Convention entre fondateurs : ce que c’est, pourquoi c’est important et quoi y inclure

Une startup commence souvent par la confiance, l’élan et une vision partagée. C’est un excellent point de départ, mais ce n’est pas suffisant à lui seul. Les fondateurs ont besoin d’une entente écrite qui définit la propriété, les responsabilités, la prise de décision et ce qui se passe si la relation évolue avec le temps.

Une convention entre fondateurs donne une structure au partenariat qui soutient l’entreprise. Elle aide à réduire les malentendus, protège la société si un fondateur quitte et offre à chacun une voie claire lorsque des décisions importantes doivent être prises. Pour les startups, surtout aux premières étapes, ce document peut être l’une des bases juridiques les plus importantes que vous puissiez mettre en place.

Qu’est-ce qu’une convention entre fondateurs?

Une convention entre fondateurs est un contrat écrit entre les personnes qui démarrent et dirigent ensemble une entreprise. Elle établit les attentes concernant la façon dont la société sera détenue et gérée, et peut préciser ce que chaque fondateur apporte, comment les actions sont réparties, comment les décisions sont prises et ce qui se passe en cas de différend ou de départ.

En pratique, l’entente aide à répondre à des questions comme :

• Qui détient quel pourcentage de la société?
• Qui prend les décisions quotidiennes et les décisions majeures?
• Que se passe-t-il si un fondateur cesse de travailler sur l’entreprise?
• Un fondateur peut-il vendre sa participation à quelqu’un d’autre?
• Comment les désaccords sont-ils réglés?

Sans ces modalités par écrit, les startups peuvent rapidement faire face à des conflits. Une convention entre fondateurs vise à prévenir cela en clarifiant les règles dès le départ.

Pourquoi une convention entre fondateurs est importante

Beaucoup de fondateurs commencent avec une entente verbale. Cela peut sembler efficace au début, mais cela devient risqué dès que l’entreprise prend de l’ampleur, lève des fonds, embauche du personnel ou génère des revenus. Une entente écrite réduit l’ambiguïté et crée un registre de ce que les fondateurs avaient prévu.

Une convention entre fondateurs peut aider de plusieurs façons :

1. Elle clarifie la propriété

La répartition des actions est souvent l’une des premières sources de tension dans une startup. Si la répartition de la propriété n’est pas clairement documentée, des désaccords peuvent survenir plus tard au sujet des droits de chacun et des raisons derrière cette répartition.

2. Elle définit les responsabilités

Les fondateurs doivent souvent porter plusieurs chapeaux. L’un peut diriger le développement du produit, un autre s’occuper des finances et un autre se concentrer sur les ventes ou les opérations. Une convention entre fondateurs rend ces rôles explicites et réduit les chevauchements.

3. Elle réduit le risque de litiges

Lorsque les attentes sont couchées sur papier, il est plus facile de résoudre un conflit avant qu’il ne devienne personnel ou perturbateur. L’entente peut aussi prévoir un processus de médiation ou d’autres formes de règlement des différends.

4. Elle protège l’entreprise si quelqu’un part

Les startups évoluent. Un fondateur peut décider de se retirer, devenir inactif ou poursuivre une autre occasion. La convention peut expliquer comment ce départ affecte la propriété, le contrôle et les droits futurs.

5. Elle appuie les futurs financements

Les investisseurs veulent voir que l’entreprise est bien structurée et que les relations entre fondateurs sont documentées. Une entente claire montre que la société a réglé tôt les questions fondamentales de gouvernance.

Quand les fondateurs devraient mettre une entente en place

Le meilleur moment pour créer une convention entre fondateurs est au départ, avant que l’entreprise ne commence à fonctionner de manière sérieuse. Une fois que la société a des revenus, des employés, des clients ou des investisseurs externes, les enjeux sont plus élevés et le document devient plus difficile à négocier équitablement.

Si vous fonctionnez déjà sans entente, cela vaut quand même la peine d’en créer une. Une entente claire vaut mieux que pas d’entente du tout, même si l’entreprise existe depuis un certain temps. L’essentiel est de documenter les attentes avant qu’un conflit ne force la question.

Principales clauses à inclure dans une convention entre fondateurs

Chaque startup est différente, mais la plupart des conventions entre fondateurs devraient traiter plusieurs sujets clés.

Nom de l’entreprise et détails de constitution

L’entente devrait identifier clairement l’entreprise, y compris sa dénomination légale, son type de société et son lieu de constitution, le cas échéant. Cela aide à s’assurer que le contrat vise la bonne société et les bonnes personnes.

Identité et rôles des fondateurs

Indiquez chaque fondateur par son nom et décrivez le rôle qu’il jouera dans l’entreprise. Cela peut inclure les titres, les responsabilités fonctionnelles et le temps prévu.

Voici quelques exemples de responsabilités :

• Développement de produits et de technologies
• Ventes et acquisition de clients
• Gestion financière et tenue de livres
• Exploitation et administration
• Marketing et développement de la marque

Participation au capital

La répartition des actions devrait être précisée par écrit. L’entente peut aussi expliquer si la propriété repose sur des apports en espèces, de la propriété intellectuelle, du travail investi ou une combinaison de ces facteurs.

Il est aussi important d’examiner si les actions devraient être acquises progressivement. L’acquisition progressive aide à protéger l’entreprise en s’assurant que la propriété est gagnée graduellement plutôt que remise d’un seul coup.

Calendrier d’acquisition et périodes de blocage

Un calendrier d’acquisition est particulièrement important lorsque les fondateurs contribuent surtout leur temps et leur expertise plutôt qu’un important apport en capital. Si un fondateur part tôt, l’acquisition progressive peut empêcher qu’il conserve une grande participation qu’il n’a pas entièrement gagnée.

Une structure courante est un calendrier d’acquisition sur quatre ans avec une période de blocage d’un an, mais la bonne structure dépend de l’entreprise et des objectifs des fondateurs.

Pouvoir décisionnel

L’entente devrait expliquer comment les décisions sont prises et qui a l’autorité pour quels types de décisions. Certaines décisions peuvent être routinières et confiées à un fondateur, tandis que d’autres peuvent exiger un consentement unanime ou une majorité qualifiée.

Il est utile de distinguer entre :

• Les décisions opérationnelles quotidiennes
• Les décisions d’embauche et de congédiement
• L’approbation des budgets
• La prise de dettes
• L’émission de nouvelles actions
• La vente de l’entreprise
• Les changements à l’orientation stratégique de l’entreprise

Droits de vote

Les droits de vote devraient être cohérents avec la structure de gouvernance de la société. Si un fondateur détient une plus grande participation, cela peut influencer son pouvoir de vote. Dans d’autres cas, les fondateurs peuvent convenir de droits de vote égaux même si la répartition du capital est différente.

L’important est de définir clairement la règle pour éviter toute confusion plus tard.

Apports en capital

Si les fondateurs apportent de l’argent, de l’équipement, des logiciels ou d’autres actifs, l’entente devrait décrire ces apports et la manière dont ils sont traités. Elle devrait aussi préciser si d’autres appels de capital sont prévus et ce qui se passe si un fondateur ne peut pas contribuer davantage.

Rémunération et distributions

De nombreux fondateurs en démarrage ne se versent pas immédiatement de salaire, alors que d’autres acceptent une rémunération réduite. L’entente peut préciser si les fondateurs recevront des salaires, des primes, des prélèvements ou des distributions de profits, et à quelles conditions.

Propriété intellectuelle

La propriété intellectuelle est l’un des enjeux les plus importants d’une startup. L’entente devrait indiquer que le travail créé pour l’entreprise appartient à la société, et non au fondateur individuel.

Cela comprend généralement :

• Le code et les logiciels
• Les éléments de marque
• Les conceptions de produits
• Le contenu écrit
• Les inventions et les améliorations de procédés

Il est aussi judicieux d’inclure une clause de cession des inventions ou de cession de PI afin qu’il n’y ait aucun doute sur la propriété plus tard.

Confidentialité

Les fondateurs ont souvent accès à des renseignements commerciaux sensibles, y compris les données clients, la tarification, les plans de produits et les dossiers financiers. Une clause de confidentialité aide à protéger ces renseignements et limite leur divulgation non autorisée.

Restrictions de transfert

Un fondateur ne devrait pas pouvoir vendre ou transférer librement sa participation à un tiers sans règles. Les restrictions de transfert aident à conserver le contrôle au sein du groupe de propriétaires prévu et à éviter l’arrivée de tiers non souhaités dans l’entreprise.

L’entente peut aussi prévoir un droit de premier refus, qui donne à la société ou aux autres fondateurs la possibilité d’acheter la participation avant qu’elle ne soit transférée à quelqu’un d’autre.

Clauses de départ et de sortie

L’entente devrait expliquer ce qui se passe si un fondateur démissionne, est congédié, devient invalide, décède ou ne peut plus continuer à travailler. C’est l’une des sections les plus importantes, car elle traite de la transition d’une équipe fondatrice vers une structure d’entreprise stable.

Les questions à régler comprennent :

• Le fondateur qui part conserve-t-il les actions non acquises?
• L’entreprise peut-elle racheter les actions?
• Quelle méthode d’évaluation s’applique?
• Quel préavis est requis?

Règlement des différends

Même de solides cofondateurs peuvent être en désaccord. L’entente devrait prévoir un processus de règlement des conflits, comme la négociation, la médiation ou l’arbitrage. Avoir une voie définie peut empêcher qu’un désaccord mineur devienne un conflit qui mette l’entreprise en péril.

Clauses de blocage

Si la société n’a que deux fondateurs ou une structure de vote à parité, une impasse peut devenir un problème sérieux. L’entente peut prévoir des mécanismes pour départager les voix, comme faire appel à un conseiller neutre, faire tourner le pouvoir de décision ou utiliser une clause d’achat-vente.

Clauses de dissolution

Si la société ne peut pas continuer, l’entente devrait expliquer comment les actifs, les dettes et les obligations restantes seront traités. Cela fournit une feuille de route pour liquider l’entreprise de manière ordonnée.

Convention entre fondateurs ou convention d’exploitation

Ces deux documents sont liés, mais ils ne sont pas identiques.

Une convention entre fondateurs se concentre sur la relation entre les personnes qui ont lancé l’entreprise. Elle porte généralement sur la propriété, les rôles, l’acquisition progressive des actions et ce qui se passe si un fondateur quitte.

Une convention d’exploitation est le document de gouvernance d’une société à responsabilité limitée. Elle précise comment la LLC est gérée, comment les profits et les pertes sont répartis, comment fonctionnent les votes et comment l’entreprise opère de façon plus générale.

Dans certaines startups, les dispositions relatives aux fondateurs peuvent être intégrées à la convention d’exploitation. Dans d’autres, la convention entre fondateurs existe séparément. La bonne approche dépend du type d’entité et de la structure de l’entreprise.

Erreurs courantes à éviter

Une convention entre fondateurs ne fonctionne que si elle est assez précise pour être utile. Parmi les erreurs fréquentes :

• Laisser les modalités de participation au capital vagues
• Oublier de définir l’acquisition progressive
• Ne pas céder la propriété intellectuelle à l’entreprise
• Ignorer ce qui se passe si un fondateur part tôt
• Utiliser un modèle générique sans l’examiner attentivement
• Oublier d’aligner l’entente avec les documents de constitution de la société
• Ne pas mettre à jour l’entente au fur et à mesure que l’entreprise évolue

Un modèle peut servir de point de départ, mais il ne doit pas être considéré comme une solution juridique finale pour toutes les startups.

Comment Zenind peut aider les fondateurs à bâtir une base juridique solide

Zenind aide les entrepreneurs à créer et à gérer des entreprises américaines avec les outils dont ils ont besoin pour rester organisés dès le départ. Même si une convention entre fondateurs n’est qu’un élément d’une structure juridique plus large pour une startup, elle s’inscrit dans une stratégie de constitution plus vaste qui comprend le choix de la bonne structure juridique, la préparation des documents essentiels et le maintien de la conformité.

Pour les fondateurs, c’est important parce qu’une base juridique solide réduit les frictions plus tard. Lorsque la constitution, la gouvernance et la propriété sont correctement réglées dès le départ, l’entreprise est mieux positionnée pour croître, lever des fonds et assurer sa stabilité à long terme.

Conclusion

Une convention entre fondateurs est plus qu’une formalité. C’est un outil pratique pour définir les relations, prévenir les différends et protéger l’entreprise que vous bâtissez ensemble.

Si vous lancez une entreprise avec des cofondateurs, ne vous fiez pas aux suppositions ni aux promesses informelles. Mettez les modalités par écrit, examinez-les attentivement et assurez-vous que l’entente reflète la façon dont vous voulez réellement que l’entreprise fonctionne.

Les meilleures conventions de démarrage ne se contentent pas de planifier la réussite. Elles préparent aussi les moments difficiles qui peuvent mettre à l’épreuve même les équipes fondatrices les plus solides.