LLC-yhtiöiden ja osakeyhtiöiden verovähennykset: 12 laillista tapaa pienentää yritysveroja

Oikean yritysmuodon valitseminen on vasta lähtökohta. Varsinaiset verosäästöt syntyvät siitä, että rakenne, kirjanpito ja korvauskäytännöt sovitetaan IRS:n vaatimuksiin. Siisti kokonaisuus helpottaa oikeutettujen vähennysten tekemistä, estää hylättyjä kuluja ja auttaa osoittamaan oikeutesi, jos IRS joskus pyytää selvityksiä.

Jos olet perustamassa uutta yhtiötä, Zenind voi auttaa sinua saamaan LLC-yhtiön tai osakeyhtiön kuntoon, jotta verotietosi alkavat puhtaalta pöydältä heti ensimmäisestä päivästä.

Miten LLC-yhtiöitä ja osakeyhtiöitä verotetaan

Ennen kuin mietit vähennyksiä, sinun täytyy ymmärtää, miten IRS näkee yrityksen itse. LLC-yhtiön oletusarvoinen verokohtelu riippuu omistajien määrästä, ja tämä luokittelu vaikuttaa siihen, minkä veroilmoituksen annat ja mitkä vähennykset ovat saatavilla yhtiötasolla.

Yritysmuoto	Oletusarvoinen liittovaltion verokohtelu	Yleinen veroilmoitus
Yhden omistajan LLC	Sivuutettu yhteisö	Schedule C, Schedule E tai muu omistajan ilmoituksen liite toiminnan mukaan
Monen omistajan LLC	Kumppanuus	Form 1065
LLC, joka on valinnut C corporation -aseman	Corporation	Form 1120
Corporation tai siihen oikeutettu yhteisö, joka on valinnut S corporation -aseman	S corporation	Form 1120-S

Yhden omistajan LLC:tä kohdellaan yleensä liittovaltion tuloverotuksessa sivuutettuna yhteisönä, ellei se valitse yhtiöverotusta. Monen omistajan LLC:tä kohdellaan yleensä kumppanuutena, ellei se valitse yhtiöverotusta. Kelpoisuusehdot täyttävä yritys voi myös valita S corporation -aseman jättämällä Form 2553 -lomakkeen.

Tämä on tärkeää, koska väärä veroluokitus voi tehdä laillisesta vähennyksestä vaikeammin hyväksyttävän tai johtaa siihen, että tulot verotetaan vähemmän tehokkaasti kuin olisi tarpeen.

1. Valitse oikea verotuksellinen yritysmuoto ajoissa

Monille yrittäjille suurin veroero ei synny yksittäisestä kululuokasta. Se syntyy itse yritysverovalinnasta.

LLC voi pysyä läpivirtaavana yhteisönä, valita C corporation -verotuksen Form 8832 -lomakkeella tai, jos se täyttää ehdot, valita S corporation -aseman Form 2553 -lomakkeella. Oikea valinta riippuu tulostasosta, omistajan palkitsemisesta, kasvusuunnitelmista ja siitä, aikooko yritys jättää voittoja yritykseen.

Muutama käytännön huomio:

• Läpivirtaava rakenne voi olla yksinkertainen ja joustava, mutta aktiiviset omistajat voivat olla velvollisia maksamaan self-employment tax -veroa liiketoiminnan tuloista, kyseisen yritysmuodon sääntöjen mukaisesti.
• S corporation voi vähentää self-employment tax -altistusta jakautumien osalta, mutta vain jos palkanlaskenta ja kohtuullinen palkka hoidetaan oikein.
• C corporation maksaa tällä hetkellä liittovaltion tuloveroa kiinteällä 21 prosentin verokannalla verotettavasta tulosta, mutta omistajille maksettavat osingot voivat aiheuttaa toisen verotustason.

Paras rakenne on se, joka sopii kokonaisuuteen, ei vain yhteen vähennykseen.

2. Vähennä tavanomaiset ja tarpeelliset liiketoiminnan kulut

IRS sallii vähennyksen tavanomaisista ja tarpeellisista menoista, jotka on maksettu tai syntynyt liiketoiminnan harjoittamista varten. Tämä laaja sääntö on lähes kaikkien yritysvähennysten perusta.

Yleisiä vähennyskelpoisia liiketoiminnan kuluja ovat usein esimerkiksi:

• Toimistovuokra tai työtilakulut
• Palkanlaskennan käsittelykulut
• Kirjanpito- ja taloushallintopalvelut
• Lakipalvelut ja yhtiön ylläpitomaksut
• Ohjelmisto- ja SaaS-tilaukset
• Liiketoiminnassa käytetty internet ja puhelin
• Markkinointi ja mainonta
• Toimitus-, posti- ja lähetyskulut
• Toimistotarvikkeet ja pienet laitteet
• Yritysvakuutusten maksut
• Pankkikulut ja maksunvälityspalkkiot

Avain on erottaa liiketoiminnan osuus kaikesta henkilökohtaisesta käytöstä. Jos kulu on osittain henkilökohtainen, vain liiketoimintaan liittyvä osuus on yleensä vähennyskelpoinen.

3. Käytä accountable plan -järjestelyä korvauksiin

Jos yhtiö maksaa omistajan tai työntekijän kuluja, accountable plan voi muuttaa sekavat menot siistiksi vähennyskelpoiseksi kokonaisuudeksi.

Asianmukaisesti rakennetussa accountable plan -järjestelyssä dokumentoidut liiketoiminnan kulukorvaukset eivät yleensä ole palkkaa. Tämä voi olla erityisen hyödyllistä esimerkiksi:

• Ajokilometrikorvauksissa
• Matkakuluissa
• Kotitoimiston korvauksissa
• Omasta taskusta maksetuissa tarvikkeissa
• Liiketoiminnassa käytetyissä internet-, puhelin- ja laitekuluissa

Jotta accountable plan pysyy pätevänä, yrityksen tulisi vaatia todiste kulusta, vahvistaa sen liiketoimintatarkoitus ja vaatia mahdollisen ennakon ylimäärän palauttamista.

Tämä on yksi käytännöllisimmistä verotyökaluista yrityksille, koska se tukee vähennyksiä ja pitää samalla palkkahallinnon siistimpänä.

4. Vähennä kotitoimisto oikein

Kotitoimisto voi olla vähennyskelpoinen, mutta vain jos se täyttää IRS:n vaatimukset.

Yleisesti ottaen tilaa on käytettävä yksinomaan ja säännöllisesti liiketoimintaan. Keittiönpöytä, vierashuone tai satunnainen työskentelypaikka ei yleensä täytä ehtoja. Erillinen huone, jota käytetään vain liiketoimintaan, usein täyttää.

Kaksi yleistä tapaa ovat:

• Todellisten kulujen menetelmä: kohdistetaan oikeat kodin kulut, kuten vuokra, asuntolainan korko, vakuutus, sähkö, korjaukset ja poistot liiketoimintakäytön mukaan.
• Yksinkertaistettu menetelmä: käytetään IRS:n yksinkertaistettua vaihtoehtoa, joka sallii yleensä 5 dollaria neliöjalkaa kohti enintään 300 neliöjalkaan asti.

Yksinkertaistettu menetelmä on helpompi, mutta se ei salli poistojen tekemistä kyseiseltä osalta asuntoa eikä synnytä myöhemmin poistoihin liittyvää takaisinperintää.

Tärkeä rajoitus: työntekijät eivät yleensä voi vähentää korvaamattomia kotitoimistokuluja henkilökohtaisessa veroilmoituksessaan nykyisen lain mukaan. Omistaja-työntekijöille parempi tapa on usein käyttää oikeaa yritysrakennetta ja tarvittaessa accountable plan -järjestelyä.

5. Erottele ajoneuvo-, matka- ja ateriakulut

Ajoneuvo-, matka- ja ateriakulut ovat yleisiä vähennyksiä, mutta ne ovat myös yleisiä tarkastuskohteita, koska henkilökohtaiset ja liiketoiminnalliset menot menevät helposti sekaisin.

Ajoneuvoissa yritys voi yleensä vähentää joko:

• Vakiokilometrikorvauksen, jos siihen on oikeus, tai
• Todelliset kulut, kuten polttoaine, korjaukset, vakuutukset, poistot, leasingsopimuksen maksut ja rekisteröintimaksut, liiketoimintakäytön mukaan kohdistettuina

Matkoissa kulujen on yleensä oltava tavanomaisia, tarpeellisia ja aiheututtava liiketoiminnasta poissa kotoa ollessa.

Aterioissa yleissääntö on rajoitetumpi. Liiketoiminta-ateriat ovat yleensä 50-prosenttisesti vähennyskelpoisia, kun verovelvollinen tai työntekijä on läsnä, ateria ei ole ylellinen tai pramea ja aterialla on hyväksyttävä liiketoimintatarkoitus. Viihdekulut taas eivät yleensä ole vähennyskelpoisia.

Hyvä dokumentaatio on tärkeää:

• Päivämäärä ja paikka
• Liiketoiminnan tarkoitus
• Läsnä olleet henkilöt
• Ajopäiväkirja tai matkakäynnin tiedot
• Yksityiskohtaiset kuitit

Mitä selkeämmät tositteet, sitä helpompi vähennystä on perustella.

6. Seuraa poisto- ja nopeutetun kulukirjauksen vaihtoehtoja

Monet yritykset voivat kirjata laitteiden, ohjelmistojen, kalusteiden ja tiettyjen parannusten hankintamenon verotuksessa nopeammin kuin jakamalla kulun tasaisesti useille vuosille.

Omaisuuserästä ja kulloinkin voimassa olevista verosäännöistä riippuen yritys voi käyttää esimerkiksi:

• Section 179 -vähennystä
• Bonuspoistoja
• Tavallisia MACRS-poistoja

Tämä alue muuttuu usein ja riippuu liiketoimintakäytön prosentista, omaisuuserän tyypistä ja vuotuisista rajoista. Hinta, joka näyttää tavalliselta toimistohankinnalta, voi saada hyvin erilaisen verokohtelun sen mukaan, käsitelläänkö se juoksevana kuluna, poistettavana omaisuutena vai sekakäyttöisenä omaisuuseränä.

Käytännön sääntö: ennen suurten laitehankintojen tekemistä varmista, miten hankinta kirjataan ja voiko yritys todella käyttää vähennyksen hankintavuonna.

7. Vähennä startup- ja organisointikulut oikein

Perustaminen ei välttämättä ole pelkkä lopullinen menoerä.

Jotkin startup- ja organisointikulut voidaan vähentää tai jaksottaa, IRS:n rajoitusten ja kulun tyypin mukaan. Näihin voi kuulua tiettyjä lakikuluja, osavaltion rekisteröintimaksuja, kirjanpidon aloituskuluja ja kuluja, jotka syntyvät ennen kuin liiketoiminta alkaa varsinaisesti toimia.

Tärkeä ero on seuraava:

• Startup- tai organisointikulut, jotka voivat olla vähennyskelpoisia tai jaksotettavia, ja
• Pääomamenot, joita on käsiteltävä eri tavoin

Yritysten kannattaa pitää esikäynnistyskustannukset erillään päivittäisistä toimintakuluista. Näin oikeaa käsittelyä on myöhemmin helpompi soveltaa eikä perustamiskuluja sekoiteta vahingossa tavanomaisiin vähennyksiin.

8. Älä unohda vakuutuksia, jäsenmaksuja, tilauksia ja ammattikuluja

Yrittäjät unohtavat usein pienemmät toistuvat kulut, koska ne tuntuvat rutiinilta. Vuoden aikana niistä kertyy paljon.

Tähän kategoriaan kuuluvia yleisiä vähennyksiä ovat esimerkiksi:

• Yleinen vastuuvakuutus
• Ammatillinen vastuuvakuutus
• Työntekijöiden tapaturmavakuutus
• Kyberturvavakuutus
• Liikekiinteistövakuutus
• Lakipalveluiden ennakkomaksut ja yrityksen veroilmoituksen laatimismaksut
• Kirjanpito- ja palkanlaskentaohjelmistot
• Rekisteröidyn asiamiehen maksut
• Alan julkaisut ja tilaukset
• Toimialajärjestöjen jäsenmaksut, kun ne liittyvät liiketoimintaan

Sääntö on silti sama: kulun täytyy liittyä liiketoimintaan, ei henkilökohtaiseen käyttöön.

9. Käytä eläkesuunnitelmia verotettavan tulon pienentämiseen

Eläkesuunnitelmat eivät ainoastaan auta omistajia säästämään tulevaisuutta varten. Ne voivat myös luoda merkittäviä yritysvähennyksiä.

Suunnitelman tyypistä riippuen työnantajan maksut voivat olla vähennyskelpoisia ja työntekijän siirrot voivat pienentää nykyistä verotettavaa tuloa. Yleisiä vaihtoehtoja ovat:

• SEP IRA
• SIMPLE IRA
• Solo 401(k)
• Perinteinen 401(k) suuremmille tiimeille

Paras suunnitelma riippuu kassavirrasta, henkilöstömäärästä ja siitä, kuinka paljon omistaja haluaa sijoittaa. Joillekin yrityksille eläkesuunnitelma on yksi tehokkaimmista tavoista muuttaa voitto verotuksellisesti edulliseksi eduksi sen sijaan, että se verotettaisiin kokonaan normaalina tulona.

10. Käsittele omistajan palkka ja terveysetuudet huolellisesti

Tässä kohtaa yritysmuodolla on suuri merkitys.

C corporationissa palkka ja etuudet järjestetään yleensä palkanlaskennan ja työsuhde-etujen sääntöjen kautta. S corporationissa osakas-työntekijöiden on yleensä maksettava itselleen kohtuullinen palkka palkanlaskennan kautta ennen kuin he ottavat muita voitonjakoja.

Tämä tarkoittaa, että yrityksen ei pidä olettaa, että kaikki omistajamaksut käsitellään samalla tavalla. Terveydenhuolto, luontoisedut, korvaukset ja palkan sivukulut voivat kaikki muuttua yritysmuodon ja omistajan roolin mukaan.

Jos yritys maksaa etuuksia väärällä tavalla, se voi menettää vähennyksiä tai luoda verotettavaa palkkaa silloin, kun sitä ei ollut tarkoitus syntyä.

11. Älä sivuuta yrityslahjoja ja asiakassuhteisiin liittyviä menosääntöjä

Asiakaslahjat ja edustuskulut voivat olla vähennyskelpoisia, mutta säännöt ovat paljon kapeammat kuin moni omistaja odottaa.

IRS:n ohjeiden mukaan yrityslahjat ovat yleensä rajoitettuja 25 dollariin henkilöä kohden vuodessa, tietyin poikkeuksin esimerkiksi toimitus- tai kaiverruskuluihin, jotka eivät nosta arvoa olennaisesti. Kulut, jotka näyttävät viihteeltä, käsitellään yleensä viihteenä eikä lahjoina, ja viihdekulut eivät yleensä ole vähennyskelpoisia.

Jos ostat aterioita asiakastapaamisten aikana, erota nämä kulut mahdollisuuksien mukaan viihteestä ja pidä lasku eriteltynä. Mitä selkeämmin kuitti osoittaa aterian kulun, sitä helpompi sitä on puolustaa.

12. Pidä kirjaa kuin odottaisit kysymystä myöhemmin

Hyvä kirjanpito ei ole taloushallinnon ylellisyyttä. Se ratkaisee, onko vähennys tuettu vai hylätty.

Pidä vähintään tallessa:

• Yrityksen pankki- ja luottokorttitapahtumat
• Yksityiskohtaiset kuitit
• Ajopäiväkirjat
• Laskut ja sopimukset
• Palkkatiedot
• Kopiot verovalinnoista ja annetuista veroilmoituksista
• Hallituksen pöytäkirjat tai kirjalliset hyväksynnät corporationeissa
• Accountable plan -järjestelyn mukaiset korvausdokumentit

Veroilmoitus itsessään on vain osa kokonaisuutta. Tukevat tositteet tekevät vähennyksestä kestävän.

Yleiset virheet, jotka syövät verosäästöt

Muutama toistuva virhe saa yrittäjät menettämään vähennyksiä tai altistumaan IRS-ongelmille:

• Henkilökohtaisten ja liiketoiminnan kulujen sekoittaminen samalle tilille
• Viihdekulujen kutsuminen ateriakuluiksi
• Kotitoimistovähennysten hakeminen ilman yksinomaista liiketoimintakäyttöä
• Ajopäiväkirjan tai matkan tarkoituksen dokumentoinnin unohtaminen
• S corp- tai C corp -valinta ilman palkkasuunnittelua
• Korvausten erottamatta jättäminen palkasta
• Kulun kohdistamatta jättäminen oikealle veroilmoitukselle

Jos kirjanpitosi on heikko, myös veroilmoitus on yleensä heikompi.

Miksi perustaminen ja vaatimustenmukaisuus ovat tärkeitä

Verostrategia toimii parhaiten, kun yritys on perustettu oikein ja pidetään hyvässä kunnossa. Tässä perustamispalvelu voi auttaa. Zenind antaa yrittäjille siistimmän lähtökohdan auttamalla LLC:n tai osakeyhtiön perustamisessa sekä pitämällä järjestyksessä ne ilmoitukset ja vaatimustenmukaisuuden tehtävät, jotka tukevat verorakennetta.

Tämä ei korvaa veroalan ammattilaista, mutta se vähentää sitä sekavuutta, joka usein saa omistajat menettämään vähennyksiä tai toimimaan väärin.

Hyödyllisiä IRS-viitteitä

• Form 8832, Entity Classification Election
• Form 2553, Election by a Small Business Corporation
• LLC filing as a corporation or partnership
• Publication 463, Travel, Gift, and Car Expenses
• Publication 587, Business Use of Your Home
• Publication 542, Corporations
• Publication 583, Starting a Business and Keeping Records
• Credits and deductions for businesses

Suurimmat verohyödyt syntyvät yleensä kolmesta asiasta: oikeasta yritysmuodosta, siististä kirjanpidosta ja kurinalaisesta kuluseurannasta. Kun nämä ovat kunnossa, vähennykset on paljon helpompi tehdä ja perustella.