วิธียื่นแบบฟอร์ม IRS 2553 เพื่อเลือกสถานะ S Corporation

แบบฟอร์ม IRS 2553 คือเอกสารที่บริษัทที่มีคุณสมบัติหรือกิจการประเภทอื่นที่เข้าเกณฑ์ใช้เพื่อเลือกสถานะ S corporation สำหรับวัตถุประสงค์ด้านภาษีของรัฐบาลกลาง สำหรับเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กจำนวนมาก การเลือกนี้มีความน่าสนใจ เพราะโดยทั่วไป S corporation จะส่งผ่านรายได้ ขาดทุน รายการหักลดหย่อน และเครดิตไปยังผู้ถือหุ้น แทนที่จะถูกเก็บภาษีในระดับนิติบุคคล แต่การเลือกนี้จะมีผลก็ต่อเมื่อกรอกแบบฟอร์มได้ถูกต้อง ยื่นภายในกำหนดเวลา และมีลายเซ็นจากบุคคลที่เหมาะสม

คู่มือนี้จะอธิบายว่าใครสามารถยื่นแบบฟอร์ม 2553 ได้ ต้องยื่นเมื่อใด ต้องเตรียมข้อมูลอะไร วิธีส่งแบบฟอร์ม และต้องทำอย่างไรหากพ้นกำหนดเวลาไปแล้ว

แบบฟอร์ม 2553 ใช้ทำอะไร

แบบฟอร์ม 2553 เป็นแบบฟอร์มเลือกสถานะสำหรับ S corporation ของ IRS บริษัทในประเทศ หรือกิจการประเภทอื่นที่มีสิทธิ์ให้ถือว่าเป็นบริษัท สามารถใช้แบบฟอร์มนี้เพื่อขอรับการพิจารณาภายใต้ Subchapter S ของ Internal Revenue Code

การเลือกนี้ไม่ได้สร้างนิติบุคคลใหม่ แต่เป็นการเปลี่ยนวิธีที่ธุรกิจถูกจัดเก็บภาษีเพื่อวัตถุประสงค์ด้านภาษีเงินได้ของรัฐบาลกลาง เมื่อ IRS อนุมัติการเลือกแล้ว ธุรกิจโดยทั่วไปจะยื่นแบบฟอร์ม 1120-S ทุกปี และออก Schedule K-1 ให้แก่ผู้ถือหุ้น

ใครสามารถใช้แบบฟอร์ม 2553 ได้

ไม่ใช่ทุกธุรกิจที่จะเลือกสถานะ S corporation ได้ ก่อนยื่น ควรตรวจสอบให้แน่ใจว่านิติบุคคลเป็นไปตามกฎคุณสมบัติของ IRS

โดยทั่วไป ธุรกิจต้องเป็น:

• บริษัทในประเทศ หรือ
• นิติบุคคลในประเทศที่มีสิทธิ์เลือกให้ถือว่าเป็นบริษัท

ธุรกิจต้องเป็นไปตามกฎเกี่ยวกับความเป็นเจ้าของและผู้ถือหุ้นของ S corporation ด้วย ซึ่งโดยทั่วไปหมายความว่าผู้ถือหุ้นต้องเป็นบุคคลที่มีสิทธิ์ หรือทรัสต์หรือมรดกที่เข้าเกณฑ์ และบริษัทต้องไม่มีโครงสร้างผู้ถือหุ้นในลักษณะที่ไม่เข้าเกณฑ์

หากธุรกิจยังอยู่ระหว่างตัดสินใจระหว่างรูปแบบนิติบุคคลต่าง ๆ การตัดสินใจนั้นควรทำก่อนถึงกำหนดยื่น การเลือกสถานะ S corporation อาจส่งผลต่อวิธีจ่ายค่าตอบแทนให้เจ้าของ การเก็บภาษีกำไร และวิธีปฏิบัติตามข้อกำหนดในอนาคต

ต้องยื่นแบบฟอร์ม 2553 เมื่อใด

เรื่องเวลาเป็นสิ่งสำคัญ IRS ระบุว่าแบบฟอร์ม 2553 ต้องยื่น:

• ไม่เกิน 2 เดือน 15 วันหลังจากเริ่มต้นปีภาษีที่ต้องการให้การเลือกมีผล หรือ
• ได้ทุกเวลาระหว่างปีภาษีก่อนหน้าปีภาษีที่ต้องการให้การเลือกมีผล

สำหรับบริษัทใหม่ วันที่มีผลมักเป็นวันแรกที่ธุรกิจต้องการให้สถานะ S corporation เริ่มต้น หากธุรกิจกำลังเลือกสถานะสำหรับปีภาษีแรก วันที่มีผลโดยทั่วไปคือวันแรกสุดระหว่างวันที่บริษัทมีผู้ถือหุ้นครั้งแรก มีทรัพย์สินครั้งแรก หรือเริ่มดำเนินธุรกิจ

สำหรับบริษัทที่มีอยู่แล้ว สามารถวางแผนการเลือกก่อนปีภาษีที่การเลือกจะมีผลได้ ความยืดหยุ่นนี้ช่วยลดโอกาสพลาดกำหนดเวลา แต่ต้องติดตามวันที่ยื่นอย่างรอบคอบเท่านั้น

ตัวอย่าง

หากบริษัทที่ใช้รอบปีปฏิทินต้องการให้มีสถานะ S corporation ตั้งแต่วันที่ 1 มกราคม ช่วงเวลายื่นโดยทั่วไปจะเปิดตั้งแต่วันแรกของปีภาษีก่อนหน้าไปจนถึงวันที่ 15 มีนาคมของปีที่เลือกสถานะ โดยสมมติว่าไม่มีข้อเท็จจริงพิเศษใดเปลี่ยนกำหนดเวลา

สิ่งที่ต้องเตรียมก่อนยื่น

การยื่นแบบฟอร์ม 2553 ให้เรียบร้อยต้องอาศัยการเตรียมข้อมูล ก่อนส่งควรรวบรวมข้อมูลต่อไปนี้:

• ชื่อนิติบุคคลตามกฎหมายและหมายเลข EIN ของธุรกิจ
• ที่อยู่ธุรกิจและข้อมูลติดต่อ
• วันที่มีผลของการเลือกสถานะที่ต้องการ
• การเลือกรอบปีภาษี หากมี
• ชื่อ ที่อยู่ และข้อมูลหมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้ถือหุ้นทุกคน
• ลายเซ็นยินยอมของผู้ถือหุ้น หากจำเป็น
• คำชี้แจงเพิ่มเติมสำหรับการขอผ่อนผันกรณียื่นล่าช้า หากยื่นหลังพ้นกำหนด

ความถูกต้องมีความสำคัญ หมายเลข EIN ที่หายไป วันที่มีผลที่ไม่ถูกต้อง หรือข้อมูลผู้ถือหุ้นที่ไม่ครบถ้วน อาจทำให้การประมวลผลล่าช้าหรือถูกปฏิเสธได้

วิธีกรอกแบบฟอร์ม 2553

รูปแบบของแบบฟอร์มอาจเปลี่ยนแปลงได้ตามเวลา แต่แนวคิดในการยื่นยังคงเหมือนเดิม แบบฟอร์มจะขอข้อมูลระบุตัวตน วันที่มีผลของการเลือกสถานะ ข้อมูลรอบปีภาษี และความยินยอมของผู้ถือหุ้น

1. กรอกข้อมูลธุรกิจ

ระบุชื่อนิติบุคคลตามกฎหมาย ที่อยู่ และ EIN ให้ตรงกับข้อมูลที่ IRS มีอยู่ในระบบ ชื่อธุรกิจควรตรงกับเอกสารการจัดตั้งของนิติบุคคล

2. เลือกวันที่มีผล

วันที่มีผลเป็นการแจ้ง IRS ว่าสถานะ S corporation ควรเริ่มต้นเมื่อใด วันที่นี้ต้องสอดคล้องกับช่วงเวลายื่นและรอบปีภาษีที่ธุรกิจตั้งใจใช้

3. เลือกรอบปีภาษี

S corporation ส่วนใหญ่ใช้รอบปีปฏิทิน แต่บางธุรกิจอาจต้องใช้รอบปีภาษีอื่นหรือทำการเลือกพิเศษ หากเกี่ยวข้องกับรอบปีที่ไม่มาตรฐาน ควรอ่านคำแนะนำของ IRS อย่างละเอียดก่อนยื่น

4. ระบุผู้ถือหุ้นทั้งหมด

IRS กำหนดให้มีความยินยอมจากผู้ถือหุ้น ผู้ถือหุ้นหรืออดีตผู้ถือหุ้นที่ต้องยินยอมจะต้องถูกระบุไว้ในส่วนความยินยอมของผู้ถือหุ้น หากหุ้นถือโดย nominee ผู้ปกครอง ผู้ดูแลทรัพย์สิน หรือผู้แทนบางประเภท ผู้ถือผลประโยชน์แท้อาจต้องถูกระบุแทน

5. เก็บลายเซ็น

แบบฟอร์มต้องลงนามและลงวันที่โดยเจ้าหน้าที่บริษัทที่มีอำนาจ เช่น president, vice president, treasurer, assistant treasurer, chief accounting officer หรือเจ้าหน้าที่ที่ได้รับอำนาจอื่น ๆ

แบบฟอร์มที่ไม่มีลายเซ็นยังไม่ถือว่าเป็นการยื่นที่สมบูรณ์

ต้องยื่นแบบฟอร์ม 2553 ที่ไหน

IRS ใช้ที่อยู่สำหรับยื่นหรือหมายเลขแฟกซ์ที่ต่างกันตามที่ตั้งหลักของธุรกิจ คำแนะนำปัจจุบันของ IRS จะบอกช่องทางที่ถูกต้องตามศูนย์บริการที่เกี่ยวข้อง

ในหลายกรณี IRS อนุญาตให้ส่งคำร้องเลือกสถานะฉบับจริงทางไปรษณีย์หรือแฟกซ์ได้ หากส่งแฟกซ์ ควรเก็บต้นฉบับไว้ในบันทึกของธุรกิจ หากใช้บริการขนส่งเอกชน ควรตรวจสอบที่อยู่สำหรับส่งที่ IRS อนุมัติสำหรับบริการนั้น

เนื่องจากสถานที่ยื่นอาจเปลี่ยนแปลงได้ ควรตรวจสอบคำแนะนำปัจจุบันของ IRS ทุกครั้งก่อนส่งแบบฟอร์ม

หลังยื่นแล้วจะเกิดอะไรขึ้น

หลังจาก IRS ได้รับแบบฟอร์ม 2553 จะตรวจสอบว่าธุรกิจมีคุณสมบัติหรือไม่ และการยื่นนั้นทันเวลาหรือครบถ้วนหรือไม่

หากการเลือกสถานะได้รับการยอมรับ สถานะ S corporation โดยทั่วไปจะมีผลตามวันที่ร้องขอ ตั้งแต่นั้นเป็นต้นไป บริษัทควรปฏิบัติตามกฎการรายงานภาษีของ S corporation รวมถึงการยื่นแบบฟอร์ม 1120-S และออก Schedule K-1 ให้แก่ผู้ถือหุ้น

หาก IRS พบปัญหา อาจขอให้แก้ไขหรือส่งข้อมูลเพิ่มเติม ธุรกิจควรเก็บสำเนาแบบฟอร์มที่ยื่น หลักฐานการส่งทางไปรษณีย์หรือแฟกซ์ และจดหมายโต้ตอบใด ๆ จาก IRS ไว้ในเอกสารถาวร

การยื่นแบบฟอร์ม 2553 ล่าช้า

การพลาดกำหนดเวลาไม่ได้หมายความว่าการเลือกสถานะจะสูญหายเสมอไป IRS มีการผ่อนผันสำหรับการเลือกสถานะล่าช้าบางกรณีภายใต้ Rev. Proc. 2013-30 แต่ธุรกิจต้องเข้าเกณฑ์

โดยทั่วไป การเลือกสถานะล่าช้าอาจมีสิทธิ์หาก:

• ธุรกิจตั้งใจจะเป็น S corporation ภายในวันที่มีผลที่ร้องขอ
• เหตุผลเดียวที่ไม่เข้าเกณฑ์คือยังไม่ได้ยื่นแบบฟอร์ม 2553 ภายในเวลา
• ธุรกิจมีเหตุอันสมควรสำหรับความล่าช้าและดำเนินการอย่างรอบคอบเมื่อค้นพบข้อผิดพลาด
• ยื่นแบบฟอร์มภายใน 3 ปี 75 วันนับจากวันที่มีผลที่ร้องขอ
• ผู้ถือหุ้นที่ได้รับผลกระทบทั้งหมดสามารถแสดงได้ว่าพวกเขารายงานรายได้อย่างสอดคล้องกับการปฏิบัติตามสถานะ S corporation

สำหรับการยื่นล่าช้าบางกรณี IRS อนุญาตให้แนบแบบฟอร์มกับแบบฟอร์ม 1120-S พร้อมระบุหมายเหตุที่เหมาะสมในส่วนขอบ ในสถานการณ์อื่น แบบฟอร์มจะยื่นแยกต่างหากพร้อมคำชี้แจงเหตุอันสมควร

หากไม่เข้าเกณฑ์การผ่อนผันสำหรับการยื่นล่าช้า บริษัทอาจต้องขอการผ่อนผันผ่าน private letter ruling ซึ่งมีความซับซ้อนและมีค่าใช้จ่ายสูงกว่ามาก

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยที่ควรหลีกเลี่ยง

แบบฟอร์ม 2553 เข้าใจง่ายในหลักการ แต่การยื่นมักผิดพลาดด้วยเหตุที่หลีกเลี่ยงได้

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อย ได้แก่:

• ยื่นไม่ทันกำหนดเวลา
• ใช้วันที่มีผลผิด
• ลืมลายเซ็นหรือความยินยอมของผู้ถือหุ้น
• ระบุ EIN หรือชื่อธุรกิจไม่ถูกต้อง
• ไม่เก็บหลักฐานการส่งทางไปรษณีย์หรือแฟกซ์
• ไม่คำนึงถึงข้อกำหนดด้านภาษีของรัฐหลังจากการเลือกสถานะระดับรัฐบาลกลาง

การเลือกสถานะ S corporation ของรัฐบาลกลางไม่ได้แก้ปัญหาภาษีของแต่ละรัฐทั้งหมดโดยอัตโนมัติ บางรัฐอาจกำหนดให้ยื่นแบบฟอร์มหรือแจ้งเพิ่มเติม ดังนั้นควรตรวจสอบการยื่นนี้ในบริบทของรัฐที่ธุรกิจดำเนินงานอยู่

รายการตรวจสอบการเลือกสถานะ S corporation

ก่อนยื่น ให้ยืนยันสิ่งต่อไปนี้:

• นิติบุคคลเข้าเกณฑ์ S corporation
• วันที่มีผลอยู่ภายในช่วงกำหนดของ IRS
• ข้อมูลผู้ถือหุ้นครบถ้วน
• มีความยินยอมและลายเซ็นที่จำเป็นครบ
• ตรวจสอบที่อยู่หรือหมายเลขแฟกซ์ของ IRS ที่เป็นปัจจุบันแล้ว
• เก็บสำเนาแบบฟอร์มที่ส่งไว้ในบันทึกของบริษัท

รายการตรวจสอบสั้น ๆ สามารถช่วยป้องกันความล่าช้าที่ยืดเยื้อได้

Zenind ช่วยได้อย่างไร

หากคุณยังอยู่ในขั้นตอนตั้งธุรกิจที่จะยื่นแบบฟอร์ม 2553 Zenind สามารถช่วยวางรากฐานที่เหมาะสมได้ ซึ่งรวมถึงการจัดตั้งบริษัท การจัดระบบขั้นตอนการปฏิบัติตามข้อกำหนด และการทำให้กำหนดเวลาสำคัญมองเห็นได้ชัดเจน

สำหรับผู้ก่อตั้งที่ต้องการเปลี่ยนผ่านจากการจัดตั้งไปสู่การเลือกสถานะภาษีอย่างราบรื่น การสนับสนุนในลักษณะนี้สามารถลดความผิดพลาดในการยื่นและความคลาดเคลื่อนด้านการบริหารจัดการได้ เมื่อโครงสร้างนิติบุคคล ความเป็นเจ้าของ และจังหวะเวลาของการเลือกสถานะล้วนมีความสำคัญ การมีขั้นตอนการปฏิบัติตามที่ชัดเจนมักเป็นตัวแปรที่ทำให้การยื่นเป็นไปอย่างราบรื่นแทนที่จะต้องแก้ไขในภายหลัง

สรุปท้ายสุด

การยื่นแบบฟอร์ม IRS 2553 เป็นหนึ่งในขั้นตอนภาษีที่สำคัญที่สุดสำหรับธุรกิจขนาดเล็กที่ต้องการสถานะ S corporation ตัวแบบฟอร์มเองไม่ได้ซับซ้อนมาก แต่กำหนดเวลา กฎคุณสมบัติ ความยินยอมของผู้ถือหุ้น และรายละเอียดการยื่นทั้งหมดล้วนมีความสำคัญ

หากคุณเตรียมตัวล่วงหน้า ตรวจสอบคำแนะนำล่าสุดของ IRS และจัดระเบียบเอกสารผู้ถือหุ้นให้เรียบร้อย คุณจะสามารถยื่นได้อย่างมั่นใจและหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดที่พบบ่อยได้