Dlaczego dyrektorzy spółek z Delaware nie mogą głosować przez pełnomocnika na posiedzeniach zarządu

Dla założycieli, dyrektorów i właścicieli małych firm ład korporacyjny często wygląda prosto na papierze. Zwoływane jest posiedzenie, osiągane jest kworum, a dyrektorzy głosują nad kolejnymi krokami spółki. Jedno częste pytanie jednak wprowadza zamieszanie: czy dyrektor, który nie może uczestniczyć w posiedzeniu, może upoważnić inną osobę do oddania głosu w jego imieniu?

Zgodnie z prawem spółek stanu Delaware odpowiedź brzmi zazwyczaj nie. Dyrektor nie może oddać głosu na posiedzeniu zarządu przez pełnomocnika. Powód nie jest jedynie techniczny. Wynika on z podstawowej zasady ładu korporacyjnego: oczekuje się, że dyrektorzy będą osobiście wykonywać swój osąd po udziale w dyskusji i rozważeniu informacji przedstawionych zarządowi.

W przypadku spółek założonych w Delaware zrozumienie tej zasady ma znaczenie przy przygotowywaniu statutów, planowaniu posiedzeń, zarządzaniu kworum i decydowaniu, czy działanie zarządu powinno nastąpić na posiedzeniu, czy w drodze pisemnej zgody. Ma to także znaczenie dla założycieli korzystających z platformy do zakładania spółek, takiej jak Zenind, ponieważ przejrzysta dokumentacja korporacyjna zaczyna się od jasnego zrozumienia, jak działa władza zarządu.

Co oznacza głosowanie przez pełnomocnika

Głosowanie przez pełnomocnika jest dobrze znane w kontekście akcjonariuszy. Akcjonariusze mogą często upoważnić inną osobę do głosowania ich akcjami na walnym zgromadzeniu. Taka konstrukcja ma sens, ponieważ akcjonariusze nie zarządzają spółką na co dzień; wykonują prawa właścicielskie poprzez uprawnienie do głosowania związane z akcjami.

Głosowanie dyrektorów wygląda inaczej.

Dyrektor nie jest jedynie biernym głosującym. Bierze udział w obradach, zadaje pytania, analizuje materiały, rozważa konkurujące opcje i pomaga kształtować zbiorowy osąd zarządu. Pełnomocnik oddzielałby głos od osobistego udziału dyrektora w posiedzeniu, co pozostaje w sprzeczności z tym, w jaki sposób zarząd ma funkcjonować zgodnie z prawem Delaware.

Dlaczego Delaware zakazuje głosowania dyrektorów przez pełnomocnika

Prawo spółek Delaware traktuje działania zarządu jako proces deliberacyjny. Oczekuje się, że dyrektorzy będą poinformowani przed podejmowaniem decyzji, a posiedzenie zarządu jest miejscem, w którym ten proces zachodzi. Mechanizm pełnomocnictwa pozwalałby nieobecnemu dyrektorowi delegować sam akt głosowania bez udziału w dyskusji, która ten głos poprzedza.

To problem z kilku powodów:

• Osłabia zbiorowy proces decyzyjny zarządu.
• Zmniejsza wartość bezpośredniej debaty między dyrektorami.
• Tworzy niepewność, czy głos odzwierciedla własny osąd dyrektora.
• Może podważać założenia polityczne stojące za zasadami ładu korporacyjnego Delaware.

Prawo ma chronić jakość działania zarządu, a nie tylko mechanikę zliczania głosów. Posiedzenie zarządu ma być czymś więcej niż formalnością.

Udział zdalny jest dozwolony, ale nadal musi oznaczać rzeczywisty udział

Zakaz głosowania przez pełnomocnika nie oznacza, że dyrektor musi zawsze być fizycznie obecny w sali konferencyjnej. Prawo Delaware dopuszcza udział dyrektorów za pośrednictwem telefonu konferencyjnego lub innego sprzętu komunikacyjnego, o ile wszyscy uczestnicy mogą się nawzajem słyszeć.

Ma to znaczenie w praktyce.

Jeżeli dyrektor podróżuje, pracuje zdalnie lub nie może uczestniczyć osobiście, nadal może być uznany za obecnego w rozumieniu prawa, jeśli forma posiedzenia umożliwia udział w czasie rzeczywistym. Innymi słowy, prawo uwzględnia nowoczesne narzędzia komunikacji, ale nie pozwala przekazać roli dyrektora komuś innemu.

Udział zdalny nie jest pełnomocnictwem. Nadal jest osobistym udziałem dyrektora w posiedzeniu.

Kworum nadal decyduje o tym, czy zarząd może działać

Mimo że pełnomocnik nie może zastąpić nieobecnego dyrektora, prawo Delaware daje zarządom elastyczność poprzez zasady kworum.

W typowej spółce z Delaware większość całkowitej liczby dyrektorów stanowi kworum, chyba że akt założycielski lub statut stanowią inaczej. Jeśli dokumenty ustrojowe na to pozwalają, kworum można ustalić niżej, ale nie poniżej jednej trzeciej całkowitej liczby dyrektorów.

Ma to znaczenie, ponieważ zarząd może podejmować ważne działania tylko wtedy, gdy obecne jest kworum.

Na przykład jeśli zarząd liczy siedmiu dyrektorów, większościowe kworum zazwyczaj oznacza, że na posiedzeniu muszą być obecni czterej dyrektorzy. Po osiągnięciu kworum zarząd może podjąć działania wymaganą większością głosów obecnych dyrektorów, chyba że dokumenty ustrojowe wymagają wyższego progu.

Taka struktura daje spółkom praktyczny sposób działania nawet wtedy, gdy jeden lub kilku dyrektorów jest niedostępnych, bez sięgania po głosowanie przez pełnomocnika.

Pisemna zgoda jest główną alternatywą dla posiedzenia

Gdy zarząd nie może zebrać się na żywym posiedzeniu, prawo Delaware przewiduje inną drogę: działanie w drodze pisemnej zgody.

Jeżeli wszyscy dyrektorzy wyrażą zgodę na piśmie lub w formie elektronicznej, a zgoda zostanie prawidłowo złożona w dokumentacji korporacyjnej, zarząd może podjąć uchwałę bez zwoływania posiedzenia. Często jest to najprostsze rozwiązanie, gdy liczy się czas albo gdy zarząd i tak zgadza się co do sprawy.

Pisemna zgoda różni się od głosowania przez pełnomocnika w istotny sposób:

• Pełnomocnictwo próbuje pozwolić innej osobie głosować za nieobecnego dyrektora na posiedzeniu.
• Pisemna zgoda pozwala dyrektorowi osobiście zatwierdzić działanie bez uczestnictwa w posiedzeniu.

To rozróżnienie zachowuje władzę zarządu, jednocześnie unikając problemów, które pojawiają się wtedy, gdy głos oddaje osoba, która nie jest dyrektorem.

Dlaczego ta zasada ma znaczenie dla założycieli i małych firm

Nowe spółki często koncentrują się na dokumentach założycielskich, strukturze udziałowej i terminach zgodności, ale procedury zarządu z czasem mogą stać się równie ważne. W miarę rozwoju biznesu zarząd może musieć zatwierdzać uchwały bankowe, emisję udziałów, powołania kadry zarządzającej, pożyczki, istotne umowy lub zmiany dokumentów spółki.

Jeżeli proces zarządu jest prowadzony niedbale, spółka może później napotkać problemy, których można było uniknąć:

• Protokoły mogą nie odzwierciedlać ważnie podjętych działań.
• Głosowanie może zostać zakwestionowane jako obarczone wadą proceduralną.
• Inwestorzy mogą pytać, czy zatwierdzenia zarządu zostały właściwie uzyskane.
• Wewnętrzna dokumentacja ładu korporacyjnego może stać się trudna do odtworzenia.

Dlatego proces zarządu powinien być prawidłowo ustawiony od samego początku. Spółki zakładane przez Zenind mogą korzystać z narzędzi do zakładania i bieżącej zgodności, aby utrzymać dokumentację korporacyjną w porządku i zgodnie z wymaganiami Delaware.

Częste nieporozumienia dotyczące pełnomocnictw dyrektorów

Kilka nieporozumień pojawia się regularnie.

„Jeśli dyrektor powie komuś, jak ma głosować, to powinno się liczyć.”

Nie podczas posiedzenia zarządu. Nawet jeśli osoba z pełnomocnictwem postępuje dokładnie według instrukcji, głos nadal nie jest osobistym udziałem dyrektora w posiedzeniu.

„Jeśli akcjonariusze mogą korzystać z pełnomocników, dyrektorzy też powinni.”

Role są różne. Akcjonariusze wykonują prawa właścicielskie; dyrektorzy wykonują funkcje nadzorcze i obowiązek starannego osądu.

„Jeśli wszyscy zgodzą się z góry, pełnomocnictwo powinno być nieszkodliwe.”

Wcześniejsza zgoda nie zmienia struktury prawnej. Jeśli zarząd chce działać bez posiedzenia, właściwą drogą jest pisemna zgoda.

„Jeśli dyrektor łączy się telefonicznie, to właściwie to samo.”

Udział zdalny jest dozwolony, ponieważ dyrektor nadal osobiście uczestniczy w posiedzeniu. To nie jest to samo, co delegowanie głosu innej osobie.

Praktyczne wskazówki dotyczące ładu korporacyjnego dla spółek z Delaware

Aby działania zarządu były przejrzyste i możliwe do obrony, spółki powinny stosować kilka podstawowych praktyk:

• Włączyć procedury posiedzeń zarządu do statutu.
• Potwierdzać kworum przed głosowaniem.
• Korzystać z narzędzi zdalnego udziału, gdy jest to potrzebne, ale odpowiednio to dokumentować.
• Stosować pisemną zgodę, gdy posiedzenie nie jest konieczne lub jest niepraktyczne.
• Przechowywać protokoły, zgody i uchwały w dokumentacji korporacyjnej.
• Unikać nieformalnych skrótów, które mogłyby później podważyć uprawnienia zarządu.

Takie nawyki są szczególnie ważne dla startupów, spółek zamkniętych i firm, których dyrektorzy działają w różnych lokalizacjach.

Jak Zenind wspiera lepszy ład korporacyjny

Zenind pomaga przedsiębiorcom zakładać i utrzymywać podmioty gospodarcze w USA za pomocą narzędzi wspierających bieżącą zgodność. W przypadku spółek z Delaware oznacza to coś więcej niż samo złożenie dokumentów założycielskich. Oznacza również utrzymanie porządku w dokumentacji i procedurach, które pomagają spółce działać prawidłowo po założeniu.

Gdy założyciele rozumieją, jak łączą się posiedzenia zarządu, kworum, pisemna zgoda i udział dyrektorów, rzadziej tworzą problemy z ładem korporacyjnym, których można było uniknąć. To ma wartość niezależnie od tego, czy spółka pozyskuje kapitał, powołuje kadrę zarządzającą, zawiera umowy czy przygotowuje się do wzrostu.

Podsumowanie

Dyrektor spółki z Delaware zasadniczo nie może głosować przez pełnomocnika na posiedzeniu zarządu. Prawo wymaga osobistego udziału dyrektora, bezpośrednio lub poprzez dozwoloną komunikację zdalną, ponieważ działania zarządu opierają się na deliberacji i świadomym osądzie.

Jeżeli dyrektor nie może uczestniczyć, spółka zwykle ma dwie rozsądne opcje: zapewnić kworum z udziałem dyrektorów, którzy mogą się pojawić, albo skorzystać z jednomyślnej pisemnej zgody, gdy okoliczności na to pozwalają. Te mechanizmy chronią integralność działań zarządu bez zamieniania dyrektorów w głosujących nieobecnych.

Dla założycieli budujących spółkę z Delaware najbezpieczniejsze podejście to ustalić procedury ładu korporacyjnego odpowiednio wcześnie, dbać o porządek w dokumentacji i korzystać z właściwego mechanizmu prawnego dla każdej decyzji.

Ten artykuł ma charakter wyłącznie informacyjny i nie stanowi porady prawnej. W przypadku konkretnych pytań dotyczących głosowania zarządu, statutu, kworum lub ładu korporacyjnego w Delaware należy skonsultować się z wykwalifikowanym prawnikiem.