Cách Nộp Điều Lệ Thành Lập Tổ Chức Phi Lợi Nhuận tại Washington

Bắt đầu một tổ chức phi lợi nhuận ở Washington trước hết cần một hồ sơ nền tảng: điều lệ thành lập tổ chức phi lợi nhuận. Tài liệu này tạo ra pháp nhân, đưa tổ chức của bạn vào hồ sơ của Bộ trưởng Ngoại giao Washington, và thiết lập cấu trúc cốt lõi mà tổ chức sẽ hoạt động theo.

Nếu bạn đang thành lập một tổ chức từ thiện, giáo dục, tôn giáo, cộng đồng hoặc một tổ chức hướng đến sứ mệnh khác, điều lệ thành lập là nơi sứ mệnh đó trở thành chính thức. Việc nộp đúng rất quan trọng vì sai sót có thể làm chậm phê duyệt, tạo thêm yêu cầu sửa đổi, hoặc làm thiếu những ngôn ngữ cần thiết cho việc miễn thuế liên bang.

Hướng dẫn này giải thích điều lệ thành lập tổ chức phi lợi nhuận tại Washington có tác dụng gì, cần bao gồm những gì, cách nộp hồ sơ, và cần làm gì sau khi được chấp thuận.

Điều Lệ Thành Lập Có Tác Dụng Gì

Tại Washington, một công ty phi lợi nhuận được tiểu bang công nhận khi điều lệ thành lập tổ chức phi lợi nhuận được nộp cho Bộ trưởng Ngoại giao. Khi hồ sơ được chấp nhận, tổ chức của bạn trở thành một pháp nhân riêng biệt với những người sáng lập, giám đốc và cán bộ.

Điều đó quan trọng vì nhiều lý do:

• Nó mang lại cho tổ chức một tư cách pháp lý chính thức.
• Nó giúp xác định cách tổ chức được quản trị.
• Nó cho phép tổ chức tiến hành các bước với IRS và ngân hàng.
• Nó tạo ra một hồ sơ công khai về các thông tin tổ chức quan trọng.

Trên thực tế, điều lệ thành lập là điểm khởi đầu cho mọi việc tiếp theo: điều lệ nội bộ, hành động của hội đồng quản trị, hồ sơ thuế, và nếu có liên quan, đăng ký từ thiện và tuân thủ quy định gây quỹ.

Washington Yêu Cầu Gì Trong Điều Lệ

Điều lệ thành lập tổ chức phi lợi nhuận tại Washington phải chứa một số điều khoản bắt buộc. Luật phi lợi nhuận của tiểu bang yêu cầu nhiều hơn chỉ là tên và chữ ký. Tối thiểu, điều lệ của bạn nên bao gồm các nội dung sau:

1. Tên của tổ chức phi lợi nhuận

Tên pháp lý của tổ chức phải được ghi trong điều lệ. Tên này cũng phải tuân thủ quy tắc đặt tên của Washington và phải có khả năng phân biệt với các thực thể kinh doanh khác đã có trong hồ sơ.

Tên của tổ chức phi lợi nhuận không nên chứa hoặc kết thúc bằng một số ký hiệu loại hình doanh nghiệp bị cấm, và không nên ngụ ý một mục đích mâu thuẫn với sứ mệnh thực tế của tổ chức.

2. Một tuyên bố rằng công ty được thành lập theo luật phi lợi nhuận của Washington

Điều lệ phải nêu rằng công ty được thành lập theo Chương 24.03A RCW, tức Đạo luật Công ty Phi Lợi Nhuận Washington.

Đây là tuyên bố pháp lý đưa tổ chức vào khuôn khổ phi lợi nhuận của Washington.

3. Mục đích của tổ chức

Điều lệ phải mô tả mục đích hoặc các mục đích của tổ chức phi lợi nhuận.

Washington cho phép thành lập tổ chức phi lợi nhuận cho bất kỳ mục đích hợp pháp nào, bao gồm mục đích từ thiện, nhân đạo, giáo dục, cộng đồng, yêu nước, tôn giáo, xã hội, văn học, văn hóa, khoa học, thể thao, nông nghiệp và nghề nghiệp.

Nếu bạn dự định nộp đơn xin tình trạng miễn thuế liên bang, phần mô tả mục đích nên được soạn cẩn thận để phù hợp với yêu cầu của IRS.

4. Đại diện đăng ký và địa chỉ đăng ký

Mọi tổ chức phi lợi nhuận tại Washington đều phải chỉ định một đại diện đăng ký ban đầu và một địa chỉ đăng ký.

Đại diện đăng ký là cá nhân hoặc pháp nhân được ủy quyền nhận thông báo pháp lý thay mặt cho tổ chức. Địa chỉ đăng ký phải là địa chỉ thực tế tại Washington. Hộp thư bưu điện không đủ điều kiện cho địa chỉ đăng ký.

Đây là một trong những nơi người nộp hồ sơ lần đầu hay mắc lỗi nhất. Nếu thông tin đại diện không đầy đủ hoặc không nhất quán, hồ sơ có thể bị trả lại để sửa.

5. Tổ chức có thành viên hay không

Điều lệ nên nêu rõ công ty có thành viên hay không.

Một số tổ chức phi lợi nhuận dựa trên mô hình thành viên. Những tổ chức khác do hội đồng quản trị điều hành và không có thành viên theo luật định. Nếu tổ chức của bạn sẽ có thành viên với quyền quản trị, điều đó nên được thể hiện trong điều lệ.

6. Hội đồng quản trị ban đầu

Bạn nên liệt kê các giám đốc ban đầu sẽ phục vụ khi thành lập.

Hội đồng quản trị chịu trách nhiệm quản lý tổ chức phi lợi nhuận sau khi được thành lập, vì vậy thông tin về hội đồng ban đầu phải chính xác và phù hợp với cơ cấu dự định của tổ chức.

7. Người sáng lập

Người sáng lập là cá nhân hoặc pháp nhân ký và nộp điều lệ.

Một tổ chức phi lợi nhuận có thể có một hoặc nhiều người sáng lập. Người sáng lập không bắt buộc phải là cán bộ hay thành viên hội đồng quản trị, nhưng tên và địa chỉ của từng người sáng lập phải được ghi rõ, và mỗi người sáng lập phải ký hồ sơ.

8. Điều khoản giải thể đối với tổ chức được miễn thuế

Nếu tổ chức phi lợi nhuận của bạn dự định xin trạng thái 501(c)(3), điều lệ nên bao gồm một điều khoản giải thể phù hợp.

Điều khoản này giải thích cách phân phối tài sản còn lại nếu tổ chức giải thể. Luật thuế liên bang thường yêu cầu tài sản của tổ chức 501(c)(3) phải được dành cho một mục đích miễn trừ khác, vì vậy nội dung này cần được soạn cẩn thận.

Nếu bạn đang nộp hồ sơ cho một tổ chức được miễn thuế, đây không phải là ngôn ngữ tùy chọn để để lại sau này. Nó phải nằm trong văn bản thành lập.

Các Điều Khoản Tùy Chọn Hữu Ích

Luật phi lợi nhuận của Washington cũng cho phép các điều khoản bổ sung có thể tăng cường quản trị và giảm nhầm lẫn trong tương lai.

Thành viên ban đầu

Nếu tổ chức của bạn có các thành viên sáng lập, bạn có thể liệt kê họ trong điều lệ.

Điều đó có thể hữu ích, nhưng hãy nhớ rằng điều lệ thành lập là hồ sơ công khai. Nếu vấn đề riêng tư quan trọng, hãy cân nhắc kỹ trước khi đưa tên cá nhân vào hồ sơ.

Giới hạn quản trị

Bạn có thể đưa vào các điều khoản xác định, giới hạn hoặc điều chỉnh quyền hạn của công ty, hội đồng quản trị và các thành viên.

Điều này hữu ích khi bạn muốn đặt ra quy tắc nội bộ rõ ràng ngay trong văn bản nền tảng của tổ chức thay vì chỉ dựa vào điều lệ nội bộ.

Giới hạn trách nhiệm của giám đốc

Một số tổ chức phi lợi nhuận đưa vào điều khoản giới hạn trách nhiệm của giám đốc trong phạm vi pháp luật cho phép.

Điều này không loại bỏ trách nhiệm đối với hành vi cố ý sai trái hoặc hành vi trái pháp luật, nhưng có thể mang lại sự bảo vệ quan trọng trong các vấn đề quản trị thông thường.

Bồi thường

Điều khoản bồi thường giải thích khi nào tổ chức sẽ chi trả chi phí hoặc tổn thất phát sinh cho các giám đốc khi họ hành động trong phạm vi chức trách.

Đối với nhiều tổ chức, đây là một biện pháp bảo vệ quản trị hữu ích.

Ngôn ngữ về miễn thuế liên bang

Nếu bạn dự định xin trạng thái 501(c)(3), hãy cân nhắc đưa vào ngôn ngữ phù hợp với IRS về việc không mang lại lợi ích riêng, giới hạn vận động hành lang và hạn chế hoạt động chính trị.

Một hồ sơ phù hợp với cấp tiểu bang chưa chắc đã đủ cho việc miễn thuế liên bang. Điều lệ nên được xây dựng với cả hai cấp độ này trong mind.

Cách Nộp Điều Lệ Thành Lập Tổ Chức Phi Lợi Nhuận tại Washington

Washington cho phép nộp hồ sơ thành lập tổ chức phi lợi nhuận trực tuyến, qua thư hoặc nộp trực tiếp.

Dưới đây là trình tự nộp hồ sơ thực tế.

Bước 1: Chọn đúng cấu trúc tổ chức phi lợi nhuận

Trước khi nộp, hãy xác nhận rằng bạn đang thành lập một công ty phi lợi nhuận của Washington chứ không phải một loại hình pháp nhân khác.

Nếu tổ chức của bạn là một tổ chức phi lợi nhuận thông thường dựa trên sứ mệnh, hồ sơ thành lập công ty phi lợi nhuận trong nước thường là điểm khởi đầu phù hợp.

Bước 2: Kiểm tra tên

Tra cứu tên dự kiến để chắc chắn rằng tên còn khả dụng và tuân thủ quy tắc đặt tên của Washington.

Bộ trưởng Ngoại giao sẽ xem xét tính khả dụng của tên, nhưng việc chấp thuận cuối cùng luôn phụ thuộc vào hồ sơ bạn nộp.

Bước 3: Chuẩn bị thông tin đại diện đăng ký

Chọn một đại diện đăng ký có thể nhận các thông báo chính thức một cách đáng tin cậy.

Hãy đảm bảo địa chỉ đường phố tại Washington là chính xác và đại diện đã đồng ý nhận nhiệm vụ.

Bước 4: Soạn điều lệ với các điều khoản bắt buộc

Ở giai đoạn này, hãy bao gồm:

• tên pháp lý của tổ chức phi lợi nhuận
• tuyên bố rằng tổ chức được thành lập theo Chương 24.03A RCW
• điều khoản mục đích
• đại diện đăng ký và địa chỉ đăng ký
• thông tin thành viên, nếu có
• hội đồng quản trị ban đầu
• người sáng lập và chữ ký
• điều khoản giải thể, đặc biệt đối với các tổ chức 501(c)(3)

Bước 5: Nộp trực tuyến hoặc qua giấy

Hướng dẫn hiện tại của Bộ trưởng Ngoại giao Washington liệt kê các mức phí nộp hồ sơ sau cho công ty phi lợi nhuận trong nước:

• phí mặc định 90 đô la nếu nộp trực tuyến, cộng thêm phí xử lý trực tuyến
• phí giảm còn 50 đô la nếu tổ chức cung cấp xác nhận doanh thu gộp theo yêu cầu, cộng thêm phí xử lý trực tuyến
• phí mặc định 80 đô la nếu nộp qua thư hoặc trực tiếp
• phí giảm còn 40 đô la nếu nộp qua thư hoặc trực tiếp kèm xác nhận

Mức phí giảm phụ thuộc vào việc xác nhận tự nguyện rằng doanh thu gộp của tổ chức trong năm tài chính gần nhất dưới 500.000 đô la.

Nếu bạn cần xử lý nhanh hơn, Washington cũng cung cấp dịch vụ ưu tiên với khoản phí bổ sung.

Bước 6: Rà soát kỹ hồ sơ trước khi nộp

Một số vấn đề từ chối hồ sơ đáng ngạc nhiên thường chỉ đến từ những sai lệch đơn giản:

• tên ở một phần không khớp với tên ở phần khác
• địa chỉ đại diện đăng ký không đầy đủ
• điều khoản mục đích quá chung chung
• thiếu điều khoản giải thể hoặc nội dung không nhất quán
• tài liệu đính kèm mâu thuẫn với biểu mẫu trực tuyến

Rà soát chậm và cẩn thận trước khi nộp thường nhanh hơn việc xử lý một hồ sơ bị từ chối sau đó.

Điều Gì Xảy Ra Sau Khi Hồ Sơ Được Chấp Thuận

Khi điều lệ được chấp nhận, tổ chức phi lợi nhuận đã được thành lập hợp pháp, nhưng bạn vẫn chưa hoàn tất.

Xin EIN

Tổ chức của bạn thường sẽ cần một Mã số Nhận dạng Nhà tuyển dụng từ IRS trước khi mở tài khoản ngân hàng, thuê nhân viên hoặc nộp một số biểu mẫu thuế nhất định.

Thông qua điều lệ nội bộ

Điều lệ nội bộ là bộ quy tắc quản trị bên trong của tổ chức.

Khác với điều lệ thành lập, điều lệ nội bộ thường không được nộp cho Bộ trưởng Ngoại giao, nhưng lại rất quan trọng cho quản trị, họp, biểu quyết và thủ tục của hội đồng.

Tổ chức cuộc họp đầu tiên của hội đồng quản trị

Hội đồng nên thông qua điều lệ nội bộ, bổ nhiệm cán bộ, và xử lý các hành động tổ chức ban đầu khác.

Kiểm tra xem có cần đăng ký từ thiện hay không

Nếu tổ chức của bạn sẽ kêu gọi hoặc nhận quyên góp từ công chúng ở Washington, bạn có thể cần đăng ký với Chương trình Từ thiện như một bước tuân thủ riêng.

Hồ sơ này tách biệt với hồ sơ thành lập công ty.

Ghi nhớ nghĩa vụ báo cáo thường niên

Các tổ chức phi lợi nhuận tại Washington phải duy trì việc tuân thủ các yêu cầu của tiểu bang, bao gồm báo cáo thường niên.

Bỏ lỡ thời hạn định kỳ có thể gây ra những vấn đề hành chính không cần thiết về sau.

Những Sai Lầm Thường Gặp Cần Tránh

Đây là những lỗi thường làm chậm quá trình thành lập tổ chức phi lợi nhuận tại Washington:

• dùng ngôn ngữ mục đích mơ hồ không khớp với sứ mệnh của tổ chức
• quên điều khoản giải thể cho một tổ chức được miễn thuế
• liệt kê địa chỉ văn phòng đăng ký không phải là địa chỉ đường phố tại Washington
• ghi tên giám đốc hoặc người sáng lập không nhất quán giữa các tài liệu
• cho rằng điều lệ nội bộ có thể sửa một hồ sơ điều lệ thành lập yếu sau đó
• bỏ qua các nghĩa vụ đăng ký từ thiện riêng biệt

Nếu tổ chức của bạn dự định xin miễn thuế liên bang, việc soạn điều lệ đúng ngay từ đầu đặc biệt quan trọng.

Zenind Có Thể Hỗ Trợ Như Thế Nào

Nếu bạn muốn một quy trình thành lập nhanh hơn và có tổ chức hơn, Zenind có thể giúp những người sáng lập chuẩn bị và nộp hồ sơ thành lập tổ chức phi lợi nhuận tại Washington với ít đầu việc hơn.

Sự hỗ trợ đó đặc biệt hữu ích khi bạn đang phải cùng lúc cân bằng việc ra mắt hội đồng, lập kế hoạch miễn thuế, yêu cầu đại diện đăng ký và các thời hạn tuân thủ của tiểu bang.

Kết Luận

Điều lệ thành lập tổ chức phi lợi nhuận tại Washington là tài liệu biến một sứ mệnh thành một pháp nhân.

Một hồ sơ mạnh không chỉ nên đáp ứng danh sách kiểm tra tối thiểu. Nó còn nên hỗ trợ cấu trúc quản trị dài hạn, mục tiêu miễn thuế và các nghĩa vụ tuân thủ của bạn.

Nếu bạn soạn kỹ điều khoản mục đích, bao gồm các yêu cầu bắt buộc của Washington, và lên kế hoạch trước cho các bước IRS và đăng ký từ thiện, bạn sẽ đặt tổ chức phi lợi nhuận của mình trên nền tảng vững chắc hơn ngay từ ngày đầu.

Disclaimer: Bài viết này chỉ nhằm mục đích cung cấp thông tin chung và không cấu thành tư vấn pháp lý, thuế hoặc kế toán. Để được tư vấn về tình huống cụ thể của bạn, hãy tham khảo một chuyên gia đủ điều kiện.