Bakit Hindi Maaaring Bumoto sa Pamamagitan ng Proxy ang mga Direktor ng Delaware Corporation sa Mga Pagpupulong ng Lupon

Para sa mga founder, direktor, at maliliit na may-ari ng negosyo, mukhang simple sa papel ang pamamahala ng lupon. Naka-schedule ang isang pagpupulong, naabot ang quorum, at bumoboto ang mga direktor sa mga susunod na hakbang ng kumpanya. Pero may isang karaniwang tanong na nagdudulot ng kalituhan: maaari ba ang isang direktor na hindi makadalo sa pagpupulong na magtalaga ng ibang tao para bumoto sa halip niya?

Sa ilalim ng batas korporasyon ng Delaware, karaniwang hindi maaari. Ang isang direktor ay hindi maaaring bumoto sa lupon sa pamamagitan ng proxy sa isang pagpupulong ng lupon. Hindi ito simpleng teknikalidad. Sinasalamin nito ang isang pangunahing prinsipyo ng pamamahala ng korporasyon: inaasahang personal na ginagamit ng mga direktor ang kanilang paghatol, matapos makibahagi sa talakayan at isaalang-alang ang impormasyong iniharap sa lupon.

Para sa mga kumpanyang naitatag sa Delaware, mahalagang maunawaan ang patakarang ito kapag naghahanda ng bylaws, nag-aayos ng mga pagpupulong, namamahala ng quorum, at nagpapasya kung ang aksyon ng lupon ay dapat gawin sa pamamagitan ng pagpupulong o sa pamamagitan ng written consent. Mahalaga rin ito para sa mga founder na gumagamit ng isang formation platform tulad ng Zenind, dahil nagsisimula ang maayos na corporate records sa malinaw na pag-unawa kung paano gumagana ang awtoridad ng lupon.

Ano ang Kahulugan ng Proxy Vote

Pamilyar ang proxy vote sa konteksto ng mga stockholder. Kadalasan, maaaring pahintulutan ng mga stockholder ang ibang tao na bumoto ng kanilang mga share sa isang pagpupulong ng stockholder. Makatuwiran ang estrukturang iyon dahil ang mga stockholder ay hindi namamahala sa kumpanya araw-araw; ginagamit nila ang mga karapatan ng pagmamay-ari sa pamamagitan ng kapangyarihang bumoto na nakapaloob sa mga share.

Iba ang pagboto ng direktor.

Ang direktor ay hindi basta pasibong botante. Ang direktor ay nakikilahok sa pagtalakay, nagtatanong, nagsusuri ng mga materyales, tumitimbang ng magkakalabang opsyon, at tumutulong bumuo ng sama-samang paghatol ng lupon. Ang isang proxy ay maghihiwalay sa boto mula sa personal na pakikilahok ng direktor sa pagpupulong, na salungat sa paraan ng pagdidisenyo sa tungkulin ng lupon sa ilalim ng batas ng Delaware.

Bakit Ipinagbabawal ng Delaware ang Pagboto ng Direktor sa Pamamagitan ng Proxy

Tinuturing ng batas korporasyon ng Delaware ang aksyon ng lupon bilang isang deliberative na proseso. Inaasahang may sapat na kaalaman ang mga direktor bago gumawa ng mga desisyon, at ang pagpupulong ng lupon ang lugar kung saan nangyayari ang prosesong iyon. Sa pamamagitan ng proxy arrangement, maaaring ipasa ng absenteng direktor ang mismong pagboto nang hindi nakikibahagi sa talakayang pinagmumulan ng boto.

Problematiko iyon sa ilang dahilan:

• Pinapahina nito ang kolektibong proseso ng paggawa ng desisyon ng lupon.
• Binabawasan nito ang halaga ng live na debate sa pagitan ng mga direktor.
• Lumilikha ito ng kalabuan kung ang boto ay tunay bang sumasalamin sa sariling paghatol ng direktor.
• Maaari nitong pahinain ang mga layunin ng mga tuntunin ng Delaware sa pamamahala ng lupon.

Layunin ng batas na mapanatili ang kalidad ng aksyon ng lupon, hindi lang ang mekaniks ng pagbibilang ng boto. Ang pagpupulong ng lupon ay dapat higit pa sa pormalidad lamang.

Maaaring Remote ang Pagdalo, Pero Dapat Totoong Pakikilahok Pa Rin Ito

Ang patakaran laban sa proxy voting ay hindi nangangahulugang laging kailangang pisikal na naroon ang direktor sa isang conference room. Pinapahintulutan ng batas ng Delaware ang mga direktor na makilahok sa pamamagitan ng conference telephone o iba pang kagamitan sa komunikasyon, basta’t naririnig ng lahat ng kalahok ang isa’t isa.

Mahalaga iyon sa praktikal na sitwasyon.

Kung ang direktor ay naglalakbay, nagtatrabaho nang remote, o hindi makadalo nang personal, maaari pa rin siyang ituring na present para sa layuning legal kung ang format ng pagpupulong ay nagbibigay-daan sa real-time na pakikilahok. Sa madaling sabi, inaangkop ng batas ang mga modernong tool sa komunikasyon, pero hindi nito pinahihintulutan na ipasa sa ibang tao ang tungkulin ng direktor.

Ang remote participation ay hindi proxy. Pakikilahok pa rin ito ng mismong direktor sa pagpupulong.

Nananatili Pa ring Kontrolado ng Quorum Kung Makakakilos ang Lupon

Kahit hindi maaaring maging kapalit ng absenteng direktor ang proxy, nagbibigay ang batas ng Delaware ng flexibility sa pamamagitan ng mga tuntunin sa quorum.

Sa isang karaniwang Delaware corporation, ang mayorya ng kabuuang bilang ng mga direktor ay bumubuo ng quorum maliban kung iba ang itinatakda ng certificate of incorporation o bylaws. Kung pinapahintulutan ng mga governing document, maaaring ibaba ang quorum, ngunit hindi maaaring bumaba sa mas mababa sa isang-katlo ng kabuuang bilang ng mga direktor.

Mahalaga ito dahil makakagawa lamang ng balidong aksyon ang lupon kapag may quorum.

Halimbawa, kung may pitong direktor ang isang lupon, ang karaniwang mayoryang quorum ay nangangahulugang apat na direktor ang dapat na naroon. Kapag naabot ang quorum na iyon, maaaring kumilos ang lupon sa pamamagitan ng kinakailangang boto ng mga direktor na dumalo sa pagpupulong, maliban kung mas mataas na threshold ang hinihingi ng mga governing document.

Nagbibigay ang estrukturang ito ng praktikal na paraan para gumana ang kumpanya kahit may isa o higit pang direktor na hindi available, nang hindi kailangang gumamit ng proxy voting.

Ang Written Consent ang Pangunahing Alternatibo sa Pagpupulong

Kapag hindi makapagpulong nang live ang lupon, nagbibigay ang batas ng Delaware ng isa pang landas: aksyon sa pamamagitan ng written consent.

Kung lahat ng direktor ay pumayag nang nakasulat o sa pamamagitan ng electronic transmission, at ang consent ay maayos na naihain kasama ng corporate records, maaaring gumawa ng aksyon ang lupon nang walang pagpupulong. Madalas itong pinakamalinaw na solusyon kapag apurahan ang timing o kapag magkakasundo na ang lupon sa isang usapin.

Iba ang written consent sa proxy voting sa isang mahalagang paraan:

• Sinusubukan ng proxy na payagang ibang tao ang bumoto para sa absenteng direktor sa isang pagpupulong.
• Pinapahintulutan ng written consent ang direktor na personal na aprubahan ang aksyon nang hindi dumadalo sa pagpupulong.

Pinananatili ng pagkakaibang ito ang awtoridad ng lupon habang iniiwasan ang mga problemang lumilitaw kapag ang taong hindi direktor ang bumoboto.

Bakit Mahalaga ang Patakaran Para sa mga Founder at Maliliit na Negosyo

Karaniwang nakatuon ang mga bagong kumpanya sa mga formation document, istruktura ng pagmamay-ari, at mga deadline sa compliance, pero nagiging kasinghalaga rin ang mga proseso ng lupon sa paglipas ng panahon. Habang lumalaki ang negosyo, maaaring kailanganin ng lupon na aprubahan ang mga banking resolution, equity issuance, pagtatalaga ng mga opisyal, loan, mahahalagang kontrata, o mga amyenda sa mga dokumento ng kumpanya.

Kapag magulo ang proseso ng lupon, maaaring humarap ang kumpanya sa mga problemang maiiwasan sana sa bandang huli:

• Maaaring hindi sumasalamin ang minutes sa balidong aksyon.
• Maaaring kuwestiyunin ang isang boto dahil sa procedural defect.
• Maaaring magtanong ang mga investor kung maayos bang nakuha ang mga pag-apruba ng lupon.
• Maaaring maging mahirap buuing muli ang internal governance records.

Kaya dapat maayos na maitatag ang proseso ng lupon mula sa simula. Maaaring gamitin ng mga kumpanyang nagpo-form sa pamamagitan ng Zenind ang mga formation at compliance tool upang mapanatiling organisado at naaayon sa mga kinakailangan ng Delaware ang corporate records.

Mga Karaniwang Maling Pag-unawa Tungkol sa Director Proxies

Paulit-ulit na lumilitaw ang ilang maling akala.

“Kung sasabihin ng direktor sa ibang tao kung paano bumoto, dapat bilang na iyon.”

Hindi para sa isang pagpupulong ng lupon. Kahit eksaktong sundin ng proxy holder ang mga tagubilin, hindi pa rin iyon ang sariling pakikilahok ng direktor sa pagpupulong.

“Kung puwedeng gumamit ng proxies ang mga stockholder, dapat puwede rin ang mga direktor.”

Magkaiba ang mga tungkulin. Ang mga stockholder ay gumagamit ng mga karapatan ng pagmamay-ari; ang mga direktor ay gumagamit ng pamamahala at fiduciary judgment.

“Kung lahat ay nagkasundo na nang maaga, dapat harmless ang proxy.”

Hindi binabago ng paunang kasunduan ang legal na estruktura. Kung gusto ng lupon na kumilos nang walang pagpupulong, ang tamang paraan ay written consent.

“Kung sasali ang direktor sa telepono, halos pareho lang iyon.”

Pinahihintulutan ang remote attendance dahil personal pa ring nakikilahok ang direktor sa pagpupulong. Hindi iyon katulad ng pagdelegado ng boto sa ibang tao.

Mga Praktikal na Tip sa Pamamahala Para sa mga Delaware Corporation

Upang manatiling malinaw at maipagtanggol ang aksyon ng lupon, dapat sundin ng mga kumpanya ang ilang pangunahing gawi:

• Isama sa bylaws ang mga pamamaraan ng pagpupulong ng lupon.
• Kumpirmahin ang quorum bago bumoto.
• Gumamit ng remote participation tools kapag kailangan, pero idokumento ito nang maayos.
• Gumamit ng written consent kapag hindi kailangan o hindi praktikal ang pagpupulong.
• Panatilihin ang mga minutes, consent, at resolution kasama ng corporate records.
• Iwasan ang mga impormal na shortcut na maaaring magdulot ng pagdududa sa awtoridad ng lupon sa hinaharap.

Lalong mahalaga ang mga gawi na ito para sa mga startup, closely held company, at mga negosyong may mga direktor sa iba’t ibang lokasyon.

Paano Sinusuportahan ng Zenind ang Mas Mahusay na Pamamahala ng Korporasyon

Tinutulungan ng Zenind ang mga entrepreneur na magtatag at magpanatili ng mga entity ng negosyo sa U.S. sa pamamagitan ng mga tool na sumusuporta sa patuloy na compliance. Para sa mga Delaware corporation, nangangahulugan ito ng higit pa sa paghahain ng formation paperwork. Nangangahulugan din ito ng pagiging organisado sa mga record at proseso na tumutulong sa isang kumpanya na gumana nang maayos pagkatapos ng formation.

Kapag nauunawaan ng mga founder kung paano magkakaugnay ang board meetings, quorum, written consent, at pakikilahok ng direktor, mas mababa ang tsansang makalikha sila ng mga maiiwasang isyu sa governance. Mahalaga iyon kung ang kumpanya ay nangangalap ng kapital, nagtatalaga ng mga opisyal, pumapasok sa mga kontrata, o naghahanda para sa paglago.

Konklusyon

Sa pangkalahatan, hindi maaaring bumoto sa pamamagitan ng proxy ang isang direktor ng Delaware corporation sa isang pagpupulong ng lupon. Hinihingi ng batas ang sariling pakikilahok ng direktor, alinman nang personal o sa pamamagitan ng pinapahintulutang remote communication, dahil umaasa ang aksyon ng lupon sa deliberasyon at may kaalamang paghatol.

Kung hindi makadalo ang isang direktor, karaniwang may dalawang makatuwirang opsyon ang kumpanya: tiyakin ang quorum sa mga direktor na makakalahok, o gumamit ng unanimous written consent kapag pinahihintulutan ng sitwasyon. Pinananatili ng mga mekanismong ito ang integridad ng aksyon ng lupon nang hindi ginagawang absentee voters ang mga direktor.

Para sa mga founder na bumubuo ng Delaware corporation, ang pinakaligtas na hakbang ay ang maagang pag-set up ng mga proseso ng pamamahala, pagpapanatiling malinis ng mga record, at paggamit ng tamang legal na mekanismo para sa bawat desisyon.

Ang artikulong ito ay para sa pangkalahatang layuning pang-impormasyon lamang at hindi legal na payo. Para sa mga partikular na tanong tungkol sa pagboto ng lupon, bylaws, quorum, o pamamahala ng korporasyon sa Delaware, kumonsulta sa isang kwalipikadong abogado.