Slik registrerer du vedtekter for en ideell organisasjon i Washington

Å starte en ideell organisasjon i Washington begynner med én grunnleggende registrering: vedtektene for den ideelle organisasjonen. Dette dokumentet oppretter den juridiske enheten, fører organisasjonen inn i registre hos Washington Secretary of State, og fastsetter den sentrale strukturen organisasjonen skal drives etter.

Hvis du etablerer en veldedig, pedagogisk, religiøs, samfunnsnyttig eller annen formålsdrevet organisasjon, er vedtektene stedet der dette formålet blir offisielt. Det er viktig å gjøre innleveringen riktig, fordi feil kan forsinke godkjenningen, føre til flere korrigeringsforespørsler eller utelate språk som trengs for føderal skattefritak.

Denne veiledningen forklarer hva vedtekter for ideelle organisasjoner i Washington gjør, hva de må inneholde, hvordan du sender dem inn, og hva du gjør etter godkjenning.

Hva vedtektene gjør

I Washington blir et ideelt aksjeselskap anerkjent av staten når vedtektene for den ideelle organisasjonen er levert til Secretary of State. Når innleveringen er godkjent, blir organisasjonen en juridisk enhet som er separat fra stifterne, styremedlemmene og lederne.

Det er viktig av flere grunner:

• Det gir organisasjonen en formell juridisk identitet.
• Det bidrar til å definere hvordan organisasjonen styres.
• Det gjør det mulig for organisasjonen å gå videre med IRS- og bankrelaterte trinn.
• Det oppretter et offentlig register over sentral organisasjonsinformasjon.

I praksis er vedtektene startpunktet for alt som følger: interne regler, styrevedtak, skattemeldinger og, dersom det er relevant, registrering som veldedig organisasjon og etterlevelse av innsamling av midler.

Hva Washington krever i vedtektene

Vedtekter for ideelle organisasjoner i Washington må inneholde bestemte obligatoriske bestemmelser. Statens lovverk krever mer enn bare et navn og en signatur. Minst følgende bør være med i vedtektene:

1. Navnet på organisasjonen

Organisasjonens juridiske navn må oppgis i vedtektene. Navnet må også følge navngivningsreglene i Washington og være tydelig adskilt fra andre virksomheter som allerede er registrert.

Et navn for en ideell organisasjon bør ikke inneholde eller avslutte med bestemte forbudte enhetsbetegnelser, og det bør ikke antyde et formål som er i konflikt med organisasjonens faktiske misjon.

2. En erklæring om at selskapet er stiftet etter loven om ideelle organisasjoner i Washington

Vedtektene må opplyse at selskapet er stiftet under Chapter 24.03A RCW, Washington Nonprofit Corporation Act.

Dette er den juridiske formuleringen som plasserer organisasjonen innenfor Washingtons rammeverk for ideelle organisasjoner.

3. Organisasjonens formål

Vedtektene må beskrive organisasjonens formål eller formål.

Washington tillater at ideelle organisasjoner opprettes for ethvert lovlig formål, inkludert veldedige, humanitære, pedagogiske, samfunnsnyttige, patriotiske, religiøse, sosiale, litterære, kulturelle, vitenskapelige, idrettsrelaterte, landbruksmessige og profesjonelle formål.

Hvis du planlegger å søke om føderal skattefritaksstatus, bør formålsbestemmelsen utformes nøye slik at den samsvarer med kravene fra IRS.

4. Registrert agent og registrert kontoradresse

Hver ideell organisasjon i Washington må ha en innledende registrert agent og en registrert kontoradresse.

Den registrerte agenten er personen eller enheten som har myndighet til å motta juridiske meldinger på vegne av organisasjonen. Den registrerte kontoradressen må være en fysisk gateadresse i Washington. En postboks er ikke tilstrekkelig for den registrerte kontoradressen.

Dette er et av de vanligste stedene der førstegangssøkere gjør feil. Hvis agentopplysningene er ufullstendige eller inkonsistente, kan innleveringen bli sendt tilbake for retting.

5. Om organisasjonen har medlemmer

Vedtektene bør opplyse om selskapet skal ha medlemmer.

Noen ideelle organisasjoner er medlemsbaserte. Andre ledes av styret og har ingen lovbestemte medlemmer. Hvis organisasjonen din skal ha medlemmer med styringsrettigheter, bør dette fremgå av vedtektene.

6. Det første styret

Du bør oppgi de opprinnelige styremedlemmene som skal sitte ved etableringen.

Styret er ansvarlig for å styre organisasjonen etter at den er etablert, så opplysningene om det første styret bør være korrekte og samsvare med den tiltenkte strukturen.

7. Stifterne

Stifterne er personene eller enhetene som signerer og leverer vedtektene.

En ideell organisasjon kan ha én eller flere stiftere. Stifteren trenger ikke å være en leder eller styremedlem, men navn og adresse for hver stifter må oppgis, og hver stifter må signere innleveringen.

8. Oppløsningsklausul for skattefritatte organisasjoner

Hvis organisasjonen din skal søke om 501(c)(3)-status, bør vedtektene inneholde en korrekt oppløsningsklausul.

Denne klausulen forklarer hvordan gjenværende eiendeler skal fordeles dersom organisasjonen oppløses. Føderal skatterett krever vanligvis at eiendeler i en 501(c)(3)-organisasjon er bundet til et annet fritatt formål, så denne teksten må utformes med omtanke.

Hvis du registrerer en skattefritatt ideell organisasjon, er dette ikke valgfri tekst som kan tas senere. Den hører hjemme i stiftelsesdokumentet.

Nyttige valgfrie bestemmelser

Washingtons lov om ideelle organisasjoner åpner også for tilleggsklausuler som kan styrke styringen og redusere fremtidig uklarhet.

Innledende medlemmer

Hvis organisasjonen har grunnleggere som skal være medlemmer, kan du oppgi dem i vedtektene.

Det kan være nyttig, men husk at vedtekter er offentlige dokumenter. Hvis personvern er viktig, bør du tenke nøye gjennom om enkeltpersoners navn skal tas med i innleveringen.

Begrensninger i styringen

Du kan ta inn bestemmelser som definerer, begrenser eller regulerer organisasjonens, styrets og medlemmenes fullmakter.

Dette kan være nyttig når du ønsker å fastsette tydelige interne regler i organisasjonens grunnleggende dokument i stedet for bare å støtte deg på interne regler.

Begrensning av styremedlemmers ansvar

Noen ideelle organisasjoner tar inn språk som begrenser styremedlemmers ansvar i den grad loven tillater det.

Dette fjerner ikke ansvar for forsettlig mislighold eller ulovlige handlinger, men det kan gi viktig beskyttelse i ordinære styringssaker.

Skadesløsholdelse

Bestemmelser om skadesløsholdelse forklarer når organisasjonen skal dekke utgifter eller tap som styremedlemmer pådrar seg mens de handler i sin offisielle rolle.

For mange organisasjoner er dette et nyttig verktøy for god styring.

Språk for føderalt skattefritak

Hvis du planlegger å søke om 501(c)(3)-status, bør du vurdere å ta inn språk som er tilpasset IRS om at organisasjonen ikke skal gi privat fordel, samt begrensninger på lobbyvirksomhet og politisk aktivitet.

En innlevering som er akseptabel etter delstatsretten er ikke alltid nok for føderal skattefritak. Vedtektene bør utformes med begge nivåer i tankene.

Slik leverer du vedtekter for en ideell organisasjon i Washington

Washington tillater innsending av registreringsdokumenter for ideelle organisasjoner både på nett, per post og personlig.

Slik ser den praktiske fremgangsmåten ut.

Trinn 1: Velg riktig organisasjonsform

Før du sender inn, må du bekrefte at du oppretter et ideelt aksjeselskap i Washington og ikke en annen enhetstype.

Hvis organisasjonen din er en vanlig formålsdrevet ideell organisasjon, er innleveringen for et innenlandsk ideelt aksjeselskap vanligvis riktig utgangspunkt.

Trinn 2: Kontroller navnet

Søk på det foreslåtte navnet for å sikre at det er tilgjengelig og følger navngivningsreglene i Washington.

Secretary of State vurderer navnetilgjengelighet, men endelig godkjenning avhenger alltid av innleveringen slik den er sendt inn.

Trinn 3: Gjør klar opplysninger om registrert agent

Velg en registrert agent som kan motta offisielle meldinger på en pålitelig måte.

Sørg for at gateadressen i Washington er korrekt, og at agenten har samtykket til å påta seg oppgaven.

Trinn 4: Utarbeid vedtektene med de nødvendige bestemmelsene

På dette stadiet bør du ta med:

• det juridiske navnet på organisasjonen
• erklæringen om at den er stiftet under Chapter 24.03A RCW
• formålsbestemmelsen
• registrert agent og registrert kontoradresse
• medlemsopplysninger, hvis aktuelt
• det første styret
• stiftere og signaturer
• oppløsningsklausul, særlig for organisasjoner med 501(c)(3)-formål

Trinn 5: Send inn på nett eller på papir

Washingtons nåværende veiledning fra Secretary of State oppgir følgende gebyrer for et innenlandsk ideelt aksjeselskap:

• 90 USD som standardgebyr for nettinnsending, pluss et behandlingsgebyr for nett
• 50 USD som redusert gebyr hvis organisasjonen leverer den påkrevde inntektssertifiseringen, pluss et behandlingsgebyr for nett
• 80 USD som standardgebyr ved innsending per post eller personlig
• 40 USD som redusert gebyr ved innsending per post eller personlig med sertifisering

Det reduserte gebyret avhenger av en frivillig bekreftelse på at organisasjonens bruttoinntekter var under 500 000 USD i det siste regnskapsåret.

Hvis du trenger raskere behandling, tilbyr Washington også ekspedert behandling mot et tillegg i gebyret.

Trinn 6: Gå nøye gjennom innleveringen før du sender

Mange av avslagene skyldes enkle avvik:

• navnet i én del samsvarer ikke med navnet i en annen
• adressen til den registrerte agenten er ufullstendig
• formålsbestemmelsen er for vag
• oppløsningsklausulen mangler eller er inkonsistent
• vedlagte filer kolliderer med nett-skjemaet

En rolig gjennomgang før innsending er som regel raskere enn å rette opp en avvist innlevering i ettertid.

Hva som skjer etter godkjenning

Når vedtektene er akseptert, er organisasjonen juridisk etablert, men du er ikke ferdig ennå.

Skaff deg EIN

Organisasjonen vil vanligvis trenge et Employer Identification Number fra IRS før du kan åpne bankkonto, ansette ansatte eller levere enkelte skattemeldinger.

Vedta interne regler

De interne reglene er organisasjonens styringsdokument for intern praksis.

I motsetning til vedtektene sendes de vanligvis ikke inn til Secretary of State, men de er avgjørende for styring, møter, votering og styreprosedyrer.

Hold det første styremøtet

Styret bør vanligvis godkjenne de interne reglene, utnevne ledere og håndtere eventuelle innledende organisasjonsvedtak.

Kontroller om registrering som veldedig organisasjon er påkrevd

Hvis organisasjonen skal be om eller motta donasjoner fra allmennheten i Washington, kan det hende at du må registrere deg hos Charities Program som et eget etterlevelseskrav.

Denne registreringen er atskilt fra selve selskapsregistreringen.

Husk årsrapportering

Ideelle organisasjoner i Washington må holde seg oppdatert på løpende statlige etterlevelseskrav, inkludert årsrapportering.

Manglende frister kan skape unødvendige administrative problemer senere.

Vanlige feil å unngå

Dette er feilene som oftest forsinker etablering av ideelle organisasjoner i Washington:

• å bruke vag formålsbeskrivelse som ikke samsvarer med organisasjonens misjon
• å glemme oppløsningsklausulen for en skattefritatt organisasjon
• å oppgi en registrert kontoradresse som ikke er en gateadresse i Washington
• å oppgi styremedlemmer eller stiftere ulikt i ulike dokumenter
• å tro at interne regler kan rette opp en svak vedtektsinnlevering senere
• å ignorere separate krav om registrering som veldedig organisasjon

Hvis organisasjonen din planlegger å søke om føderal skattefritak, er det spesielt viktig å utforme vedtektene riktig fra starten av.

Hvordan Zenind kan hjelpe

Hvis du ønsker en raskere og mer strukturert etableringsprosess, kan Zenind hjelpe stiftere med å utarbeide og sende inn dokumenter for etablering av ideelle organisasjoner i Washington med færre bevegelige deler.

Denne støtten kan være spesielt nyttig når du samtidig håndterer styreoppstart, planlegging av skattefritak, krav til registrert agent og statlige frister for etterlevelse.

Hovedpoeng

Vedtektene for en ideell organisasjon i Washington er dokumentet som gjør en misjon om til en juridisk enhet.

En sterk innlevering bør gjøre mer enn å oppfylle minimumskravene. Den bør også støtte den langsiktige styringsstrukturen, målene om skattefritak og etterlevelsespliktene dine.

Hvis du utformer formålsbestemmelsen nøye, tar med de nødvendige bestemmelsene i Washington og planlegger for trinnene knyttet til IRS og eventuell registrering som veldedig organisasjon, legger du et langt sterkere grunnlag for organisasjonen fra første dag.

Disclaimer: Denne artikkelen er kun ment som generell informasjon og utgjør ikke juridisk, skattemessig eller regnskapsmessig rådgivning. For råd om din konkrete situasjon bør du kontakte en kvalifisert fagperson.