الخصومات الضريبية للشركات ذات المسؤولية المحدودة والشركات: 12 طريقة قانونية لخفض ضرائب الأعمال

                        # الخصومات الضريبية للشركات ذات المسؤولية المحدودة والشركات: 12 طريقة قانونية لخفض ضرائب الأعمال

إن اختيار الكيان المناسب هو مجرد البداية. أما التوفير الضريبي الحقيقي فيأتي من مواءمة هيكل شركتك، ومسك الدفاتر، وقواعد السداد مع متطلبات مصلحة الضرائب الأمريكية. فالإعداد المنظم يسهل المطالبة بالخصومات المشروعة، وتجنب المصروفات غير المسموح بها، وإثبات موقفك إذا طلبت مصلحة الضرائب أي مستندات داعمة.

إذا كنت تؤسس شركة جديدة، يمكن أن تساعدك Zenind في إنشاء شركة ذات مسؤولية محدودة أو شركة مساهمة بحيث تبدأ سجلاتك الضريبية بشكل سليم منذ اليوم الأول.

كيف تُفرض الضرائب على الشركات ذات المسؤولية المحدودة والشركات

قبل التفكير في الخصومات، يجب أن تفهم كيف تنظر مصلحة الضرائب إلى النشاط التجاري نفسه. يعتمد المعاملة الضريبية الافتراضية للشركة ذات المسؤولية المحدودة على عدد المالكين، ويؤثر هذا التصنيف في الإقرار الذي تقدمه والخصومات المتاحة على مستوى الكيان.

نوع الكيان	المعاملة الضريبية الفيدرالية الافتراضية	الإقرار الشائع
شركة ذات مسؤولية محدودة بمالك واحد	كيان متجاهل ضريبيا	الجدول C أو الجدول E أو جدول آخر في إقرار المالك، بحسب النشاط
شركة ذات مسؤولية محدودة متعددة الأعضاء	شراكة	النموذج 1065
شركة ذات مسؤولية محدودة تختار صفة شركة C	شركة	النموذج 1120
شركة أو كيان مؤهل يختار صفة شركة S	شركة S	النموذج 1120-S

يُعامل الكيان ذو المالك الواحد عموما ككيان متجاهل ضريبيا لأغراض ضريبة الدخل الفيدرالية ما لم يختَر المعاملة كشركة. أما الشركة ذات المسؤولية المحدودة متعددة الأعضاء فتُعامل عموما كشراكة ما لم تختَر المعاملة كشركة. ويمكن أيضا لنشاط تجاري مؤهل أن يختار صفة شركة S عبر تقديم النموذج 2553.

ويهم ذلك لأن التصنيف الضريبي الخاطئ قد يجعل المطالبة بخصم مشروع أكثر صعوبة، أو قد يؤدي إلى فرض الضريبة على الدخل بطريقة أقل كفاءة مما يلزم.

1. اختر التصنيف الضريبي المناسب للكيان مبكرا

بالنسبة إلى كثير من أصحاب الأعمال، فإن أكبر فرق ضريبي لا يكون في فئة مصروف معينة، بل في اختيار الكيان نفسه.

يمكن للشركة ذات المسؤولية المحدودة أن تبقى كيانا تمريريا، أو أن تختار المعاملة كشركة C عبر النموذج 8832، أو أن تختار صفة شركة S إذا كانت مؤهلة عبر النموذج 2553. ويعتمد الخيار الصحيح على مستوى الأرباح، وتعويض المالك، وخطط النمو، وما إذا كان النشاط يتوقع الاحتفاظ بالأرباح.

بعض النقاط العملية:

• قد يكون الهيكل التمريري بسيطا ومرنا، لكن المالكين النشطين قد يكون عليهم ضريبة عمل حر على أرباح النشاط، وذلك وفقا للقواعد الخاصة بذلك النوع من الكيان.
• قد تقلل شركة S من التعرض لضريبة العمل الحر على التوزيعات، لكن ذلك لا ينجح إلا إذا تمت مراعاة الرواتب والتعويض المعقول بشكل صحيح.
• تدفع شركة C حاليا ضريبة دخل اتحادية بمعدل ثابت قدره 21% على الدخل الخاضع للضريبة، لكن توزيعات الأرباح على المالكين قد تخلق طبقة ضريبية ثانية.

أفضل هيكل هو الذي يناسب الصورة الكاملة، وليس مجرد خصم واحد.

2. اخصم المصروفات التشغيلية العادية والضرورية

تسمح مصلحة الضرائب بخصم المصروفات العادية والضرورية المدفوعة أو المستحقة اللازمة لإدارة تجارة أو نشاط تجاري. وهذه القاعدة العامة هي الأساس لمعظم الخصومات التجارية.

غالبا ما تشمل المصروفات التشغيلية القابلة للخصم ما يلي:

• إيجار المكتب أو تكاليف مساحة العمل
• رسوم معالجة الرواتب
• خدمات المحاسبة ومسك الدفاتر
• الرسوم القانونية ورسوم صيانة الكيان
• اشتراكات البرامج والخدمات السحابية
• الإنترنت والهاتف المستخدمان للأعمال
• التسويق والإعلان
• تكاليف الشحن والبريد والتسليم
• اللوازم المكتبية والمعدات الصغيرة
• أقساط التأمين التجاري
• رسوم البنك ورسوم معالجة المدفوعات

المفتاح هو فصل الجزء التجاري عن أي استخدام شخصي. فإذا كان المصروف جزئيا شخصيا، فلا يكون قابلا للخصم عادة إلا في الجزء المتعلق بالأعمال.

3. استخدم خطة سداد مسؤولة للتعويضات

إذا كانت شركتك تدفع مصروفات المالكين أو الموظفين، فقد تحول الخطة المسؤولة الإنفاق غير المنظم إلى خصومات واضحة.

وفق خطة مسؤولة مصممة بشكل صحيح، لا تُعامل التعويضات عن المصروفات التجارية المثبتة عادة كأجور. وقد يكون ذلك مفيدا بشكل خاص في:

• تعويضات الأميال
• تكاليف السفر
• تعويضات العمل من المنزل
• اللوازم المشتراة من المال الشخصي
• الإنترنت والهاتف والمعدات المستخدمة للأعمال

ولكي تبقى الخطة المسؤولة سليمة، يجب على النشاط التجاري أن يطلب إثبات المصروف، وأن يؤكد الغرض التجاري، وأن يطلب إعادة أي دفعة مقدمة زائدة.

تعد هذه واحدة من أكثر الأدوات الضريبية العملية المتاحة للشركات لأنها تدعم الخصومات مع إبقاء تقارير الرواتب أكثر نظافة.

4. اخصم مكتب المنزل بالطريقة الصحيحة

قد يكون مكتب المنزل قابلا للخصم، لكن فقط إذا استوفى متطلبات مصلحة الضرائب.

بوجه عام، يجب أن تكون المساحة مستخدمة حصريا وبانتظام للأعمال. أما طاولة المطبخ أو غرفة الضيوف أو مساحة العمل العرضية فعادة لا تُعد مؤهلة. بينما قد تكون الغرفة المنفصلة المستخدمة للأعمال فقط مؤهلة.

هناك طريقتان شائعتان:

• الطريقة العادية: تخصيص المصروفات الفعلية للمنزل مثل الإيجار، وفوائد الرهن العقاري، والتأمين، والمرافق، والإصلاحات، والاستهلاك وفقا للاستخدام التجاري.
• الطريقة المبسطة: استخدام الخيار المبسط لدى مصلحة الضرائب، والذي يسمح عموما بـ 5 دولارات لكل قدم مربعة حتى 300 قدم مربعة.

الطريقة المبسطة أسهل، لكنها لا تسمح باستهلاك ذلك الجزء من المنزل ولا تؤدي إلى استرداد الاستهلاك لاحقا.

قيد مهم: الموظفون عموما لا يمكنهم خصم مصروفات مكتب المنزل غير المعوضة في إقرارهم الشخصي بموجب القانون الحالي. أما بالنسبة إلى المالكين-الموظفين، فغالبا ما يكون النهج الأفضل هو استخدام هيكل الكيان الصحيح، وعند الاقتضاء، خطة مسؤولة.

5. تتبع تكاليف المركبات والسفر والوجبات بشكل منفصل

تُعد تكاليف المركبات والسفر والوجبات من الخصومات الشائعة، لكنها أيضا من أكثر بنود التدقيق شيوعا لأن الناس يخلطون بين الإنفاق التجاري والشخصي.

بالنسبة إلى المركبات، يمكن للنشاط التجاري عادة أن يخصم إما:

• معدل الأميال القياسي، إذا كان مؤهلا، أو
• المصروفات الفعلية مثل الوقود والإصلاحات والتأمين والاستهلاك وأقساط الإيجار ورسوم التسجيل، موزعة حسب الاستخدام التجاري

أما السفر، فيجب أن تكون المصروفات عموما عادية وضرورية ومتكبدة أثناء الابتعاد عن المنزل لأغراض العمل.

أما الوجبات، فالقاعدة العامة أكثر تقييدا. فالوجبات التجارية تكون عادة قابلة للخصم بنسبة 50% عندما يكون دافع الضريبة أو الموظف حاضرا، ولا تكون الوجبة فاخرة أو باهظة، ولها غرض تجاري صحيح. أما مصروفات الترفيه، فعادة لا تكون قابلة للخصم.

السجلات الجيدة مهمة هنا. احتفظ بما يلي:

• التاريخ والمكان
• الغرض التجاري
• الأشخاص الحاضرون
• سجل الأميال أو تفاصيل الرحلة
• الإيصالات المفصلة

كلما كانت الوثائق أوضح، كان من الأسهل دعم الخصم.

6. راقب خيارات الاستهلاك والخصم الفوري

يمكن للعديد من الأنشطة التجارية استرداد تكلفة المعدات والبرامج والأثاث وبعض التحسينات بسرعة أكبر من خصم التكلفة دفعة واحدة على مدى سنوات عديدة.

وبحسب الأصل والقواعد الضريبية الحالية، قد تتمكن الشركة من استخدام:

• خصم المادة 179
• الاستهلاك الإضافي
• الاستهلاك العادي وفق MACRS

يتغير هذا المجال كثيرا ويعتمد على نسبة الاستخدام التجاري، ونوع الأصل، والحدود السنوية. وقد تكون عملية شراء تبدو كشراء مكتبي بسيط ذات نتيجة ضريبية مختلفة تماما بحسب ما إذا كانت تُعامل كمصروف حالي أو أصل قابل للاستهلاك أو أصل مختلط الاستخدام.

قاعدة عملية: قبل شراء معدات كبيرة، تأكد من كيفية تسجيلها وما إذا كان النشاط التجاري يستطيع فعلا الاستفادة من الخصم في سنة الشراء.

7. اخصم تكاليف التأسيس والتنظيم بالطريقة الصحيحة

لا يجب أن تكون مرحلة التأسيس تكلفة ضائعة بالكامل.

يمكن خصم بعض تكاليف بدء النشاط والتنظيم أو إطفاؤها، وذلك وفقا لحدود مصلحة الضرائب ونوع المصروف. وقد تشمل هذه التكاليف رسوما قانونية معينة، ورسوم التسجيل لدى الولاية، والمحاسبة الخاصة بالإعداد، والتكاليف المتكبدة قبل بدء النشاط الفعلي.

والتمييز المهم يكون بين:

• تكاليف بدء النشاط أو التنظيم التي قد تكون قابلة للخصم أو الإطفاء، و
• النفقات الرأسمالية التي يجب التعامل معها بطريقة مختلفة

يجب على الأنشطة التجارية إبقاء تكاليف ما قبل الافتتاح منفصلة عن المصروفات التشغيلية اليومية. فهذا يجعل تطبيق المعاملة الصحيحة لاحقا أسهل، ويمنع خلط مصروفات التأسيس مع الخصومات العادية عن طريق الخطأ.

8. لا تهمل التأمين والرسوم والاشتراكات والأتعاب المهنية

غالبا ما يغفل أصحاب الأعمال عن المصروفات المتكررة الصغيرة لأنها تبدو روتينية. لكنها مع مرور العام تتراكم.

تشمل الخصومات الشائعة في هذه الفئة:

• التأمين العام ضد المسؤولية
• تأمين المسؤولية المهنية
• تأمين تعويضات العمال
• تأمين الأمن السيبراني
• تأمين ممتلكات الأعمال
• المبالغ المحتفظ بها للمستشارين القانونيين وأتعاب إعداد الضرائب للأعمال
• برامج مسك الدفاتر والرواتب
• رسوم الوكيل المسجل
• المنشورات والاشتراكات المتخصصة
• رسوم الجمعيات المهنية عندما تكون متعلقة بالأعمال

ولا يزال المبدأ نفسه قائما: يجب أن يكون المصروف مرتبطا بالنشاط التجاري، لا بالاستخدام الشخصي.

9. استخدم خطط التقاعد لتقليل الدخل الخاضع للضريبة

لا تساعد خطط التقاعد المالكين على الادخار للمستقبل فحسب، بل يمكنها أيضا أن تخلق خصومات تجارية مهمة.

وبحسب نوع الخطة، قد تكون مساهمات صاحب العمل قابلة للخصم وقد تقلل تأجيلات الموظف من الدخل الخاضع للضريبة حاليا. وتشمل الخيارات الشائعة:

• SEP IRA
• SIMPLE IRA
• Solo 401(k)
• 401(k) تقليدي للفرق الأكبر

يعتمد أفضل خيار على التدفق النقدي، وعدد الموظفين، والمبلغ الذي يريد المالك المساهمة به. وبالنسبة إلى بعض الشركات، تعد خطة التقاعد من أكثر الطرق فعالية لتحويل الأرباح إلى منفعة معفاة ضريبيا بدلا من أن تكون دخلا خاضعا للضريبة بالكامل.

10. تعامل مع تعويضات المالكين والمزايا الصحية بحذر

هذه منطقة يختلف فيها نوع الكيان كثيرا.

في شركة C، تُنظم التعويضات والمزايا عادة عبر الرواتب وقواعد مزايا الموظفين. أما في شركة S، فعلى المساهمين-الموظفين عادة الحصول على تعويض معقول عبر الرواتب قبل أخذ توزيعات الأرباح الإضافية.

وهذا يعني أن النشاط التجاري لا ينبغي أن يفترض أن كل مدفوعات المالك تُعامل بالطريقة نفسها. فقد تؤدي التأمينات الصحية والمزايا العينية والتعويضات وضرائب الرواتب إلى نتائج مختلفة بحسب الكيان ودور المالك.

إذا دفعت الشركة المزايا بالطريقة الخاطئة، فقد تخسر خصومات أو تخلق تعويضا خاضعا للضريبة لم يكن مقصودا.

11. لا تتجاهل قواعد هدايا الأعمال والإنفاق الموجه للعملاء

قد تكون هدايا العملاء والضيافة قابلة للخصم، لكن القواعد أضيق مما يتوقعه كثير من المالكين.

وفقا لتوجيهات مصلحة الضرائب، تكون هدايا الأعمال محدودة عموما بـ 25 دولارا للشخص الواحد في السنة، مع بعض الاستثناءات للتكاليف العرضية مثل الشحن أو النقش التي لا تضيف قيمة كبيرة. أما البنود التي تبدو كترفيه فعادة تُعامل كتسلية وليست كهدايا، والترفيه عموما غير قابل للخصم.

إذا اشتريت وجبات أثناء اجتماعات العملاء، فافصل هذه التكاليف عن الترفيه متى أمكن واحتفظ بالفاتورة مفصلة. وكلما أظهرت الإيصال بوضوح أنه مصروف وجبة، كان الدفاع عنه أسهل.

12. احتفظ بالسجلات كما لو أنك تتوقع سؤالا لاحقا

السجلات الجيدة ليست ترفا محاسبيا. إنها الفرق بين خصم مدعوم وخصم قد يُرفض.

على الأقل، احتفظ بما يلي:

• كشوف الحسابات المصرفية وبطاقات الائتمان الخاصة بالأعمال
• الإيصالات المفصلة
• سجلات الأميال
• الفواتير والعقود
• سجلات الرواتب
• نسخ من الانتخابات الضريبية والإقرارات المقدمة
• محاضر مجلس الإدارة أو الموافقات المكتوبة للشركات
• مستندات السداد ضمن الخطط المسؤولة

الإقرار نفسه ليس سوى جزء من القصة. أما السجلات الداعمة فهي ما يجعل الخصم قابلا للاستمرار.

أخطاء شائعة تمحو التوفير الضريبي

تؤدي بعض الأخطاء المتكررة إلى فقدان أصحاب الأعمال للخصومات أو إلى جذب مشكلات لدى مصلحة الضرائب:

• خلط المصروفات الشخصية والتجارية في الحساب نفسه
• وصف الترفيه على أنه مصروف وجبة
• المطالبة بخصم مكتب المنزل من دون استخدام حصري للأعمال
• نسيان توثيق الأميال أو الغرض من السفر
• اختيار صفة شركة S أو شركة C من دون تخطيط للرواتب
• عدم فصل التعويضات عن الأجور
• عدم مطابقة المصروف مع الإقرار الضريبي الصحيح

إذا كانت محاسبتك ضعيفة، فغالبا سيكون إقرارك الضريبي أضعف أيضا.

لماذا يهم التأسيس والامتثال

تعمل الاستراتيجية الضريبية بشكل أفضل عندما يكون النشاط التجاري مؤسسا بشكل صحيح ويحافظ على وضع جيد. وهنا يمكن لخدمة التأسيس أن تساعد. توفر Zenind لأصحاب الأعمال بداية أنظف من خلال مساعدتهم على تأسيس شركة ذات مسؤولية محدودة أو شركة والحفاظ على التنظيم فيما يتعلق بالإقرارات ومهام الامتثال التي تدعم البنية الضريبية.

هذا لا يغني عن مستشار ضريبي، لكنه يقلل الفوضى التي غالبا ما تتسبب في فقدان المالكين للخصومات أو تقديم الإقرار بالطريقة الخاطئة.

مراجع مفيدة من مصلحة الضرائب

• حول النموذج 8832، اختيار تصنيف الكيان
• حول النموذج 2553، اختيار شركة صغيرة
• تقديم الشركة ذات المسؤولية المحدودة كشركة أو شراكة
• المنشور 463، مصروفات السفر والهدايا والسيارة
• المنشور 587، الاستخدام التجاري للمنزل
• المنشور 542، الشركات
• المنشور 583، بدء نشاط تجاري والاحتفاظ بالسجلات
• الائتمانات والخصومات الخاصة بالأعمال

عادة ما تأتي أكبر المكاسب الضريبية من ثلاثة أمور: الكيان الصحيح، والسجلات النظيفة، وتتبع المصروفات بانضباط. إذا أتقنت هذه العناصر، تصبح الخصومات أسهل في المطالبة والدفاع عنها.