Khấu trừ thuế cho LLC và công ty: 12 cách hợp pháp để giảm thuế doanh nghiệp

Chọn đúng loại hình pháp lý chỉ là bước khởi đầu. Tiết kiệm thuế thực sự đến từ việc đồng bộ cấu trúc doanh nghiệp, sổ sách kế toán và quy tắc hoàn trả chi phí với các yêu cầu của IRS. Một hệ thống rõ ràng giúp bạn dễ dàng yêu cầu các khoản khấu trừ hợp lệ, tránh các khoản chi không được chấp nhận và chứng minh lập luận của mình nếu IRS yêu cầu hồ sơ hỗ trợ.

Nếu bạn đang thành lập công ty mới, Zenind có thể hỗ trợ bạn thiết lập LLC hoặc công ty để hồ sơ thuế của bạn bắt đầu sạch sẽ ngay từ ngày đầu.

LLC và công ty bị đánh thuế như thế nào

Trước khi nghĩ đến khấu trừ, bạn cần hiểu IRS nhìn nhận doanh nghiệp như thế nào. Cách đánh thuế mặc định của một LLC phụ thuộc vào số lượng chủ sở hữu, và phân loại đó ảnh hưởng đến tờ khai nào bạn phải nộp cũng như các khoản khấu trừ nào có thể áp dụng ở cấp độ pháp nhân.

LLC một thành viên thường được xem là thực thể bị bỏ qua cho mục đích thuế thu nhập liên bang, trừ khi doanh nghiệp chọn cách đánh thuế như corporation. LLC nhiều thành viên thường được xem là hợp danh, trừ khi doanh nghiệp chọn cách đánh thuế như corporation. Doanh nghiệp đủ điều kiện cũng có thể chọn trạng thái S corporation bằng cách nộp Form 2553.

Điều đó rất quan trọng vì phân loại thuế sai có thể khiến một khoản khấu trừ hợp lệ khó được chấp nhận hơn, hoặc khiến thu nhập bị đánh thuế kém hiệu quả hơn mức cần thiết.

1. Chọn lựa thuế phù hợp cho pháp nhân ngay từ đầu

Với nhiều chủ doanh nghiệp, khác biệt thuế lớn nhất không phải là một nhóm chi phí cụ thể. Đó là lựa chọn về cách đánh thuế của pháp nhân.

Một LLC có thể giữ nguyên cấu trúc pass-through, chọn cách đánh thuế của C corporation bằng Form 8832, hoặc nếu đủ điều kiện thì chọn trạng thái S corporation bằng Form 2553. Lựa chọn đúng phụ thuộc vào mức lợi nhuận, thù lao của chủ sở hữu, kế hoạch tăng trưởng và việc doanh nghiệp có dự định giữ lại lợi nhuận hay không.

Một vài điểm thực tiễn:

• Cấu trúc pass-through có thể đơn giản và linh hoạt, nhưng chủ sở hữu trực tiếp có thể phải chịu thuế tự kinh doanh trên lợi nhuận kinh doanh, tùy theo quy tắc của loại thực thể đó.
• S corporation có thể giảm mức độ chịu thuế tự kinh doanh trên phần phân phối, nhưng chỉ khi tiền lương và mức lương hợp lý được xử lý đúng.
• C corporation hiện chịu thuế thu nhập liên bang với mức cố định 21% trên thu nhập chịu thuế, nhưng cổ tức trả cho chủ sở hữu có thể tạo ra một lớp thuế thứ hai.

Cấu trúc tốt nhất là cấu trúc phù hợp với toàn bộ bức tranh, chứ không chỉ một khoản khấu trừ.

2. Khấu trừ chi phí hoạt động thông thường và cần thiết

IRS cho phép khấu trừ các khoản chi thông thường và cần thiết đã trả hoặc phát sinh để vận hành hoạt động kinh doanh. Quy tắc tổng quát này là nền tảng của hầu hết mọi khoản chi được trừ.

Các chi phí hoạt động thường được khấu trừ bao gồm:

• Tiền thuê văn phòng hoặc chi phí không gian làm việc
• Phí xử lý bảng lương
• Dịch vụ kế toán và ghi sổ
• Phí pháp lý và phí duy trì pháp nhân
• Phần mềm và dịch vụ SaaS
• Internet và điện thoại dùng cho kinh doanh
• Marketing và quảng cáo
• Chi phí vận chuyển, bưu phí và giao hàng
• Vật tư văn phòng và thiết bị nhỏ
• Phí bảo hiểm doanh nghiệp
• Phí ngân hàng và phí xử lý thanh toán

Điều quan trọng là phải tách phần dùng cho kinh doanh khỏi mọi phần sử dụng cá nhân. Nếu một khoản chi vừa có mục đích cá nhân vừa có mục đích kinh doanh, thông thường chỉ phần kinh doanh mới được khấu trừ.

3. Dùng accountable plan cho khoản hoàn trả

Nếu công ty của bạn thanh toán chi phí của chủ sở hữu hoặc nhân viên, một accountable plan có thể biến các khoản chi lộn xộn thành các khoản khấu trừ rõ ràng.

Theo một accountable plan được cấu trúc đúng, các khoản hoàn trả cho chi phí kinh doanh đã được chứng minh thường không bị coi là tiền lương. Điều này đặc biệt hữu ích cho:

• Hoàn trả chi phí đi lại bằng số km
• Chi phí công tác
• Hoàn trả chi phí làm việc tại nhà
• Vật tư mua bằng tiền cá nhân
• Internet, điện thoại và thiết bị dùng cho kinh doanh

Để accountable plan có hiệu lực, doanh nghiệp nên yêu cầu bằng chứng về chi phí, xác nhận mục đích kinh doanh và yêu cầu hoàn trả mọi khoản tạm ứng vượt mức.

Đây là một trong những công cụ thuế thực tế nhất đối với corporation vì nó hỗ trợ khấu trừ mà vẫn giữ cho báo cáo tiền lương gọn gàng hơn.

4. Tính đúng khoản khấu trừ văn phòng tại nhà

Văn phòng tại nhà có thể được khấu trừ, nhưng chỉ khi đáp ứng yêu cầu của IRS.

Thông thường, không gian đó phải được sử dụng độc quyền và thường xuyên cho hoạt động kinh doanh. Một bàn bếp, phòng khách hoặc khu vực làm việc thỉnh thoảng sử dụng thường không đủ điều kiện. Một phòng riêng chỉ dùng cho kinh doanh thường sẽ đáp ứng.

Có hai cách phổ biến:

• Cách tính thông thường: phân bổ các chi phí nhà ở thực tế như tiền thuê, lãi thế chấp, bảo hiểm, tiện ích, sửa chữa và khấu hao theo tỷ lệ sử dụng cho kinh doanh.
• Cách đơn giản hóa: dùng phương án đơn giản hóa của IRS, thường cho phép 5 đô la mỗi foot vuông, tối đa 300 foot vuông.

Cách đơn giản hóa dễ làm hơn, nhưng không cho phép khấu hao cho phần diện tích đó của ngôi nhà và cũng không tạo ra vấn đề thu hồi khấu hao sau này.

Hạn chế quan trọng: nhân viên nói chung không thể khấu trừ các khoản chi văn phòng tại nhà chưa được hoàn trả trên tờ khai cá nhân theo luật hiện hành. Với chủ sở hữu kiêm nhân viên, cách tiếp cận tốt hơn thường là dùng cấu trúc pháp nhân phù hợp và, khi thích hợp, một accountable plan.

5. Theo dõi riêng chi phí xe cộ, đi lại và ăn uống

Chi phí xe cộ, đi lại và ăn uống là các khoản khấu trừ phổ biến, nhưng cũng là mục tiêu kiểm tra phổ biến vì nhiều người trộn lẫn chi tiêu cá nhân và kinh doanh.

Đối với xe cộ, doanh nghiệp thường có thể khấu trừ theo một trong hai cách:

• Số km tiêu chuẩn, nếu đủ điều kiện, hoặc
• Chi phí thực tế, như xăng, sửa chữa, bảo hiểm, khấu hao, tiền thuê xe và phí đăng ký, phân bổ theo mức sử dụng cho kinh doanh

Đối với đi lại, chi phí thường phải là thông thường, cần thiết và phát sinh khi đi xa nơi cư trú vì mục đích kinh doanh.

Đối với bữa ăn, quy tắc chung hạn chế hơn. Bữa ăn kinh doanh thường chỉ được khấu trừ 50% khi người nộp thuế hoặc nhân viên có mặt, bữa ăn không xa xỉ hoặc phô trương, và bữa ăn có mục đích kinh doanh hợp lệ. Ngược lại, chi phí giải trí thường không được khấu trừ.

Hồ sơ tốt rất quan trọng ở đây. Hãy lưu:

• Ngày và địa điểm
• Mục đích kinh doanh
• Những người có mặt
• Nhật ký số km hoặc chi tiết chuyến đi
• Hóa đơn chi tiết

Hồ sơ càng rõ, khoản khấu trừ càng dễ được bảo vệ.

6. Chú ý đến khấu hao và các lựa chọn ghi nhận chi phí

Nhiều doanh nghiệp có thể thu hồi chi phí cho thiết bị, phần mềm, nội thất và một số cải tiến nhanh hơn so với việc khấu trừ toàn bộ chi phí một lần trong nhiều năm.

Tùy thuộc vào tài sản và quy tắc thuế hiện hành, doanh nghiệp có thể sử dụng:

• Section 179 expensing
• Bonus depreciation
• Khấu hao MACRS thông thường

Lĩnh vực này thay đổi thường xuyên và phụ thuộc vào tỷ lệ sử dụng cho kinh doanh, loại tài sản và giới hạn hằng năm. Một khoản mua tưởng như chỉ là đồ dùng văn phòng đơn giản có thể cho kết quả thuế rất khác nhau tùy vào việc nó được xử lý là chi phí hiện tại, tài sản khấu hao hay tài sản dùng hỗn hợp.

Một nguyên tắc thực tế: trước khi mua thiết bị lớn, hãy xác nhận cách ghi sổ và liệu doanh nghiệp có thực sự sử dụng được khoản khấu trừ trong năm mua hay không.

7. Khấu trừ đúng chi phí khởi sự và chi phí tổ chức

Việc thành lập không nhất thiết phải là một khoản chìm hoàn toàn.

Một số chi phí khởi sự và chi phí tổ chức có thể được khấu trừ hoặc phân bổ dần, tùy theo giới hạn của IRS và loại chi phí. Các khoản này có thể bao gồm một số phí pháp lý, phí nộp hồ sơ tiểu bang, thiết lập kế toán và các chi phí phát sinh trước khi doanh nghiệp bắt đầu hoạt động chính thức.

Điều quan trọng là phân biệt giữa:

• Chi phí khởi sự hoặc tổ chức có thể được khấu trừ hoặc phân bổ dần, và
• Chi phí vốn phải được xử lý theo cách khác

Doanh nghiệp nên giữ riêng các chi phí trước khi mở cửa với các chi phí hoạt động hằng ngày. Làm như vậy sẽ dễ áp dụng đúng cách xử lý về sau và tránh nhầm lẫn chi phí thành lập với các khoản khấu trừ thông thường.

8. Đừng bỏ qua bảo hiểm, hội phí, đăng ký dịch vụ và phí chuyên môn

Chủ doanh nghiệp thường bỏ sót các khoản chi định kỳ nhỏ vì chúng có vẻ rất bình thường. Cộng dồn cả năm, chúng trở nên đáng kể.

Các khoản khấu trừ thường gặp trong nhóm này gồm:

• Bảo hiểm trách nhiệm chung
• Bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp
• Bảo hiểm bồi thường cho người lao động
• Bảo hiểm an ninh mạng
• Bảo hiểm tài sản doanh nghiệp
• Phí giữ chân luật sư và phí khai thuế doanh nghiệp
• Phần mềm kế toán và bảng lương
• Phí đại lý đăng ký
• Ấn phẩm và gói đăng ký ngành nghề
• Hội phí hiệp hội nghề nghiệp khi liên quan đến kinh doanh

Quy tắc vẫn giống nhau: khoản chi phải gắn với doanh nghiệp, không phải cho mục đích cá nhân.

9. Dùng kế hoạch hưu trí để giảm thu nhập chịu thuế

Kế hoạch hưu trí không chỉ giúp chủ sở hữu tiết kiệm cho tương lai. Chúng còn có thể tạo ra các khoản khấu trừ doanh nghiệp đáng kể.

Tùy loại kế hoạch, khoản đóng góp của chủ lao động có thể được khấu trừ và khoản hoãn lương của nhân viên có thể làm giảm thu nhập chịu thuế hiện tại. Các lựa chọn phổ biến gồm:

• SEP IRA
• SIMPLE IRA
• Solo 401(k)
• 401(k) truyền thống cho đội ngũ lớn hơn

Kế hoạch tốt nhất phụ thuộc vào dòng tiền, số lượng nhân sự và mức đóng góp mà chủ sở hữu muốn thực hiện. Với một số công ty, kế hoạch hưu trí là một trong những cách hiệu quả nhất để chuyển lợi nhuận thành một phúc lợi được ưu đãi thuế thay vì trở thành toàn bộ thu nhập chịu thuế.

10. Xử lý lương chủ sở hữu và quyền lợi sức khỏe một cách cẩn trọng

Đây là lĩnh vực mà loại hình pháp nhân có ảnh hưởng rất lớn.

Với C corporation, tiền lương và phúc lợi thường được cấu trúc thông qua bảng lương và các quy tắc phúc lợi cho nhân viên. Với S corporation, cổ đông kiêm nhân viên thường cần mức lương hợp lý thông qua bảng lương trước khi nhận thêm phần phân phối lợi nhuận.

Điều đó có nghĩa là doanh nghiệp không nên mặc định mọi khoản thanh toán cho chủ sở hữu đều được xử lý như nhau. Bảo hiểm y tế, phúc lợi phụ, khoản hoàn trả và thuế tiền lương đều có thể thay đổi tùy theo loại pháp nhân và vai trò của chủ sở hữu.

Nếu doanh nghiệp chi trả quyền lợi sai cách, doanh nghiệp có thể mất khấu trừ hoặc tạo ra tiền lương chịu thuế ngoài ý muốn.

11. Đừng bỏ qua quy tắc về quà tặng doanh nghiệp và chi tiêu cho khách hàng

Quà tặng cho khách hàng và các khoản tiếp đãi có thể được khấu trừ, nhưng quy tắc chặt hơn nhiều so với kỳ vọng của nhiều chủ doanh nghiệp.

Theo hướng dẫn của IRS, quà tặng doanh nghiệp thường bị giới hạn ở mức 25 đô la mỗi người mỗi năm, với một số ngoại lệ cho chi phí phát sinh như vận chuyển hoặc khắc tên không làm tăng đáng kể giá trị. Những món đồ trông giống giải trí thường được xử lý là giải trí thay vì quà tặng, và giải trí nhìn chung không được khấu trừ.

Nếu bạn mua bữa ăn trong các buổi gặp khách hàng, hãy tách riêng các chi phí đó khỏi chi phí giải trí khi có thể và giữ hóa đơn chi tiết. Hóa đơn càng thể hiện rõ là chi phí bữa ăn, càng dễ bảo vệ.

12. Ghi chép như thể bạn sẽ cần giải trình sau này

Hồ sơ tốt không phải là một sự xa xỉ về kế toán. Đó là yếu tố quyết định giữa một khoản khấu trừ được hỗ trợ và một khoản bị từ chối.

Tối thiểu, hãy lưu:

• Sao kê tài khoản ngân hàng doanh nghiệp và thẻ tín dụng doanh nghiệp
• Hóa đơn chi tiết
• Nhật ký số km
• Hóa đơn và hợp đồng
• Hồ sơ bảng lương
• Bản sao các lựa chọn thuế và tờ khai đã nộp
• Biên bản họp hội đồng quản trị hoặc phê duyệt bằng văn bản đối với corporation
• Hồ sơ hoàn trả theo accountable plan

Tờ khai chỉ là một phần của câu chuyện. Hồ sơ hỗ trợ mới là thứ làm cho khoản khấu trừ bền vững.

Các sai lầm phổ biến làm mất lợi ích thuế

Một vài sai lầm lặp đi lặp lại khiến chủ doanh nghiệp mất khấu trừ hoặc thu hút rắc rối với IRS:

• Trộn lẫn chi phí cá nhân và kinh doanh trong cùng một tài khoản
• Gọi chi phí giải trí là chi phí bữa ăn
• Khai khấu trừ văn phòng tại nhà khi không có việc sử dụng độc quyền cho kinh doanh
• Quên ghi lại số km hoặc mục đích chuyến đi
• Chọn S corp hoặc C corp mà không lập kế hoạch bảng lương
• Không tách khoản hoàn trả khỏi tiền lương
• Không đối chiếu khoản chi với đúng tờ khai thuế

Nếu sổ sách của bạn yếu, tờ khai thuế thường cũng sẽ yếu.

Vì sao thành lập và tuân thủ lại quan trọng

Chiến lược thuế hoạt động tốt nhất khi doanh nghiệp được thành lập đúng cách và duy trì trạng thái tốt. Đó là nơi một dịch vụ thành lập có thể hỗ trợ. Zenind mang đến cho chủ doanh nghiệp một khởi đầu gọn gàng hơn bằng cách giúp họ thành lập LLC hoặc corporation và duy trì sự tổ chức với các hồ sơ và nhiệm vụ tuân thủ hỗ trợ cấu trúc thuế.

Điều đó không thay thế cho chuyên gia thuế, nhưng nó giúp giảm sự lộn xộn vốn thường khiến chủ doanh nghiệp bỏ lỡ khấu trừ hoặc nộp sai cách.

Tài liệu IRS hữu ích

• About Form 8832, Entity Classification Election
• About Form 2553, Election by a Small Business Corporation
• LLC filing as a corporation or partnership
• Publication 463, Travel, Gift, and Car Expenses
• Publication 587, Business Use of Your Home
• Publication 542, Corporations
• Publication 583, Starting a Business and Keeping Records
• Credits and deductions for businesses

Những khoản tiết kiệm thuế lớn nhất thường đến từ ba yếu tố: chọn đúng pháp nhân, ghi chép rõ ràng và theo dõi chi phí một cách kỷ luật. Làm đúng ba điều này, việc yêu cầu và bảo vệ các khoản khấu trừ sẽ dễ dàng hơn nhiều.