Γιατί τα μέλη του διοικητικού συμβουλίου εταιρείας στο Delaware δεν μπορούν να ψηφίζουν μέσω πληρεξουσίου στις συνεδριάσεις του διοικητικού συμβουλίου

Για ιδρυτές, μέλη διοικητικού συμβουλίου και ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων, η διακυβέρνηση του διοικητικού συμβουλίου φαίνεται συχνά απλή στα χαρτιά. Προγραμματίζεται μια συνεδρίαση, επιτυγχάνεται απαρτία και τα μέλη του διοικητικού συμβουλίου ψηφίζουν για τα επόμενα βήματα της εταιρείας. Όμως ένα συνηθισμένο ερώτημα προκαλεί σύγχυση: μπορεί ένα μέλος του διοικητικού συμβουλίου που δεν μπορεί να παρευρεθεί σε μια συνεδρίαση να ορίσει κάποιον άλλον ώστε να ψηφίσει στη θέση του;

Σύμφωνα με το εταιρικό δίκαιο του Delaware, η απάντηση είναι γενικά όχι. Ένα μέλος του διοικητικού συμβουλίου δεν μπορεί να ασκεί ψήφο του διοικητικού συμβουλίου μέσω πληρεξουσίου σε συνεδρίαση του διοικητικού συμβουλίου. Ο λόγος δεν είναι τυπικός. Αντανακλά μια βασική αρχή εταιρικής διακυβέρνησης: τα μέλη του διοικητικού συμβουλίου αναμένεται να ασκούν προσωπικά την κρίση τους, αφού συμμετάσχουν στη συζήτηση και εξετάσουν τις πληροφορίες που παρουσιάζονται στο διοικητικό συμβούλιο.

Για εταιρείες που έχουν συσταθεί στο Delaware, η κατανόηση αυτού του κανόνα έχει σημασία κατά την προετοιμασία του καταστατικού, τον προγραμματισμό συνεδριάσεων, τη διαχείριση της απαρτίας και την απόφαση αν η ενέργεια του διοικητικού συμβουλίου πρέπει να γίνεται σε συνεδρίαση ή με γραπτή συναίνεση. Έχει επίσης σημασία για ιδρυτές που χρησιμοποιούν μια πλατφόρμα σύστασης όπως η Zenind, επειδή τα καθαρά εταιρικά αρχεία ξεκινούν με σαφή κατανόηση του τρόπου με τον οποίο λειτουργεί η εξουσία του διοικητικού συμβουλίου.

Τι σημαίνει μια ψήφος μέσω πληρεξουσίου

Η ψήφος μέσω πληρεξουσίου είναι γνωστή στο πλαίσιο των μετόχων. Οι μέτοχοι μπορούν συχνά να εξουσιοδοτήσουν άλλο πρόσωπο να ψηφίσει τις μετοχές τους σε συνέλευση μετόχων. Αυτή η δομή έχει νόημα, επειδή οι μέτοχοι δεν διαχειρίζονται την εταιρεία καθημερινά. Ασκούν δικαιώματα ιδιοκτησίας μέσω δικαιώματος ψήφου που συνδέεται με τις μετοχές.

Η ψήφος των μελών του διοικητικού συμβουλίου είναι διαφορετική.

Ένα μέλος του διοικητικού συμβουλίου δεν είναι απλώς παθητικός ψηφοφόρος. Συμμετέχει στη διαβούλευση, κάνει ερωτήσεις, εξετάζει υλικό, σταθμίζει εναλλακτικές επιλογές και συμβάλλει στη συλλογική κρίση του διοικητικού συμβουλίου. Ένα πληρεξούσιο θα διαχώριζε την ψήφο από την προσωπική συμμετοχή του μέλους στη συνεδρίαση, κάτι που έρχεται σε αντίθεση με τον τρόπο με τον οποίο έχει σχεδιαστεί να λειτουργεί το διοικητικό συμβούλιο σύμφωνα με το δίκαιο του Delaware.

Γιατί το Delaware απαγορεύει την ψήφο των μελών του διοικητικού συμβουλίου μέσω πληρεξουσίου

Το εταιρικό δίκαιο του Delaware αντιμετωπίζει τη δράση του διοικητικού συμβουλίου ως μια διαδικασία διαβούλευσης. Τα μέλη του διοικητικού συμβουλίου αναμένεται να είναι ενημερωμένα πριν λάβουν αποφάσεις και η συνεδρίαση του διοικητικού συμβουλίου είναι ο χώρος όπου συμβαίνει αυτή η διαδικασία. Μια ρύθμιση πληρεξουσίου θα επέτρεπε σε ένα απόν μέλος να αναθέσει την πράξη της ψηφοφορίας χωρίς να συμμετάσχει στη συζήτηση που διαμορφώνει την ψήφο.

Αυτό αποτελεί πρόβλημα για διάφορους λόγους:

• Αποδυναμώνει τη συλλογική διαδικασία λήψης αποφάσεων του διοικητικού συμβουλίου.
• Μειώνει την αξία της ζωντανής συζήτησης μεταξύ των μελών του διοικητικού συμβουλίου.
• Δημιουργεί αβεβαιότητα ως προς το αν η ψήφος αντικατοπτρίζει την προσωπική κρίση του μέλους.
• Μπορεί να υπονομεύσει τις πολιτικές επιλογές που ενσωματώνονται στους κανόνες διακυβέρνησης του διοικητικού συμβουλίου στο Delaware.

Ο νόμος επιδιώκει να διατηρήσει την ποιότητα της δράσης του διοικητικού συμβουλίου, όχι μόνο τη μηχανική καταμέτρηση των ψήφων. Η συνεδρίαση του διοικητικού συμβουλίου προορίζεται να είναι κάτι περισσότερο από τυπική διαδικασία.

Η συμμετοχή μπορεί να είναι εξ αποστάσεως, αλλά πρέπει να είναι πραγματική συμμετοχή

Ο κανόνας κατά της ψήφου μέσω πληρεξουσίου δεν σημαίνει ότι ένα μέλος του διοικητικού συμβουλίου πρέπει πάντα να βρίσκεται φυσικά σε μια αίθουσα συνεδριάσεων. Το δίκαιο του Delaware επιτρέπει στα μέλη να συμμετέχουν μέσω τηλεδιάσκεψης ή άλλου εξοπλισμού επικοινωνίας, αρκεί όλοι οι συμμετέχοντες να μπορούν να ακούν ο ένας τον άλλον.

Αυτό έχει πρακτική σημασία.

Εάν ένα μέλος ταξιδεύει, εργάζεται εξ αποστάσεως ή δεν μπορεί να παρευρεθεί αυτοπροσώπως, μπορεί ακόμη να θεωρηθεί παρόν για νομικούς σκοπούς, εφόσον ο τρόπος συνεδρίασης επιτρέπει συμμετοχή σε πραγματικό χρόνο. Με άλλα λόγια, ο νόμος προσαρμόζεται στα σύγχρονα εργαλεία επικοινωνίας, αλλά δεν επιτρέπει να ανατεθεί ο ρόλος του μέλους σε κάποιον άλλον.

Η εξ αποστάσεως συμμετοχή δεν είναι πληρεξούσιο. Παραμένει η δική του προσωπική συμμετοχή στη συνεδρίαση.

Η απαρτία εξακολουθεί να καθορίζει αν το διοικητικό συμβούλιο μπορεί να ενεργήσει

Παρότι ένα πληρεξούσιο δεν μπορεί να υποκαταστήσει ένα απόν μέλος του διοικητικού συμβουλίου, το δίκαιο του Delaware δίνει στα διοικητικά συμβούλια ευελιξία μέσω των κανόνων απαρτίας.

Σε μια τυπική εταιρεία του Delaware, η πλειοψηφία του συνολικού αριθμού των μελών του διοικητικού συμβουλίου αποτελεί απαρτία, εκτός αν το καταστατικό σύστασης ή ο εσωτερικός κανονισμός προβλέπει διαφορετικά. Αν τα εταιρικά έγγραφα το επιτρέπουν, η απαρτία μπορεί να οριστεί χαμηλότερα, αλλά όχι κάτω από το ένα τρίτο του συνολικού αριθμού των μελών του διοικητικού συμβουλίου.

Αυτό έχει σημασία, επειδή το διοικητικό συμβούλιο μπορεί να λάβει έγκυρη απόφαση μόνο όταν υπάρχει απαρτία.

Για παράδειγμα, αν ένα διοικητικό συμβούλιο έχει επτά μέλη, η πλειοψηφική απαρτία συνήθως σημαίνει ότι πρέπει να είναι παρόντα τέσσερα μέλη. Μόλις επιτευχθεί απαρτία, το διοικητικό συμβούλιο μπορεί να ενεργήσει με την απαιτούμενη ψήφο των παρόντων μελών, εκτός αν τα εταιρικά έγγραφα απαιτούν υψηλότερο ποσοστό.

Αυτή η δομή παρέχει στις εταιρείες έναν πρακτικό τρόπο να λειτουργούν ακόμη και όταν ένα ή περισσότερα μέλη δεν είναι διαθέσιμα, χωρίς να καταφεύγουν σε ψήφο μέσω πληρεξουσίου.

Η γραπτή συναίνεση είναι η κύρια εναλλακτική αντί της συνεδρίασης

Όταν το διοικητικό συμβούλιο δεν μπορεί να συγκληθεί σε ζωντανή συνεδρίαση, το δίκαιο του Delaware παρέχει μια άλλη οδό: τη δράση μέσω γραπτής συναίνεσης.

Εάν όλα τα μέλη του διοικητικού συμβουλίου συναινέσουν εγγράφως ή μέσω ηλεκτρονικής μετάδοσης και η συναίνεση καταχωριστεί σωστά στα εταιρικά αρχεία, το διοικητικό συμβούλιο μπορεί να λάβει απόφαση χωρίς συνεδρίαση. Αυτή είναι συχνά η πιο καθαρή λύση όταν υπάρχει επείγον χρονοδιάγραμμα ή όταν το διοικητικό συμβούλιο συμφωνεί ήδη σε ένα θέμα.

Η γραπτή συναίνεση διαφέρει από την ψήφο μέσω πληρεξουσίου σε ένα σημαντικό σημείο:

• Το πληρεξούσιο προσπαθεί να επιτρέψει σε κάποιον άλλον να ψηφίσει για λογαριασμό απόντος μέλους σε συνεδρίαση.
• Η γραπτή συναίνεση επιτρέπει στο ίδιο το μέλος να εγκρίνει προσωπικά τη δράση χωρίς να παρευρεθεί σε συνεδρίαση.

Αυτή η διάκριση διατηρεί την εξουσία του διοικητικού συμβουλίου, αποφεύγοντας τα προβλήματα που προκύπτουν όταν η ψήφος ασκείται από πρόσωπο που δεν είναι το ίδιο το μέλος.

Γιατί ο κανόνας έχει σημασία για ιδρυτές και μικρές επιχειρήσεις

Οι νέες εταιρείες συχνά επικεντρώνονται στα έγγραφα σύστασης, τη δομή ιδιοκτησίας και τις προθεσμίες συμμόρφωσης, αλλά οι διαδικασίες του διοικητικού συμβουλίου μπορούν να γίνουν εξίσου σημαντικές με τον χρόνο. Καθώς η επιχείρηση μεγαλώνει, το διοικητικό συμβούλιο μπορεί να χρειαστεί να εγκρίνει τραπεζικές αποφάσεις, εκδόσεις μετοχών, διορισμούς στελεχών, δάνεια, σημαντικά συμβόλαια ή τροποποιήσεις εταιρικών εγγράφων.

Αν η διαδικασία του διοικητικού συμβουλίου είναι πρόχειρη, η εταιρεία μπορεί αργότερα να αντιμετωπίσει προβλήματα που θα μπορούσαν να αποφευχθούν:

• Τα πρακτικά μπορεί να μην αποτυπώνουν έγκυρη δράση.
• Μια ψήφος μπορεί να αμφισβητηθεί ως διαδικαστικά ελαττωματική.
• Οι επενδυτές μπορεί να ρωτήσουν αν οι εγκρίσεις του διοικητικού συμβουλίου λήφθηκαν σωστά.
• Τα εσωτερικά αρχεία διακυβέρνησης μπορεί να γίνουν δύσκολο να ανασυντεθούν.

Γι' αυτό η διαδικασία του διοικητικού συμβουλίου πρέπει να οργανώνεται σωστά από την αρχή. Οι εταιρείες που συστήνονται μέσω της Zenind μπορούν να χρησιμοποιούν εργαλεία σύστασης και συμμόρφωσης ώστε τα εταιρικά αρχεία να παραμένουν οργανωμένα και ευθυγραμμισμένα με τις απαιτήσεις του Delaware.

Συνηθισμένες παρανοήσεις σχετικά με τα πληρεξούσια των μελών του διοικητικού συμβουλίου

Κάποιες παρανοήσεις εμφανίζονται ξανά και ξανά.

«Αν το μέλος πει σε κάποιον πώς να ψηφίσει, αυτό θα έπρεπε να μετράει.»

Όχι σε συνεδρίαση του διοικητικού συμβουλίου. Ακόμη κι αν το πρόσωπο που κρατά το πληρεξούσιο ακολουθεί ακριβώς τις οδηγίες, η ψήφος εξακολουθεί να μην είναι η προσωπική συμμετοχή του μέλους στη συνεδρίαση.

«Αν οι μέτοχοι μπορούν να χρησιμοποιούν πληρεξούσια, θα έπρεπε να μπορούν και τα μέλη του διοικητικού συμβουλίου.»

Οι ρόλοι είναι διαφορετικοί. Οι μέτοχοι ασκούν δικαιώματα ιδιοκτησίας. Τα μέλη του διοικητικού συμβουλίου ασκούν λειτουργία διακυβέρνησης και καθήκοντα κρίσης.

«Αν όλοι συμφωνούν εκ των προτέρων, το πληρεξούσιο θα έπρεπε να είναι ακίνδυνο.»

Η εκ των προτέρων συμφωνία δεν αλλάζει τη νομική δομή. Αν το διοικητικό συμβούλιο θέλει να ενεργήσει χωρίς συνεδρίαση, η σωστή οδός είναι η γραπτή συναίνεση.

«Αν ένα μέλος συνδεθεί τηλεφωνικά, είναι ουσιαστικά το ίδιο πράγμα.»

Η εξ αποστάσεως παρουσία επιτρέπεται επειδή το μέλος εξακολουθεί να συμμετέχει προσωπικά στη συνεδρίαση. Αυτό δεν είναι το ίδιο με την ανάθεση της ψήφου σε άλλο πρόσωπο.

Πρακτικές συμβουλές διακυβέρνησης για εταιρείες του Delaware

Για να διατηρείται η δράση του διοικητικού συμβουλίου καθαρή και υπερασπίσιμη, οι εταιρείες θα πρέπει να ακολουθούν μερικές βασικές πρακτικές:

• Εντάξτε τις διαδικασίες συνεδριάσεων του διοικητικού συμβουλίου στον εσωτερικό κανονισμό.
• Επιβεβαιώνετε την απαρτία πριν από την ψηφοφορία.
• Χρησιμοποιείτε εργαλεία εξ αποστάσεως συμμετοχής όταν χρειάζεται, αλλά να τα τεκμηριώνετε σωστά.
• Χρησιμοποιείτε γραπτή συναίνεση όταν μια συνεδρίαση δεν είναι αναγκαία ή δεν είναι πρακτική.
• Τηρείτε τα πρακτικά, τις συναινέσεις και τα ψηφίσματα μαζί με τα εταιρικά αρχεία.
• Αποφεύγετε ανεπίσημες συντομεύσεις που θα μπορούσαν αργότερα να θέσουν υπό αμφισβήτηση την εξουσία του διοικητικού συμβουλίου.

Αυτές οι συνήθειες είναι ιδιαίτερα σημαντικές για νεοφυείς επιχειρήσεις, κλειστές εταιρείες και επιχειρήσεις με μέλη του διοικητικού συμβουλίου σε διαφορετικές τοποθεσίες.

Πώς η Zenind υποστηρίζει καλύτερη εταιρική διακυβέρνηση

Η Zenind βοηθά επιχειρηματίες να συστήνουν και να διατηρούν αμερικανικές επιχειρηματικές οντότητες με εργαλεία που υποστηρίζουν τη συνεχή συμμόρφωση. Για εταιρείες του Delaware, αυτό σημαίνει περισσότερα από την υποβολή εγγράφων σύστασης. Σημαίνει επίσης οργάνωση των αρχείων και των διαδικασιών που βοηθούν μια εταιρεία να λειτουργεί σωστά μετά τη σύσταση.

Όταν οι ιδρυτές κατανοούν πώς λειτουργούν μαζί οι συνεδριάσεις του διοικητικού συμβουλίου, η απαρτία, η γραπτή συναίνεση και η συμμετοχή των μελών, είναι λιγότερο πιθανό να δημιουργήσουν προβλήματα διακυβέρνησης που θα μπορούσαν να αποφευχθούν. Αυτό είναι πολύτιμο είτε η εταιρεία αντλεί κεφάλαια, είτε διορίζει στελέχη, είτε συνάπτει συμβάσεις, είτε προετοιμάζεται για ανάπτυξη.

Συμπέρασμα

Ένα μέλος του διοικητικού συμβουλίου εταιρείας στο Delaware γενικά δεν μπορεί να ψηφίζει μέσω πληρεξουσίου σε συνεδρίαση του διοικητικού συμβουλίου. Ο νόμος απαιτεί την προσωπική συμμετοχή του μέλους, είτε αυτοπροσώπως είτε μέσω επιτρεπόμενης εξ αποστάσεως επικοινωνίας, επειδή η δράση του διοικητικού συμβουλίου εξαρτάται από τη διαβούλευση και την ενημερωμένη κρίση.

Αν ένα μέλος δεν μπορεί να παρευρεθεί, η εταιρεία συνήθως έχει δύο λογικές επιλογές: να επιτύχει απαρτία με τα μέλη που μπορούν να συμμετάσχουν ή να χρησιμοποιήσει ομόφωνη γραπτή συναίνεση όταν το επιτρέπει η κατάσταση. Αυτοί οι μηχανισμοί διατηρούν την ακεραιότητα της δράσης του διοικητικού συμβουλίου χωρίς να μετατρέπουν τα μέλη σε απόντες ψηφοφόρους.

Για ιδρυτές που χτίζουν μια εταιρεία στο Delaware, η ασφαλέστερη προσέγγιση είναι να θεσπίσουν εγκαίρως διαδικασίες διακυβέρνησης, να κρατούν καθαρά αρχεία και να βασίζονται στον σωστό νομικό μηχανισμό για κάθε απόφαση.

Αυτό το άρθρο παρέχει μόνο γενικές πληροφορίες και δεν αποτελεί νομική συμβουλή. Για συγκεκριμένες ερωτήσεις σχετικά με την ψηφοφορία του διοικητικού συμβουλίου, τον εσωτερικό κανονισμό, την απαρτία ή την εταιρική διακυβέρνηση στο Delaware, συμβουλευτείτε έναν εξειδικευμένο δικηγόρο.