Pourquoi les administrateurs d’une société du Delaware ne peuvent pas voter par procuration aux réunions du conseil

Pour les fondateurs, les administrateurs et les propriétaires de petites entreprises, la gouvernance du conseil peut sembler simple sur papier. Une réunion est planifiée, le quorum est atteint et les administrateurs votent sur la prochaine étape de l’entreprise. Mais une question courante crée de la confusion : un administrateur qui ne peut pas assister à une réunion peut-il désigner quelqu’un d’autre pour voter à sa place?

En vertu du droit des sociétés du Delaware, la réponse est généralement non. Un administrateur ne peut pas, en règle générale, exercer un vote du conseil par procuration lors d’une réunion du conseil. Ce n’est pas une simple question de technique juridique. Cela reflète un principe fondamental de la gouvernance d’entreprise : les administrateurs sont censés exercer leur jugement personnellement, après avoir participé à la discussion et examiné l’information présentée au conseil.

Pour les sociétés constituées au Delaware, il est important de comprendre cette règle lorsqu’on prépare les règlements administratifs, qu’on planifie les réunions, qu’on gère le quorum et qu’on décide si une décision du conseil doit être prise en réunion ou par consentement écrit. C’est aussi important pour les fondateurs qui utilisent une plateforme de constitution comme Zenind, parce que des dossiers d’entreprise clairs commencent par une compréhension précise du fonctionnement du pouvoir du conseil.

Ce que signifie un vote par procuration

Le vote par procuration est familier dans le contexte des actionnaires. Les actionnaires peuvent souvent autoriser une autre personne à voter leurs actions lors d’une assemblée d’actionnaires. Cette structure a du sens parce que les actionnaires ne gèrent pas l’entreprise au quotidien; ils exercent des droits de propriété associés au vote rattaché aux actions.

Le vote des administrateurs est différent.

Un administrateur n’est pas un simple votant passif. Il participe aux délibérations, pose des questions, examine les documents, évalue les options concurrentes et contribue à former le jugement collectif du conseil. Une procuration séparerait le vote de la participation personnelle de l’administrateur à la réunion, ce qui est incompatible avec la façon dont le conseil est conçu pour fonctionner en vertu du droit du Delaware.

Pourquoi le Delaware interdit le vote par procuration des administrateurs

Le droit des sociétés du Delaware considère l’action du conseil comme un processus délibératif. Les administrateurs sont censés être bien informés avant de prendre des décisions, et la réunion du conseil est l’endroit où ce processus se déroule. Une procuration permettrait à un administrateur absent de déléguer l’acte de voter sans prendre part à la discussion qui éclaire ce vote.

Cela pose problème pour plusieurs raisons :

• Cela affaiblit le processus décisionnel collectif du conseil.
• Cela réduit la valeur du débat en direct entre les administrateurs.
• Cela crée de l’incertitude quant à savoir si le vote reflète le jugement personnel de l’administrateur.
• Cela peut compromettre les choix de politique intégrés aux règles de gouvernance du conseil du Delaware.

La loi cherche à préserver la qualité de l’action du conseil, pas seulement la mécanique du décompte des voix. Une réunion du conseil doit être plus qu’une simple formalité.

La participation à distance est permise, mais elle doit rester une vraie participation

La règle contre le vote par procuration ne signifie pas qu’un administrateur doit toujours être physiquement présent dans une salle de réunion. Le droit du Delaware permet aux administrateurs de participer par téléphone conférence ou par d’autres moyens de communication, pourvu que tous les participants puissent s’entendre en temps réel.

C’est important en pratique.

Si un administrateur voyage, travaille à distance ou ne peut pas se présenter en personne, il peut quand même être considéré comme présent aux fins juridiques si le format de la réunion permet une participation en temps réel. Autrement dit, la loi accepte les outils de communication modernes, mais elle ne permet pas qu’un autre remplace le rôle de l’administrateur.

La participation à distance n’est pas une procuration. Il s’agit toujours de la participation personnelle de l’administrateur à la réunion.

Le quorum demeure déterminant pour savoir si le conseil peut agir

Même si une procuration ne peut pas remplacer un administrateur absent, le droit du Delaware offre de la souplesse par l’entremise des règles de quorum.

Dans une société du Delaware typique, la majorité du nombre total d’administrateurs constitue le quorum, sauf disposition contraire dans le certificat de constitution ou les règlements administratifs. Si les documents constitutifs le permettent, le quorum peut être fixé à un niveau inférieur, mais jamais à moins du tiers du nombre total d’administrateurs.

Cela compte parce qu’un conseil ne peut prendre des décisions valides que si le quorum est présent.

Par exemple, si un conseil compte sept administrateurs, un quorum majoritaire signifie généralement que quatre administrateurs doivent être présents. Une fois ce quorum atteint, le conseil peut agir par le vote requis des administrateurs présents à la réunion, sauf si les documents constitutifs exigent un seuil plus élevé.

Cette structure donne aux entreprises un moyen pratique de fonctionner même lorsque un ou plusieurs administrateurs sont indisponibles, sans recourir au vote par procuration.

Le consentement écrit est la principale solution de remplacement à une réunion

Lorsqu’un conseil ne peut pas tenir une réunion en direct, le droit du Delaware prévoit une autre voie : l’action par consentement écrit.

Si tous les administrateurs consentent par écrit ou par transmission électronique, et que le consentement est dûment déposé dans les registres de la société, le conseil peut prendre une décision sans tenir de réunion. C’est souvent la solution la plus simple lorsque l’urgence exige d’aller vite ou lorsque le conseil est déjà d’accord sur une question.

Le consentement écrit est différent du vote par procuration à un point essentiel :

• Une procuration tente de permettre à quelqu’un d’autre de voter pour un administrateur absent lors d’une réunion.
• Un consentement écrit permet à l’administrateur d’approuver personnellement l’action sans assister à une réunion.

Cette distinction préserve l’autorité du conseil tout en évitant les problèmes qui surviennent lorsqu’une personne qui n’est pas l’administrateur exerce le vote.

Pourquoi cette règle compte pour les fondateurs et les petites entreprises

Les nouvelles entreprises se concentrent souvent sur les documents de constitution, la structure de propriété et les échéances de conformité, mais les procédures du conseil peuvent devenir tout aussi importantes avec le temps. À mesure que l’entreprise croît, le conseil peut devoir approuver des résolutions bancaires, des émissions d’actions, des nominations de dirigeants, des prêts, des contrats importants ou des modifications aux documents de la société.

Si le processus du conseil est mal tenu, l’entreprise peut faire face à des problèmes évitables plus tard :

• Les procès-verbaux peuvent ne pas refléter une action valide.
• Un vote peut être contesté pour vice de procédure.
• Les investisseurs peuvent demander si les approbations du conseil ont été obtenues correctement.
• Les dossiers internes de gouvernance peuvent devenir difficiles à reconstituer.

C’est pourquoi le processus du conseil devrait être bien établi dès le départ. Les entreprises constituées par l’entremise de Zenind peuvent utiliser des outils de constitution et de conformité pour garder des dossiers d’entreprise organisés et alignés sur les exigences du Delaware.

Idées fausses courantes à propos des procurations d’administrateurs

Quelques idées fausses reviennent souvent.

« Si l’administrateur dit à quelqu’un comment voter, cela devrait compter. »

Pas lors d’une réunion du conseil. Même si le mandataire suit des instructions exactes, le vote ne constitue toujours pas la participation personnelle de l’administrateur à la réunion.

« Si les actionnaires peuvent utiliser des procurations, les administrateurs devraient pouvoir le faire aussi. »

Les rôles sont différents. Les actionnaires exercent des droits de propriété; les administrateurs exercent un jugement de gouvernance et un devoir fiduciaire.

« Si tout le monde est d’accord d’avance, la procuration ne devrait pas poser de problème. »

L’entente préalable ne change pas la structure juridique. Si le conseil veut agir sans réunion, le consentement écrit est la bonne solution.

« Si un administrateur se joint par téléphone, c’est essentiellement la même chose. »

La participation à distance est permise parce que l’administrateur participe toujours personnellement à la réunion. Ce n’est pas la même chose que déléguer le vote à quelqu’un d’autre.

Conseils pratiques de gouvernance pour les sociétés du Delaware

Pour que les décisions du conseil restent claires et défendables, les entreprises devraient suivre quelques pratiques de base :

• Intégrer les procédures des réunions du conseil dans les règlements administratifs.
• Confirmer le quorum avant de procéder au vote.
• Utiliser les outils de participation à distance au besoin, mais les consigner correctement.
• Utiliser le consentement écrit lorsqu’une réunion n’est pas nécessaire ou est impraticable.
• Conserver les procès-verbaux, consentements et résolutions dans les registres de la société.
• Éviter les raccourcis informels qui pourraient soulever des doutes sur l’autorité du conseil plus tard.

Ces habitudes sont particulièrement importantes pour les startups, les sociétés fermées et les entreprises dont les administrateurs sont répartis dans différents endroits.

Comment Zenind soutient une meilleure gouvernance d’entreprise

Zenind aide les entrepreneurs à constituer et à maintenir des entités commerciales américaines grâce à des outils qui soutiennent la conformité continue. Pour les sociétés du Delaware, cela veut dire plus que déposer les documents de constitution. Cela veut aussi dire rester organisé quant aux registres et aux procédures qui aident une entreprise à fonctionner correctement après sa constitution.

Lorsque les fondateurs comprennent comment les réunions du conseil, le quorum, le consentement écrit et la participation des administrateurs s’articulent, ils sont moins susceptibles de créer des problèmes de gouvernance évitables. C’est précieux, que l’entreprise lève des capitaux, nomme des dirigeants, conclue des contrats ou se prépare à croître.

Conclusion

En règle générale, un administrateur d’une société du Delaware ne peut pas voter par procuration lors d’une réunion du conseil. La loi exige la participation personnelle de l’administrateur, soit en personne, soit par un moyen de communication à distance permis, parce que l’action du conseil dépend de la délibération et d’un jugement éclairé.

Si un administrateur ne peut pas assister à la réunion, l’entreprise a habituellement deux options sensées : atteindre le quorum avec les administrateurs qui peuvent participer, ou utiliser le consentement écrit unanime lorsque la situation le permet. Ces mécanismes préservent l’intégrité de l’action du conseil sans transformer les administrateurs en votants absents.

Pour les fondateurs qui bâtissent une société du Delaware, l’approche la plus sûre consiste à mettre en place tôt les procédures de gouvernance, à tenir des registres propres et à recourir au bon mécanisme juridique pour chaque décision.

Cet article est fourni à titre d’information générale seulement et ne constitue pas un avis juridique. Pour des questions précises sur le vote du conseil, les règlements administratifs, le quorum ou la gouvernance d’entreprise au Delaware, consultez un avocat qualifié.