Miksi Delaware-yrityksen hallituksen jäsenet eivät voi äänestää valtakirjalla hallituksen kokouksissa

Perustajille, hallituksen jäsenille ja pienyritysten omistajille hallinnon perusrakenne näyttää paperilla usein yksinkertaiselta. Kokous järjestetään, päätösvaltaisuus saavutetaan ja hallitus äänestää yhtiön seuraavista toimenpiteistä. Yksi tavallinen kysymys kuitenkin aiheuttaa hämmennystä: voiko hallituksen jäsen, joka ei pääse kokoukseen, valtuuttaa jonkun muun äänestämään hänen puolestaan?

Delawaren yhtiöoikeuden mukaan vastaus on yleensä ei. Hallituksen jäsen ei voi tavallisesti äänestää hallituksen kokouksessa valtakirjalla. Syynä ei ole pelkkä muodollisuus. Se heijastaa yrityshallinnon keskeistä periaatetta: hallituksen jäsenten odotetaan käyttävän harkintaansa henkilökohtaisesti sen jälkeen, kun he ovat osallistuneet keskusteluun ja arvioineet hallitukselle esitetyt tiedot.

Delawaressa perustetuille yhtiöille tämän säännön ymmärtäminen on tärkeää, kun laaditaan yhtiöjärjestystä, suunnitellaan kokouksia, hallitaan päätösvaltaisuutta ja päätetään siitä, tehdäänkö hallituksen päätös kokouksessa vai kirjallisella suostumuksella. Se on tärkeää myös Zenindin kaltaista perustamisalustaa käyttäville perustajille, koska selkeä käsitys hallituksen toimivallasta on osa hyviä yhtiörekistereitä.

Mitä valtakirjaäänestys tarkoittaa

Valtakirjaäänestys on tuttu osakkeenomistajien yhteydessä. Osakkeenomistajat voivat usein valtuuttaa toisen henkilön äänestämään osakkeitaan osakkeenomistajien kokouksessa. Tällainen järjestely on järkevä, koska osakkeenomistajat eivät johda yhtiötä päivittäin; he käyttävät omistusoikeuksiaan osakkeisiin liittyvän äänivallan kautta.

Hallituksen jäsenten äänestäminen on toisenlaista.

Hallituksen jäsen ei ole vain passiivinen äänestäjä. Hän osallistuu keskusteluun, esittää kysymyksiä, arvioi aineistoa, punnitsee vaihtoehtoja ja auttaa muodostamaan hallituksen yhteisen kannan. Valtakirja irrottaisi äänestyksen hallituksen jäsenen henkilökohtaisesta osallistumisesta kokoukseen, mikä ei sovi yhteen sen kanssa, miten hallituksen on tarkoitus toimia Delawaren lain mukaan.

Miksi Delaware kieltää hallituksen jäsenten valtakirjaäänestyksen

Delawaren yhtiölaki käsittelee hallituksen toimintaa harkitsevana prosessina. Hallituksen jäsenten odotetaan olevan perehtyneitä ennen päätöksentekoa, ja hallituksen kokous on paikka, jossa tämä tapahtuu. Valtakirjajärjestely antaisi poissa olevalle hallituksen jäsenelle mahdollisuuden siirtää äänestystoimi toiselle henkilölle osallistumatta itse keskusteluun, joka muodostaa äänestyksen perustan.

Tämä on ongelmallista useasta syystä:

• Se heikentää hallituksen yhteistä päätöksentekoprosessia.
• Se vähentää reaaliaikaisen keskustelun merkitystä hallituksen jäsenten välillä.
• Se luo epävarmuutta siitä, heijastaako ääni todella hallituksen jäsenen omaa harkintaa.
• Se voi heikentää niitä poliittisia valintoja, jotka on sisällytetty Delawaren hallintoa koskeviin sääntöihin.

Lain tarkoitus on turvata hallituksen päätöksenteon laatu, ei vain äänten laskemisen mekaaninen puoli. Hallituksen kokouksen on tarkoitus olla enemmän kuin pelkkä muodollisuus.

Läsnäolo voi olla etäyhteydellä, mutta sen on silti oltava todellista osallistumista

Sääntö, joka kieltää valtakirjaäänestyksen, ei tarkoita, että hallituksen jäsenen olisi aina oltava fyysisesti kokoushuoneessa. Delawaren laki sallii hallituksen jäsenten osallistumisen puhelinneuvottelun tai muun viestintävälineen kautta, kunhan kaikki osallistujat voivat kuulla toisensa.

Tällä on käytännössä suuri merkitys.

Jos hallituksen jäsen matkustaa, työskentelee etänä tai ei muuten pääse paikalle, hän voi silti olla juridisesti läsnä, jos kokousjärjestely mahdollistaa reaaliaikaisen osallistumisen. Toisin sanoen laki mukautuu nykyaikaisiin viestintävälineisiin, mutta se ei salli hallituksen jäsenen roolin siirtämistä toiselle henkilölle.

Etäosallistuminen ei ole valtakirja. Se on edelleen hallituksen jäsenen omaa osallistumista kokoukseen.

Päätösvaltaisuus määrää edelleen, voiko hallitus toimia

Vaikka valtakirja ei voi korvata poissa olevaa hallituksen jäsentä, Delawaren laki antaa hallituksille joustoa päätösvaltaisuutta koskevien sääntöjen kautta.

Tavallisessa Delaware-yhtiössä enemmistö hallituksen jäsenten kokonaismäärästä muodostaa päätösvaltaisuuden, ellei yhtiöjärjestys tai säännöt toisin määrää. Jos perustamisasiakirjat sallivat, päätösvaltaisuus voidaan asettaa alemmaksi, mutta ei alle kolmannekseen hallituksen jäsenten kokonaismäärästä.

Tällä on merkitystä, koska hallitus voi tehdä päteviä päätöksiä vain, kun päätösvaltaisuus on paikalla.

Esimerkiksi jos hallituksessa on seitsemän jäsentä, enemmistöpäätösvaltaisuus tarkoittaa yleensä, että neljän hallituksen jäsenen on oltava läsnä. Kun päätösvaltaisuus on saavutettu, hallitus voi tehdä päätöksiä kokouksessa läsnä olevien jäsenten edellyttämällä enemmistöllä, elleivät hallintodokumentit edellytä suurempaa äänimäärää.

Tämä rakenne antaa yhtiöille käytännöllisen tavan toimia, vaikka yksi tai useampi hallituksen jäsen olisi estynyt, ilman että tarvitaan valtakirjaäänestystä.

Kirjallinen suostumus on keskeinen vaihtoehto kokoukselle

Kun hallitus ei voi kokoontua livekokoukseen, Delawaren laki tarjoaa toisen tavan: päätöksen kirjallisella suostumuksella.

Jos kaikki hallituksen jäsenet antavat suostumuksensa kirjallisesti tai sähköisesti ja suostumus arkistoidaan asianmukaisesti yhtiön asiakirjoihin, hallitus voi tehdä päätöksen ilman kokousta. Tämä on usein selkein ratkaisu, kun aikataulu on kiireellinen tai hallitus on jo yksimielinen asiasta.

Kirjallinen suostumus eroaa valtakirjaäänestyksestä tärkeällä tavalla:

• Valtakirja yrittää antaa jonkun muun äänestää poissa olevan hallituksen jäsenen puolesta kokouksessa.
• Kirjallinen suostumus antaa hallituksen jäsenelle mahdollisuuden hyväksyä toimen itse ilman kokoukseen osallistumista.

Tämä ero säilyttää hallituksen toimivallan ja välttää samalla ne ongelmat, jotka syntyvät, kun joku muu kuin hallituksen jäsen antaa äänen.

Miksi sääntö on tärkeä perustajille ja pienyrityksille

Uudet yhtiöt keskittyvät usein perustamisasiakirjoihin, omistusrakenteeseen ja sääntelyn noudattamisen määräaikoihin, mutta hallintomenettelyt voivat ajan myötä olla yhtä tärkeitä. Kun liiketoiminta kasvaa, hallituksen on ehkä hyväksyttävä pankkipäätöksiä, osakeanteja, toimihenkilöiden nimityksiä, lainoja, merkittäviä sopimuksia tai yhtiödokumenttien muutoksia.

Jos hallintoprosessi on huolimaton, yhtiö voi myöhemmin kohdata vältettävissä olevia ongelmia:

• Pöytäkirjat eivät ehkä osoita pätevää päätöstä.
• Äänestystä voidaan riitauttaa menettelyvirheen vuoksi.
• Sijoittajat voivat kysyä, onko hallituksen hyväksyntä saatu asianmukaisesti.
• Sisäisiä hallintotietoja voi olla vaikea rekonstruoida.

Siksi hallintoprosessi kannattaa rakentaa oikein alusta alkaen. Zenindin kautta perustetut yhtiöt voivat käyttää perustamis- ja compliance-työkaluja pitääkseen yhtiöasiakirjat järjestyksessä ja Delawaren vaatimusten mukaisina.

Yleisiä väärinkäsityksiä hallituksen valtakirjoista

Muutama väärinkäsitys toistuu usein.

“Jos hallituksen jäsen kertoo jollekin, miten äänestää, sen pitäisi riittää.”

Ei hallituksen kokouksessa. Vaikka valtakirjan haltija noudattaisi täsmällisiä ohjeita, ääni ei silti ole hallituksen jäsenen oma osallistuminen kokoukseen.

“Jos osakkeenomistajat voivat käyttää valtakirjoja, myös hallituksen jäsenten pitäisi voida.”

Roolit ovat erilaiset. Osakkeenomistajat käyttävät omistajan oikeuksia; hallituksen jäsenet käyttävät hallinnollista ja fidusiaarista harkintaa.

“Jos kaikki sopivat asiasta etukäteen, valtakirjasta ei ole haittaa.”

Etukäteinen yksimielisyys ei muuta oikeudellista rakennetta. Jos hallitus haluaa toimia ilman kokousta, oikea menettely on kirjallinen suostumus.

“Jos hallituksen jäsen liittyy puhelimitse, se on käytännössä sama asia.”

Etäläsnäolo on sallittu, koska hallituksen jäsen osallistuu edelleen henkilökohtaisesti kokoukseen. Se ei ole sama asia kuin äänen delegointi toiselle henkilölle.

Käytännön hallintovinkkejä Delaware-yhtiöille

Jotta hallituksen toiminta pysyisi selkeänä ja puolustettavana, yhtiöiden kannattaa noudattaa muutamia peruskäytäntöjä:

• Sisällytä hallituksen kokousmenettelyt yhtiöjärjestykseen.
• Varmista päätösvaltaisuus ennen äänestystä.
• Käytä etäosallistumistyökaluja tarvittaessa, mutta dokumentoi ne asianmukaisesti.
• Käytä kirjallista suostumusta, kun kokous ei ole tarpeen tai ei ole käytännöllinen.
• Säilytä pöytäkirjat, suostumukset ja päätökset yhtiön asiakirjoissa.
• Vältä epävirallisia oikoteitä, jotka voivat myöhemmin herättää epäilyksiä hallituksen toimivallasta.

Nämä käytännöt ovat erityisen tärkeitä startup-yrityksille, suljetuille yhtiöille ja yrityksille, joiden hallituksen jäsenet toimivat eri paikkakunnilla.

Miten Zenind tukee parempaa yrityshallintoa

Zenind auttaa yrittäjiä perustamaan ja ylläpitämään yhdysvaltalaisia yhtiöitä työkaluilla, jotka tukevat jatkuvaa compliancea. Delaware-yhtiöille tämä tarkoittaa enemmän kuin perustamisasiakirjojen toimittamista. Se tarkoittaa myös sitä, että pidetään huolta niistä asiakirjoista ja menettelyistä, jotka auttavat yhtiötä toimimaan oikein perustamisen jälkeen.

Kun perustajat ymmärtävät, miten hallituksen kokoukset, päätösvaltaisuus, kirjallinen suostumus ja hallituksen jäsenen osallistuminen liittyvät toisiinsa, he aiheuttavat vähemmän vältettäviä hallinnollisia ongelmia. Tämä on arvokasta riippumatta siitä, hakeeko yhtiö rahoitusta, nimeääkö se toimihenkilöitä, solmiiko se sopimuksia vai valmistautuuko se kasvuun.

Yhteenveto

Delaware-yrityksen hallituksen jäsen ei yleensä voi äänestää valtakirjalla hallituksen kokouksessa. Laki edellyttää hallituksen jäsenen omaa osallistumista joko paikan päällä tai sallitun etäyhteyden kautta, koska hallituksen päätöksenteko perustuu keskusteluun ja harkintaan.

Jos hallituksen jäsen ei voi osallistua, yhtiöllä on yleensä kaksi järkevää vaihtoehtoa: saavuttaa päätösvaltaisuus paikalle pääsevien hallituksen jäsenten avulla tai käyttää yksimielistä kirjallista suostumusta, jos tilanne sen sallii. Nämä mekanismit säilyttävät hallituksen päätösten eheyden ilman, että hallituksen jäsenistä tehdään poissaolevia äänestäjiä.

Perustajille, jotka rakentavat Delaware-yhtiötä, turvallisin tapa on luoda hallinnon menettelyt ajoissa, pitää asiakirjat siisteinä ja käyttää kuhunkin päätökseen oikeaa oikeudellista menettelyä.

Tämä artikkeli on tarkoitettu vain yleiseksi tiedoksi eikä ole oikeudellista neuvontaa. Jos sinulla on kysymyksiä hallituksen äänestämisestä, yhtiöjärjestyksestä, päätösvaltaisuudesta tai Delawaren yrityshallinnosta, ota yhteyttä pätevään asianajajaan.