Πώς να καταθέσετε Articles of Incorporation στο Maryland: Έντυπα, τέλη και βήματα υποβολής

Τα Articles of Incorporation του Maryland είναι τα έγγραφα σύστασης που δημιουργούν μια εγχώρια εταιρεία στην πολιτεία. Μόλις το Maryland State Department of Assessments and Taxation (SDAT) αποδεχθεί την κατάθεση, η εταιρεία γίνεται νομική οντότητα που μπορεί να ανοίγει τραπεζικούς λογαριασμούς, να συνάπτει συμβάσεις, να υποβάλλει αιτήσεις για φορολογικούς αριθμούς και να ξεκινά τη δραστηριότητά της.

Η ίδια η διαδικασία κατάθεσης είναι απλή, αλλά οι λεπτομέρειες έχουν σημασία. Η πολιτεία αναμένει το σωστό έντυπο, το σωστό όνομα, μια διεύθυνση principal office στο Maryland, έναν έγκυρο resident agent και τις κατάλληλες υπογραφές. Για μη κερδοσκοπικούς και tax-exempt οργανισμούς, η διατύπωση στα articles πρέπει επίσης να ταιριάζει με τον σκοπό της οντότητας.

Αυτός ο οδηγός εξηγεί βήμα προς βήμα τη διαδικασία σύστασης στο Maryland, ώστε να καταθέσετε με λιγότερες καθυστερήσεις και λιγότερες διορθώσεις που θα μπορούσαν να αποφευχθούν.

Τι κάνουν τα Articles of Incorporation

Τα Articles of Incorporation αποτελούν το δημόσιο αρχείο που ιδρύει μια εταιρεία βάσει της νομοθεσίας του Maryland. Διαφέρουν από τα bylaws, τα οποία ρυθμίζουν την εσωτερική λειτουργία της εταιρείας. Διαφέρουν επίσης από την καταχώριση εμπορικής επωνυμίας, η οποία δεν δημιουργεί νομική οντότητα.

Σε πρακτικό επίπεδο, τα Articles of Incorporation κάνουν τρία πράγματα:

• Δημιουργούν την εταιρεία ως νομική οντότητα
• Διασφαλίζουν το εταιρικό όνομα μόλις γίνει αποδεκτή η κατάθεση
• Καταχωρίζουν βασικές πληροφορίες για την εταιρεία στο κρατικό αρχείο

Μέχρι να εγκριθεί η κατάθεση, η εταιρεία δεν υφίσταται ως οντότητα του Maryland. Αυτό σημαίνει ότι πρέπει να αποφεύγετε να παρουσιάζετε το όνομα σαν να είναι ήδη εξασφαλισμένο, ειδικά όταν υπογράφετε συμβάσεις ή ζητάτε άδειες πριν από την έγκριση.

Επιλέξτε το σωστό έντυπο του Maryland

Το Maryland χρησιμοποιεί διαφορετικά έντυπα Articles of Incorporation ανάλογα με τον τύπο της εταιρείας που δημιουργείτε. Το SDAT παρέχει επί του παρόντος έντυπα για stock corporations, close corporations, nonstock corporations, religious corporations και tax-exempt nonstock corporations.

Stock corporation

Χρησιμοποιήστε το έντυπο stock corporation αν η επιχείρηση θα εκδίδει μετοχές και θα λειτουργεί ως κερδοσκοπική εταιρεία. Αυτή είναι η πιο συνηθισμένη δομή για εταιρείες που ιδρύονται με σκοπό το κέρδος και τη διανομή συμμετοχής μέσω μετοχών.

Close corporation

Μια close corporation είναι εταιρική μορφή του Maryland που προορίζεται για επιχειρήσεις με μικρότερο αριθμό ιδιοκτητών και λιγότερο τυπικές προσδοκίες ως προς τη μεταβίβαση μετοχών. Αν η επιχείρηση είναι closely held, αυτή η επιλογή ίσως αξίζει να εξεταστεί πριν από την κατάθεση.

Nonstock corporation

Χρησιμοποιήστε το έντυπο nonstock corporation για μη κερδοσκοπικούς οργανισμούς που δεν εκδίδουν μετοχικό κεφάλαιο. Αυτό το έντυπο χρησιμοποιείται συνήθως για μη κερδοσκοπικές επιχειρήσεις που δεν υποβάλλουν ειδικά αίτηση για tax-exempt status με τη γλώσσα του IRS που χρησιμοποιείται στο tax-exempt έντυπο.

Tax-exempt nonstock corporation

Χρησιμοποιήστε το έντυπο tax-exempt nonstock αν ο οργανισμός δημιουργείται για φιλανθρωπικούς, θρησκευτικούς, εκπαιδευτικούς ή επιστημονικούς σκοπούς και προορίζεται να ευθυγραμμιστεί με τις ομοσπονδιακές απαιτήσεις φοροαπαλλαγής, συμπεριλαμβανομένης της διατύπωσης του Section 501(c)(3) όταν αυτό εφαρμόζεται.

Religious corporation

Χρησιμοποιήστε το έντυπο religious corporation όταν ιδρύετε έναν θρησκευτικό φορέα βάσει της νομοθεσίας του Maryland.

Αν δεν είστε βέβαιοι ποιο έντυπο ταιριάζει στη δομή σας, επιλέξτε με βάση τον σκοπό της οντότητας και το φορολογικό της προφίλ πριν καταθέσετε. Η επιλογή λανθασμένου εντύπου είναι συνηθισμένος λόγος καθυστέρησης.

Πληροφορίες που απαιτεί το Maryland

Τα έντυπα του Maryland είναι απλά, αλλά τα βασικά δεν είναι προαιρετικά. Η κατάθεση πρέπει να είναι πλήρης και εσωτερικά συνεπής.

1. Στοιχεία incorporator

Ο incorporator είναι το άτομο ή τα άτομα που υπογράφουν και υποβάλλουν τα Articles of Incorporation.

Το Maryland επιτρέπει έναν ή περισσότερους incorporators, και ο incorporator χρειάζεται να είναι τουλάχιστον 18 ετών. Η διεύθυνση που δηλώνεται για τον incorporator πρέπει να είναι τοποθεσία όπου μπορεί να παραληφθεί αλληλογραφία, και μπορεί να βρίσκεται εκτός Maryland ή ακόμη και εκτός Ηνωμένων Πολιτειών.

2. Εταιρική επωνυμία

Η επωνυμία πρέπει να διακρίνεται από άλλες οντότητες που είναι ήδη καταχωρισμένες στο Maryland. Τα έντυπα του Maryland αναφέρουν επίσης ότι η εταιρική επωνυμία πρέπει να περιλαμβάνει έναν από τους απαιτούμενους προσδιοριστές, όπως:

• Corporation
• Incorporated
• Limited
• Inc.
• Corp.
• Ltd.

Ένας έλεγχος ονόματος μπορεί να βοηθήσει στον εντοπισμό προφανών συγκρούσεων, αλλά ο έλεγχος ονόματος δεν είναι το ίδιο με τον έλεγχο εμπορικού σήματος. Ένα όνομα που είναι διαθέσιμο στο αρχείο του Maryland μπορεί παρ' όλα αυτά να δημιουργήσει ζήτημα εμπορικού σήματος αν άλλη επιχείρηση χρησιμοποιεί παρόμοιο σήμα.

3. Σκοπός

Τα articles θα πρέπει να περιλαμβάνουν μια σύντομη περιγραφή του σκοπού της εταιρείας.

Για μια stock corporation, συνήθως αρκεί μια σύντομη περιγραφή της επιχειρηματικής δραστηριότητας. Για μια μη κερδοσκοπική ή tax-exempt εταιρεία, η διατύπωση του σκοπού πρέπει να συνταχθεί πιο προσεκτικά ώστε να ταιριάζει με την αποστολή και τη φορολογική της θέση.

4. Principal office στο Maryland

Το Maryland απαιτεί διεύθυνση principal office στην πολιτεία. Η διεύθυνση πρέπει να είναι οδός, πόλη και ZIP code. Δεν είναι αποδεκτή η ταχυδρομική θυρίδα.

5. Resident agent

Ο resident agent είναι το πρόσωπο ή η οντότητα που είναι εξουσιοδοτημένη να παραλαμβάνει νομικές ειδοποιήσεις και επίδοση δικογράφων.

Τα έντυπα του Maryland απαιτούν ο resident agent να είναι είτε ενήλικος πολίτης του Maryland είτε άλλη υπάρχουσα εταιρεία του Maryland. Η διεύθυνση του agent πρέπει να βρίσκεται στο Maryland και δεν μπορεί να είναι ταχυδρομική θυρίδα. Μια εταιρεία δεν μπορεί να ενεργεί ως resident agent του εαυτού της.

Ο resident agent πρέπει επίσης να υπογράψει το έντυπο.

6. Στοιχεία μετοχών για stock corporations

Αν καταθέτετε για stock corporation, τα Articles of Incorporation πρέπει να αναφέρουν τον αριθμό των μετοχών που η εταιρεία είναι εξουσιοδοτημένη να εκδίδει και την ονομαστική αξία ανά μετοχή, εφόσον υπάρχει.

7. Διοικητές

Τα έντυπα του Maryland ζητούν τον αριθμό των directors που θα υπηρετήσουν μέχρι την πρώτη συνεδρίαση ή μέχρι να επιλεγούν και να αναλάβουν οι διάδοχοί τους.

Για μη κερδοσκοπικούς φορείς και ορισμένους ειδικούς τύπους εταιρειών, μπορεί να απαιτείται πρόσθετη διατύπωση για τους directors. Βεβαιωθείτε ότι τα bylaws και τα articles συμφωνούν μεταξύ τους.

8. Πρόσθετες ρήτρες για tax-exempt μη κερδοσκοπικούς φορείς

Οι tax-exempt nonstock corporations απαιτούν πρόσθετη διατύπωση. Το έντυπο περιλαμβάνει μη κερδοσκοπικούς περιορισμούς στα κέρδη και ρήτρα που περιορίζει την πολιτική δραστηριότητα και το ιδιωτικό όφελος. Αν δημιουργείτε φιλανθρωπικό οργανισμό, αυτή η διατύπωση πρέπει να αντιμετωπιστεί με προσοχή, επειδή επηρεάζει τη φορολογική θέση της οντότητας.

Πώς να καταθέσετε τα articles

Η διαδικασία κατάθεσης είναι κυρίως θέμα προετοιμασίας του σωστού εντύπου και υποβολής του στο SDAT.

Βήμα 1: Επιβεβαιώστε τον τύπο οντότητας

Αποφασίστε αν καταθέτετε ως stock corporation, close corporation, nonstock corporation, religious corporation ή tax-exempt nonstock corporation.

Αυτή η απόφαση επηρεάζει τόσο τη διατύπωση στα articles όσο και το τέλος κατάθεσης.

Βήμα 2: Προετοιμάστε προσεκτικά το έντυπο

Χρησιμοποιήστε το τρέχον έντυπο του SDAT, όχι κάποιο παλιό υπόδειγμα που αντιγράφηκε από άλλη ιστοσελίδα. Το Maryland ενημερώνει περιοδικά τα έντυπά του και η τρέχουσα έκδοση έχει σημασία.

Αν καταθέτετε σε έντυπη μορφή, το έντυπο πρέπει να είναι πλήρες, δακτυλογραφημένο και υπογεγραμμένο όπου απαιτείται. Οι ελλείπουσες υπογραφές, οι ασύμβατες διευθύνσεις ή μια ασαφής διατύπωση σκοπού μπορούν να καθυστερήσουν την κατάθεση.

Βήμα 3: Καταθέστε ηλεκτρονικά ή ταχυδρομικά

Το Maryland Business Express είναι η ηλεκτρονική πλατφόρμα κατάθεσης του SDAT για τη δημιουργία οντοτήτων, τις ετήσιες καταθέσεις και την αίτηση αντιγράφων εγγράφων. Ορισμένοι τύποι εταιρειών μπορούν να κατατεθούν ηλεκτρονικά, ενώ άλλοι ενδέχεται να εξακολουθούν να κατατίθενται σε χαρτί ανάλογα με το έντυπο και τη διαδικασία που επιλέγετε.

Αν στείλετε την κατάθεση ταχυδρομικά, ακολουθήστε τις τρέχουσες οδηγίες αποστολής του SDAT όπως αναγράφονται στο έντυπο.

Βήμα 4: Πληρώστε το σωστό τέλος

Όπως αποτυπώνεται στα τρέχοντα έντυπα του SDAT:

• Οι stock corporations καταθέτουν γενικά με $120, που περιλαμβάνουν το τέλος κατάθεσης των $100 συν το τέλος οργάνωσης και κεφαλαιοποίησης των $20
• Οι nonstock corporations καταθέτουν γενικά με $120, που περιλαμβάνουν το ίδιο τέλος κατάθεσης των $100 συν το τέλος οργάνωσης και κεφαλαιοποίησης των $20
• Οι tax-exempt nonstock corporations καταθέτουν γενικά με $170, που περιλαμβάνουν το τέλος κατάθεσης των $100, το τέλος οργάνωσης και κεφαλαιοποίησης των $20 και την επιβάρυνση των $50 για το Maryland Not-For-Profit Development Center Program Fund

Για stock corporations, το τέλος μπορεί να αλλάξει αν η συνολική ονομαστική αξία ή η εξουσιοδότηση των μετοχών υπερβαίνει τα όρια που ορίζει το SDAT. Σε αυτή την περίπτωση, το SDAT καθοδηγεί τους καταθέτες να επικοινωνήσουν με το τμήμα για το σωστό ποσό.

Βήμα 5: Παρακολουθήστε την κατάθεση

Το SDAT αναφέρει ότι η επιβεβαίωση για τις κανονικές καταθέσεις μπορεί να χρειαστεί οκτώ εβδομάδες ή περισσότερο. Αν χρειάζεστε αντίγραφο, έλεγχο κατάστασης ή επικυρωμένο αρχείο, το Business Entity Search system του τμήματος και τα στοιχεία επικοινωνίας για charter είναι το κατάλληλο σημείο εκκίνησης.

Αν χρησιμοποιείτε expedited service για ορισμένα αιτήματα αντιγράφων ή καταθέσεις, πρέπει να ακολουθήσετε ακριβώς τις οδηγίες στα υλικά του SDAT.

Συνηθισμένα λάθη κατάθεσης

Τα περισσότερα προβλήματα κατάθεσης μπορούν να αποφευχθούν. Αυτά είναι τα ζητήματα που προκαλούν τη μεγαλύτερη τριβή:

• Χρήση ονόματος που δεν διακρίνεται από υπάρχουσα οντότητα του Maryland
• Παράλειψη του απαιτούμενου εταιρικού προσδιοριστή
• Δήλωση ταχυδρομικής θυρίδας για τη διεύθυνση principal office ή του resident agent
• Χρήση resident agent που δεν είναι επιλέξιμος σύμφωνα με τους κανόνες του Maryland
• Κατάθεση με λάθος εταιρικό έντυπο για τον επιχειρηματικό σκοπό
• Παράλειψη στοιχείων μετοχών σε κατάθεση stock corporation
• Υποβολή μη κερδοσκοπικών articles χωρίς την απαιτούμενη tax-exempt διατύπωση
• Η υπόθεση ότι ο έλεγχος ονόματος στο Maryland καλύπτει και τον κίνδυνο εμπορικού σήματος

Μια προσεκτική ανασκόπηση πριν από την υποβολή συνήθως εξοικονομεί περισσότερο χρόνο από το να προσπαθείτε να διορθώσετε μια απορριφθείσα ή καθυστερημένη κατάθεση.

Τι συμβαίνει μετά την έγκριση

Μόλις το SDAT αποδεχθεί τα Articles of Incorporation, η σύσταση είναι μόνο το πρώτο βήμα.

Στη συνέχεια θα πρέπει να:

• Υιοθετήσετε bylaws
• Πραγματοποιήσετε την αρχική οργανωτική συνεδρίαση
• Εκδώσετε μετοχές, αν αυτό ισχύει
• Υποβάλετε αίτηση για EIN από το IRS αφού συσταθεί η εταιρεία
• Εγγραφείτε σε κρατικούς και τοπικούς φορολογικούς λογαριασμούς, αν απαιτείται
• Λάβετε τις άδειες ή εγκρίσεις που απαιτούνται για τη δραστηριότητα της επιχείρησης
• Καταγράψετε στο ημερολόγιο τις ετήσιες υποχρεώσεις υποβολής, ώστε η εταιρεία να παραμένει σε καλή κατάσταση

Αν η οντότητα θα λειτουργεί στο Maryland μακροπρόθεσμα, η συμμόρφωση δεν είναι προαιρετική. Η παράλειψη ετήσιων υποβολών μπορεί να θέσει την εταιρεία σε κίνδυνο κυρώσεων ή λήξης της υπόστασής της.

Πώς μπορεί να βοηθήσει η Zenind

Η Zenind βοηθά ιδρυτές να συστήσουν εταιρείες στο Maryland με μια διαδικασία που δίνει έμφαση στην ακρίβεια και τη συμμόρφωση. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει υποστήριξη στην προετοιμασία, βοήθεια στην κατάθεση, υπηρεσίες registered agent και συνεχή υπενθύμιση συμμόρφωσης, ώστε η εταιρεία να παραμένει οργανωμένη μετά τη σύσταση.

Για επιχειρηματίες και μη κερδοσκοπικούς οργανισμούς που θέλουν μια πιο ομαλή πορεία μέσα από τη σύσταση στο Maryland, αυτή η υποστήριξη μπορεί να μειώσει την πιθανότητα απόρριψης της κατάθεσης και να διατηρήσει την προσοχή στην έναρξη της επιχείρησης.

Τελικό συμπέρασμα

Η κατάθεση Articles of Incorporation στο Maryland είναι διαχειρίσιμη όταν επιλέξετε το σωστό έντυπο, χρησιμοποιήσετε έγκυρο resident agent στο Maryland, συντάξετε προσεκτικά τη δήλωση σκοπού και πληρώσετε το σωστό τέλος. Η διαδικασία γίνεται πολύ πιο εύκολη όταν η κατάθεση προετοιμάζεται σωστά από την πρώτη φορά.

Αν συστήνετε stock corporation, μη κερδοσκοπικό οργανισμό ή tax-exempt οργανισμό στο Maryland, η ασφαλέστερη προσέγγιση είναι να εξετάσετε το τρέχον έντυπο του SDAT πριν από την υποβολή και να βεβαιωθείτε ότι κάθε απαιτούμενο πεδίο είναι πλήρες.