เหตุใดกรรมการของบริษัทในเดลาแวร์จึงไม่สามารถลงคะแนนโดยมอบฉันทะในการประชุมคณะกรรมการได้

สำหรับผู้ก่อตั้ง กรรมการ และเจ้าของธุรกิจขนาดเล็ก ธรรมาภิบาลของคณะกรรมการมักดูเรียบง่ายบนกระดาษ มีการนัดประชุม ครบองค์ประชุม และกรรมการลงคะแนนเพื่อตัดสินใจขั้นต่อไปของบริษัท แต่มีคำถามหนึ่งที่ทำให้เกิดความสับสนอยู่เสมอ: หากกรรมการไม่สามารถเข้าร่วมประชุมได้ เขาสามารถแต่งตั้งบุคคลอื่นให้ลงคะแนนแทนตนได้หรือไม่

ภายใต้กฎหมายบริษัทของเดลาแวร์ คำตอบโดยทั่วไปคือไม่สามารถทำได้ กรรมการไม่อาจลงคะแนนเสียงในที่ประชุมคณะกรรมการผ่านการมอบฉันทะได้ เหตุผลนี้ไม่ใช่เพียงรายละเอียดทางเทคนิค แต่สะท้อนหลักสำคัญของธรรมาภิบาลองค์กร คือกรรมการต้องใช้ดุลยพินิจด้วยตนเอง หลังจากมีส่วนร่วมในการอภิปรายและพิจารณาข้อมูลที่เสนอแก่คณะกรรมการ

สำหรับบริษัทที่จัดตั้งในเดลาแวร์ การเข้าใจกฎข้อนี้สำคัญเมื่อจัดทำข้อบังคับ นัดประชุม บริหารองค์ประชุม และตัดสินใจว่าการดำเนินการของคณะกรรมการควรเกิดขึ้นในการประชุมหรือด้วยความยินยอมเป็นลายลักษณ์อักษร นอกจากนี้ยังสำคัญสำหรับผู้ก่อตั้งที่ใช้แพลตฟอร์มการจัดตั้งบริษัทอย่าง Zenind เพราะบันทึกองค์กรที่ถูกต้องเริ่มต้นจากความเข้าใจที่ชัดเจนว่าผู้มีอำนาจของคณะกรรมการทำงานอย่างไร

การลงคะแนนโดยมอบฉันทะคืออะไร

การลงคะแนนโดยมอบฉันทะเป็นเรื่องที่คุ้นเคยในบริบทของผู้ถือหุ้น โดยทั่วไปผู้ถือหุ้นอาจมอบอำนาจให้บุคคลอื่นลงคะแนนแทนตนในการประชุมผู้ถือหุ้น โครงสร้างเช่นนี้มีเหตุผล เพราะผู้ถือหุ้นไม่ได้บริหารบริษัทในชีวิตประจำวัน แต่เป็นการใช้สิทธิความเป็นเจ้าของผ่านอำนาจการลงคะแนนที่ผูกกับหุ้น

การลงคะแนนของกรรมการแตกต่างออกไป

กรรมการไม่ใช่เพียงผู้ลงคะแนนแบบเฉย ๆ กรรมการต้องมีส่วนร่วมในการไตร่ตรอง ตั้งคำถาม พิจารณาเอกสาร ชั่งน้ำหนักทางเลือกต่าง ๆ และช่วยหล่อหลอมดุลยพินิจร่วมของคณะกรรมการ การมอบฉันทะจะทำให้การลงคะแนนแยกออกจากการมีส่วนร่วมส่วนตัวของกรรมการในการประชุม ซึ่งขัดกับวิธีที่คณะกรรมการถูกออกแบบมาให้ทำงานภายใต้กฎหมายเดลาแวร์

เหตุใดเดลาแวร์จึงห้ามการลงคะแนนของกรรมการโดยมอบฉันทะ

กฎหมายบริษัทของเดลาแวร์มองการดำเนินการของคณะกรรมการเป็นกระบวนการที่ต้องพิจารณาไตร่ตรอง กรรมการต้องได้รับข้อมูลก่อนตัดสินใจ และที่ประชุมคณะกรรมการคือเวทีที่กระบวนการนั้นเกิดขึ้น การมอบฉันทะจะเปิดทางให้กรรมการที่ไม่อยู่ในที่ประชุมมอบหมายการลงคะแนนโดยไม่ต้องร่วมอยู่ในการอภิปรายที่เป็นพื้นฐานของการลงคะแนนนั้น

สิ่งนี้เป็นปัญหาด้วยเหตุผลหลายประการ:

• ทำให้กระบวนการตัดสินใจร่วมของคณะกรรมการอ่อนลง
• ลดคุณค่าของการอภิปรายแบบสดระหว่างกรรมการ
• ก่อให้เกิดความไม่แน่นอนว่าการลงคะแนนสะท้อนดุลยพินิจของกรรมการเองหรือไม่
• อาจบั่นทอนนโยบายที่ฝังอยู่ในกฎธรรมาภิบาลของคณะกรรมการตามกฎหมายเดลาแวร์

กฎหมายต้องการรักษาคุณภาพของการดำเนินการของคณะกรรมการ ไม่ใช่เพียงกลไกการนับคะแนน ที่ประชุมคณะกรรมการควรเป็นมากกว่าพิธีกรรม

การเข้าร่วมแบบทางไกลทำได้ แต่ยังต้องเป็นการมีส่วนร่วมจริง

กฎห้ามการลงคะแนนโดยมอบฉันทะไม่ได้หมายความว่ากรรมการต้องนั่งอยู่ในห้องประชุมเสมอไป กฎหมายเดลาแวร์อนุญาตให้กรรมการเข้าร่วมผ่านการประชุมทางโทรศัพท์หรืออุปกรณ์สื่อสารอื่น ๆ ได้ ตราบใดที่ทุกคนที่เข้าร่วมสามารถได้ยินกันและกัน

เรื่องนี้สำคัญในทางปฏิบัติ

หากกรรมการกำลังเดินทาง ทำงานจากระยะไกล หรือไม่สามารถเข้าร่วมแบบตัวต่อตัวได้ กรรมการยังอาจถือว่าอยู่ในการประชุมในทางกฎหมาย หากรูปแบบการประชุมเปิดให้มีการมีส่วนร่วมแบบเรียลไทม์ กล่าวอีกอย่างคือ กฎหมายยอมรับเครื่องมือสื่อสารสมัยใหม่ แต่ไม่อนุญาตให้มอบบทบาทของกรรมการให้บุคคลอื่นแทน

การเข้าร่วมทางไกลไม่ใช่การมอบฉันทะ แต่ยังคงเป็นการมีส่วนร่วมของกรรมการคนนั้นเองในการประชุม

องค์ประชุมยังคงเป็นตัวกำหนดว่าคณะกรรมการจะลงมือได้หรือไม่

แม้ว่าการมอบฉันทะจะไม่สามารถแทนกรรมการที่ไม่อยู่ได้ แต่กฎหมายเดลาแวร์ก็ให้ความยืดหยุ่นผ่านกฎเรื่ององค์ประชุม

โดยทั่วไปของบริษัทในเดลาแวร์ องค์ประชุมคือกรรมการส่วนใหญ่ของจำนวนกรรมการทั้งหมด เว้นแต่หนังสือบริคณห์สนธิหรือข้อบังคับจะกำหนดไว้เป็นอย่างอื่น หากเอกสารกำกับอนุญาต องค์ประชุมอาจกำหนดให้ต่ำลงได้ แต่ต้องไม่ต่ำกว่าหนึ่งในสามของจำนวนกรรมการทั้งหมด

เรื่องนี้สำคัญเพราะคณะกรรมการจะลงมติได้อย่างถูกต้องก็ต่อเมื่อมีองค์ประชุมครบ

ตัวอย่างเช่น หากคณะกรรมการมีกรรมการเจ็ดคน โดยทั่วไปองค์ประชุมแบบเสียงข้างมากจะหมายความว่าต้องมีกรรมการสี่คนเข้าร่วม เมื่อครบองค์ประชุมแล้ว คณะกรรมการสามารถลงมติได้ตามจำนวนเสียงที่กำหนดของกรรมการที่เข้าร่วม เว้นแต่เอกสารกำกับจะกำหนดเกณฑ์สูงกว่านั้น

โครงสร้างนี้ช่วยให้บริษัทดำเนินงานได้จริง แม้กรรมการบางคนจะไม่ว่าง โดยไม่ต้องหันไปใช้การมอบฉันทะ

ความยินยอมเป็นลายลักษณ์อักษรคือทางเลือกหลักแทนการประชุม

เมื่อคณะกรรมการไม่สามารถประชุมแบบสดได้ กฎหมายเดลาแวร์มีอีกทางเลือกหนึ่งคือการดำเนินการโดยความยินยอมเป็นลายลักษณ์อักษร

หากกรรมการทั้งหมดให้ความยินยอมเป็นลายลักษณ์อักษรหรือผ่านการส่งทางอิเล็กทรอนิกส์ และบันทึกความยินยอมนั้นไว้กับเอกสารของบริษัทอย่างถูกต้อง คณะกรรมการก็สามารถดำเนินการได้โดยไม่ต้องประชุม วิธีนี้มักเป็นวิธีที่สะอาดที่สุดเมื่อเรื่องนั้นเร่งด่วน หรือเมื่อคณะกรรมการเห็นพ้องกันอยู่แล้ว

ความยินยอมเป็นลายลักษณ์อักษรแตกต่างจากการลงคะแนนโดยมอบฉันทะในประเด็นสำคัญ:

• การมอบฉันทะพยายามให้บุคคลอื่นลงคะแนนแทนกรรมการที่ไม่อยู่ในการประชุม
• ความยินยอมเป็นลายลักษณ์อักษรเปิดทางให้กรรมการอนุมัติการดำเนินการด้วยตนเองโดยไม่ต้องเข้าร่วมประชุม

ความแตกต่างนี้ช่วยรักษาอำนาจของคณะกรรมการไว้ได้ ขณะเดียวกันก็หลีกเลี่ยงปัญหาที่เกิดเมื่อบุคคลที่ไม่ใช่กรรมการเป็นผู้ลงคะแนน

เหตุใดกฎนี้จึงสำคัญสำหรับผู้ก่อตั้งและธุรกิจขนาดเล็ก

บริษัทใหม่มักให้ความสำคัญกับเอกสารการจัดตั้ง โครงสร้างผู้ถือหุ้น และกำหนดเวลาการปฏิบัติตามกฎระเบียบ แต่ขั้นตอนของคณะกรรมการก็อาจมีความสำคัญไม่แพ้กันเมื่อเวลาผ่านไป เมื่อธุรกิจเติบโต คณะกรรมการอาจต้องอนุมัติหนังสือรับรองกับธนาคาร การออกหุ้น การแต่งตั้งเจ้าหน้าที่ สินเชื่อ สัญญาสำคัญ หรือการแก้ไขเอกสารของบริษัท

หากกระบวนการของคณะกรรมการไม่รัดกุม บริษัทอาจเผชิญปัญหาที่หลีกเลี่ยงได้ในภายหลัง:

• รายงานการประชุมอาจไม่สะท้อนการดำเนินการที่ถูกต้อง
• การลงคะแนนอาจถูกท้าทายว่าไม่ชอบด้วยขั้นตอน
• นักลงทุนอาจสอบถามว่าการอนุมัติของคณะกรรมการได้มาถูกต้องหรือไม่
• บันทึกธรรมาภิบาลภายในอาจยากต่อการเรียบเรียงย้อนกลับ

นั่นจึงเป็นเหตุผลว่าทำไมกระบวนการของคณะกรรมการควรถูกวางไว้อย่างถูกต้องตั้งแต่เริ่มต้น บริษัทที่จัดตั้งผ่าน Zenind สามารถใช้เครื่องมือด้านการจัดตั้งและการปฏิบัติตามข้อกำหนดเพื่อให้บันทึกองค์กรเป็นระเบียบและสอดคล้องกับข้อกำหนดของเดลาแวร์

ความเข้าใจผิดที่พบบ่อยเกี่ยวกับการมอบฉันทะของกรรมการ

มีความเข้าใจผิดหลายข้อที่เกิดขึ้นซ้ำ ๆ

“ถ้ากรรมการบอกให้ใครสักคนลงคะแนนแทน ก็น่าจะนับได้”

ไม่ใช่สำหรับที่ประชุมคณะกรรมการ แม้ว่าผู้รับมอบฉันทะจะทำตามคำสั่งทุกประการ การลงคะแนนนั้นก็ยังไม่ใช่การมีส่วนร่วมของกรรมการคนนั้นเองในการประชุม

“ถ้าผู้ถือหุ้นใช้มอบฉันทะได้ กรรมการก็น่าจะใช้ได้เหมือนกัน”

บทบาทไม่เหมือนกัน ผู้ถือหุ้นใช้สิทธิความเป็นเจ้าของ ส่วนกรรมการใช้ดุลยพินิจด้านการกำกับดูแลและความไว้วางใจตามหน้าที่

“ถ้าทุกคนเห็นชอบล่วงหน้า การมอบฉันทะก็น่าจะไม่มีปัญหา”

การเห็นชอบล่วงหน้าไม่ได้เปลี่ยนโครงสร้างทางกฎหมาย หากคณะกรรมการต้องการดำเนินการโดยไม่ประชุม ความยินยอมเป็นลายลักษณ์อักษรคือวิธีที่ถูกต้อง

“ถ้ากรรมการเข้าร่วมทางโทรศัพท์ ก็แทบจะเหมือนกัน”

การเข้าร่วมทางไกลได้รับอนุญาตเพราะกรรมการยังคงมีส่วนร่วมในที่ประชุมด้วยตนเอง นั่นไม่เหมือนกับการมอบให้คนอื่นลงคะแนนแทน

คำแนะนำเชิงปฏิบัติด้านธรรมาภิบาลสำหรับบริษัทเดลาแวร์

เพื่อให้การดำเนินการของคณะกรรมการชัดเจนและปกป้องได้ บริษัทควรปฏิบัติตามแนวทางพื้นฐานบางประการ:

• กำหนดขั้นตอนการประชุมคณะกรรมการไว้ในข้อบังคับ
• ตรวจสอบองค์ประชุมก่อนลงมติ
• ใช้เครื่องมือเข้าร่วมทางไกลเมื่อจำเป็น แต่ต้องบันทึกอย่างถูกต้อง
• ใช้ความยินยอมเป็นลายลักษณ์อักษรเมื่อไม่จำเป็นต้องประชุมหรือเมื่อการประชุมไม่สะดวก
• เก็บรายงานการประชุม ความยินยอม และมติไว้กับเอกสารของบริษัท
• หลีกเลี่ยงทางลัดที่ไม่เป็นทางการซึ่งอาจทำให้ความชอบด้วยอำนาจของคณะกรรมการถูกตั้งข้อสงสัยในภายหลัง

นิสัยเหล่านี้สำคัญเป็นพิเศษสำหรับสตาร์ทอัป บริษัทที่มีผู้ถือหุ้นไม่กี่ราย และธุรกิจที่มีกรรมการอยู่คนละพื้นที่

Zenind สนับสนุนธรรมาภิบาลองค์กรที่ดีกว่าอย่างไร

Zenind ช่วยผู้ประกอบการจัดตั้งและดูแลนิติบุคคลในสหรัฐอเมริกาด้วยเครื่องมือที่สนับสนุนการปฏิบัติตามข้อกำหนดอย่างต่อเนื่อง สำหรับบริษัทเดลาแวร์ นั่นหมายถึงมากกว่าการยื่นเอกสารจัดตั้ง แต่ยังรวมถึงการจัดระเบียบเอกสารและขั้นตอนที่ช่วยให้บริษัทดำเนินงานได้อย่างถูกต้องหลังการจัดตั้ง

เมื่อผู้ก่อตั้งเข้าใจว่าการประชุมคณะกรรมการ องค์ประชุม ความยินยอมเป็นลายลักษณ์อักษร และการมีส่วนร่วมของกรรมการทำงานร่วมกันอย่างไร พวกเขาจะมีโอกาสสร้างปัญหาธรรมาภิบาลโดยไม่ตั้งใจน้อยลง สิ่งนี้มีคุณค่ามากไม่ว่าบริษัทจะกำลังระดมทุน แต่งตั้งเจ้าหน้าที่ ทำสัญญา หรือเตรียมพร้อมสำหรับการเติบโต

บทสรุป

โดยทั่วไป กรรมการของบริษัทในเดลาแวร์ไม่สามารถลงคะแนนโดยมอบฉันทะในการประชุมคณะกรรมการได้ กฎหมายกำหนดให้กรรมการต้องมีส่วนร่วมด้วยตนเอง ไม่ว่าจะโดยการเข้าร่วมจริงหรือผ่านการสื่อสารทางไกลที่กฎหมายอนุญาต เพราะการดำเนินการของคณะกรรมการต้องอาศัยการไตร่ตรองและดุลยพินิจที่ได้รับข้อมูลครบถ้วน

หากกรรมการไม่สามารถเข้าร่วมได้ โดยทั่วไปบริษัทมีสองทางเลือกที่เหมาะสม คือทำให้องค์ประชุมครบด้วยกรรมการที่เข้าร่วมได้ หรือใช้ความยินยอมเป็นลายลักษณ์อักษรเมื่อสถานการณ์เอื้ออำนวย กลไกเหล่านี้ช่วยรักษาความถูกต้องของการดำเนินการของคณะกรรมการโดยไม่ทำให้กรรมการกลายเป็นผู้ลงคะแนนที่ไม่อยู่ในที่ประชุม

สำหรับผู้ก่อตั้งที่กำลังสร้างบริษัทในเดลาแวร์ แนวทางที่ปลอดภัยที่สุดคือจัดวางขั้นตอนธรรมาภิบาลตั้งแต่ต้น เก็บบันทึกให้เรียบร้อย และใช้กลไกทางกฎหมายที่ถูกต้องสำหรับแต่ละการตัดสินใจ

บทความนี้จัดทำขึ้นเพื่อให้ข้อมูลทั่วไปเท่านั้น และไม่ใช่คำแนะนำทางกฎหมาย สำหรับคำถามเฉพาะเกี่ยวกับการลงคะแนนของคณะกรรมการ ข้อบังคับ องค์ประชุม หรือธรรมาภิบาลองค์กรของเดลาแวร์ ควรปรึกษาทนายความที่มีคุณสมบัติเหมาะสม.