Cách nộp Articles of Incorporation của Maryland: Biểu mẫu, phí và các bước nộp hồ sơ

Articles of Incorporation của Maryland là các tài liệu thành lập tạo nên một công ty nội địa trong tiểu bang. Khi Maryland State Department of Assessments and Taxation (SDAT) chấp nhận hồ sơ, công ty sẽ trở thành một pháp nhân có thể mở tài khoản ngân hàng, ký kết hợp đồng, xin mã số thuế và bắt đầu kinh doanh.

Bản thân việc nộp hồ sơ khá đơn giản, nhưng các chi tiết lại rất quan trọng. Tiểu bang yêu cầu đúng biểu mẫu, tên hợp lệ, địa chỉ văn phòng chính tại Maryland, resident agent hợp lệ và đầy đủ chữ ký. Đối với các tổ chức phi lợi nhuận và được miễn thuế, ngôn ngữ trong articles cũng cần phù hợp với mục đích của pháp nhân.

Hướng dẫn này sẽ đi qua quy trình thành lập công ty tại Maryland từng bước để bạn có thể nộp hồ sơ với ít chậm trễ hơn và tránh các chỉnh sửa không cần thiết.

Articles of Incorporation có tác dụng gì

Articles of Incorporation là hồ sơ công khai xác lập một công ty theo luật Maryland. Chúng khác với bylaws, là bộ quy tắc điều hành nội bộ của công ty. Chúng cũng khác với đăng ký trade name, vì trade name không tạo ra một pháp nhân.

Về mặt thực tiễn, Articles of Incorporation thực hiện ba việc:

• Tạo lập công ty như một pháp nhân
• Giữ chỗ tên công ty khi hồ sơ được chấp thuận
• Đưa các thông tin quan trọng về công ty vào hồ sơ của tiểu bang

Cho đến khi hồ sơ được chấp thuận, công ty chưa tồn tại như một pháp nhân của Maryland. Điều đó có nghĩa là bạn nên tránh trình bày tên công ty như thể đã được bảo đảm, đặc biệt khi ký hợp đồng hoặc xin giấy phép trước khi được phê duyệt.

Chọn đúng biểu mẫu của Maryland

Maryland sử dụng các biểu mẫu Articles of Incorporation khác nhau tùy theo loại công ty bạn đang thành lập. SDAT hiện cung cấp biểu mẫu cho stock corporation, close corporation, nonstock corporation, religious corporation và tax-exempt nonstock corporation.

Stock corporation

Sử dụng biểu mẫu stock corporation nếu doanh nghiệp sẽ phát hành cổ phần và hoạt động như một công ty vì lợi nhuận. Đây là cấu trúc phổ biến nhất đối với các doanh nghiệp được thành lập để tạo lợi nhuận và phân chia quyền sở hữu thông qua cổ phần.

Close corporation

Close corporation là một hình thức công ty của Maryland dành cho doanh nghiệp có số lượng chủ sở hữu ít hơn và kỳ vọng chuyển nhượng cổ phần ít mang tính hình thức hơn. Nếu doanh nghiệp thuộc sở hữu tập trung, lựa chọn này có thể đáng xem xét trước khi nộp hồ sơ.

Nonstock corporation

Sử dụng biểu mẫu nonstock corporation cho các tổ chức phi lợi nhuận không phát hành cổ phần vốn. Biểu mẫu này thường được dùng cho các tổ chức phi lợi nhuận không nộp theo ngôn ngữ miễn thuế của IRS như biểu mẫu dành cho tax-exempt.

Tax-exempt nonstock corporation

Sử dụng biểu mẫu tax-exempt nonstock nếu tổ chức được thành lập cho mục đích từ thiện, tôn giáo, giáo dục hoặc khoa học và được thiết kế để phù hợp với các yêu cầu miễn thuế liên bang, bao gồm ngôn ngữ Section 501(c)(3) khi áp dụng.

Religious corporation

Sử dụng biểu mẫu religious corporation khi thành lập một pháp nhân tôn giáo theo luật Maryland.

Nếu bạn không chắc loại biểu mẫu nào phù hợp với cấu trúc của mình, hãy xác định theo mục đích của pháp nhân và tình trạng thuế trước khi nộp. Chọn sai biểu mẫu là một nguyên nhân phổ biến gây chậm trễ.

Những thông tin Maryland yêu cầu

Biểu mẫu của Maryland khá đơn giản, nhưng các thông tin cơ bản thì không thể bỏ sót. Hồ sơ cần đầy đủ và nhất quán nội bộ.

1. Thông tin incorporator

Incorporator là người hoặc những người ký và nộp Articles of Incorporation.

Maryland cho phép một hoặc nhiều incorporator, và incorporator chỉ cần từ 18 tuổi trở lên. Địa chỉ cung cấp cho incorporator phải là nơi có thể nhận thư, và có thể nằm ngoài Maryland hoặc thậm chí ngoài Hoa Kỳ.

2. Tên công ty

Tên phải đủ khác biệt so với các pháp nhân đã có trên hồ sơ của Maryland. Các biểu mẫu của Maryland cũng nêu rằng tên công ty phải bao gồm một trong các định danh bắt buộc, chẳng hạn như:

• Corporation
• Incorporated
• Limited
• Inc.
• Corp.
• Ltd.

Tra cứu tên có thể giúp bạn sàng lọc các xung đột rõ ràng, nhưng kiểm tra tên không giống với việc xác minh nhãn hiệu. Một tên có sẵn trên hồ sơ Maryland vẫn có thể gây vấn đề về trademark nếu doanh nghiệp khác đang sử dụng một nhãn hiệu tương tự.

3. Điều khoản mục đích

Articles nên bao gồm một mô tả ngắn gọn về mục đích của công ty.

Đối với stock corporation, một mô tả ngắn về hoạt động kinh doanh thường là đủ. Đối với tổ chức phi lợi nhuận hoặc được miễn thuế, phần mục đích nên được soạn cẩn thận hơn để phù hợp với sứ mệnh của tổ chức và trạng thái thuế.

4. Văn phòng chính tại Maryland

Maryland yêu cầu một địa chỉ văn phòng chính trong tiểu bang. Địa chỉ phải là địa chỉ đường phố, thành phố và mã ZIP. Hộp thư bưu điện không được chấp nhận.

5. Resident agent

Resident agent là cá nhân hoặc tổ chức được ủy quyền nhận thông báo pháp lý và giấy tờ tố tụng.

Các biểu mẫu của Maryland yêu cầu resident agent phải là một công dân Maryland trưởng thành hoặc một corporation Maryland hiện hữu khác. Địa chỉ của agent phải ở Maryland và không được là hộp thư bưu điện. Một corporation không thể tự làm resident agent cho chính mình.

Resident agent cũng phải ký vào biểu mẫu.

6. Thông tin cổ phần đối với stock corporation

Nếu bạn nộp hồ sơ cho stock corporation, Articles of Incorporation phải nêu số lượng cổ phần mà công ty được phép phát hành và mệnh giá mỗi cổ phần, nếu có.

7. Ban giám đốc

Các biểu mẫu của Maryland yêu cầu ghi số lượng giám đốc sẽ phục vụ cho đến cuộc họp đầu tiên hoặc cho đến khi người kế nhiệm được bầu chọn và đủ điều kiện.

Đối với tổ chức phi lợi nhuận và một số loại công ty đặc biệt, có thể cần thêm ngôn ngữ về giám đốc. Hãy bảo đảm bylaws và articles khớp nhau.

8. Điều khoản bổ sung cho tổ chức phi lợi nhuận được miễn thuế

Tax-exempt nonstock corporation cần có ngôn ngữ bổ sung. Biểu mẫu bao gồm các hạn chế phi lợi nhuận đối với lợi nhuận và điều khoản giới hạn hoạt động chính trị cũng như lợi ích cá nhân. Nếu bạn đang thành lập một tổ chức từ thiện, phần ngôn ngữ này cần được xử lý cẩn thận vì nó ảnh hưởng đến tình trạng thuế của pháp nhân.

Cách nộp articles

Quy trình nộp hồ sơ chủ yếu là chuẩn bị đúng biểu mẫu và gửi đến SDAT.

Bước 1: Xác định loại pháp nhân

Quyết định xem bạn đang nộp cho stock corporation, close corporation, nonstock corporation, religious corporation hay tax-exempt nonstock corporation.

Quyết định này ảnh hưởng đến cả ngôn ngữ trong articles lẫn phí nộp hồ sơ.

Bước 2: Chuẩn bị biểu mẫu cẩn thận

Sử dụng biểu mẫu SDAT hiện hành, không dùng mẫu cũ sao chép từ một trang web khác. Maryland định kỳ cập nhật biểu mẫu, và phiên bản hiện tại là yếu tố quan trọng.

Nếu nộp bản giấy, biểu mẫu cần được điền đầy đủ, đánh máy và ký ở những chỗ cần thiết. Thiếu chữ ký, địa chỉ không nhất quán hoặc phần mô tả mục đích quá chung chung có thể làm chậm hồ sơ.

Bước 3: Nộp trực tuyến hoặc qua đường bưu điện

Maryland Business Express là nền tảng nộp hồ sơ trực tuyến của SDAT để thành lập pháp nhân, thực hiện các hồ sơ thường niên và yêu cầu bản sao tài liệu. Một số loại corporation có thể được nộp trực tuyến, trong khi một số khác vẫn có thể phải nộp giấy tùy theo biểu mẫu và cách nộp bạn chọn.

Nếu bạn gửi hồ sơ qua bưu điện, hãy sử dụng đúng hướng dẫn gửi thư hiện hành trên biểu mẫu SDAT.

Bước 4: Thanh toán đúng phí

Theo các biểu mẫu SDAT hiện hành:

• Stock corporation thường nộp với phí 120 USD, bao gồm phí nộp hồ sơ 100 USD cộng thêm phí tổ chức và vốn hóa 20 USD
• Nonstock corporation thường nộp với phí 120 USD, bao gồm phí nộp hồ sơ 100 USD cộng thêm phí tổ chức và vốn hóa 20 USD
• Tax-exempt nonstock corporation thường nộp với phí 170 USD, bao gồm phí nộp hồ sơ 100 USD, phí tổ chức và vốn hóa 20 USD, và khoản đánh giá 50 USD cho Maryland Not-For-Profit Development Center Program Fund

Đối với stock corporation, phí có thể thay đổi nếu tổng mệnh giá hoặc số lượng cổ phần được ủy quyền vượt quá các ngưỡng mà SDAT quy định. Trong trường hợp đó, SDAT hướng dẫn người nộp liên hệ với cơ quan để biết số tiền chính xác.

Bước 5: Theo dõi hồ sơ

SDAT cho biết xác nhận đối với hồ sơ thông thường có thể mất từ tám tuần trở lên. Nếu bạn cần bản sao, kiểm tra tình trạng hoặc hồ sơ được chứng nhận, hệ thống Business Entity Search của cơ quan và bộ phận charter là nơi nên bắt đầu.

Nếu bạn sử dụng dịch vụ xử lý nhanh cho một số yêu cầu bản sao hoặc hồ sơ nhất định, hãy làm đúng theo hướng dẫn trên tài liệu của SDAT.

Những lỗi thường gặp khi nộp hồ sơ

Phần lớn các lỗi đều có thể tránh được. Đây là những vấn đề gây cản trở nhiều nhất:

• Sử dụng tên không đủ khác biệt so với một pháp nhân Maryland hiện có
• Quên định danh công ty bắt buộc
• Ghi hộp thư bưu điện cho văn phòng chính hoặc địa chỉ resident agent
• Sử dụng resident agent không đủ điều kiện theo quy định Maryland
• Nộp sai biểu mẫu công ty so với mục đích kinh doanh
• Bỏ sót thông tin cổ phần trong hồ sơ stock corporation
• Nộp articles cho tổ chức phi lợi nhuận mà thiếu ngôn ngữ miễn thuế bắt buộc
• Cho rằng tra cứu tên ở Maryland cũng đồng nghĩa với việc đã loại trừ rủi ro trademark

Rà soát cẩn thận trước khi nộp thường tiết kiệm thời gian hơn nhiều so với việc phải sửa một hồ sơ bị từ chối hoặc chậm xử lý.

Điều gì xảy ra sau khi được chấp thuận

Khi SDAT chấp nhận Articles of Incorporation, việc thành lập mới chỉ là bước đầu tiên.

Sau đó bạn nên:

• Thông qua bylaws
• Tổ chức cuộc họp tổ chức ban đầu
• Phát hành cổ phần, nếu áp dụng
• Xin EIN từ IRS sau khi công ty được thành lập
• Đăng ký các tài khoản thuế tiểu bang và địa phương nếu cần
• Xin các giấy phép hoặc chứng nhận cần thiết cho hoạt động kinh doanh
• Đặt lịch các nghĩa vụ nộp hồ sơ thường niên để công ty duy trì tình trạng tốt

Nếu pháp nhân sẽ hoạt động lâu dài tại Maryland, việc tuân thủ là bắt buộc. Bỏ sót các hồ sơ thường niên có thể khiến công ty đối mặt với tiền phạt hoặc bị mất tư cách hoạt động.

Zenind có thể hỗ trợ như thế nào

Zenind hỗ trợ người sáng lập thành lập corporation tại Maryland với quy trình tập trung vào độ chính xác và tuân thủ. Điều đó có thể bao gồm hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ, hỗ trợ nộp, dịch vụ resident agent và nhắc nhở tuân thủ định kỳ để công ty được tổ chức tốt sau khi thành lập.

Đối với các doanh nhân và tổ chức phi lợi nhuận muốn có lộ trình gọn hơn khi thành lập tại Maryland, sự hỗ trợ đó có thể giảm nguy cơ hồ sơ bị từ chối và giúp tập trung vào việc khởi động hoạt động.

Kết luận

Nộp Articles of Incorporation của Maryland sẽ dễ quản lý hơn khi bạn chọn đúng biểu mẫu, sử dụng resident agent hợp lệ tại Maryland, soạn điều khoản mục đích cẩn thận và nộp đúng phí. Quy trình sẽ trở nên dễ dàng hơn nhiều khi hồ sơ được chuẩn bị chính xác ngay từ đầu.

Nếu bạn đang thành lập stock corporation, tổ chức phi lợi nhuận hoặc tổ chức được miễn thuế tại Maryland, cách an toàn nhất là xem lại biểu mẫu SDAT hiện hành trước khi nộp và bảo đảm mọi trường bắt buộc đều được điền đầy đủ.