De ce directorii unei corporații din Delaware nu pot vota prin procură la ședințele consiliului

Pentru fondatori, directori și proprietari de afaceri mici, guvernanța consiliului pare adesea simplă pe hârtie. Se programează o ședință, se întrunește cvorumul și directorii votează următorii pași ai companiei. Dar o întrebare frecventă creează confuzie: poate un director care nu poate participa la o ședință să desemneze pe altcineva să voteze în locul său?

În temeiul dreptului corporativ din Delaware, răspunsul este, în general, nu. Un director nu poate, de regulă, să voteze în cadrul unei ședințe a consiliului prin procură. Motivul nu este o simplă formalitate. El reflectă un principiu central al guvernanței corporative: directorii sunt așteptați să își exercite personal judecata, după ce participă la discuții și analizează informațiile prezentate consiliului.

Pentru companiile înființate în Delaware, înțelegerea acestei reguli contează atunci când se redactează actele constitutive interne, se programează ședințele, se gestionează cvorumul și se decide dacă o acțiune a consiliului ar trebui să aibă loc într-o ședință sau prin consimțământ scris. Contează și pentru fondatorii care folosesc o platformă de înființare precum Zenind, deoarece evidențele corporative clare încep cu o înțelegere precisă a modului în care funcționează autoritatea consiliului.

Ce înseamnă un vot prin procură

Un vot prin procură este bine cunoscut în contextul acționarilor. Acționarii pot adesea să autorizeze o altă persoană să voteze acțiunile lor la o adunare a acționarilor. Această structură are sens deoarece acționarii nu gestionează compania de la o zi la alta; ei își exercită drepturile de proprietate prin puterea de vot atașată acțiunilor.

Votul directorilor este diferit.

Un director nu este doar un votant pasiv. Un director participă la deliberare, pune întrebări, analizează materialele, cântărește opțiunile concurente și contribuie la formarea judecății colective a consiliului. O procură ar separa votul de participarea personală a directorului la ședință, ceea ce intră în conflict cu modul în care consiliul este conceput să funcționeze conform dreptului din Delaware.

De ce Delaware interzice votul directorilor prin procură

Legea corporativă din Delaware tratează acțiunea consiliului ca pe un proces deliberativ. Directorii trebuie să fie informați înainte de a lua decizii, iar ședința consiliului este locul în care are loc acest proces. Un mecanism de procură ar permite unui director absent să delege actul votului fără a participa la discuția care fundamentează votul.

Aceasta ridică probleme din mai multe motive:

• Slăbește procesul colectiv de luare a deciziilor al consiliului.
• Reduce valoarea dezbaterii directe dintre directori.
• Creează incertitudine cu privire la faptul dacă votul reflectă propria judecată a directorului.
• Poate submina opțiunile de politică instituite de regulile de guvernanță ale consiliului din Delaware.

Legea urmărește să protejeze calitatea acțiunii consiliului, nu doar mecanica numărării voturilor. O ședință a consiliului trebuie să fie mai mult decât o simplă formalitate.

Participarea poate fi la distanță, dar trebuie să fie o participare reală

Regula împotriva votului prin procură nu înseamnă că un director trebuie întotdeauna să fie prezent fizic într-o sală de ședințe. Legea din Delaware permite directorilor să participe prin teleconferință sau alte mijloace de comunicare, atâta timp cât toți participanții se pot auzi reciproc.

Acest lucru contează în practică.

Dacă un director călătorește, lucrează de la distanță sau nu poate participa în persoană, el poate fi totuși considerat prezent din punct de vedere juridic dacă formatul ședinței permite participarea în timp real. Cu alte cuvinte, legea acceptă instrumentele moderne de comunicare, dar nu permite ca rolul directorului să fie preluat de altcineva.

Participarea de la distanță nu este o procură. Ea reprezintă tot participarea personală a directorului la ședință.

Cvorumul rămâne criteriul care stabilește dacă consiliul poate acționa

Deși o procură nu poate înlocui un director absent, legea din Delaware oferă consiliilor flexibilitate prin regulile privind cvorumul.

Într-o corporație tipică din Delaware, majoritatea numărului total de directori constituie cvorumul, cu excepția cazului în care actul constitutiv sau statutul prevede altfel. Dacă documentele de guvernanță permit, cvorumul poate fi stabilit mai jos, dar nu sub o treime din numărul total de directori.

Acest lucru contează deoarece consiliul poate lua decizii valabile doar atunci când este prezent cvorumul.

De exemplu, dacă un consiliu are șapte directori, un cvorum format din majoritate înseamnă de obicei că patru directori trebuie să fie prezenți. Odată ce acest cvorum este prezent, consiliul poate acționa prin votul necesar al directorilor prezenți la ședință, cu excepția cazului în care documentele de guvernanță cer un prag mai ridicat.

Această structură oferă companiilor o modalitate practică de a funcționa chiar și atunci când unul sau mai mulți directori nu sunt disponibili, fără a recurge la votul prin procură.

Consimțământul scris este principala alternativă la o ședință

Atunci când consiliul nu se poate reuni într-o ședință propriu-zisă, legea din Delaware oferă o altă cale: acțiunea prin consimțământ scris.

Dacă toți directorii își dau consimțământul în scris sau prin transmisie electronică, iar consimțământul este depus în mod corespunzător în registrele corporative, consiliul poate lua o decizie fără a ține o ședință. Aceasta este adesea soluția cea mai eficientă atunci când timpul este critic sau când consiliul este deja de acord asupra unei chestiuni.

Consimțământul scris este diferit de votul prin procură într-un mod important:

• O procură încearcă să permită altcuiva să voteze în locul unui director absent la o ședință.
• Un consimțământ scris permite directorului să aprobe personal acțiunea fără a participa la o ședință.

Această distincție păstrează autoritatea consiliului, evitând în același timp problemele care apar atunci când votează o persoană care nu este directorul.

De ce contează regula pentru fondatori și afaceri mici

Companiile noi se concentrează adesea pe documentele de înființare, structura proprietății și termenele de conformitate, însă procedurile consiliului pot deveni la fel de importante în timp. Pe măsură ce afacerea crește, consiliul poate trebui să aprobe rezoluții bancare, emisiuni de acțiuni, numiri de funcționari, împrumuturi, contracte importante sau modificări ale documentelor companiei.

Dacă procesul consiliului este realizat neglijent, compania se poate confrunta ulterior cu probleme care pot fi evitate:

• Procesele-verbale pot să nu reflecte o acțiune valabilă.
• Un vot poate fi contestat ca fiind deficitar din punct de vedere procedural.
• Investitorii pot întreba dacă aprobările consiliului au fost obținute corect.
• Evidențele interne de guvernanță pot deveni greu de reconstruit.

De aceea, procesul consiliului ar trebui stabilit corect de la început. Companiile înființate prin Zenind pot folosi instrumentele de înființare și conformitate pentru a menține registrele corporative organizate și aliniate la cerințele din Delaware.

Neînțelegeri frecvente despre procurile directorilor

Apar în mod repetat câteva confuzii.

„Dacă directorul îi spune cuiva cum să voteze, ar trebui să conteze.”

Nu în cadrul unei ședințe a consiliului. Chiar dacă persoana care deține procura urmează instrucțiuni exacte, votul nu este totuși participarea personală a directorului la ședință.

„Dacă acționarii pot folosi procuri, și directorii ar trebui să poată.”

Rolurile sunt diferite. Acționarii exercită drepturi de proprietate; directorii exercită guvernanță și judecată fiduciară.

„Dacă toți sunt de acord în avans, procura ar trebui să fie inofensivă.”

Acordul prealabil nu schimbă structura juridică. Dacă consiliul dorește să acționeze fără ședință, calea corectă este consimțământul scris.

„Dacă un director participă la telefon, este practic același lucru.”

Participarea de la distanță este permisă deoarece directorul participă tot personal la ședință. Nu este același lucru cu delegarea votului către altcineva.

Recomandări practice de guvernanță pentru corporațiile din Delaware

Pentru a menține acțiunea consiliului clară și defensabilă, companiile ar trebui să urmeze câteva practici de bază:

• Includeți procedurile pentru ședințele consiliului în statutul intern.
• Confirmați cvorumul înainte de a supune votului orice decizie.
• Folosiți instrumente de participare la distanță atunci când este necesar, dar documentați-le corect.
• Folosiți consimțământul scris atunci când o ședință nu este necesară sau nu este practică.
• Păstrați procesele-verbale, consimțămintele și rezoluțiile în registrele corporative.
• Evitați scurtăturile informale care ar putea pune ulterior la îndoială autoritatea consiliului.

Aceste obiceiuri sunt deosebit de importante pentru startup-uri, companii cu structură restrânsă și afaceri cu directori aflați în locații diferite.

Cum sprijină Zenind o guvernanță corporativă mai bună

Zenind ajută antreprenorii să înființeze și să mențină entități comerciale din SUA cu instrumente care susțin conformitatea continuă. Pentru corporațiile din Delaware, asta înseamnă mai mult decât depunerea documentelor de înființare. Înseamnă și menținerea unei bune organizări a registrelor și a procedurilor care ajută compania să funcționeze corect după înființare.

Când fondatorii înțeleg cum funcționează împreună ședințele consiliului, cvorumul, consimțământul scris și participarea directorilor, este mai puțin probabil să creeze probleme de guvernanță care pot fi evitate. Acest lucru este valoros indiferent dacă firma strânge capital, numește directori, încheie contracte sau se pregătește pentru creștere.

Concluzie

Un director al unei corporații din Delaware nu poate, în general, să voteze prin procură la o ședință a consiliului. Legea cere participarea proprie a directorului, fie în persoană, fie prin comunicare la distanță permisă, deoarece acțiunea consiliului depinde de deliberare și de o judecată informată.

Dacă un director nu poate participa, compania are de obicei două opțiuni rezonabile: să asigure cvorumul cu directorii care pot participa sau să folosească consimțământul scris unanim atunci când situația permite. Aceste mecanisme păstrează integritatea acțiunii consiliului fără a transforma directorii în votanți absenți.

Pentru fondatorii care construiesc o corporație din Delaware, cea mai sigură abordare este să stabilească din timp procedurile de guvernanță, să păstreze registrele curate și să folosească mecanismul juridic corect pentru fiecare decizie.

Acest articol are doar rol informativ general și nu reprezintă consultanță juridică. Pentru întrebări specifice despre votul consiliului, statutul intern, cvorum sau guvernanța corporativă din Delaware, consultați un avocat calificat.