Deduções Fiscais para LLCs e Sociedades: 12 Formas Legais de Reduzir os Impostos da Empresa

Escolher a entidade certa é apenas o começo. A verdadeira poupança fiscal vem de alinhar a sua estrutura, contabilidade e regras de reembolso com os requisitos da IRS. Uma configuração limpa torna mais fácil reclamar deduções legítimas, evitar despesas não permitidas e provar o seu caso se a IRS pedir comprovativos.

Se está a constituir uma nova empresa, a Zenind pode ajudá-lo a criar a LLC ou sociedade certa para que os seus registos fiscais comecem limpos desde o primeiro dia.

Como as LLCs e as Sociedades São Tributadas

Antes de pensar em deduções, precisa de entender como a IRS vê a empresa em si. O tratamento fiscal padrão de uma LLC depende do número de proprietários, e essa classificação afeta a declaração que apresenta e as deduções disponíveis ao nível da entidade.

Tipo de entidade	Tratamento fiscal federal padrão	Declaração comum
LLC de um único membro	Entidade disregarded	Schedule C, Schedule E ou outro anexo da declaração do proprietário, consoante a atividade
LLC com vários membros	Parceria	Form 1065
LLC que opte pelo estatuto de C corporation	Corporation	Form 1120
Corporation ou entidade elegível que opte pelo estatuto de S corporation	S corporation	Form 1120-S

Uma LLC de um único membro é geralmente tratada como uma entidade disregarded para efeitos de imposto sobre o rendimento federal, a menos que opte pelo tratamento de corporation. Uma LLC com vários membros é geralmente tratada como uma parceria, a menos que opte pelo tratamento de corporation. Uma empresa elegível também pode optar pelo estatuto de S corporation através da apresentação do Form 2553.

Isto é importante porque a classificação fiscal errada pode dificultar a dedução de uma despesa legítima ou fazer com que o rendimento seja tributado de forma menos eficiente do que o necessário.

1. Escolha Cedo a Eleição Fiscal Certa da Entidade

Para muitos empresários, a maior diferença fiscal não é uma categoria específica de despesa. É a própria eleição da entidade.

Uma LLC pode permanecer como entidade pass-through, optar pelo tratamento de C corporation com o Form 8832 ou, se elegível, optar pelo estatuto de S corporation com o Form 2553. A escolha certa depende do nível de lucro, da remuneração dos proprietários, dos planos de crescimento e de a empresa esperar ou não reter lucros.

Alguns pontos práticos:

• Uma estrutura pass-through pode ser simples e flexível, mas os proprietários ativos podem dever imposto sobre trabalho independente sobre os lucros da empresa, sujeito às regras desse tipo de entidade.
• Uma S corporation pode reduzir a exposição ao imposto sobre trabalho independente nas distribuições, mas apenas se a folha salarial e a remuneração razoável forem tratadas corretamente.
• Uma C corporation paga atualmente imposto federal sobre o rendimento a uma taxa fixa de 21% sobre o rendimento tributável, mas os dividendos pagos aos proprietários podem criar uma segunda camada de imposto.

A melhor estrutura é a que se adapta ao quadro geral, não apenas a uma dedução.

2. Deduzir Despesas Operacionais Ordinárias e Necessárias

A IRS permite a dedução de despesas ordinárias e necessárias pagas ou incorridas para operar uma atividade empresarial. Essa regra ampla é a base de quase todas as deduções empresariais.

As despesas operacionais dedutíveis mais comuns incluem frequentemente:

• Renda do escritório ou custos do espaço de trabalho
• Taxas de processamento de salários
• Serviços de contabilidade e escrituração
• Honorários legais e taxas de manutenção da entidade
• Subscrições de software e SaaS
• Internet e telefone utilizados para o negócio
• Marketing e publicidade
• Custos de envio, correio e entrega
• Material de escritório e pequenos equipamentos
• Prémios de seguro empresarial
• Taxas bancárias e encargos de processamento de cartões

O essencial é separar a parte empresarial de qualquer uso pessoal. Se uma despesa for parcialmente pessoal, apenas a parte correspondente ao negócio é geralmente dedutível.

3. Utilize um Plano Responsável para Reembolsos

Se a sua corporation pagar despesas do proprietário ou dos funcionários, um plano responsável pode transformar gastos desorganizados em deduções claras.

Num plano responsável devidamente estruturado, os reembolsos de despesas empresariais comprovadas geralmente não são tratados como salários. Isso pode ser especialmente útil para:

• Reembolsos de quilometragem
• Custos de viagem
• Reembolsos de escritório em casa
• Materiais comprados do próprio bolso
• Internet, telefone e equipamento utilizados para o negócio

Para manter um plano responsável válido, a empresa deve exigir comprovativos da despesa, confirmar a sua finalidade empresarial e exigir a devolução de qualquer adiantamento em excesso.

Esta é uma das ferramentas fiscais mais práticas disponíveis para corporations porque suporta deduções enquanto mantém a apresentação salarial mais simples.

4. Reclame Corretamente a Dedução do Escritório em Casa

Um escritório em casa pode ser dedutível, mas apenas se cumprir os requisitos da IRS.

Em geral, o espaço tem de ser usado exclusiva e regularmente para o negócio. Uma mesa de cozinha, um quarto de hóspedes ou uma área de trabalho ocasional normalmente não qualifica. Um quarto separado usado apenas para o negócio muitas vezes qualifica.

Existem dois métodos comuns:

• Método regular: atribuir as despesas reais da habitação, como renda, juros hipotecários, seguro, utilidades, reparações e depreciação, com base no uso empresarial.
• Método simplificado: utilizar a opção simplificada da IRS, que geralmente permite 5 USD por pé quadrado até 300 pés quadrados.

O método simplificado é mais fácil, mas não permite depreciação dessa parte da casa nem cria recaptura de depreciação mais tarde.

Limitação importante: em geral, os funcionários não podem deduzir despesas não reembolsadas de escritório em casa na sua declaração pessoal ao abrigo da legislação atual. Para proprietários-funcionários, a melhor abordagem é muitas vezes usar a estrutura de entidade correta e, quando apropriado, um plano responsável.

5. Acompanhe Separadamente os Custos de Veículo, Viagens e Refeições

Veículo, viagens e refeições são deduções comuns, mas também são alvos frequentes de auditoria porque as pessoas misturam despesas pessoais e empresariais.

Para veículos, a empresa pode normalmente deduzir:

• A quilometragem padrão, se for elegível, ou
• As despesas reais, como combustível, reparações, seguro, depreciação, rendas de leasing e taxas de registo, atribuídas ao uso empresarial

Para viagens, as despesas geralmente têm de ser ordinárias, necessárias e incorridas enquanto está fora de casa por motivos de negócio.

Para refeições, a regra geral é mais limitada. As refeições de negócio são normalmente dedutíveis em 50% quando o contribuinte ou um funcionário está presente, a refeição não é luxuosa ou extravagante e existe uma finalidade empresarial válida. As despesas de entretenimento, por outro lado, geralmente não são dedutíveis.

A documentação é importante aqui. Guarde:

• Data e local
• Finalidade empresarial
• Pessoas presentes
• Registo de quilometragem ou detalhes da viagem
• Recibos discriminados

Quanto mais clara for a sua documentação, mais fácil será sustentar a dedução.

6. Acompanhe as Opções de Depreciação e Despesa Imediata

Muitas empresas conseguem recuperar o custo de equipamento, software, mobiliário e determinadas melhorias mais rapidamente do que deduzindo o custo de uma só vez ao longo de muitos anos.

Dependendo do ativo e das regras fiscais em vigor, uma empresa pode usar:

• Despesa imediata ao abrigo da Section 179
• Depreciação bonificada
• Depreciação MACRS normal

Esta área muda com frequência e depende das percentagens de uso empresarial, do tipo de ativo e dos limites anuais. Uma compra que parece uma simples aquisição de escritório pode ter um resultado fiscal muito diferente consoante seja tratada como despesa corrente, bem depreciável ou ativo de uso misto.

Uma regra prática: antes de comprar equipamento importante, confirme como será registado e se a empresa pode realmente usar a dedução no ano da compra.

7. Deduza Corretamente os Custos de Arranque e de Organização

A constituição não tem de ser um custo totalmente perdido.

Alguns custos de arranque e de organização podem ser deduzidos ou amortizados, sujeitos aos limites da IRS e ao tipo de despesa. Estes podem incluir determinados honorários legais, taxas de registo estaduais, configuração contabilística e custos incorridos antes de a empresa iniciar operações ativas.

A distinção importante é entre:

• Custos de arranque ou de organização que podem ser deduzidos ou amortizados, e
• Despesas de capital que têm de ser tratadas de forma diferente

As empresas devem manter os custos pré-abertura separados das despesas operacionais do dia a dia. Isso facilita a aplicação do tratamento correto mais tarde e evita misturar despesas de constituição com deduções normais por engano.

8. Não Ignore Seguros, Quotas, Subscrições e Honorários Profissionais

Os empresários muitas vezes esquecem pequenas despesas recorrentes porque parecem rotineiras. Ao longo de um ano, acumulam-se.

As deduções comuns nesta categoria incluem:

• Seguro de responsabilidade civil geral
• Seguro de responsabilidade profissional
• Seguro de acidentes de trabalho
• Seguro de cibersegurança
• Seguro de propriedade empresarial
• Retainers legais e honorários de preparação de impostos da empresa
• Software de contabilidade e processamento salarial
• Taxas de agente registado
• Publicações e subscrições do setor
• Quotas de associações profissionais quando relacionadas com o negócio

A regra continua a mesma: a despesa tem de estar ligada ao negócio e não ao uso pessoal.

9. Utilize Planos de Reforma para Reduzir o Rendimento Tributável

Os planos de reforma fazem mais do que ajudar os proprietários a poupar para o futuro. Também podem gerar deduções empresariais significativas.

Dependendo do tipo de plano, as contribuições do empregador podem ser dedutíveis e os diferimentos dos funcionários podem reduzir o rendimento tributável atual. As opções comuns incluem:

• SEP IRA
• SIMPLE IRA
• Solo 401(k)
• 401(k) tradicional para equipas maiores

O melhor plano depende do fluxo de caixa, do número de trabalhadores e do montante que o proprietário pretende contribuir. Para algumas empresas, um plano de reforma é uma das formas mais eficazes de transformar lucros em benefício com vantagens fiscais em vez de rendimento totalmente tributável.

10. Trate com Cuidado a Remuneração dos Proprietários e os Benefícios de Saúde

Esta é uma área em que o tipo de entidade faz muita diferença.

Numa C corporation, a remuneração e os benefícios são normalmente estruturados através de regras de folha salarial e benefícios de funcionários. Numa S corporation, os acionistas-funcionários geralmente precisam de uma remuneração razoável através da folha salarial antes de receberem distribuições adicionais de lucros.

Isto significa que a empresa não deve assumir que todos os pagamentos ao proprietário são tratados da mesma forma. Seguro de saúde, benefícios marginais, reembolsos e impostos sobre a folha salarial podem mudar consoante a entidade e a função do proprietário.

Se uma empresa pagar benefícios da forma errada, pode perder deduções ou criar remuneração tributável onde isso não era pretendido.

11. Não Ignore as Regras sobre Presentes Empresariais e Gastos com Clientes

Presentes para clientes e despesas de hospitalidade podem ser dedutíveis, mas as regras são mais restritas do que muitos proprietários esperam.

Segundo a orientação da IRS, os presentes empresariais são geralmente limitados a 25 USD por pessoa por ano, com algumas exceções para custos incidentais como envio ou gravação, desde que não acrescentem valor substancial. Itens que pareçam entretenimento costumam ser tratados como entretenimento em vez de presentes, e o entretenimento geralmente não é dedutível.

Se comprar refeições durante reuniões com clientes, separe esses custos do entretenimento sempre que possível e mantenha a fatura discriminada. Quanto mais claramente um recibo mostrar uma despesa de refeição, mais fácil será defendê-la.

12. Mantenha Registos Como Se Esperasse Uma Pergunta Mais Tarde

Bons registos não são um luxo contabilístico. São a diferença entre uma dedução sustentada e uma dedução rejeitada.

No mínimo, mantenha:

• Extratos bancários e de cartões de crédito da empresa
• Recibos discriminados
• Registos de quilometragem
• Faturas e contratos
• Registos da folha salarial
• Cópias das eleições fiscais e das declarações apresentadas
• Atas de direção ou aprovações por escrito para corporations
• Documentação de reembolsos ao abrigo de planos responsáveis

A declaração fiscal em si é apenas parte da história. Os registos de apoio são o que tornam a dedução sólida.

Erros Comuns Que Eliminarão Poupanças Fiscais

Alguns erros recorrentes fazem com que os empresários percam deduções ou atraiam problemas com a IRS:

• Misturar despesas pessoais e empresariais na mesma conta
• Chamar refeição a uma despesa de entretenimento
• Reclamar deduções de escritório em casa sem uso exclusivo para o negócio
• Esquecer-se de documentar a quilometragem ou a finalidade da viagem
• Escolher uma eleição de S corp ou C corp sem planeamento de folha salarial
• Não separar reembolsos de salários
• Não associar a despesa à declaração fiscal correta

Se a sua contabilidade for fraca, a declaração fiscal normalmente também será mais fraca.

Porque é que a Constituição e a Conformidade Importam

Uma estratégia fiscal funciona melhor quando a empresa está devidamente constituída e em conformidade. É aí que um serviço de constituição pode ajudar. A Zenind dá aos empresários um ponto de partida mais limpo, ajudando-os a constituir uma LLC ou corporation e a manter-se organizados com os registos e tarefas de conformidade que sustentam a estrutura fiscal.

Isso não substitui um profissional de impostos, mas reduz o caos que muitas vezes leva os proprietários a perder deduções ou a declarar de forma errada.

Referências Úteis da IRS

• About Form 8832, Entity Classification Election
• About Form 2553, Election by a Small Business Corporation
• LLC filing as a corporation or partnership
• Publication 463, Travel, Gift, and Car Expenses
• Publication 587, Business Use of Your Home
• Publication 542, Corporations
• Publication 583, Starting a Business and Keeping Records
• Credits and deductions for businesses

Os maiores ganhos fiscais normalmente vêm de três coisas: a entidade certa, registos limpos e acompanhamento disciplinado das despesas. Se acertar nisto, as deduções tornam-se muito mais fáceis de reclamar e defender.