Sådan indsender du Maryland Articles of Incorporation: formularer, gebyrer og trin til indsendelse

Maryland Articles of Incorporation er de stiftelsesdokumenter, der opretter et indenlandsk selskab i staten. Når Maryland State Department of Assessments and Taxation (SDAT) accepterer indsendelsen, bliver selskabet en juridisk enhed, der kan åbne bankkonti, indgå kontrakter, ansøge om skatte-id'er og begynde at drive forretning.

Selve indsendelsen er ligetil, men detaljerne betyder meget. Staten forventer den korrekte formular, det rigtige navn, et principal office i Maryland, en gyldig resident agent og de rette underskrifter. For nonprofit- og skattefritagne organisationer skal formuleringerne i vedtægterne også passe til enhedens formål.

Denne guide gennemgår stiftelsesprocessen i Maryland trin for trin, så du kan indsende med færre forsinkelser og færre undgåelige rettelser.

Hvad Articles of Incorporation gør

Articles of Incorporation er den offentlige registrering, der etablerer et selskab under Maryland-lovgivning. De er noget andet end bylaws, som regulerer selskabets interne drift. De er også forskellige fra en trade name registration, som ikke opretter en juridisk enhed.

I praksis gør Articles of Incorporation tre ting:

• Opretter selskabet som en juridisk enhed
• Reserverer selskabsnavnet, når indsendelsen er accepteret
• Opretter centrale oplysninger om virksomheden i statens registre

Indtil indsendelsen er godkendt, eksisterer selskabet ikke som en Maryland-enhed. Det betyder, at du bør undgå at præsentere navnet, som om det allerede var sikret, især når du underskriver kontrakter eller ansøger om licenser før godkendelse.

Vælg den rigtige Maryland-formular

Maryland bruger forskellige Articles of Incorporation-formularer afhængigt af, hvilken type selskab du opretter. SDAT stiller i øjeblikket formularer til rådighed for stock corporations, close corporations, nonstock corporations, religious corporations og tax-exempt nonstock corporations.

Stock corporation

Brug formularen til en stock corporation, hvis virksomheden skal udstede aktier og fungere som et for-profit selskab. Det er den mest almindelige struktur for virksomheder, der er oprettet for at skabe overskud og fordele ejerskab gennem aktier.

Close corporation

En close corporation er en Maryland-selskabsform, der er beregnet til virksomheder med et mindre antal ejere og mindre formelle forventninger til overdragelse af aktier. Hvis virksomheden er tæt ejet, kan denne mulighed være værd at gennemgå, før du indsender.

Nonstock corporation

Brug formularen til en nonstock corporation for nonprofit-organisationer, der ikke udsteder aktiekapital. Denne formular bruges typisk til nonprofit-virksomheder, der ikke specifikt ansøger om skattefritagelse under den IRS-formulering, der anvendes i tax-exempt-formularen.

Tax-exempt nonstock corporation

Brug tax-exempt nonstock-formularen, hvis organisationen oprettes til velgørende, religiøse, uddannelsesmæssige eller videnskabelige formål og er tiltænkt at være i overensstemmelse med føderale krav til skattefritagelse, herunder Section 501(c)(3)-formulering, hvor det er relevant.

Religious corporation

Brug formularen til en religious corporation, når du opretter en religiøs enhed under Maryland-lovgivning.

Hvis du er i tvivl om, hvilken formular der passer til din struktur, skal du vælge ud fra enhedens formål og skattemæssige profil, før du indsender. At vælge den forkerte formular er en almindelig årsag til forsinkelse.

Oplysninger Maryland kræver

Marylands formularer er enkle, men de er ikke valgfrie, når det gælder grundlæggende oplysninger. Indsendelsen skal være fuldstændig og internt konsistent.

1. Oplysninger om incorporator

Incorporator er den person eller de personer, der underskriver og indsender Articles of Incorporation.

Maryland tillader én eller flere incorporators, og incorporator skal blot være mindst 18 år gammel. Den adresse, der angives for incorporator, skal være et sted, hvor post kan modtages, og den kan være uden for Maryland eller endda uden for USA.

2. Selskabsnavn

Navnet skal kunne adskilles fra andre enheder, der allerede er registreret i Maryland. Marylands formularer angiver også, at selskabsnavnet skal indeholde en af de krævede betegnelser, såsom:

• Corporation
• Incorporated
• Limited
• Inc.
• Corp.
• Ltd.

En navnesøgning kan hjælpe dig med at finde åbenlyse konflikter, men et navnetjek er ikke det samme som varemærkeafklaring. Et navn, der er ledigt i Marylands registre, kan stadig skabe et varemærkeproblem, hvis en anden virksomhed bruger et lignende mærke.

3. Formålsbestemmelse

Vedtægterne bør indeholde en kort beskrivelse af selskabets formål.

For en stock corporation er en kort beskrivelse af virksomheden normalt tilstrækkelig. For en nonprofit- eller tax-exempt-corporation bør formålsformuleringen udarbejdes mere omhyggeligt, så den passer til organisationens mission og skattemæssige status.

4. Hovedkontor i Maryland

Maryland kræver en principal office-adresse i staten. Adressen skal være en gadeadresse, by og ZIP-kode. En postboks er ikke acceptabel.

5. Resident agent

Resident agent er den person eller enhed, der er bemyndiget til at modtage juridiske meddelelser og stævningsforkyndelse.

Marylands formularer kræver, at resident agent enten er en myndig borger i Maryland eller en anden eksisterende corporation i Maryland. Agentens adresse skal være i Maryland og må ikke være en postboks. En corporation kan ikke fungere som sin egen resident agent.

Resident agent skal også underskrive formularen.

6. Aktieoplysninger for stock corporations

Hvis du indsender en stock corporation, skal Articles of Incorporation angive det antal aktier, som selskabet er bemyndiget til at udstede, samt pålydende værdi pr. aktie, hvis relevant.

7. Bestyrelsesmedlemmer

Marylands formularer beder om antallet af directors, der skal fungere indtil det første møde, eller indtil efterfølgere er valgt og kvalificerede.

For nonprofit-organisationer og visse særlige selskabstyper kan der kræves yderligere formulering om directors. Sørg for, at bylaws og articles stemmer overens.

8. Ekstra klausuler for skattefritagne nonprofit-organisationer

Tax-exempt nonstock corporations kræver ekstra formulering. Formularen indeholder nonprofit-begrænsninger for indtjening samt en klausul, der begrænser politisk aktivitet og privat fordel. Hvis du opretter en velgørende organisation, skal denne formulering håndteres omhyggeligt, fordi den påvirker enhedens skattemæssige status.

Sådan indsender du vedtægterne

Indsendelsesprocessen handler primært om at forberede den korrekte formular og sende den til SDAT.

Trin 1: Bekræft enhedstypen

Beslut, om du indsender en stock corporation, close corporation, nonstock corporation, religious corporation eller tax-exempt nonstock corporation.

Denne beslutning påvirker både formuleringen i vedtægterne og indsendelsesgebyret.

Trin 2: Forbered formularen omhyggeligt

Brug den aktuelle SDAT-formular, ikke en gammel skabelon kopieret fra en anden hjemmeside. Maryland opdaterer sine formularer med jævne mellemrum, og den aktuelle version betyder noget.

Hvis du indsender på papir, skal formularen være fuldstændig, maskinskrevet og underskrevet, hvor det kræves. Manglende underskrifter, uens adresser eller en vag formålsbeskrivelse kan forsinke indsendelsen.

Trin 3: Indsend online eller pr. post

Maryland Business Express er SDAT's online platform til at oprette enheder, indsende årlige rapporter og anmode om kopier af dokumenter. Visse selskabstyper kan indsendes online, mens andre stadig kan skulle indsendes på papir afhængigt af formularen og den valgte indsendelsesvej.

Hvis du sender ind pr. post, skal du følge de aktuelle SDAT-postanvisninger på formularen.

Trin 4: Betal det korrekte gebyr

Som angivet på de aktuelle SDAT-formularer:

• Stock corporations indsendes generelt for $120, hvilket inkluderer et filing fee på $100 plus et organization and capitalization fee på $20
• Nonstock corporations indsendes generelt for $120, hvilket inkluderer det samme filing fee på $100 plus et organization and capitalization fee på $20
• Tax-exempt nonstock corporations indsendes generelt for $170, hvilket inkluderer filing fee på $100, organization and capitalization fee på $20 samt et Maryland Not-For-Profit Development Center Program Fund assessment på $50

For stock corporations kan gebyret ændre sig, hvis den samlede pålydende værdi eller aktiebemyndigelse overstiger de tærskler, som SDAT angiver. I så fald beder SDAT indsendere om at kontakte afdelingen for at få det korrekte beløb.

Trin 5: Følg indsendelsen

SDAT oplyser, at bekræftelse for almindelige indsendelser kan tage otte uger eller mere. Hvis du har brug for en kopi, en statuskontrol eller en certificeret registrering, er afdelingens Business Entity Search-system og charter-kontakter det rette sted at starte.

Hvis du bruger ekspresbehandling til visse anmodninger om kopier eller indsendelser, skal instruktionerne på SDAT-materialet følges nøje.

Almindelige fejl ved indsendelse

De fleste problemer kan undgås. Dette er de fejl, der skaber mest friktion:

• Brug af et navn, der ikke kan skelnes fra en eksisterende Maryland-enhed
• Manglende den krævede selskabsbetegnelse
• Angivelse af en postboks for principal office eller resident agent-adressen
• Brug af en resident agent, der ikke er berettiget under Marylands regler
• Indsendelse med forkert selskabsform i forhold til forretningsformålet
• Manglende oplysninger om aktier i en stock corporation-indsendelse
• Indsendelse af nonprofit-articles uden den krævede tax-exempt-formulering
• Antagelse af, at en Maryland-navnesøgning også fjerner varemærkerisiko

En omhyggelig gennemgang før indsendelse sparer som regel mere tid end at forsøge at rette en afvist eller forsinket indsendelse.

Hvad sker der efter godkendelse

Når SDAT accepterer Articles of Incorporation, er stiftelsen kun første skridt.

Du bør derefter:

• Vedtage bylaws
• Afholde det første organisatoriske møde
• Udstede aktier, hvis relevant
• Ansøge om et EIN hos IRS efter, at selskabet er stiftet
• Registrere dig for statslige og lokale skattekonti, hvis det er påkrævet
• Indhente de licenser eller tilladelser, der kræves for forretningsaktiviteten
• Sætte påmindelser for årlige indsendelsesforpligtelser, så selskabet forbliver i god standing

Hvis enheden skal drive virksomhed i Maryland på lang sigt, er compliance ikke valgfrit. Manglende årlige indsendelser kan udsætte selskabet for sanktioner eller forfeiture.

Sådan kan Zenind hjælpe

Zenind hjælper stiftere med at oprette Maryland-selskaber med en proces, der er bygget op omkring nøjagtighed og compliance. Det kan omfatte hjælp til forberedelse, assistance med indsendelse, registered agent-services og løbende påmindelser om compliance, så selskabet forbliver organiseret efter stiftelsen.

For iværksættere og nonprofit-organisationer, der ønsker en mere smidig vej gennem Maryland-stiftelsen, kan den støtte reducere risikoen for en afvist indsendelse og holde fokus på at lancere virksomheden.

Afsluttende pointe

Det er overskueligt at indsende Maryland Articles of Incorporation, når du vælger den korrekte formular, bruger en gyldig resident agent i Maryland, formulerer formålsbestemmelsen omhyggeligt og betaler det korrekte gebyr. Processen bliver langt lettere, når indsendelsen er forberedt korrekt første gang.

Hvis du opretter en stock corporation, nonprofit-organisation eller skattefritaget organisation i Maryland, er den sikreste tilgang at gennemgå den aktuelle SDAT-formular før indsendelse og sikre, at alle påkrævede felter er udfyldt.