Så lämnar du in bolagsordning för en ideell förening i Washington

Att starta en ideell organisation i Washington börjar med en grundläggande inlämning: bolagsordningen för den ideella organisationen. Det här dokumentet skapar den juridiska enheten, registrerar organisationen hos Washington Secretary of State och fastställer den grundläggande struktur som organisationen ska verka inom.

Om du bildar en välgörenhets-, utbildnings-, religiös-, medborgar- eller annan missionsdriven organisation är det i bolagsordningen som den missionen blir officiell. Det är viktigt att få inlämningen rätt eftersom misstag kan fördröja godkännandet, leda till fler rättelsebegäranden eller utelämna språk som behövs för federal skattebefrielse.

Den här guiden förklarar vad Washingtons bolagsordning för ideella organisationer gör, vad den måste innehålla, hur du lämnar in den och vad du ska göra efter godkännandet.

Vad bolagsordningen gör

I Washington erkänns ett ideellt bolag av delstaten när bolagsordningen för den ideella organisationen lämnas in till Secretary of State. När inlämningen har accepterats blir organisationen en juridisk enhet som är skild från grundare, styrelseledamöter och företrädare.

Det spelar roll av flera skäl:

• Det ger organisationen en formell juridisk identitet.
• Det hjälper till att definiera hur organisationen styrs.
• Det gör att organisationen kan gå vidare med steg hos IRS och banken.
• Det skapar ett offentligt register över viktig organisationsinformation.

I praktiken är bolagsordningen startpunkten för allt som följer: stadgar, styrelsebeslut, skattedeklarationer och, i förekommande fall, registrering för välgörenhet och efterlevnad av insamlingsregler.

Vad Washington kräver i bolagsordningen

Washingtons bolagsordning för ideella organisationer måste innehålla vissa obligatoriska bestämmelser. Delstatens lag kräver mer än bara ett namn och en signatur. Som minst bör din bolagsordning innehålla följande:

1. Organisationens namn

Organisationens juridiska namn måste anges i bolagsordningen. Namnet måste också följa Washingtons namngivningsregler och vara särskiljbart från andra företagsenheter som redan finns registrerade.

Ett ideellt namn får inte innehålla eller sluta med vissa förbjudna beteckningar för juridiska personer, och det får inte antyda ett syfte som strider mot organisationens faktiska mission.

2. Ett uttalande om att bolaget bildas enligt Washingtons nonprofit-lag

Bolagsordningen måste ange att bolaget bildas enligt Chapter 24.03A RCW, Washington Nonprofit Corporation Act.

Detta är den juridiska formulering som placerar organisationen under Washingtons ideella ramverk.

3. Organisationens ändamål

Bolagsordningen måste beskriva organisationens syfte eller syften.

Washington tillåter att ideella organisationer bildas för vilket lagligt syfte som helst, inklusive välgörande, välvilliga, utbildande, medborgerliga, patriotiska, religiösa, sociala, litterära, kulturella, vetenskapliga, idrottsliga, jordbruks- och yrkesmässiga syften.

Om du planerar att ansöka om federal skattebefrielse bör syftesformuleringen utformas noggrant så att den ligger i linje med IRS krav.

4. Registrerad agent och registrerat säte

Varje ideell organisation i Washington måste ange en initial registrerad agent och ett registrerat säte.

Den registrerade agenten är den person eller det företag som är behörig att ta emot juridiska meddelanden för organisationens räkning. Det registrerade sätet måste vara en fysisk gatuadress i Washington. En postbox räcker inte för det registrerade sätet.

Detta är ett av de vanligaste områdena där förstagångsregistrerare gör misstag. Om agentinformationen är ofullständig eller inkonsekvent kan inlämningen skickas tillbaka för rättelse.

5. Om organisationen har medlemmar

Bolagsordningen bör ange om bolaget kommer att ha medlemmar.

Vissa ideella organisationer är medlemsbaserade. Andra leds av en styrelse och har inga lagstadgade medlemmar. Om organisationen ska ha medlemmar med styrningsrättigheter bör det framgå av bolagsordningen.

6. Den första styrelsen

Du bör ange de första styrelseledamöter som ska tjänstgöra vid bildandet.

Styrelsen ansvarar för att styra organisationen efter att den har bildats, så uppgifterna om den första styrelsen bör vara korrekta och överensstämma med den avsedda strukturen.

7. Bildarna

Bildarna är de personer eller enheter som undertecknar och lämnar in bolagsordningen.

En ideell organisation kan ha en eller flera bildare. Bildaren behöver inte vara en företrädare eller styrelseledamot, men namn och adress för varje bildare måste anges, och varje bildare måste underteckna inlämningen.

8. Upplösningsklausul för skattebefriade organisationer

Om din ideella organisation avser att ansöka om 501(c)(3)-status bör bolagsordningen innehålla en korrekt upplösningsklausul.

Den klausulen förklarar hur kvarvarande tillgångar ska fördelas om organisationen upplöses. Federal skattelag kräver i allmänhet att tillgångar i en 501(c)(3)-organisation ska vara avsedda för ett annat skattebefriat ändamål, så det här språket bör utformas noggrant.

Om du bildar en skattebefriad ideell organisation är detta inte valfritt språk att lämna till senare. Det hör hemma i grunddokumentet.

Hjälpsamma frivilliga bestämmelser

Washingtons nonprofit-lag tillåter också ytterligare bestämmelser som kan stärka styrningen och minska framtida oklarheter.

Initiala medlemmar

Om organisationen har grundande medlemmar kan du ange dem i bolagsordningen.

Det kan vara användbart, men kom ihåg att bolagsordningar är offentliga handlingar. Om integritet är viktigt bör du tänka noga innan du anger enskilda namn i inlämningen.

Begränsningar i styrningen

Du kan inkludera bestämmelser som definierar, begränsar eller reglerar bolagets, styrelsens och medlemmarnas befogenheter.

Detta kan vara användbart när du vill fastställa tydliga interna regler i organisationens grunddokument i stället för att endast förlita dig på stadgar.

Begränsning av styrelseledamöters ansvar

Vissa ideella organisationer inkluderar formuleringar som begränsar styrelseledamöters ansvar i den utsträckning lagen tillåter.

Detta tar inte bort ansvar för uppsåtligt missbruk eller olagliga handlingar, men det kan ge viktigt skydd vid ordinära styrningsfrågor.

Skadeslöshetsklausuler

Skadeslöshetsbestämmelser förklarar när organisationen ska ersätta kostnader eller förluster som uppstått för styrelseledamöter som agerar i tjänsten.

För många organisationer är detta en användbar skyddsmekanism i styrningen.

Språk för federal skattebefrielse

Om du avser att ansöka om 501(c)(3)-status bör du överväga att ta med IRS-anpassat språk om att verksamheten inte får ge otillbörlig privat nytta, samt begränsningar för lobbying och politisk aktivitet.

En inlämning som är godkänd av delstaten räcker inte alltid för federal befrielse. Bolagsordningen bör utformas med båda nivåerna i åtanke.

Så lämnar du in bolagsordningen för en ideell organisation i Washington

Washington tillåter bildandeanmälningar för ideella organisationer både online och per post eller personligen.

Här är den praktiska ordningsföljden.

Steg 1: Välj rätt organisationsform

Innan du lämnar in, säkerställ att du bildar ett ideellt bolag i Washington och inte en annan typ av enhet.

Om organisationen är en vanlig missionsdriven ideell verksamhet är inlämningen för ett inhemskt ideellt bolag vanligtvis rätt utgångspunkt.

Steg 2: Kontrollera namnet

Sök på det föreslagna namnet för att säkerställa att det är tillgängligt och följer Washingtons namngivningsregler.

Secretary of State granskar namnens tillgänglighet, men det slutliga godkännandet beror alltid på den inlämning som skickas in.

Steg 3: Förbered uppgifterna om registrerad agent

Välj en registrerad agent som pålitligt kan ta emot officiella meddelanden.

Se till att gatuadressen i Washington är korrekt och att agenten har samtyckt till att agera.

Steg 4: Utforma bolagsordningen med de obligatoriska bestämmelserna

I det här steget ska du ta med:

• den ideella organisationens juridiska namn
• uttalandet att den bildas enligt Chapter 24.03A RCW
• syftesformuleringen
• registrerad agent och registrerat säte
• medlemsinformation, om tillämpligt
• den första styrelsen
• bildarna och deras underskrifter
• upplösningsklausul, särskilt för 501(c)(3)-organisationer

Steg 5: Lämna in online eller på papper

Washingtons aktuella vägledning från Secretary of State anger följande avgifter för ett inhemskt ideellt bolag:

• 90 USD som standardavgift för onlineinlämning, plus en onlinehanteringsavgift
• 50 USD reducerad avgift om organisationen lämnar in den nödvändiga certifieringen om bruttointäkter, plus en onlinehanteringsavgift
• 80 USD som standardavgift för post- eller personinlämning
• 40 USD reducerad avgift för post- eller personinlämning med certifiering

Den reducerade avgiften beror på en frivillig certifiering om att organisationens bruttointäkter var lägre än 500 000 USD under det senaste räkenskapsåret.

Om du behöver snabbare handläggning erbjuder Washington även expressservice mot en extra avgift.

Steg 6: Granska inlämningen noggrant innan du skickar in

Förvånansvärt många avslag beror på enkla felmatchningar:

• namnet i en del stämmer inte med namnet i en annan
• adressen för det registrerade sätet är ofullständig
• syftesformuleringen är för vag
• upplösningsklausulen saknas eller är inkonsekvent
• uppladdade bilagor motsäger formuläret online

En långsam granskning före inlämning går oftast snabbare än att rätta en avvisad ansökan i efterhand.

Vad som händer efter att inlämningen har godkänts

När bolagsordningen har accepterats är organisationen juridiskt bildad, men du är inte klar än.

Skaffa ett EIN

Din ideella organisation behöver vanligtvis ett Employer Identification Number från IRS innan du öppnar ett bankkonto, anställer personal eller lämnar in vissa skattedeklarationer.

Anta stadgar

Stadgarna är organisationens interna regelbok.

Till skillnad från bolagsordningen lämnas stadgarna normalt inte in till Secretary of State, men de är avgörande för styrning, möten, omröstningar och styrelseförfaranden.

Håll det första styrelsemötet

Styrelsen bör normalt godkänna stadgarna, utse befattningshavare och hantera eventuella inledande organisatoriska åtgärder.

Kontrollera om registrering för välgörenhet krävs

Om organisationen ska samla in eller ta emot bidrag från allmänheten i Washington kan du behöva registrera dig hos Charities Program som ett separat efterlevnadssteg.

Den anmälan är skild från bolagsbildningsanmälan.

Ha den årliga rapporteringen i åtanke

Ideella organisationer i Washington måste hålla sig aktuella med löpande statliga efterlevnadskrav, inklusive årlig rapportering.

Missade löpande deadlines kan skapa undvikbara administrativa problem senare.

Vanliga misstag att undvika

Det här är de fel som oftast försenar bildandet av ideella organisationer i Washington:

• att använda vag syftesformulering som inte matchar organisationens mission
• att glömma upplösningsklausulen för en skattebefriad organisation
• att ange ett registrerat säte som inte är en gatuadress i Washington
• att ange styrelseledamöter eller bildare inkonsekvent mellan dokument
• att anta att stadgar kan rätta till en svag bolagsordning i efterhand
• att ignorera separata krav på registrering för välgörenhet

Om organisationen planerar att ansöka om federal skattebefrielse är det särskilt viktigt att utforma bolagsordningen rätt från början.

Hur Zenind kan hjälpa till

Om du vill ha en snabbare och mer organiserad bildandeprocess kan Zenind hjälpa grundare att förbereda och lämna in handlingar för bildande av ideella organisationer i Washington med färre rörliga delar.

Det stödet kan vara särskilt användbart när du samtidigt hanterar uppstart av styrelse, planering för skattebefrielse, krav på registrerad agent och statliga efterlevnadsfrister.

Slutsats

Bolagsordningen för en ideell organisation i Washington är dokumentet som förvandlar en mission till en juridisk enhet.

En stark inlämning bör göra mer än att uppfylla den minsta checklistan. Den bör också stödja din långsiktiga styrningsstruktur, dina mål för skattebefrielse och dina efterlevnadsförpliktelser.

Om du utformar syftesformuleringen noggrant, tar med de obligatoriska Washington-bestämmelserna och planerar i förväg för steg hos IRS och för registrering som välgörenhet, lägger du en mycket starkare grund för din organisation från dag ett.

Disclaimer: Den här artikeln är endast avsedd för allmän information och utgör inte juridisk, skattemässig eller redovisningsmässig rådgivning. För råd om din specifika situation bör du rådgöra med en kvalificerad expert.