Чому корпоративні директори в Делавері не можуть голосувати за довіреністю на засіданнях ради директорів

Для засновників, директорів і власників малого бізнесу корпоративне управління на рівні ради директорів часто виглядає простим на папері. Засідання призначено, кворум досягнуто, і директори голосують щодо наступних кроків компанії. Але одне поширене питання викликає плутанину: чи може директор, який не може бути присутнім на засіданні, призначити когось іншого для голосування замість себе?

За корпоративним правом Делаверу відповідь, як правило, ні. Директор не може віддати голос ради директорів за довіреністю на засіданні ради. Причина полягає не в технічній формальності. Це відображає базовий принцип корпоративного управління: очікується, що директори особисто здійснюють власне судження після участі в обговоренні та розгляду інформації, поданої раді директорів.

Для компаній, створених у Делавері, розуміння цього правила важливе під час підготовки статутних документів, планування засідань, управління кворумом і визначення того, чи має дія ради відбуватися на засіданні або шляхом письмової згоди. Це також важливо для засновників, які користуються платформою для створення компаній, такою як Zenind, адже належні корпоративні записи починаються з чіткого розуміння того, як працюють повноваження ради директорів.

Що означає голосування за довіреністю

Голосування за довіреністю добре знайоме в контексті акціонерів. Акціонери часто можуть уповноважити іншу особу голосувати їхніми акціями на зборах акціонерів. Така структура має сенс, оскільки акціонери не керують компанією щодня; вони реалізують права власності через право голосу, пов’язане з акціями.

Голосування директорів є іншим.

Директор не є просто пасивним виборцем. Директор бере участь в обговоренні, ставить запитання, розглядає матеріали, зважує альтернативні варіанти та допомагає формувати колективне судження ради директорів. Довіреність відокремила б голос від особистої участі директора в засіданні, що суперечить тому, як рада директорів має функціонувати за правом Делаверу.

Чому Делавер забороняє голосування директорів за довіреністю

Корпоративне право Делаверу розглядає дії ради директорів як процес обговорення та зваженого ухвалення рішень. Очікується, що директори будуть поінформованими перед прийняттям рішень, а засідання ради директорів є місцем, де відбувається цей процес. Схема з довіреністю дозволила б відсутньому директору делегувати сам акт голосування без участі в обговоренні, яке формує підстави для цього голосу.

Це є проблемою з кількох причин:

• Це послаблює колективний процес ухвалення рішень радою директорів.
• Це зменшує цінність живої дискусії між директорами.
• Це створює невизначеність щодо того, чи відображає голос власне судження директора.
• Це може підривати політичні та правові підходи, закладені в правила корпоративного управління радою директорів у Делавері.

Закон прагне зберегти якість дій ради директорів, а не лише механіку підрахунку голосів. Засідання ради директорів має бути більше ніж формальністю.

Участь може бути дистанційною, але вона все одно має бути реальною

Правило проти голосування за довіреністю не означає, що директор завжди має бути фізично присутнім у конференц-залі. Право Делаверу дозволяє директорам брати участь через телефонну конференцію або інше комунікаційне обладнання за умови, що всі учасники можуть чути один одного.

Це має практичне значення.

Якщо директор подорожує, працює дистанційно або не може бути присутнім особисто, він або вона все одно може вважатися присутнім для юридичних цілей, якщо формат засідання дозволяє участь у реальному часі. Іншими словами, закон враховує сучасні засоби комунікації, але не дозволяє передавати роль директора комусь іншому.

Дистанційна участь не є довіреністю. Це все ще власна участь директора в засіданні.

Кворум і надалі визначає, чи може рада директорів діяти

Попри те, що довіреність не може замінити відсутнього директора, право Делаверу надає радам директорів гнучкість через правила кворуму.

У типовій корпорації Делаверу більшість від загальної кількості директорів становить кворум, якщо свідоцтво про інкорпорацію або статут не передбачають інше. Якщо установчі документи це дозволяють, кворум може бути встановлений нижчим, але не нижче однієї третини від загальної кількості директорів.

Це важливо, оскільки рада директорів може вчиняти дійсні дії лише за наявності кворуму.

Наприклад, якщо рада директорів має сім директорів, кворум більшості зазвичай означає, що мають бути присутні чотири директори. Після досягнення такого кворуму рада директорів може діяти шляхом необхідного голосування директорів, присутніх на засіданні, якщо установчі документи не вимагають вищого порогу.

Така структура дає компаніям практичний спосіб функціонувати навіть тоді, коли один або кілька директорів недоступні, без використання голосування за довіреністю.

Письмова згода є основною альтернативою засіданню

Коли рада директорів не може провести живе засідання, право Делаверу передбачає інший шлях: дію шляхом письмової згоди.

Якщо всі директори надають згоду в письмовій формі або електронною передачею, і така згода належним чином зберігається в корпоративних записах, рада директорів може вчинити дію без проведення засідання. Це часто є найчистішим рішенням, коли час має вирішальне значення або коли рада директорів уже погоджується з певним питанням.

Письмова згода відрізняється від голосування за довіреністю в одному важливому аспекті:

• Довіреність намагається дозволити комусь іншому голосувати за відсутнього директора на засіданні.
• Письмова згода дозволяє директору особисто схвалити дію без участі в засіданні.

Ця відмінність зберігає повноваження ради директорів і водночас уникає проблем, що виникають, коли голос віддає особа, яка не є директором.

Чому це правило важливе для засновників і малого бізнесу

Нові компанії часто зосереджуються на документах щодо створення, структурі власності та строках дотримання вимог, але процедури ради директорів з часом можуть стати не менш важливими. У міру зростання бізнесу раді директорів може знадобитися затверджувати банківські резолюції, випуски акцій, призначення посадових осіб, позики, значні контракти або зміни до документів компанії.

Якщо процес роботи ради директорів недбалий, компанія може зіткнутися з проблемами, яких можна було уникнути:

• Протоколи можуть не відображати дійсну дію.
• Голосування може бути оскаржене як процедурно дефектне.
• Інвестори можуть запитати, чи були належним чином отримані схвалення ради директорів.
• Внутрішні записи корпоративного управління може бути складно відновити.

Саме тому процес роботи ради директорів слід налаштувати правильно з самого початку. Компанії, що створюються через Zenind, можуть використовувати інструменти для створення компаній і дотримання вимог, щоб підтримувати корпоративні записи впорядкованими та узгодженими з вимогами Делаверу.

Поширені непорозуміння щодо довіреностей директорів

Кілька непорозумінь виникають знову і знову.

«Якщо директор сказав комусь, як голосувати, це має зараховуватися»

Не для засідання ради директорів. Навіть якщо представник за довіреністю точно дотримується інструкцій, голос усе одно не є власною участю директора в засіданні.

«Якщо акціонери можуть використовувати довіреності, директори також повинні мати таку можливість»

Ролі відрізняються. Акціонери реалізують права власності; директори здійснюють управлінське та фідуціарне судження.

«Якщо всі погодилися заздалегідь, довіреність не повинна шкодити»

Попередня згода не змінює правову структуру. Якщо рада директорів хоче діяти без засідання, належним шляхом є письмова згода.

«Якщо директор приєднується телефоном, це фактично те саме»

Дистанційна присутність дозволена, оскільки директор усе ще особисто бере участь у засіданні. Це не те саме, що делегувати голос комусь іншому.

Практичні поради з корпоративного управління для корпорацій Делаверу

Щоб дії ради директорів були чистими та захищеними, компаніям варто дотримуватися кількох базових практик:

• Закріпіть процедури засідань ради директорів у статуті.
• Підтверджуйте наявність кворуму перед голосуванням.
• Використовуйте інструменти дистанційної участі за потреби, але належно документуйте їх.
• Використовуйте письмову згоду, коли засідання не є необхідним або практичним.
• Зберігайте протоколи, згоди та резолюції разом із корпоративними записами.
• Уникайте неформальних скорочень, які згодом можуть поставити під сумнів повноваження ради директорів.

Ці звички особливо важливі для стартапів, компаній із вузьким колом власників і бізнесів, директори яких перебувають у різних місцях.

Як Zenind підтримує краще корпоративне управління

Zenind допомагає підприємцям створювати та підтримувати бізнес-структури у США за допомогою інструментів, що підтримують поточне дотримання вимог. Для корпорацій Делаверу це означає більше, ніж подання документів для створення. Це також означає підтримання порядку в записах і процедурах, які допомагають компанії правильно працювати після створення.

Коли засновники розуміють, як засідання ради директорів, кворум, письмова згода та участь директорів працюють разом, вони з меншою ймовірністю створюють проблеми корпоративного управління, яких можна уникнути. Це цінно незалежно від того, чи компанія залучає капітал, призначає посадових осіб, укладає контракти або готується до зростання.

Висновок

Корпоративний директор у Делавері, як правило, не може голосувати за довіреністю на засіданні ради директорів. Закон вимагає власної участі директора, особисто або через дозволені засоби дистанційного зв’язку, оскільки дія ради директорів залежить від обговорення та поінформованого судження.

Якщо директор не може бути присутнім, компанія зазвичай має два розумні варіанти: забезпечити кворум за участю директорів, які можуть долучитися, або використати одностайну письмову згоду, коли ситуація це дозволяє. Ці механізми зберігають цілісність дій ради директорів, не перетворюючи директорів на відсутніх виборців.

Для засновників, які створюють корпорацію в Делавері, найбезпечніший підхід полягає в тому, щоб завчасно налаштувати процедури корпоративного управління, підтримувати чисті записи та використовувати правильний правовий механізм для кожного рішення.

Ця стаття має лише загальний інформаційний характер і не є юридичною консультацією. З конкретними питаннями щодо голосування ради директорів, статутів, кворуму або корпоративного управління в Делавері зверніться до кваліфікованого адвоката.