Pengurangan Pajak untuk LLC dan Perusahaan: 12 Cara Legal untuk Menurunkan Pajak Bisnis

Memilih entitas yang tepat hanyalah awal. Penghematan pajak yang nyata datang dari mencocokkan struktur, pembukuan, dan aturan penggantian biaya Anda dengan persyaratan IRS. Penataan yang rapi memudahkan Anda mengklaim pengurangan yang sah, menghindari biaya yang tidak diperbolehkan, dan membuktikan posisi Anda jika IRS suatu saat meminta bukti pendukung.

Jika Anda sedang membentuk perusahaan baru, Zenind dapat membantu Anda mendirikan LLC atau corporation agar catatan pajak Anda dimulai dengan bersih sejak hari pertama.

Bagaimana LLC dan Perusahaan Dikenakan Pajak

Sebelum memikirkan pengurangan, Anda perlu memahami bagaimana IRS memandang bisnis itu sendiri. Perlakuan pajak default sebuah LLC bergantung pada jumlah pemilik, dan klasifikasi tersebut memengaruhi formulir yang Anda ajukan serta pengurangan apa saja yang tersedia di tingkat entitas.

Jenis entitas	Perlakuan pajak federal default	SPT yang umum
LLC dengan satu pemilik	Entitas yang diabaikan	Schedule C, Schedule E, atau jadwal pada SPT pemilik lainnya, tergantung aktivitas
LLC dengan banyak pemilik	Kemitraan	Form 1065
LLC yang memilih статус C corporation	Corporation	Form 1120
Corporation atau entitas yang memenuhi syarat dan memilih статус S corporation	S corporation	Form 1120-S

LLC dengan satu pemilik umumnya diperlakukan sebagai entitas yang diabaikan untuk tujuan pajak penghasilan federal kecuali memilih perlakuan korporasi. LLC dengan banyak pemilik umumnya diperlakukan sebagai kemitraan kecuali memilih perlakuan korporasi. Bisnis yang memenuhi syarat juga dapat memilih статус S corporation dengan mengajukan Form 2553.

Hal itu penting karena klasifikasi pajak yang salah dapat membuat pengurangan yang sah lebih sulit diklaim, atau dapat menyebabkan pendapatan dikenakan pajak dengan cara yang kurang efisien dari yang seharusnya.

1. Pilih Pemilihan Pajak Entitas yang Tepat Sejak Awal

Bagi banyak pemilik bisnis, perbedaan pajak terbesar bukanlah kategori biaya tertentu. Melainkan pemilihan entitas itu sendiri.

Sebuah LLC dapat tetap menjadi entitas pass-through, memilih perlakuan C corporation dengan Form 8832, atau, jika memenuhi syarat, memilih статус S corporation dengan Form 2553. Pilihan yang tepat bergantung pada tingkat laba, kompensasi pemilik, rencana pertumbuhan, dan apakah bisnis berencana menahan laba.

Beberapa poin praktis:

• Struktur pass-through bisa sederhana dan fleksibel, tetapi pemilik yang aktif mungkin harus membayar self-employment tax atas laba bisnis, sesuai aturan untuk jenis entitas tersebut.
• S corporation dapat mengurangi eksposur self-employment tax pada distribusi, tetapi hanya jika payroll dan kompensasi yang wajar ditangani dengan benar.
• C corporation saat ini membayar pajak penghasilan federal dengan tarif tetap 21% atas penghasilan kena pajak, tetapi dividen kepada pemilik dapat menciptakan lapisan pajak kedua.

Struktur terbaik adalah yang sesuai dengan keseluruhan kondisi, bukan hanya satu pengurangan.

2. Klaim Biaya Operasional yang Biasa dan Diperlukan

IRS memperbolehkan pengurangan untuk biaya yang biasa dan diperlukan yang dibayar atau dikeluarkan untuk menjalankan perdagangan atau bisnis. Aturan umum yang luas ini menjadi dasar hampir semua pengurangan bisnis.

Biaya operasional yang umum dapat meliputi:

• Sewa kantor atau biaya ruang kerja
• Biaya pemrosesan payroll
• Jasa akuntansi dan pembukuan
• Biaya hukum dan pemeliharaan entitas
• Langganan software dan SaaS
• Internet dan telepon yang digunakan untuk bisnis
• Pemasaran dan iklan
• Biaya pengiriman, pos, dan kurir
• Perlengkapan kantor dan peralatan kecil
• Premi asuransi bisnis
• Biaya bank dan biaya pemrosesan merchant

Kuncinya adalah memisahkan porsi bisnis dari penggunaan pribadi. Jika suatu biaya sebagian pribadi, biasanya hanya bagian bisnis yang dapat dikurangkan.

3. Gunakan Accountable Plan untuk Penggantian Biaya

Jika corporation Anda membayar biaya pemilik atau karyawan, accountable plan dapat mengubah pengeluaran yang berantakan menjadi pengurangan yang rapi.

Di bawah accountable plan yang disusun dengan benar, penggantian untuk biaya bisnis yang didukung bukti umumnya tidak diperlakukan sebagai upah. Ini sangat berguna untuk:

• Penggantian biaya mileage
• Biaya perjalanan
• Penggantian biaya kantor rumah
• Perlengkapan yang dibeli dari kantong pribadi
• Internet, telepon, dan peralatan yang digunakan untuk bisnis

Agar accountable plan tetap sah, bisnis harus meminta bukti pengeluaran, memastikan tujuan bisnisnya, dan mewajibkan pengembalian setiap uang muka yang berlebih.

Ini adalah salah satu alat pajak paling praktis yang tersedia bagi corporation karena mendukung pengurangan sambil menjaga pelaporan payroll tetap lebih rapi.

4. Klaim Pengurangan Kantor Rumah dengan Benar

Kantor rumah dapat dikurangkan, tetapi hanya jika memenuhi persyaratan IRS.

Secara umum, ruang tersebut harus digunakan secara eksklusif dan teratur untuk bisnis. Meja dapur, kamar tamu, atau area kerja sesekali biasanya tidak memenuhi syarat. Ruang terpisah yang hanya digunakan untuk bisnis sering kali memenuhi syarat.

Ada dua metode umum:

• Metode reguler: mengalokasikan biaya rumah aktual seperti sewa, bunga hipotek, asuransi, utilitas, perbaikan, dan depresiasi berdasarkan penggunaan bisnis.
• Metode sederhana: menggunakan opsi sederhana IRS, yang umumnya memperbolehkan $5 per kaki persegi hingga 300 kaki persegi.

Metode sederhana lebih mudah, tetapi tidak memperbolehkan depresiasi untuk bagian rumah tersebut dan tidak menimbulkan recapture depresiasi di kemudian hari.

Batasan penting: karyawan umumnya tidak dapat mengurangkan biaya kantor rumah yang tidak diganti pada SPT pribadi mereka berdasarkan hukum saat ini. Bagi owner-employee, pendekatan yang lebih baik sering kali adalah menggunakan struktur entitas yang tepat dan, jika sesuai, accountable plan.

5. Lacak Biaya Kendaraan, Perjalanan, dan Makan Secara Terpisah

Biaya kendaraan, perjalanan, dan makan adalah pengurangan yang umum, tetapi juga sering menjadi sasaran audit karena orang mencampur pengeluaran bisnis dan pribadi.

Untuk kendaraan, bisnis biasanya dapat mengurangkan salah satu dari:

• Mileage standar, jika memenuhi syarat, atau
• Biaya aktual, seperti bensin, perbaikan, asuransi, depresiasi, pembayaran sewa, dan biaya registrasi, dialokasikan berdasarkan penggunaan bisnis

Untuk perjalanan, biaya umumnya harus biasa, diperlukan, dan dikeluarkan saat berada jauh dari rumah untuk bisnis.

Untuk makan, aturannya lebih terbatas. Makanan bisnis biasanya dapat dikurangkan 50% ketika wajib pajak atau karyawan hadir, makanannya tidak mewah atau berlebihan, dan makanan tersebut memiliki tujuan bisnis yang sah. Biaya hiburan, sebaliknya, umumnya tidak dapat dikurangkan.

Pencatatan yang baik sangat penting di sini. Simpan:

• Tanggal dan lokasi
• Tujuan bisnis
• Orang yang hadir
• Catatan mileage atau detail perjalanan
• Kuitansi terperinci

Semakin rapi dokumentasi Anda, semakin mudah mendukung pengurangannya.

6. Perhatikan Depresiasi dan Opsi Percepatan Pengurangan Biaya Anda

Banyak bisnis dapat memulihkan biaya peralatan, software, furnitur, dan perbaikan tertentu lebih cepat daripada mengurangkan seluruh biayanya sekaligus selama bertahun-tahun.

Tergantung pada aset dan aturan pajak yang berlaku, bisnis mungkin dapat menggunakan:

• Section 179 expensing
• Bonus depreciation
• Depresiasi MACRS reguler

Bidang ini sering berubah dan bergantung pada persentase penggunaan bisnis, jenis aset, dan batas tahunan. Pembelian yang terlihat seperti belanja kantor sederhana bisa memiliki hasil pajak yang sangat berbeda, tergantung apakah diperlakukan sebagai biaya saat ini, properti yang didepresiasi, atau aset dengan penggunaan campuran.

Aturan praktis: sebelum membeli peralatan besar, pastikan bagaimana pencatatannya dan apakah bisnis benar-benar dapat menggunakan pengurangannya pada tahun pembelian.

7. Keluarkan Biaya Awal dan Organisasi dengan Benar

Pembentukan bisnis tidak harus menjadi biaya yang sepenuhnya hilang.

Beberapa biaya startup dan organisasi dapat dikurangkan atau diamortisasi, tergantung pada batas IRS dan jenis biayanya. Ini dapat mencakup biaya hukum tertentu, biaya pengajuan negara bagian, penyiapan akuntansi, dan biaya yang dikeluarkan sebelum bisnis mulai beroperasi secara aktif.

Pembedaan penting adalah antara:

• Biaya startup atau organisasi yang mungkin dapat dikurangkan atau diamortisasi, dan
• Biaya modal yang harus diperlakukan secara berbeda

Bisnis sebaiknya memisahkan biaya pra-operasi dari biaya operasional sehari-hari. Itu memudahkan penerapan perlakuan yang tepat di kemudian hari dan menghindari pencampuran biaya pembentukan dengan pengurangan biasa secara keliru.

8. Jangan Lupakan Asuransi, Iuran, Langganan, dan Biaya Profesional

Pemilik bisnis sering melewatkan biaya rutin yang lebih kecil karena terasa biasa. Dalam setahun, jumlahnya bisa besar.

Pengurangan umum dalam kategori ini meliputi:

• Asuransi tanggung gugat umum
• Asuransi tanggung gugat profesional
• Asuransi workers’ compensation
• Asuransi keamanan siber
• Asuransi properti bisnis
• Retainer hukum dan biaya persiapan pajak bisnis
• Software pembukuan dan payroll
• Biaya registered agent
• Publikasi dan langganan industri
• Iuran asosiasi dagang jika terkait bisnis

Aturannya tetap sama: biaya harus terkait dengan bisnis, bukan penggunaan pribadi.

9. Gunakan Program Pensiun untuk Mengurangi Penghasilan Kena Pajak

Program pensiun tidak hanya membantu pemilik menabung untuk masa depan. Program ini juga dapat menciptakan pengurangan bisnis yang berarti.

Tergantung pada jenis programnya, kontribusi pemberi kerja dapat menjadi biaya yang dapat dikurangkan dan penangguhan karyawan dapat mengurangi penghasilan kena pajak saat ini. Opsi umum meliputi:

• SEP IRA
• SIMPLE IRA
• Solo 401(k)
• Traditional 401(k) untuk tim yang lebih besar

Program terbaik bergantung pada arus kas, jumlah karyawan, dan seberapa besar kontribusi yang ingin diberikan pemilik. Bagi sebagian perusahaan, program pensiun adalah salah satu cara paling efektif untuk mengubah laba menjadi manfaat yang diuntungkan pajak daripada penghasilan yang sepenuhnya kena pajak.

10. Tangani Kompensasi Pemilik dan Manfaat Kesehatan dengan Hati-hati

Ini adalah area yang sangat dipengaruhi oleh jenis entitas.

Dalam C corporation, kompensasi dan manfaat biasanya disusun melalui payroll dan aturan manfaat karyawan. Dalam S corporation, shareholder-employee biasanya harus menerima kompensasi yang wajar melalui payroll sebelum mengambil distribusi laba tambahan.

Artinya bisnis tidak boleh mengasumsikan bahwa semua pembayaran kepada pemilik diperlakukan sama. Asuransi kesehatan, fringe benefits, penggantian biaya, dan payroll tax semuanya dapat berubah tergantung pada entitas dan peran pemilik.

Jika bisnis membayar manfaat dengan cara yang salah, bisnis dapat kehilangan pengurangan atau menciptakan kompensasi kena pajak yang sebenarnya tidak dimaksudkan.

11. Jangan Abaikan Aturan Hadiah Bisnis dan Pengeluaran yang Menghadap Klien

Hadiah untuk klien dan biaya hospitality dapat dikurangkan, tetapi aturannya lebih sempit daripada yang sering diperkirakan pemilik bisnis.

Berdasarkan panduan IRS, hadiah bisnis umumnya dibatasi hingga $25 per orang per tahun, dengan beberapa pengecualian untuk biaya insidental seperti pengiriman atau ukiran yang tidak menambah nilai substansial. Barang yang tampak seperti hiburan biasanya diperlakukan sebagai hiburan, bukan hadiah, dan hiburan umumnya tidak dapat dikurangkan.

Jika Anda membeli makanan saat pertemuan klien, pisahkan biaya tersebut dari hiburan bila memungkinkan dan simpan kuitansi terperinci. Semakin jelas sebuah kuitansi menunjukkan biaya makan, semakin mudah untuk dipertahankan.

12. Simpan Catatan Seolah Anda Akan Ditanya Nanti

Catatan yang baik bukan kemewahan akuntansi. Catatan adalah perbedaan antara pengurangan yang didukung bukti dan pengurangan yang ditolak.

Setidaknya, simpan:

• Rekening bank bisnis dan kartu kredit bisnis
• Kuitansi terperinci
• Catatan mileage
• Faktur dan kontrak
• Catatan payroll
• Salinan pemilihan pajak dan SPT yang diajukan
• Risalah rapat dewan atau persetujuan tertulis untuk corporation
• Dokumentasi penggantian biaya di bawah accountable plan

SPT itu sendiri hanya sebagian dari cerita. Dokumen pendukunglah yang membuat pengurangannya kuat.

Kesalahan Umum yang Menghapus Penghematan Pajak

Beberapa kesalahan berulang menyebabkan pemilik bisnis kehilangan pengurangan atau mengundang masalah IRS:

• Mencampur biaya pribadi dan bisnis dalam rekening yang sama
• Menyebut hiburan sebagai biaya makan
• Mengklaim pengurangan kantor rumah tanpa penggunaan eksklusif untuk bisnis
• Lupa mendokumentasikan mileage atau tujuan perjalanan
• Memilih pemilihan S corp atau C corp tanpa perencanaan payroll
• Gagal memisahkan penggantian biaya dari upah
• Tidak mencocokkan biaya dengan SPT pajak yang benar

Jika pembukuan Anda lemah, SPT pajak biasanya juga akan lebih lemah.

Mengapa Pembentukan dan Kepatuhan Itu Penting

Strategi pajak bekerja paling baik ketika bisnis dibentuk dengan benar dan tetap dalam kondisi yang baik. Di sinilah layanan pembentukan bisnis dapat membantu. Zenind memberi pemilik bisnis awal yang lebih rapi dengan membantu mereka membentuk LLC atau corporation dan tetap terorganisasi dengan pengajuan serta tugas kepatuhan yang mendukung struktur pajak.

Ini tidak menggantikan profesional pajak, tetapi mengurangi kekacauan yang sering menyebabkan pemilik melewatkan pengurangan atau salah mengajukan.

Referensi IRS yang Berguna

• About Form 8832, Entity Classification Election
• About Form 2553, Election by a Small Business Corporation
• LLC filing as a corporation or partnership
• Publication 463, Travel, Gift, and Car Expenses
• Publication 587, Business Use of Your Home
• Publication 542, Corporations
• Publication 583, Starting a Business and Keeping Records
• Credits and deductions for businesses

Keuntungan pajak terbesar biasanya datang dari tiga hal: entitas yang tepat, catatan yang rapi, dan pencatatan pengeluaran yang disiplin. Jika tiga hal itu benar, pengurangan akan jauh lebih mudah diklaim dan dipertahankan.