Податкові відрахування для LLC та корпорацій: 12 законних способів зменшити бізнес-податки

Вибір правильної юридичної форми — це лише початок. Справжня податкова економія залежить від того, наскільки ваша структура, бухгалтерський облік і правила відшкодування відповідають вимогам IRS. Чітко налаштована система полегшує отримання законних відрахувань, допомагає уникати недопустимих витрат і дає змогу обґрунтувати свою позицію, якщо IRS коли-небудь попросить підтвердження.

Якщо ви створюєте нову компанію, Zenind може допомогти вам оформити LLC або корпорацію, щоб ваші податкові записи були охайними з першого дня.

Як оподатковуються LLC та корпорації

Перш ніж думати про відрахування, потрібно зрозуміти, як IRS розглядає сам бізнес. Базове податкове трактування LLC залежить від кількості власників, і ця класифікація впливає на те, яку декларацію ви подаєте та які відрахування доступні на рівні юридичної особи.

Тип юридичної особи	Базовий федеральний податковий режим	Звична декларація
LLC з одним власником	Ignored entity	Schedule C, Schedule E або інший додаток у декларації власника залежно від діяльності
LLC з кількома власниками	Partnership	Form 1065
LLC, що обрала статус C corporation	Corporation	Form 1120
Corporation або відповідна структура, що обрала статус S corporation	S corporation	Form 1120-S

LLC з одним власником зазвичай розглядається як disregarded entity для цілей федерального податку на прибуток, якщо не обирає корпоративне оподаткування. LLC з кількома власниками зазвичай розглядається як partnership, якщо не обирає корпоративне оподаткування. Відповідний бізнес також може обрати статус S corporation, подавши Form 2553.

Це важливо, тому що неправильна податкова класифікація може ускладнити отримання законного відрахування або призвести до менш ефективного оподаткування доходу.

1. Рано оберіть правильний податковий режим для юридичної особи

Для багатьох власників бізнесу найбільша податкова різниця полягає не в окремій категорії витрат. Вона полягає саме у виборі податкового режиму для юридичної особи.

LLC може залишатися pass-through entity, обрати режим C corporation через Form 8832 або, якщо має право, обрати статус S corporation через Form 2553. Правильний вибір залежить від рівня прибутку, винагороди власника, планів росту та того, чи планує бізнес залишати прибуток у компанії.

Кілька практичних моментів:

• Pass-through структура може бути простою та гнучкою, але активні власники можуть сплачувати податок на самозайнятість із прибутку бізнесу залежно від правил для такого типу юрособи.
• S corporation може зменшити вплив податку на самозайнятість щодо розподілів, але лише якщо правильно організовано зарплату та обґрунтовану компенсацію.
• C corporation наразі сплачує федеральний податок на прибуток за фіксованою ставкою 21% з оподатковуваного доходу, але дивіденди власникам можуть створити другий рівень оподаткування.

Найкраща структура — це та, що підходить до всієї картини, а не лише до одного відрахування.

2. Віднімайте звичайні та необхідні операційні витрати

IRS дозволяє відрахування звичайних і необхідних витрат, сплачених або понесених для ведення торгівлі чи бізнесу. Саме це широке правило лежить в основі майже кожного бізнес-відрахування.

До типових витрат, що часто можна відняти, належать:

• Оренда офісу або витрати на робочий простір
• Комісії за обробку зарплати
• Бухгалтерські та облікові послуги
• Юридичні послуги та витрати на підтримку юридичної особи
• Програмне забезпечення та SaaS-підписки
• Інтернет і телефон, що використовуються для бізнесу
• Маркетинг і реклама
• Доставка, поштові та транспортні витрати
• Офісне приладдя та дрібне обладнання
• Страхові внески для бізнесу
• Банківські комісії та комісії платіжних сервісів

Головне — відокремити бізнес-частину від будь-якого особистого використання. Якщо витрата частково є особистою, зазвичай віднімається лише бізнес-частка.

3. Використовуйте accountable plan для відшкодувань

Якщо ваша корпорація оплачує витрати власника або працівника, правильно налаштований accountable plan може перетворити безладні витрати на чіткі відрахування.

За правильно структурованим accountable plan відшкодування підтверджених бізнес-витрат зазвичай не вважається заробітною платою. Це особливо корисно для:

• Відшкодування пробігу
• Витрат на поїздки
• Відшкодування витрат на домашній офіс
• Матеріалів, придбаних за власні кошти
• Інтернету, телефону та обладнання, що використовуються для бізнесу

Щоб accountable plan залишався дійсним, бізнес має вимагати підтвердження витрат, перевіряти їхню бізнес-мету та вимагати повернення будь-якого надлишкового авансу.

Це один із найпрактичніших податкових інструментів для корпорацій, оскільки він підтримує відрахування та водночас робить звітність із заробітної плати охайнішою.

4. Правильно заявляйте відрахування за домашній офіс

Домашній офіс може бути предметом відрахування, але лише якщо він відповідає вимогам IRS.

Зазвичай приміщення має використовуватися виключно та регулярно для бізнесу. Кухонний стіл, гостьова кімната або місце для періодичної роботи зазвичай не підходять. Окрема кімната, яка використовується лише для бізнесу, часто підходить.

Є два поширені методи:

• Звичайний метод: розподіл фактичних витрат на житло, таких як оренда, відсотки за іпотекою, страхування, комунальні послуги, ремонт і амортизація, на основі бізнес-використання.
• Спрощений метод: використання спрощеного варіанту IRS, який зазвичай дозволяє $5 за квадратний фут до 300 квадратних футів.

Спрощений метод простіший, але він не дозволяє амортизацію цієї частини житла і не створює подальшого recapture амортизації.

Важливе обмеження: працівники зазвичай не можуть віднімати невідшкодовані витрати на домашній офіс у своїй особистій декларації за чинним законодавством. Для власників-працівників кращим підходом часто є правильна структура юридичної особи та, за потреби, accountable plan.

5. Окремо обліковуйте транспорт, поїздки та харчування

Витрати на транспорт, поїздки та харчування часто підлягають відрахуванню, але вони також є частими цілями перевірок, бо люди змішують бізнесові й особисті витрати.

Для транспортних засобів бізнес зазвичай може відняти або:

• Стандартний пробіг, якщо має право, або
• Фактичні витрати, такі як пальне, ремонт, страхування, амортизація, лізингові платежі та реєстраційні збори, розподілені за бізнес-використанням

Для поїздок витрати зазвичай мають бути звичайними, необхідними та понесеними під час перебування поза домом у службових цілях.

Для харчування загальне правило більш обмежене. Бізнес-обіди зазвичай можна відняти на 50%, якщо присутній платник податку або працівник, прийом їжі не є надмірним або розкішним і має законну бізнес-мету. Витрати на розваги, навпаки, зазвичай не підлягають відрахуванню.

Тут важлива якісна документація. Зберігайте:

• Дату та місце
• Бізнес-мету
• Осіб, які були присутні
• Журнал пробігу або деталі поїздки
• Деталізовані чеки

Чим чистіша ваша документація, тим легше підтвердити відрахування.

6. Слідкуйте за варіантами амортизації та прискореного списання

Багато компаній можуть відшкодовувати вартість обладнання, програмного забезпечення, меблів і певних поліпшень швидше, ніж списувати їх протягом багатьох років.

Залежно від активу та чинних податкових правил бізнес може використовувати:

• Section 179 expensing
• Bonus depreciation
• Звичайну MACRS depreciation

Ця сфера часто змінюється й залежить від частки бізнес-використання, типу активу та річних лімітів. Покупка, яка виглядає як звичайне офісне придбання, може мати зовсім інший податковий результат залежно від того, чи вважається вона поточними витратами, амортизованим майном або активом змішаного використання.

Практичне правило: перед купівлею великого обладнання підтвердіть, як його буде обліковано і чи зможе бізнес фактично використати відрахування в рік покупки.

7. Правильно віднімайте стартові та організаційні витрати

Створення бізнесу не обов’язково має бути чистими безповоротними витратами.

Деякі стартові та організаційні витрати можна відняти або амортизувати, залежно від лімітів IRS і типу витрат. До них можуть належати певні юридичні послуги, державні реєстраційні збори, налаштування бухгалтерського обліку та витрати, понесені до початку активної діяльності бізнесу.

Важливо розрізняти:

• Стартові або організаційні витрати, які можуть підлягати відрахуванню або амортизації, і
• Капітальні витрати, які потрібно обліковувати інакше

Компаніям варто тримати витрати до запуску окремо від щоденних операційних витрат. Це полегшує правильне застосування правил пізніше та допомагає не змішувати витрати на створення компанії зі звичайними відрахуваннями.

8. Не пропускайте страхування, внески, підписки та професійні гонорари

Власники бізнесу часто не враховують менші повторювані витрати, бо вони здаються буденними. За рік вони накопичуються.

До таких витрат часто належать:

• Загальне страхування цивільної відповідальності
• Професійне страхування відповідальності
• Workers’ compensation insurance
• Кіберстрахування
• Страхування бізнес-майна
• Юридичні аванси та витрати на підготовку бізнес-податків
• Бухгалтерське та зарплатне програмне забезпечення
• Комісії registered agent
• Галузеві видання та підписки
• Членські внески до професійних асоціацій, якщо вони пов’язані з бізнесом

Правило залишається тим самим: витрата має бути пов’язана з бізнесом, а не з особистим використанням.

9. Використовуйте пенсійні плани, щоб зменшити оподатковуваний дохід

Пенсійні плани не лише допомагають власникам відкладати на майбутнє. Вони також можуть створювати суттєві бізнес-відрахування.

Залежно від типу плану внески роботодавця можуть бути відраховуваними, а відстрочки працівників можуть зменшувати поточний оподатковуваний дохід. Поширені варіанти включають:

• SEP IRA
• SIMPLE IRA
• Solo 401(k)
• Traditional 401(k) для більших команд

Найкращий план залежить від грошового потоку, кількості працівників і того, скільки власник хоче внести. Для деяких компаній пенсійний план є одним із найефективніших способів перетворити прибуток на податково вигідну пільгу замість повністю оподатковуваного доходу.

10. Обережно поводьтеся з оплатою власника та медичними пільгами

Це сфера, де тип юридичної особи має велике значення.

У C corporation компенсація та пільги зазвичай структуруються через payroll і правила employee benefits. В S corporation акціонери-працівники зазвичай мають отримувати обґрунтовану компенсацію через payroll перед тим, як брати додаткові розподіли прибутку.

Тобто бізнес не повинен припускати, що всі виплати власнику трактуються однаково. Медичне страхування, додаткові пільги, відшкодування та податки на payroll можуть змінюватися залежно від структури та ролі власника.

Якщо бізнес неправильно виплачує пільги, він може втратити відрахування або створити оподатковувану компенсацію там, де цього не планувалося.

11. Не ігноруйте правила щодо подарунків бізнесу та витрат для клієнтів

Подарунки клієнтам і гостинність можуть підлягати відрахуванню, але правила значно вужчі, ніж очікують багато власників.

Згідно з вказівками IRS, бізнес-подарунки зазвичай обмежуються $25 на особу на рік, з деякими винятками для супутніх витрат, таких як доставка або гравіювання, які не додають істотної вартості. Предмети, що виглядають як розваги, зазвичай розглядаються як entertainment, а не як подарунки, і entertainment зазвичай не підлягає відрахуванню.

Якщо ви купуєте їжу під час зустрічей із клієнтами, по можливості відокремлюйте такі витрати від розваг і зберігайте детальний рахунок. Чим чіткіше в чеку показано витрати на їжу, тим легше їх обґрунтувати.

12. Ведіть записи так, ніби питання можуть виникнути пізніше

Хороші записи — це не бухгалтерська розкіш. Це різниця між підтвердженим відрахуванням і тим, яке буде відхилене.

Мінімально зберігайте:

• Виписки з бізнес-банку та бізнес-кредитної картки
• Деталізовані чеки
• Журнали пробігу
• Рахунки-фактури та договори
• Зарплатні записи
• Копії податкових виборів і поданих декларацій
• Протоколи ради директорів або письмові затвердження для корпорацій
• Документи на відшкодування за accountable plan

Сама декларація — це лише частина історії. Підтверджувальні записи роблять відрахування стійким.

Поширені помилки, що знищують податкову економію

Кілька повторюваних помилок призводять до втрати відрахувань або створюють проблеми з IRS:

• Змішування особистих і бізнес-витрат на одному рахунку
• Класифікація entertainment як витрат на харчування
• Заявлення відрахування за домашній офіс без виключного бізнес-використання
• Забуті записи про пробіг або мету поїздки
• Вибір S corp або C corp без планування payroll
• Невідокремлення відшкодувань від заробітної плати
• Невідповідність витрат правильній податковій декларації

Якщо у вас слабкий бухгалтерський облік, податкова декларація зазвичай теж буде слабшою.

Чому важливі створення та відповідність вимогам

Податкова стратегія працює найкраще тоді, коли бізнес належним чином створений і перебуває в доброму стані. Саме тут може допомогти сервіс з оформлення. Zenind дає власникам бізнесу чистіший старт, допомагаючи створити LLC або корпорацію та підтримувати порядок у звітності й вимогах комплаєнсу, які підтримують податкову структуру.

Це не замінює податкового фахівця, але зменшує хаос, через який власники часто пропускають відрахування або подають документи неправильно.

Корисні посилання IRS

• About Form 8832, Entity Classification Election
• About Form 2553, Election by a Small Business Corporation
• LLC filing as a corporation or partnership
• Publication 463, Travel, Gift, and Car Expenses
• Publication 587, Business Use of Your Home
• Publication 542, Corporations
• Publication 583, Starting a Business and Keeping Records
• Credits and deductions for businesses

Найбільша податкова вигода зазвичай походить із трьох речей: правильна юридична форма, чисті записи та дисциплінований облік витрат. Якщо з цим усе гаразд, відрахування значно легше заявляти та захищати.