja yritysmuotoosi sopivalla verokohtelulla.

Tämä opas selittää, miten maksaa lapselle yrityksestäsi, mitä IRS yleensä edellyttää, miten säännöt muuttuvat yhtiömuodon ja iän mukaan sekä miten prosessi kannattaa rakentaa oikein.

Miksi yrittäjät palkkaavat lapsia

On olemassa sekä liiketoiminnallisia että perheeseen liittyviä syitä ottaa lapsi palkkalistoille, kun työ on aitoa.

Lapsi voi auttaa ikätasolle sopivissa tehtävissä, kuten:

• Asiakirjojen arkistoinnissa ja järjestämisessä
• Työtilojen tai laitteiden siivoamisessa
• Asiakirjojen skannaamisessa ja vanhojen arkistojen silppuamisessa
• Sosiaalisen median luonnoksissa tai yksinkertaisessa sisällön tarkistuksessa auttamisessa
• Pakettien kokoamisessa, materiaalien merkinnässä tai lähetysten valmistelussa
• Kevyessä hallinnollisessa avustamisessa asianmukaisessa valvonnassa

Kun työ on aitoa, lapsen palkkaaminen voi:

• Luoda vähennyskelpoisen liiketoimintakulun
• Auttaa lasta ansaitsemaan tuloa hallitussa, opettavaisessa ympäristössä
• Rakentaa ansiotulon historiaa säästöjä tai eläkemaksuja varten, kun se on sovellettavissa
• Vahvistaa perheen osallistumista liiketoimintaan

Järjestelyn tulisi aina perustua liiketoiminnan tarpeeseen, ei pelkästään verojen kiertämiseen. IRS tarkastelee yleensä todellisia palveluja, kohtuullista palkkaa ja asianmukaista raportointia.

Mitkä yritysmuodot saavat edullisimman kohtelun?

Liittovaltion palkanlaskennan verokohtelu riippuu vahvasti yritysmuodostasi.

Toiminimet ja vanhempien omistamat kumppanuudet

Jos yrityksesi on toiminimi tai kumppanuus, jossa jokainen osakas on lapsen vanhempi, IRS antaa edullisen verokohtelun alle 18-vuotiaalle lapselle maksetuille palkoille.

Nykyisen IRS-ohjeistuksen mukaan:

• Alle 18-vuotiaalle lapselle maksetut palkat eivät ole näissä rakenteissa Social Security- ja Medicare-verojen alaisia
• Alle 21-vuotiaalle lapselle maksetut palkat eivät ole näissä rakenteissa FUTA-veron alaisia
• Tuloveron pidätys voi silti tulla kyseeseen iästä riippumatta

Tämä tarkoittaa, että yrityksen on ehkä silti hoidettava palkanlaskenta oikein, vaikka osa työsuhdeveroista ei soveltuisikaan.

Yhtiöt ja useimmat muut kumppanuudet

Jos yrityksesi on yhtiö, mukaan lukien S corporation tai C corporation, lapsille myönnettävä erityinen palkanlaskennan veroetu ei yleensä sovellu.

Näissä tapauksissa:

• Lapsellesi maksettuihin palkkoihin sovelletaan yleensä tuloveron pidätystä
• Social Security- ja Medicare-verot soveltuvat yleensä
• FUTA-vero soveltuu yleensä

Sama laaja sääntö koskee myös kumppanuuksia, ellei jokainen osakas ole lapsen vanhempi.

Miksi tämä ero on tärkeä

Yritysmuoto määrittää, käsitelläänkö palkkausta perhetyön korvauksena, johon liittyy osittainen veroetu, vai tavallisena työntekijän palkanlaskentana. Ennen kuin alat maksaa lapsellesi palkkaa, varmista, miten yrityksesi on luokiteltu liittovaltion verotuksessa.

Jos olet vasta perustamassa yhtiötä, oikean rakenteen valitseminen ajoissa voi helpottaa palkanlaskentaa, veroraportointia ja tulevaa vaatimustenmukaisuutta. Zenind voi auttaa perustajia rakentamaan puhtaalta pohjalta yrityksen perustamisen ja vaatimustenmukaisuuden tuella.

Mitä ikä merkitsee palkanlaskennan veroissa

Iällä on merkitystä, mutta se ei ole ainoa tekijä.

Alle 18-vuotiaat lapset

Alle 18-vuotiaan lapsen kohdalla suurin palkanlaskennan veroetu soveltuu yleensä vain toiminimessä tai vanhempien omistamassa kumppanuudessa. Näissä tapauksissa Social Security- ja Medicare-veroja ei peritä lapsen palkasta.

Alle 21-vuotiaat lapset

Alle 21-vuotiaan lapsen palkka on yleensä vapautettu FUTA-verosta samoissa kelpoisissa yritysrakenteissa.

18-vuotiaat ja sitä vanhemmat lapset

Kun lapsi täyttää 18 vuotta, erityinen Social Security- ja Medicare-vapautus ei enää sovellu toiminimen tai vanhempien omistaman kumppanuuden yhteydessä. Siinä vaiheessa palkat ovat yleensä näiden verojen alaisia.

Käytännön johtopäätös

Lapsen ikä vaikuttaa palkanlaskennan verokohteluun, mutta yritysmuoto on edelleen lähtökohta. Lapsi voi olla tarpeeksi vanha tekemään työn, mutta verosäännöt riippuvat silti siitä, miten yritys on järjestetty.

Mikä lasketaan aidoksi työksi?

Lapsen on tehtävä yritykselle todellista työtä.

Vahvan aineiston tulisi osoittaa:

• Työ on yritykselle tavanomaista ja tarpeellista
• Tehtävät sopivat lapsen ikään ja kykyihin
• Lapsi on todella tehnyt työn
• Palkka on kohtuullinen tarjottuihin palveluihin nähden
• Yritys on pitänyt maksuja tukevat tiedot

Heikkoja järjestelyjä ovat esimerkiksi epäselvät työtehtävät, keinotekoisesti korotetut palkat tai maksut, jotka näyttävät enemmän rahansiirroilta kuin työkorvaukselta.

Jos et tuntisi oloasi mukavaksi, jos järjestelyä pitäisi puolustaa verotarkastuksessa, kokonaisuus on todennäköisesti liian väljä.

Kuinka paljon lapsellesi voi maksaa?

Palkan tulisi olla työn arvoon nähden kohtuullinen.

Kohtuullinen palkka perustuu yleensä esimerkiksi seuraaviin tekijöihin:

• Tehdyn työn laji
• Lapsen ikä ja taitotaso
• Vastaavan työn paikallinen markkinapalkka
• Todellinen työskentelyaika
• Tekevätkö lapset vastaavaa työtä kuin joku muu työntekijä

Selvästi markkinahintaa suurempi palkka voi aiheuttaa ongelmia. Toisaalta liian pieni palkka voi tehdä järjestelystä keinotekoisen tai puutteellisen.

Hyvä vertailukohta on verrata lapsen tehtäviä palkkaan, jonka maksaisit riippumattomalle työntekijälle samasta työstä. Jos lapsi hoitaa yksinkertaisia toimistotehtäviä, palkan pitäisi vastata tuota työn tasoa, ei ammattilaisen palkkaa.

Näin järjestät maksamisen oikein

Maksaksesi lapsellesi oikein, käsittele järjestelyä kuin kyseessä olisi aito työsuhde.

1. Laadi tehtävänkuvaus

Kirjaa lapsen tehtävät, työajat, valvonta ja palkkataso. Pidä kuvaus yksinkertaisena ja todellisiin liiketoiminnan tarpeisiin sidottuna.

2. Seuraa tehdyn työn määrää

Pidä tuntikirjanpitoa, tehtäväpäiväkirjaa tai projektitietoja. Tämä on erityisen hyödyllistä, jos lapsi työskentelee osa-aikaisesti tai vain tiettyinä sesonkeina.

3. Hoida palkanlaskenta oikein

Jos lapsi on työntekijä, käsittele palkat palkanlaskennan kautta äläkä käytä epävirallisia käteismaksuja. Oikea palkanlaskenta tukee vähennystä ja pitää tiedot johdonmukaisina.

4. Pidätä ja raportoi verot tarvittaessa

Yritysmuodosta ja lapsen iästä riippuen sinun on ehkä pidätettävä tulovero ja maksettava työsuhdeveroja. Palkanlaskennan ilmoituksiin voi kuulua esimerkiksi W-2- ja W-3-lomakkeita vuoden lopussa sekä mahdolliset neljännesvuosittaiset tai vuotuiset palkanlaskennan ilmoitukset.

5. Säilytä maksutositteet

Maksa mieluiten sekillä tai suoralla talletuksella ja säilytä pankkitiedot. Selkeät maksutiedot vähentävät riitoja siitä, onko palkka todella maksettu.

Yleiset virheet, joita kannattaa välttää

Monet perhepalkkaukseen liittyvät ongelmat johtuvat samoista muutamista virheistä.

• Lapselle maksetaan ilman todellista työtä
• Työtunteja tai tehtäviä ei dokumentoida
• Palkka asetetaan kohtuuttomaksi
• Maksetaan käteisellä ilman kirjanpitoa
• Oletetaan, että kaikki yritysmuodot saavat saman verokohtelun
• Unohdetaan, että tuloveron pidätys voi silti olla pakollinen
• Sekoitetaan henkilökohtaiset elatusmaksut ja työntekijän palkka

Mitä enemmän järjestely näyttää kotitalousrahastolta, sitä heikommaksi se muuttuu liiketoiminnan kuluna.

Voiko lapsi olla silti huollettava?

Monissa tapauksissa kyllä. Lapsen palkkaaminen aidosta työstä ei automaattisesti muuta sitä, voidaanko häntä pitää huollettavana.

Huollettavuussäännöt ja palkanlaskentasäännöt ovat erillisiä kysymyksiä. Lapsi voi olla sekä huollettava että aito työntekijä, jos tosiseikat tukevat molempia.

Miten perheen palkkaukset voivat tukea pitkän aikavälin suunnittelua

Kun se tehdään oikein, lapselle maksaminen voi tukea muutakin kuin lyhyen aikavälin verosuunnittelua.

Se voi myös auttaa perhettäsi:

• Opettamaan rahankäyttöä varhain
• Luomaan ansiotuloa säästötavoitteita varten
• Esittelemään perusliiketoiminnan toimintaa
• Rakentamaan dokumentaatiota, joka tukee tulevaa taloudellista itsenäisyyttä

Jotkut yrittäjät käyttävät tätä strategiaa auttaakseen rahoittamaan lapsen säästötiliä tai eläketiliä, kun lapsella on kelpoista ansiotuloa. Tämä tulisi tehdä huolellisesti ja verotuksen ammattilaisen kanssa.

Milloin Zenind voi auttaa

Jos rakennat yritystä, joka voi myöhemmin palkata perheenjäseniä, on hyödyllistä aloittaa oikealla rakenteella ja vaatimustenmukaisuustavoilla.

Zenind tukee perustajia Yhdysvaltojen yrityksen perustamisessa ja jatkuvissa vaatimustenmukaisuuspalveluissa, jotta voit keskittyä pyörittämään laillista ja hyvin dokumentoitua yritystä alusta alkaen. Tämä on tärkeää, kun haluat palkanlaskennan, veroilmoitusten ja yhtiörakenteen toimivan yhdessä siististi.

Jos olet vielä päättämässä, miten yrityksesi kannattaa perustaa, oikea perustaminen nyt voi helpottaa perheen palkkausta myöhemmin.

Usein kysytyt kysymykset

Pitääkö minun pidättää veroja, kun maksan lapselleni?

Se riippuu yritysmuodostasi ja lapsen iästä. Toiminimessä tai vanhempien omistamassa kumppanuudessa jotkin työsuhdeverot eivät välttämättä koske tietyn ikäisiä lapsia, mutta tuloveron pidätys voi silti olla voimassa. Yhtiöissä tavalliset palkanlaskennan verot soveltuvat yleensä.

Voinko maksaa lapselleni itsenäisenä urakoitsijana työntekijän sijaan?

Vain jos tosiseikat todella tukevat urakoitsijaluokitusta. Monissa perheyrityksissä lapsi on parempi luokitella työntekijäksi, jos sinä valvot työtä ja työaikaa.

Voinko maksaa lapselleni kotitöistä yrityksen kautta?

Et. Vain liiketoimintaan liittyvä työ kuuluu yrityksen palkanlaskentaan. Henkilökohtaiset kotityöt eivät luo vähennyskelpoista liiketoimintakuluja.

Mitä tietoja minun pitäisi säilyttää?

Säilytä tehtävänkuvaus, tuntikirjanpito, maksutositteet, palkanlaskennan tiedot ja kaikki lomakkeet, joita yritysmuotosi edellyttää.

Onko tämä strategia jokaiselle yrittäjälle kannattava?

Ei aina. Järjestely on järkevä vain, jos työ on todellista, yritys tarvitsee apua ja palkanlaskennan hallinnollinen työmäärä on perusteltu.

Loppupohdinta

Lapselle maksaminen yrityksestäsi voi olla laillista, hyödyllistä ja verotehokasta, kun työ on todellista ja dokumentaatio kunnossa. Tärkeimmät tekijät ovat yritysmuotosi, lapsen ikä, palkan kohtuullisuus ja se, noudatatko IRS:n palkanlaskentasääntöjä oikein.

Jos rakennat yritystä, joka voi myöhemmin palkata perheenjäseniä, hoida yhtiön perustaminen, palkanlaskenta ja kirjanpito kuntoon heti alusta alkaen. Se on helpoin tapa pitää strategia vaatimustenmukaisena ja puolustettavana.