Защо корпоративните директори в Delaware не могат да гласуват чрез пълномощник на заседания на борда

За основатели, директори и собственици на малък бизнес управлението на борда често изглежда просто на хартия. Провежда се заседание, достига се кворум и директорите гласуват за следващите стъпки на компанията. Но един често срещан въпрос създава объркване: може ли директор, който не може да присъства на заседание, да упълномощи друго лице да гласува вместо него?

Съгласно корпоративното право на Delaware отговорът по принцип е не. Директорът не може да упражнява глас в борда чрез пълномощник на заседание на борда. Причината не е техническа подробност. Тя отразява основен принцип на корпоративното управление: от директорите се очаква да упражняват собствена преценка лично, след като участват в обсъждането и разгледат информацията, представена пред борда.

За компаниите, учредени в Delaware, разбирането на това правило е важно при изготвянето на устав, планирането на заседания, управлението на кворума и решението дали действието на борда трябва да се осъществи на заседание или чрез писмено съгласие. Това е важно и за основателите, които използват платформа за учредяване като Zenind, защото изрядните корпоративни записи започват с ясно разбиране за това как работи правомощието на борда.

Какво означава глас чрез пълномощник

Гласуването чрез пълномощник е познато в контекста на акционерите. Акционерите често могат да упълномощят друго лице да гласува техните акции на събрание на акционерите. Тази структура е логична, защото акционерите не управляват компанията ежедневно; те упражняват правата си на собственост чрез правото на глас, свързано с акциите.

Гласуването на директорите е различно.

Директорът не е просто пасивен гласуващ. Той участва в обсъждането, задава въпроси, разглежда материали, преценява конкурентни варианти и помага да се формира колективната преценка на борда. Пълномощникът би отделил гласа от личното участие на директора в заседанието, което противоречи на начина, по който бордът е замислен да функционира съгласно Delaware law.

Защо Delaware забранява гласуването на директорите чрез пълномощник

Корпоративното право на Delaware третира действията на борда като обсъдителен процес. От директорите се очаква да бъдат информирани, преди да вземат решения, а заседанието на борда е мястото, където този процес се случва. Схема с пълномощник би позволила на отсъстващ директор да делегира самото гласуване, без да участва в дискусията, която формира гласа.

Това е проблем по няколко причини:

• Подкопава колективния процес на вземане на решения от борда.
• Намалява стойността на живия дебат между директорите.
• Създава несигурност дали гласът отразява собствената преценка на директора.
• Може да отслаби политическите решения, заложени в правилата за управление на борда в Delaware.

Законът цели да запази качеството на действията на борда, а не само механиката на преброяването на гласовете. Заседанието на борда трябва да бъде повече от формалност.

Присъствието може да е дистанционно, но пак трябва да е реално участие

Правилото срещу гласуване чрез пълномощник не означава, че директорът винаги трябва да присъства физически в зала за заседания. Законът на Delaware позволява на директорите да участват чрез конферентен телефон или друго комуникационно оборудване, стига всички участници да могат да се чуват взаимно.

Това е важно на практика.

Ако директор пътува, работи дистанционно или не може да присъства лично, той все пак може да се счита за присъстващ за правни цели, ако форматът на заседанието позволява участие в реално време. С други думи, законът се съобразява с модерните комуникационни инструменти, но не позволява ролята на директора да бъде поета от някой друг.

Дистанционното участие не е пълномощник. То все още е лично участие на директора в заседанието.

Кворумът все пак определя дали бордът може да действа

Макар пълномощник да не може да замести отсъстващ директор, законът на Delaware дава гъвкавост на бордовете чрез правилата за кворум.

При типична корпорация в Delaware мнозинството от общия брой директори представлява кворум, освен ако сертификатът за учредяване или уставът не предвиждат друго. Ако учредителните документи го позволяват, кворумът може да бъде определен по-ниско, но не под една трета от общия брой директори.

Това е важно, защото бордът може да взема валидни решения само когато има кворум.

Например, ако бордът има седем директори, кворумът по правило означава, че трябва да присъстват четирима директори. След като кворумът е налице, бордът може да действа с необходимото мнозинство от присъстващите директори, освен ако учредителните документи не изискват по-висок праг.

Тази структура дава на компаниите практичен начин да функционират, дори когато един или повече директори са недостъпни, без да се прибягва до гласуване чрез пълномощник.

Писменото съгласие е основната алтернатива на заседанието

Когато бордът не може да се събере на живо заседание, законът на Delaware предвижда друг път: действие чрез писмено съгласие.

Ако всички директори дадат съгласието си писмено или чрез електронно предаване и съгласието е надлежно приложено към корпоративните записи, бордът може да вземе решение без провеждане на заседание. Това често е най-чистото решение, когато времето е критично или когато бордът вече е единодушен по даден въпрос.

Писменото съгласие се различава от гласуването чрез пълномощник по важен начин:

• Пълномощникът се опитва да позволи на някой друг да гласува вместо отсъстващ директор на заседание.
• Писменото съгласие позволява на директора лично да одобри действието, без да присъства на заседание.

Това разграничение запазва правомощията на борда, като същевременно избягва проблемите, които възникват, когато лице, което не е директор, подава гласа.

Защо правилото има значение за основателите и малките предприятия

Новите компании често се фокусират върху учредителните документи, структурата на собствеността и сроковете за съответствие, но процедурите на борда могат да станат също толкова важни с времето. С разрастването на бизнеса бордът може да трябва да одобрява банкови решения, емитиране на дялови участия, назначения на длъжностни лица, заеми, значими договори или изменения в корпоративните документи.

Ако процесът на борда е небрежен, компанията може да срещне предотвратими проблеми по-късно:

• Протоколите може да не отразяват валидно решение.
• Гласуването може да бъде оспорено като процедурно опорочено.
• Инвеститорите могат да поискат доказателство, че одобренията от борда са били получени правилно.
• Вътрешните корпоративни записи може да станат трудни за възстановяване.

Затова процесът на борда трябва да бъде организиран правилно от самото начало. Компаниите, учредявани чрез Zenind, могат да използват инструменти за учредяване и съответствие, за да поддържат корпоративните записи организирани и съобразени с изискванията на Delaware.

Често срещани недоразумения относно пълномощниците на директорите

Няколко недоразумения се появяват многократно.

„Ако директорът каже на някого как да гласува, това трябва да се брои.“

Не и на заседание на борда. Дори пълномощникът да следва точни инструкции, гласът пак не е лично участие на директора в заседанието.

„Ако акционерите могат да използват пълномощници, директорите също би трябвало.“

Ролите са различни. Акционерите упражняват права на собственост; директорите упражняват управленски и фидуциарен съд.

„Ако всички са съгласни предварително, пълномощникът трябва да е безвреден.“

Предварителното съгласие не променя правната структура. Ако бордът иска да действа без заседание, правилният подход е писменото съгласие.

„Ако директорът се включи по телефона, това е почти същото.“

Дистанционното участие е допустимо, защото директорът все още лично участва в заседанието. Това не е същото като да делегира гласа си на някой друг.

Практически съвети за управление на Delaware корпорации

За да запазят действията на борда чисти и защитими, компаниите трябва да следват няколко основни практики:

• Включете процедурите за заседания на борда в устава.
• Потвърждавайте кворума преди гласуване.
• Използвайте инструменти за дистанционно участие, когато е необходимо, но ги документирайте правилно.
• Използвайте писмено съгласие, когато заседание не е необходимо или е непрактично.
• Съхранявайте протоколи, съгласия и резолюции в корпоративните записи.
• Избягвайте неформални заобиколни решения, които по-късно могат да поставят под съмнение правомощията на борда.

Тези навици са особено важни за стартиращи компании, дружества с ограничен кръг собственици и бизнеси с директори на различни места.

Как Zenind подпомага по-доброто корпоративно управление

Zenind помага на предприемачите да учредяват и поддържат американски бизнес структури с инструменти, които подкрепят текущото съответствие. За корпорациите в Delaware това означава повече от подаване на документи за учредяване. Означава и да се поддържа организация на записите и процедурите, които помагат на компанията да функционира правилно след учредяването.

Когато основателите разбират как работят заседанията на борда, кворумът, писменото съгласие и участието на директорите заедно, е по-малко вероятно да създадат предотвратими проблеми в управлението. Това е ценно, независимо дали компанията набира капитал, назначава длъжностни лица, сключва договори или се подготвя за растеж.

Заключение

Корпоративен директор в Delaware по принцип не може да гласува чрез пълномощник на заседание на борда. Законът изисква лично участие на директора, било физически, било чрез разрешена дистанционна комуникация, защото действията на борда зависят от обсъждане и информирана преценка.

Ако директор не може да присъства, компанията обикновено има два разумни варианта: да осигури кворум с директорите, които могат да участват, или да използва единодушно писмено съгласие, когато ситуацията позволява. Тези механизми запазват целостта на действията на борда, без да превръщат директорите в гласуващи по отсъствие.

За основателите, които изграждат корпорация в Delaware, най-безопасният подход е да се изградят процедурите за управление отрано, да се поддържат изрядни записи и да се използва правилният правен механизъм за всяко решение.

Тази статия е с общоинформационна цел и не представлява правен съвет. За конкретни въпроси относно гласуването на борда, устава, кворума или корпоративното управление в Delaware се консултирайте с квалифициран адвокат.