Daňové odpočty pre LLC a korporácie: 12 legálnych spôsobov, ako znížiť dane z podnikania

Výber správnej entity je len začiatok. Skutočné daňové úspory vznikajú vtedy, keď štruktúru, účtovníctvo a pravidlá pre preplácanie výdavkov zosúladíte s požiadavkami IRS. Prehľadné nastavenie uľahčuje uplatnenie legitímnych odpočtov, znižuje riziko neuznaných výdavkov a pomáha preukázať váš prípad, ak si IRS niekedy vyžiada podklady.

Ak zakladáte novú spoločnosť, Zenind vám môže pomôcť založiť LLC alebo korporáciu, aby vaše daňové záznamy začali od prvého dňa čisto.

Ako sú LLC a korporácie zdaňované

Skôr než začnete riešiť odpočty, potrebujete pochopiť, ako IRS vníma samotný podnik. Predvolené daňové zaobchádzanie s LLC závisí od počtu vlastníkov a táto klasifikácia ovplyvňuje, aké priznanie podávate a aké odpočty sú dostupné na úrovni entity.

Typ entity	Predvolené federálne daňové zaobchádzanie	Bežné priznanie
LLC s jedným vlastníkom	Neriešená entita	Schedule C, Schedule E alebo iný príslušný formulár vlastníka podľa činnosti
LLC s viacerými vlastníkmi	Partnerstvo	Form 1065
LLC s voľbou statusu C korporácie	Korporácia	Form 1120
Korporácia alebo oprávnená entita s voľbou statusu S korporácie	S korporácia	Form 1120-S

LLC s jedným vlastníkom sa na účely federálnej dane z príjmu spravidla považuje za neriešenú entitu, pokiaľ si nezvolí korporačné zaobchádzanie. LLC s viacerými vlastníkmi sa spravidla považuje za partnerstvo, pokiaľ si nezvolí korporačné zaobchádzanie. Oprávnený podnik môže tiež zvoliť status S korporácie podaním Form 2553.

To je dôležité, pretože nesprávna daňová klasifikácia môže sťažiť uplatnenie legitímneho odpočtu alebo spôsobiť, že príjem bude zdanený menej efektívnym spôsobom, než je potrebné.

1. Vyberte správnu daňovú voľbu entity včas

Pre mnohých podnikateľov nie je najväčší daňový rozdiel konkrétna kategória výdavku. Je ním samotná voľba daňového režimu entity.

LLC môže zostať pass-through entitou, môže si zvoliť režim C korporácie podaním Form 8832 alebo, ak je oprávnená, zvoliť status S korporácie podaním Form 2553. Správna voľba závisí od úrovne zisku, odmeňovania vlastníkov, plánov rastu a od toho, či podnik očakáva ponechanie ziskov v spoločnosti.

Niekoľko praktických bodov:

• Pass-through štruktúra môže byť jednoduchá a flexibilná, ale aktívni vlastníci môžu z príjmu z podnikania platiť daň zo samostatnej zárobkovej činnosti, podľa pravidiel pre daný typ entity.
• S korporácia môže znížiť vystavenie dani zo samostatnej zárobkovej činnosti pri distribúciách, ale iba vtedy, ak sú správne nastavené mzdy a primeraná kompenzácia.
• C korporácia v súčasnosti platí federálnu daň z príjmu sadzbou 21 % zo zdaniteľného príjmu, ale dividendy vlastníkom môžu vytvoriť druhú úroveň zdanenia.

Najlepšia štruktúra je tá, ktorá sedí celému obrazu, nie iba jednému odpočtu.

2. Uplatnite bežné a nevyhnutné prevádzkové výdavky

IRS umožňuje odpočet bežných a nevyhnutných výdavkov zaplatených alebo vynaložených na prevádzku obchodu alebo podnikania. Toto široké pravidlo je základom takmer každého podnikateľského odpočtu.

Medzi často odpočítateľné prevádzkové výdavky patria napríklad:

• Nájom kancelárie alebo náklady na pracovný priestor
• Poplatky za spracovanie miezd
• Účtovnícke a bookkeeping služby
• Právne služby a poplatky za udržiavanie entity
• Softvér a predplatné SaaS
• Internet a telefón používaný na podnikanie
• Marketing a reklama
• Preprava, poštovné a doručovacie náklady
• Kancelárske potreby a malé vybavenie
• Poistné za podnikanie
• Bankové poplatky a poplatky za spracovanie kartových platieb

Kľúčové je oddeliť podnikateľskú časť od akéhokoľvek osobného použitia. Ak je výdavok čiastočne osobný, spravidla je odpočítateľná len podnikateľská časť.

3. Používajte accountable plan pri preplácaní výdavkov

Ak vaša korporácia platí výdavky vlastníka alebo zamestnanca, accountable plan môže premeniť neprehľadné míňanie na čisté odpočty.

Pri správne nastavenom accountable pláne sa preplatenia preukázaných podnikateľských výdavkov spravidla nepovažujú za mzdu. To je obzvlášť užitočné pri:

• Preplácaní kilometrovného
• Cestovných nákladoch
• Refundácii domácich kancelárskych výdavkov
• Výdavkoch na materiál zaplatených z vlastných peňazí
• Internete, telefóne a vybavení používanom na podnikanie

Aby bol accountable plan platný, podnik by mal vyžadovať doklad o výdavku, potvrdiť jeho podnikateľský účel a vyžadovať vrátenie každej preddavkovo poskytnutej sumy, ktorá presahuje skutočný výdavok.

Toto je jeden z najpraktickejších daňových nástrojov pre korporácie, pretože podporuje odpočty a zároveň udržiava výkazníctvo miezd prehľadnejšie.

4. Uplatnite odpočet na home office správne

Home office môže byť odpočítateľný, ale iba ak spĺňa požiadavky IRS.

Vo všeobecnosti musí byť priestor využívaný výlučne a pravidelne na podnikanie. Kuchynský stôl, hosťovská izba alebo príležitostný pracovný priestor zvyčajne nespĺňajú podmienky. Samostatná miestnosť používaná iba na podnikanie ich často spĺňa.

Existujú dva bežné spôsoby:

• Skutočné náklady: alokácia reálnych domácich výdavkov, ako sú nájom, úroky z hypotéky, poistenie, energie, opravy a odpisy podľa podnikateľského využitia.
• Zjednodušený spôsob: využitie zjednodušenej možnosti IRS, ktorá spravidla umožňuje 5 USD za štvorcový stopu do 300 štvorcových stôp.

Zjednodušený spôsob je jednoduchší, ale neumožňuje odpisy na túto časť domu a nespôsobuje neskoršiu recapture odpisov.

Dôležité obmedzenie: zamestnanci si spravidla nemôžu odpočítať neuhradené výdavky na home office vo svojom osobnom priznaní podľa súčasného práva. Pre vlastníkov-zamestnancov je často lepší správny typ entity a v prípade potreby accountable plan.

5. Sledujte oddelene náklady na vozidlo, cestovanie a jedlo

Náklady na vozidlo, cestovanie a jedlo sú bežné odpočty, ale aj časté ciele auditu, pretože ľudia miešajú podnikateľské a osobné výdavky.

Pri vozidlách môže podnik spravidla odpočítať buď:

• Štandardnú sadzbu za míľu, ak je oprávnená, alebo
• Skutočné výdavky, ako sú palivo, opravy, poistenie, odpisy, lízingové splátky a registračné poplatky, alokované podľa podnikateľského využitia

Pri cestovaní musia byť výdavky vo všeobecnosti bežné, nevyhnutné a vynaložené počas cesty mimo domova kvôli podnikaniu.

Pri jedle je všeobecné pravidlo obmedzenejšie. Podnikateľské jedlá sú zvyčajne odpočítateľné na 50 %, ak je prítomný daňovník alebo zamestnanec, jedlo nie je prepychové ani extravagantné a má platný podnikateľský účel. Zábavné výdavky sú naopak spravidla neodpočítateľné.

Tu záleží na dobrom vedení záznamov. Uchovávajte:

• Dátum a miesto
• Podnikateľský účel
• Osoby prítomné pri stretnutí
• Záznam o kilometroch alebo údaje o ceste
• Položkové účtenky

Čím presnejšia je dokumentácia, tým jednoduchšie je odpočet obhájiť.

6. Sledujte odpisy a možnosti okamžitého uplatnenia nákladov

Mnohé podniky môžu náklady na vybavenie, softvér, nábytok a určité zlepšenia získať späť rýchlejšie než tým, že ich budú odpočítavať postupne počas mnohých rokov.

V závislosti od aktíva a aktuálnych daňových pravidiel môže podnik použiť:

• Section 179 expensing
• Bonus depreciation
• Bežné odpisy MACRS

Táto oblasť sa často mení a závisí od percenta podnikateľského využitia, typu aktíva a ročných limitov. Nákup, ktorý vyzerá ako bežné kancelárske vybavenie, môže mať úplne iný daňový výsledok podľa toho, či ide o aktuálny výdavok, odpisovaný majetok alebo zmiešané aktívum.

Praktické pravidlo: pred kúpou väčšieho vybavenia si overte, ako bude zaúčtované a či podnik dokáže odpočet v danom roku naozaj využiť.

7. Správne uplatnite startup a organizačné náklady

Založenie nemusí byť len čistý náklad bez návratnosti.

Niektoré startup a organizačné náklady možno odpočítať alebo amortizovať, podliehajú však limitom IRS a typu výdavku. Môžu sem patriť určité právne poplatky, štátne registračné poplatky, nastavenie účtovníctva a náklady vzniknuté pred tým, ako podnik začne aktívne fungovať.

Dôležitý je rozdiel medzi:

• Startup alebo organizačnými nákladmi, ktoré môžu byť odpočítané alebo amortizované, a
• Kapitálovými výdavkami, ktoré sa musia riešiť inak

Podniky by mali držať predotváracie náklady oddelene od bežných prevádzkových nákladov. Uľahčí to neskoršie správne daňové zaobchádzanie a zabráni tomu, aby sa založenie omylom premiešalo s bežnými odpočtami.

8. Neprehliadnite poistenie, členské poplatky, predplatné a profesionálne služby

Mnohí podnikatelia prehliadajú menšie pravidelné výdavky, pretože pôsobia rutinne. Za rok sa však nazbierajú.

Bežné odpočty v tejto kategórii zahŕňajú:

• Všeobecné zodpovednostné poistenie
• Poistenie profesijnej zodpovednosti
• Workers’ compensation poistenie
• Kybernetické poistenie
• Poistenie podnikateľského majetku
• Právne zálohy a poplatky za prípravu podnikových daní
• Účtovnícky a mzdový softvér
• Poplatky za registrovaného agenta
• Odborné publikácie a predplatné
• Členské príspevky v odvetvových združeniach, ak súvisia s podnikaním

Pravidlo zostáva rovnaké: výdavok musí súvisieť s podnikaním, nie s osobným použitím.

9. Využívajte dôchodkové plány na zníženie zdaniteľného príjmu

Dôchodkové plány nepomáhajú len pri sporení na budúcnosť. Môžu tiež vytvárať významné daňové odpočty pre podnik.

V závislosti od typu plánu môžu byť príspevky zamestnávateľa odpočítateľné a odklady zamestnanca môžu znižovať aktuálny zdaniteľný príjem. Bežné možnosti zahŕňajú:

• SEP IRA
• SIMPLE IRA
• Solo 401(k)
• Tradičný 401(k) pre väčšie tímy

Najlepší plán závisí od cash flow, počtu zamestnancov a od toho, koľko chce vlastník prispieť. Pre niektoré spoločnosti je dôchodkový plán jedným z najefektívnejších spôsobov, ako premeniť zisk na daňovo zvýhodnený benefit namiesto plne zdaniteľného príjmu.

10. Prísne riešte odmeňovanie vlastníka a zdravotné benefity

Tu hrá typ entity zásadnú úlohu.

V C korporácii sa odmeňovanie a benefity zvyčajne nastavujú cez mzdový systém a pravidlá zamestnaneckých benefitov. V S korporácii musia mať shareholder-employees zvyčajne primeranú mzdu cez payroll, než si môžu vyplácať ďalšie podiely na zisku.

To znamená, že podnik by nemal predpokladať, že všetky platby vlastníkovi sa posudzujú rovnako. Zdravotné poistenie, fringe benefity, preplácania a dane zo miezd sa môžu meniť podľa entity a podľa roly vlastníka.

Ak podnik poskytne benefity nesprávnym spôsobom, môže prísť o odpočty alebo vytvoriť zdaniteľnú kompenzáciu tam, kde to nebolo zamýšľané.

11. Nepodceňujte podnikateľské darčeky a pravidlá pre klientské výdavky

Darčeky pre klientov a pohostenie môžu byť odpočítateľné, ale pravidlá sú prísnejšie, než mnohí vlastníci očakávajú.

Podľa usmernení IRS sú podnikateľské darčeky spravidla obmedzené na 25 USD na osobu a rok, s niektorými výnimkami pre vedľajšie náklady, ako je doprava alebo gravírovanie, ktoré nepridávajú podstatnú hodnotu. Položky, ktoré vyzerajú ako zábava, sa zvyčajne považujú za zábavu, nie za darček, a zábava je spravidla neodpočítateľná.

Ak kupujete jedlo počas stretnutí s klientmi, oddeľte tieto náklady od zábavy, keď je to možné, a požadujte položkový účet. Čím jasnejšie účtenka ukazuje náklad na jedlo, tým ľahšie sa dá obhájiť.

12. Viesť záznamy tak, ako keby ste čakali otázku neskôr

Dobré záznamy nie sú účtovný luxus. Sú rozdielom medzi podporeným odpočtom a neuznaným odpočtom.

Minimálne si uchovávajte:

• Výpisy z podnikateľského bankového účtu a kreditných kariet
• Položkové účtenky
• Záznamy o kilometroch
• Faktúry a zmluvy
• Mzdové záznamy
• Kópie daňových volieb a podaných priznaní
• Zápisnice predstavenstva alebo písomné schválenia pre korporácie
• Dokumentáciu k preplácaniu v rámci accountable planu

Samotné daňové priznanie je len časť príbehu. Podporné záznamy sú to, čo robí odpočet obhájiteľným.

Bežné chyby, ktoré mažú daňové úspory

Niekoľko opakujúcich sa chýb spôsobuje, že podnikatelia prichádzajú o odpočty alebo si privolávajú problémy s IRS:

• Miešanie osobných a podnikateľských výdavkov na jednom účte
• Označovanie zábavy ako jedla
• Uplatňovanie odpočtov na home office bez výlučného podnikateľského využitia
• Zabúdanie dokumentovať kilometre alebo účel cesty
• Voľba S corp alebo C corp bez plánovania miezd
• Neodlíšenie preplatení od miezd
• Nepriradenie výdavku k správnemu daňovému priznaniu

Ak je vaše účtovníctvo slabé, daňové priznanie bude zvyčajne slabšie tiež.

Prečo sú založenie a compliance dôležité

Daňová stratégia funguje najlepšie vtedy, keď je podnik správne založený a udržiavaný v dobrej kondícii. Tu môže pomôcť služba na zakladanie spoločností. Zenind dáva podnikateľom čistejší štart tým, že pomáha založiť LLC alebo korporáciu a zostať organizovaní pri podaniach a compliance úlohách, ktoré podporujú daňovú štruktúru.

Nenahrádza to daňového odborníka, ale znižuje chaos, kvôli ktorému vlastníci často prehliadnu odpočty alebo podajú priznanie nesprávnym spôsobom.

Užitočné odkazy IRS

• About Form 8832, Entity Classification Election
• About Form 2553, Election by a Small Business Corporation
• LLC filing as a corporation or partnership
• Publication 463, Travel, Gift, and Car Expenses
• Publication 587, Business Use of Your Home
• Publication 542, Corporations
• Publication 583, Starting a Business and Keeping Records
• Credits and deductions for businesses

Najväčšie daňové úspory zvyčajne prichádzajú z troch vecí: správnej entity, čistých záznamov a disciplinovaného sledovania výdavkov. Keď máte tieto tri oblasti pod kontrolou, odpočty sa uplatňujú aj obhajujú oveľa jednoduchšie.