Πώς να πληρώνετε νόμιμα το παιδί σας από την επιχείρησή σας

Η πρόσληψη ενός παιδιού στην επιχείρησή σας μπορεί να είναι ένας πρακτικός τρόπος για να διδάξετε υπευθυνότητα, να δημιουργήσετε ένα οικογενειακό σύστημα μισθοδοσίας και να μεταφέρετε μέρος του εισοδήματος σε χαμηλότερη φορολογική κλίμακα, όταν τα πραγματικά περιστατικά και τα αρχεία το υποστηρίζουν. Αν γίνει σωστά, μπορεί επίσης να βοηθήσει το παιδί σας να αποκτήσει νόμιμο εισόδημα, να δημιουργήσει αποταμιεύσεις και να μάθει πώς η εργασία συνδέεται με μακροπρόθεσμους οικονομικούς στόχους.

Αν γίνει λάθος, μπορεί να προκαλέσει προβλήματα με τους φόρους μισθοδοσίας, να ενεργοποιήσει έλεγχο από το IRS ή να οδηγήσει σε μη αναγνώριση εκπτώσεων. Το κλειδί δεν είναι απλώς να πληρώνετε το παιδί σας. Το κλειδί είναι να το πληρώνετε για πραγματική εργασία, με εύλογη αμοιβή, σωστή τεκμηρίωση και τη σωστή φορολογική αντιμετώπιση για τη νομική μορφή της επιχείρησής σας.

Αυτός ο οδηγός εξηγεί πώς να πληρώνετε το παιδί σας από την επιχείρησή σας, τι απαιτεί γενικά το IRS, πώς αλλάζουν οι κανόνες ανάλογα με τη νομική μορφή και την ηλικία, και πώς να στήσετε σωστά τη διαδικασία.

Γιατί οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων προσλαμβάνουν παιδιά

Υπάρχουν βάσιμοι επιχειρηματικοί και οικογενειακοί λόγοι για να βάλετε ένα παιδί στη μισθοδοσία, όταν η εργασία είναι πραγματική.

Ένα παιδί μπορεί να βοηθήσει σε εργασίες κατάλληλες για την ηλικία του, όπως:

• Καταχώριση και οργάνωση εγγράφων
• Καθαρισμός χώρων εργασίας ή εξοπλισμού
• Σάρωση εγγράφων και καταστροφή παλαιών αρχείων
• Βοήθεια με προσχέδια για κοινωνικά δίκτυα ή βασικό έλεγχο περιεχομένου
• Συναρμολόγηση φακέλων, ετικέτες σε υλικά ή προετοιμασία αποστολών
• Ελαφριά διοικητική υποστήριξη υπό σωστή επίβλεψη

Όταν η εργασία είναι πραγματική, η πρόσληψη ενός παιδιού μπορεί να:

• Δημιουργήσει εκπιπτόμενη επιχειρηματική δαπάνη
• Βοηθήσει το παιδί να αποκτήσει εισόδημα σε ελεγχόμενο, εκπαιδευτικό περιβάλλον
• Δημιουργήσει ιστορικό αποκτηθέντος εισοδήματος για αποταμιεύσεις ή εισφορές σε συνταξιοδοτικούς λογαριασμούς, όπου αυτό είναι κατάλληλο
• Ενισχύσει τη συμμετοχή της οικογένειας στην επιχείρηση

Η συμφωνία πρέπει πάντα να βασίζεται σε επιχειρηματική ανάγκη και όχι μόνο σε φορολογική αποφυγή. Το IRS συνήθως εξετάζει την ύπαρξη πραγματικών υπηρεσιών, εύλογης αμοιβής και σωστής αναφοράς.

Ποια εταιρικά σχήματα έχουν την πιο ευνοϊκή μεταχείριση;

Η ομοσπονδιακή φορολογική μεταχείριση των φόρων μισθοδοσίας εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό από τη νομική μορφή της επιχείρησής σας.

Ατομικές επιχειρήσεις και εταιρικές σχέσεις στις οποίες οι εταίροι είναι γονείς

Αν η επιχείρησή σας είναι ατομική επιχείρηση ή εταιρική σχέση στην οποία κάθε εταίρος είναι γονέας του παιδιού, το IRS παρέχει ευνοϊκή μεταχείριση στους μισθούς που καταβάλλονται σε παιδί κάτω των 18 ετών.

Σύμφωνα με την ισχύουσα καθοδήγηση του IRS:

• Οι πληρωμές σε παιδί κάτω των 18 ετών δεν υπόκεινται σε φόρους Κοινωνικής Ασφάλισης και Medicare σε αυτά τα σχήματα
• Οι πληρωμές σε παιδί κάτω των 21 ετών δεν υπόκεινται σε FUTA σε αυτά τα σχήματα
• Η παρακράτηση φόρου εισοδήματος μπορεί να εξακολουθεί να ισχύει ανεξάρτητα από την ηλικία

Αυτό σημαίνει ότι η επιχείρηση μπορεί να πρέπει να διαχειρίζεται σωστά τη μισθοδοσία, ακόμη και όταν κάποιοι φόροι απασχόλησης δεν εφαρμόζονται.

Εταιρείες και οι περισσότερες άλλες εταιρικές σχέσεις

Αν η επιχείρησή σας είναι εταιρεία, συμπεριλαμβανομένης μιας S corporation ή μιας C corporation, η ειδική ελάφρυνση στους φόρους μισθοδοσίας για παιδιά γενικά δεν εφαρμόζεται.

Σε αυτές τις περιπτώσεις:

• Οι μισθοί που καταβάλλονται στο παιδί σας γενικά υπόκεινται σε παρακράτηση φόρου εισοδήματος
• Οι φόροι Κοινωνικής Ασφάλισης και Medicare γενικά εφαρμόζονται
• Ο φόρος FUTA γενικά εφαρμόζεται

Ο ίδιος γενικός κανόνας ισχύει επίσης για εταιρικές σχέσεις, εκτός αν κάθε εταίρος είναι γονέας του παιδιού.

Γιατί έχει σημασία αυτή η διάκριση

Η νομική μορφή της επιχείρησης καθορίζει αν η πληρωμή του μισθού αντιμετωπίζεται ως οικογενειακή απασχόληση με μερική φορολογική ελάφρυνση ή ως κανονική μισθοδοσία εργαζομένου. Πριν αρχίσετε να πληρώνετε το παιδί σας, επιβεβαιώστε πώς ταξινομείται η επιχείρησή σας για ομοσπονδιακούς φορολογικούς σκοπούς.

Αν βρίσκεστε ακόμη στη φάση σύστασης της εταιρείας, η σωστή επιλογή δομής από νωρίς μπορεί να απλοποιήσει τη μισθοδοσία, τη φορολογική αναφορά και τη μελλοντική συμμόρφωση. Η Zenind μπορεί να βοηθήσει τους ιδρυτές να χτίσουν πάνω σε σωστή βάση με υπηρεσίες σύστασης επιχείρησης και υποστήριξης συμμόρφωσης.

Τι σημαίνει η ηλικία για τους φόρους μισθοδοσίας

Η ηλικία έχει σημασία, αλλά δεν είναι ο μόνος παράγοντας.

Παιδιά κάτω των 18 ετών

Για παιδί κάτω των 18 ετών, το μεγαλύτερο φορολογικό πλεονέκτημα στη μισθοδοσία γενικά ισχύει μόνο σε ατομική επιχείρηση ή σε εταιρική σχέση που ανήκει μόνο σε γονείς. Σε αυτές τις περιπτώσεις, οι φόροι Κοινωνικής Ασφάλισης και Medicare δεν οφείλονται στους μισθούς του παιδιού.

Παιδιά κάτω των 21 ετών

Για παιδί κάτω των 21 ετών, οι μισθοί γενικά απαλλάσσονται από τον φόρο FUTA στα ίδια επιλέξιμα εταιρικά σχήματα.

Παιδιά 18 ετών και άνω

Μόλις το παιδί σας συμπληρώσει τα 18, η ειδική εξαίρεση από τους φόρους Κοινωνικής Ασφάλισης και Medicare δεν ισχύει πλέον στο πλαίσιο ατομικής επιχείρησης ή εταιρικής σχέσης που ανήκει μόνο σε γονείς. Σε αυτό το σημείο, οι μισθοί γενικά υπόκεινται σε αυτούς τους φόρους.

Το πρακτικό συμπέρασμα

Η ηλικία του παιδιού επηρεάζει τη φορολογική αντιμετώπιση της μισθοδοσίας, αλλά η νομική μορφή της επιχείρησης παραμένει το σημείο εκκίνησης. Ένα παιδί μπορεί να είναι αρκετά μεγάλο για να κάνει τη δουλειά, αλλά οι φορολογικοί κανόνες εξακολουθούν να εξαρτώνται από το πώς είναι οργανωμένη η επιχείρηση.

Τι θεωρείται νόμιμη εργασία;

Το παιδί πρέπει να παρέχει πραγματικές υπηρεσίες για την επιχείρηση.

Ένας ισχυρός φάκελος θα πρέπει να δείχνει:

• Η εργασία είναι συνήθης και αναγκαία για την επιχείρηση
• Οι εργασίες είναι κατάλληλες για την ηλικία και τις ικανότητες του παιδιού
• Το παιδί πραγματικά ολοκλήρωσε την εργασία
• Η αμοιβή είναι εύλογη για τις υπηρεσίες που παρασχέθηκαν
• Η επιχείρηση διατήρησε αρχεία για να τεκμηριώσει την πληρωμή

Παραδείγματα αδύναμων σεναρίων περιλαμβάνουν ασαφείς αρμοδιότητες, υπερβολικούς μισθούς ή πληρωμές που μοιάζουν περισσότερο με μεταφορές χρημάτων παρά με αμοιβή για εργασία.

Αν δεν θα νιώθατε άνετα να υπερασπιστείτε τη συμφωνία σε φορολογικό έλεγχο, τότε η ρύθμιση είναι πιθανότατα πολύ χαλαρή.

Πόσα μπορείτε να πληρώσετε το παιδί σας;

Η αμοιβή πρέπει να είναι εύλογη για την εργασία που παρέχεται.

Ένας εύλογος μισθός συνήθως βασίζεται σε παράγοντες όπως:

• Το είδος της εργασίας που έγινε
• Η ηλικία και το επίπεδο δεξιοτήτων του παιδιού
• Η τοπική αγοραία αμοιβή για παρόμοια εργασία
• Ο πραγματικός χρόνος που αφιερώθηκε στην εργασία
• Το αν το παιδί κάνει αντίστοιχη εργασία με άλλο εργαζόμενο

Η πληρωμή πολύ πάνω από την αγοραία αξία μπορεί να δημιουργήσει προβλήματα. Από την άλλη πλευρά, η πληρωμή πολύ χαμηλά μπορεί να κάνει τη συμφωνία να φαίνεται τεχνητή ή ελλιπής.

Ένα χρήσιμο σημείο αναφοράς είναι να συγκρίνετε τα καθήκοντα του παιδιού με τον μισθό που θα πληρώνατε σε έναν άσχετο εργαζόμενο για την ίδια δουλειά. Αν το παιδί εκτελεί απλές εργασίες γραφείου, ο μισθός θα πρέπει να αντικατοπτρίζει αυτό το επίπεδο εργασίας, όχι επαγγελματικό μισθό.

Πώς να ρυθμίσετε σωστά την πληρωμή

Για να πληρώνετε σωστά το παιδί σας, αντιμετωπίστε τη συμφωνία σαν πραγματική σχέση εργασίας.

1. Δημιουργήστε περιγραφή θέσης εργασίας

Καταγράψτε τα καθήκοντα, τις ώρες, την επίβλεψη και το ωρομίσθιο του παιδιού. Κρατήστε την περιγραφή απλή και συνδεδεμένη με πραγματικές επιχειρηματικές ανάγκες.

2. Παρακολουθήστε την εργασία που γίνεται

Διατηρείτε φύλλα ωρών, καταγραφές εργασιών ή αρχεία έργων. Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο αν το παιδί εργάζεται μερική απασχόληση ή μόνο σε ορισμένες περιόδους του έτους.

3. Διαχειριστείτε σωστά τη μισθοδοσία

Αν το παιδί είναι εργαζόμενος, επεξεργαστείτε τους μισθούς μέσω μισθοδοσίας και όχι με άτυπες πληρωμές με μετρητά. Η σωστή επεξεργασία μισθοδοσίας βοηθά να τεκμηριωθεί η έκπτωση και να διατηρηθούν συνεπή τα αρχεία.

4. Παρακρατήστε και δηλώστε φόρους όταν απαιτείται

Ανάλογα με τη νομική μορφή της επιχείρησής σας και την ηλικία του παιδιού, μπορεί να χρειαστεί να παρακρατήσετε φόρο εισοδήματος και να πληρώσετε φόρους απασχόλησης. Οι δηλώσεις μισθοδοσίας μπορεί να περιλαμβάνουν έντυπα όπως τα W-2 και W-3 στο τέλος του έτους, καθώς και τριμηνιαίες ή ετήσιες δηλώσεις μισθοδοσίας όπου απαιτείται.

5. Κρατήστε αποδεικτικά πληρωμής

Πληρώνετε με επιταγή ή απευθείας κατάθεση όταν είναι δυνατόν και διατηρείτε τραπεζικά αρχεία. Τα καθαρά αρχεία πληρωμών μειώνουν τις διαφωνίες σχετικά με το αν οι μισθοί πράγματι καταβλήθηκαν.

Συνηθισμένα λάθη που πρέπει να αποφεύγετε

Πολλά προβλήματα οικογενειακής μισθοδοσίας προέρχονται από τα ίδια λίγα λάθη.

• Πληρωμή του παιδιού χωρίς να έχει γίνει πραγματική εργασία
• Μη τεκμηρίωση των ωρών ή των καθηκόντων
• Καθορισμός μη εύλογου μισθού
• Πληρωμή με μετρητά χωρίς αρχεία
• Υπόθεση ότι όλες οι επιχειρηματικές μορφές έχουν την ίδια φορολογική μεταχείριση
• Παράλειψη ότι μπορεί να εξακολουθεί να ισχύει παρακράτηση φόρου εισοδήματος
• Ανάμειξη προσωπικών πληρωμών συντήρησης με μισθούς εργαζομένου

Όσο περισσότερο η συμφωνία μοιάζει με οικογενειακό χαρτζιλίκι, τόσο πιο αδύναμη γίνεται ως επιχειρηματική δαπάνη.

Μπορεί το παιδί σας να παραμένει εξαρτώμενο μέλος;

Σε πολλές περιπτώσεις, ναι. Το να πληρώνετε το παιδί σας για νόμιμη εργασία δεν αλλάζει αυτόματα το αν μπορεί να δηλωθεί ως εξαρτώμενο μέλος.

Οι κανόνες εξάρτησης και οι κανόνες μισθοδοσίας είναι ξεχωριστά ζητήματα. Ένα παιδί μπορεί να είναι ταυτόχρονα εξαρτώμενο μέλος και πραγματικός εργαζόμενος, αν τα πραγματικά περιστατικά υποστηρίζουν και τις δύο θέσεις.

Πώς η οικογενειακή μισθοδοσία μπορεί να ενταχθεί στον μακροπρόθεσμο σχεδιασμό

Όταν γίνεται σωστά, η πληρωμή του παιδιού σας μπορεί να υποστηρίξει περισσότερα από τη βραχυπρόθεσμη φορολογική στρατηγική.

Μπορεί επίσης να βοηθήσει την οικογένειά σας να:

• Διδάξει από νωρίς διαχείριση χρημάτων
• Δημιουργήσει αποκτηθέν εισόδημα για στόχους αποταμίευσης
• Εισαγάγει βασικές λειτουργίες μιας επιχείρησης
• Χτίσει ένα ίχνος εγγράφων που υποστηρίζει τη μελλοντική οικονομική ανεξαρτησία

Ορισμένοι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων χρησιμοποιούν αυτή τη στρατηγική για να βοηθήσουν στη χρηματοδότηση ενός λογαριασμού αποταμίευσης ή συνταξιοδότησης του παιδιού, όταν το παιδί έχει επιλέξιμο αποκτηθέν εισόδημα. Αυτό πρέπει να γίνεται προσεκτικά και σε συνεννόηση με φορολογικό επαγγελματία.

Πότε η Zenind μπορεί να βοηθήσει

Αν χτίζετε μια επιχείρηση που θα προσλάβει κάποια στιγμή μέλη της οικογένειας, βοηθά να ξεκινήσετε με τη σωστή δομή και τις σωστές συνήθειες συμμόρφωσης.

Η Zenind υποστηρίζει ιδρυτές με υπηρεσίες σύστασης επιχείρησης στις ΗΠΑ και συνεχή υποστήριξη συμμόρφωσης, ώστε να μπορείτε να εστιάσετε στη λειτουργία μιας νόμιμης, καλά τεκμηριωμένης εταιρείας από την πρώτη μέρα. Αυτό έχει σημασία όταν θέλετε η μισθοδοσία, οι φορολογικές δηλώσεις και η δομή της εταιρείας να λειτουργούν σωστά μαζί.

Αν ακόμη αποφασίζετε πώς να δομήσετε την εταιρεία σας, η σωστή σύσταση τώρα μπορεί να κάνει την οικογενειακή μισθοδοσία ευκολότερη αργότερα.

Συχνές ερωτήσεις

Πρέπει να παρακρατώ φόρους όταν πληρώνω το παιδί μου;

Εξαρτάται από τη νομική μορφή της επιχείρησής σας και την ηλικία του παιδιού. Σε ατομική επιχείρηση ή εταιρική σχέση που ανήκει μόνο σε γονείς, ορισμένοι φόροι απασχόλησης μπορεί να μην εφαρμόζονται σε παιδιά κάτω από ορισμένες ηλικίες, αλλά η παρακράτηση φόρου εισοδήματος μπορεί να εξακολουθεί να ισχύει. Σε εταιρείες, οι συνήθεις φόροι μισθοδοσίας γενικά εφαρμόζονται.

Μπορώ να πληρώνω το παιδί μου ως ανεξάρτητο συνεργάτη αντί για εργαζόμενο;

Μόνο αν τα πραγματικά περιστατικά δικαιολογούν πραγματικά την αντιμετώπιση ως ανεξάρτητου συνεργάτη. Σε πολλές οικογενειακές επιχειρήσεις, το παιδί είναι προτιμότερο να ταξινομείται ως εργαζόμενος, αν εσείς ελέγχετε την εργασία και το πρόγραμμα.

Μπορώ να πληρώνω το παιδί μου για δουλειές στο σπίτι μέσω της επιχείρησης;

Όχι. Στη μισθοδοσία της επιχείρησης ανήκουν μόνο υπηρεσίες που σχετίζονται με την επιχείρηση. Οι προσωπικές δουλειές του σπιτιού δεν δημιουργούν εκπιπτόμενη επιχειρηματική δαπάνη.

Τι αρχεία πρέπει να κρατάω;

Κρατήστε περιγραφή θέσης εργασίας, φύλλα ωρών, αποδεικτικά πληρωμής, αρχεία μισθοδοσίας και τυχόν έντυπα που απαιτούνται για τη νομική μορφή της επιχείρησής σας.

Αξίζει αυτή η στρατηγική για κάθε ιδιοκτήτη επιχείρησης;

Όχι πάντα. Η ρύθμιση έχει νόημα μόνο αν η εργασία είναι πραγματική, η επιχείρηση χρειάζεται βοήθεια και η μισθοδοσία αξίζει τη διοικητική προσπάθεια.

Τελικές σκέψεις

Η πληρωμή του παιδιού σας από την επιχείρησή σας μπορεί να είναι νόμιμη, χρήσιμη και φορολογικά αποδοτική, όταν η εργασία είναι πραγματική και τα αρχεία είναι ισχυρά. Οι πιο σημαντικοί παράγοντες είναι η νομική μορφή της επιχείρησής σας, η ηλικία του παιδιού σας, η εύλογη αμοιβή και το αν ακολουθείτε σωστά τους κανόνες μισθοδοσίας του IRS.

Αν χτίζετε μια επιχείρηση που μπορεί αργότερα να προσλάβει μέλη της οικογένειας, φροντίστε η σύσταση της εταιρείας, η μισθοδοσία και η τήρηση αρχείων να είναι σωστά οργανωμένες από την αρχή. Αυτός είναι ο ευκολότερος τρόπος να διατηρήσετε τη στρατηγική συμμορφωμένη και τεκμηριώσιμη.