Данъчни приспадания за LLC и корпорации: 12 законни начина да намалите бизнес данъците

Изборът на правилната правна форма е само началото. Истинските данъчни спестявания идват от това да съгласувате структурата, счетоводството и правилата за възстановяване на разходи с изискванията на IRS. Добрата организация улеснява заявяването на законни приспадания, избягването на недопустими разходи и защитата на позицията ви, ако IRS поиска документи.

Ако създавате нова компания, Zenind може да ви помогне да учредите LLC или корпорация, така че данъчните ви записи да започнат подредено от първия ден.

Как се облагат LLC и корпорации

Преди да мислите за приспадания, трябва да разберете как IRS разглежда самия бизнес. Дефолтното данъчно третиране на LLC зависи от броя на собствениците, а тази класификация влияе върху това коя декларация подавате и кои приспадания са налични на ниво дружество.

Вид дружество	Стандартно федерално данъчно третиране	Обичайна декларация
LLC с един собственик	Пренебрегвано дружество	Schedule C, Schedule E или друг формуляр от декларацията на собственика според дейността
LLC с няколко собственици	Партньорство	Form 1065
LLC, избрало статут на C corporation	Корпорация	Form 1120
Корпорация или допустимо дружество, избрало статут на S corporation	S corporation	Form 1120-S

LLC с един собственик обикновено се третира като пренебрегвано дружество за целите на федералния данък върху доходите, освен ако не избере корпоративно третиране. LLC с няколко собственици обикновено се третира като партньорство, освен ако не избере корпоративно третиране. Допустим бизнес може също да избере статут на S corporation, като подаде Form 2553.

Това има значение, защото неправилната данъчна класификация може да направи едно законно приспадане по-трудно за заявяване или да доведе до по-неефективно облагане на дохода.

1. Изберете правилния данъчен избор за структурата рано

За много собственици на бизнес най-голямата данъчна разлика не е определена категория разход. Това е самият избор на данъчно третиране.

LLC може да остане pass-through структура, да избере третиране като C corporation с Form 8832 или, ако е допустимо, да избере статут на S corporation с Form 2553. Правилният избор зависи от нивото на печалбата, възнаграждението на собственика, плановете за растеж и това дали бизнесът очаква да задържа печалби.

Няколко практични точки:

• Pass-through структурата може да е проста и гъвкава, но активните собственици може да дължат данък върху самостоятелната заетост върху бизнес печалбите, според правилата за съответния вид дружество.
• S corporation може да намали експозицията към данък върху самостоятелната заетост върху разпределенията, но само ако заплатите и разумното възнаграждение са подредени правилно.
• C corporation в момента плаща федерален данък върху доходите с плоска ставка 21% върху облагаемия доход, но дивидентите към собствениците могат да създадат второ ниво на данъчно облагане.

Най-добрата структура е тази, която отговаря на цялата картина, а не само на едно приспадане.

2. Приспадайте обичайните и необходими оперативни разходи

IRS допуска приспадане на обичайни и необходими разходи, платени или начислени за управление на търговска дейност. Това широко правило е основата на почти всяко бизнес приспадане.

Често приспадаеми оперативни разходи включват:

• Наем на офис или разходи за работно пространство
• Такси за обработка на заплати
• Счетоводни и bookkeeping услуги
• Юридически и административни такси за поддръжка на дружеството
• Софтуерни и SaaS абонаменти
• Интернет и телефонна услуга, използвана за бизнеса
• Маркетинг и реклама
• Разходи за доставка, поща и куриерски услуги
• Канцеларски материали и дребно оборудване
• Премии за бизнес застраховки
• Банкови такси и такси за обработка на картови плащания

Ключът е да разделяте бизнес частта от всяка лична употреба. Ако даден разход е частично личен, обикновено се приспада само бизнес частта.

3. Използвайте accountable plan за възстановяване на разходи

Ако корпорацията ви плаща разходи на собственици или служители, accountable plan може да превърне неясните плащания в подредени приспадания.

При правилно структурирана accountable plan възстановяванията на документирани бизнес разходи обикновено не се третират като заплата. Това може да е особено полезно за:

• Възстановяване на пътни разходи
• Разходи за пътуване
• Възстановяване за home office
• Консумативи, купени от собствени средства
• Интернет, телефон и оборудване, използвани за бизнеса

За да бъде valid една accountable plan, бизнесът трябва да изисква доказателство за разхода, да потвърждава бизнес целта и да изисква връщане на всяко излишно авансово плащане.

Това е един от най-практичните данъчни инструменти за корпорации, защото подкрепя приспаданията, като същевременно поддържа по-чиста payroll отчетност.

4. Приспадайте home office правилно

Home office може да бъде приспаднат, но само ако отговаря на изискванията на IRS.

По принцип пространството трябва да се използва изключително и редовно за бизнес. Кухненска маса, стая за гости или работно място, използвано само понякога, обикновено не отговарят на условията. Отделна стая, използвана само за бизнес, често отговаря.

Има два често използвани метода:

• Обикновен метод: разпределят се действителни домашни разходи като наем, ипотечна лихва, застраховка, комунални услуги, ремонти и амортизация според бизнес употребата.
• Опростен метод: използва се опцията на IRS, която обикновено позволява $5 на квадратен фут до 300 квадратни фута.

Опростеният метод е по-лесен, но не позволява амортизация за тази част от дома и не създава бъдеща depreciation recapture.

Важно ограничение: служителите по принцип не могат да приспадат невъзстановени разходи за home office в личната си декларация при сегашния закон. За owner-employees по-добрият подход често е правилната структура на дружеството и, когато е уместно, accountable plan.

5. Проследявайте отделно разходите за автомобил, пътуване и храна

Разходите за автомобил, пътуване и храна са чести приспадания, но също така са и чести обекти на одит, защото хората смесват бизнес и лични разходи.

За автомобил бизнесът обикновено може да приспадне или:

• Стандартен пробег, ако е допустим, или
• Действителни разходи, като гориво, ремонти, застраховка, амортизация, лизингови плащания и такси за регистрация, разпределени според бизнес употребата

За пътуване разходите по принцип трябва да са обичайни, необходими и направени, докато сте далеч от дома по бизнес причини.

За храна общото правило е по-ограничено. Бизнес храненията обикновено са 50% приспадаеми, когато данъкоплатецът или служител присъства, храненето не е разточително или екстравагантно и има валидна бизнес цел. Разходите за развлечения, за разлика от това, по принцип не са приспадаеми.

Добрата документация е важна тук. Съхранявайте:

• Дата и място
• Бизнес цел
• Присъстващи лица
• Лог за пробег или детайли за пътуването
• Подробни касови бележки

Колкото по-ясна е документацията, толкова по-лесно е да се подкрепи приспадането.

6. Следете амортизацията и възможностите за ускорено отписване

Много бизнеси могат да възстановят разхода за оборудване, софтуер, мебели и определени подобрения по-бързо, вместо да отписват сумата наведнъж в продължение на много години.

В зависимост от актива и текущите данъчни правила, бизнесът може да използва:

• Section 179 expensing
• Bonus depreciation
• Обикновена MACRS амортизация

Тази област се променя често и зависи от процента бизнес употреба, вида на актива и годишните лимити. Покупка, която изглежда като обикновена офис покупка, може да има съвсем различен данъчен резултат в зависимост от това дали се третира като текущ разход, амортизируем актив или актив с смесена употреба.

Практическо правило: преди да купите основно оборудване, потвърдете как ще бъде осчетоводено и дали бизнесът действително може да използва приспадането през годината на покупката.

7. Приспадайте правилно startup и организационните разходи

Учредяването не е задължително да бъде чисто загубен разход.

Някои startup и организационни разходи могат да бъдат приспаднати или амортизирани, в рамките на ограниченията на IRS и вида на разхода. Това може да включва определени юридически услуги, държавни такси за регистрация, счетоводна настройка и разходи, направени преди бизнесът да започне активна дейност.

Важно е да се прави разлика между:

• Startup или организационни разходи, които може да са приспадаеми или амортизируеми, и
• Капиталови разходи, които трябва да се третират по друг начин

Бизнесите трябва да държат разходите преди старта отделно от оперативните разходи за ежедневна дейност. Това улеснява правилното третиране по-късно и предотвратява смесването на разходи по учредяване с обичайни приспадания по погрешка.

8. Не пропускайте застраховки, членски вноски, абонаменти и професионални такси

Собствениците на бизнес често пренебрегват по-малките повтарящи се разходи, защото изглеждат рутинни. За една година те се натрупват.

Чести приспадания в тази категория включват:

• Обща гражданска отговорност
• Професионална отговорност
• Застраховка за трудова злополука
• Киберзастраховка
• Застраховка на бизнес имущество
• Правни хонорари и данъчни такси за подготовка на декларации
• Софтуер за счетоводство и обработка на заплати
• Такси за registered agent
• Индустриални издания и абонаменти
• Членски вноски в браншови асоциации, когато са свързани с бизнеса

Правилото остава същото: разходът трябва да е свързан с бизнеса, а не с лична употреба.

9. Използвайте пенсионни планове, за да намалите облагаемия доход

Пенсионните планове правят повече от това да помагат на собствениците да спестяват за бъдещето. Те могат също така да създадат значителни бизнес приспадания.

В зависимост от типа план, вноските на работодателя може да са приспадаеми, а отлаганията на служителите могат да намалят текущия облагаем доход. Чести варианти включват:

• SEP IRA
• SIMPLE IRA
• Solo 401(k)
• Traditional 401(k) за по-големи екипи

Най-добрият план зависи от паричния поток, броя на служителите и колко иска да внася собственикът. За някои компании пенсионният план е един от най-ефективните начини да превърнат печалбата в данъчно облагодетелствано предимство вместо в напълно облагаем доход.

10. Подхождайте внимателно към възнаграждението на собственика и здравните придобивки

Тук видът на дружеството има голямо значение.

В C corporation компенсацията и придобивките обикновено се структурират чрез payroll и правилата за employee benefits. В S corporation shareholder-employees обикновено трябва да получават разумно възнаграждение чрез payroll, преди да вземат допълнителни разпределения на печалба.

Това означава, че бизнесът не бива да приема, че всички плащания към собственика се третират по един и същи начин. Здравното осигуряване, fringe benefits, възстановяванията и payroll данъците могат да се променят според структурата и ролята на собственика.

Ако бизнесът плаща придобивки по грешен начин, може да загуби приспадания или да създаде облагаемо възнаграждение там, където не е било предвидено.

11. Не пренебрегвайте правилата за бизнес подаръци и клиентски разходи

Подаръците за клиенти и hospitality разходите могат да бъдат приспадаеми, но правилата са по-тесни, отколкото много собственици очакват.

Според указанията на IRS бизнес подаръците обикновено са ограничени до $25 на човек годишно, с някои изключения за съпътстващи разходи като доставка или гравиране, които не добавят съществена стойност. Предмети, които приличат на развлечения, обикновено се третират като entertainment, а entertainment по принцип не е приспадаем.

Ако купувате храна по време на срещи с клиенти, когато е възможно отделяйте тези разходи от entertainment и се уверявайте, че касовата бележка е подробна. Колкото по-ясно една разписка показва разход за храна, толкова по-лесно е да бъде защитен.

12. Водете записи така, сякаш по-късно ще има въпрос

Добрите записи не са счетоводен лукс. Те са разликата между подкрепено приспадане и недопустимо такова.

Поне пазете:

• Банкови извлечения и извлечения от кредитни карти на бизнеса
• Подробни касови бележки
• Логове за пробег
• Фактури и договори
• Payroll записи
• Копия от данъчни избори и подадени декларации
• Протоколи от управителни органи или писмени одобрения за корпорации
• Документи за възстановяване на разходи по accountable plan

Самата декларация е само част от историята. Поддържащите документи са това, което прави приспадането устойчиво.

Чести грешки, които изтриват данъчни спестявания

Няколко повтарящи се грешки карат собствениците на бизнес да губят приспадания или да привличат проблеми с IRS:

• Смесване на лични и бизнес разходи в една и съща сметка
• Наричане на entertainment разход за храна
• Заявяване на home office без изключителна бизнес употреба
• Забравяне да се документира пробегът или целта на пътуването
• Избиране на S corp или C corp без планиране на payroll
• Неразделяне на възстановяванията от заплатите
• Непривързване на разхода към правилната данъчна декларация

Ако счетоводството ви е слабо, данъчната декларация обикновено също ще е слаба.

Защо учредяването и съответствието са важни

Данъчната стратегия работи най-добре, когато бизнесът е правилно учреден и поддържан в добро състояние. Точно тук може да помогне услуга за учредяване. Zenind дава на собствениците на бизнес по-подредено начало, като помага да учредят LLC или корпорация и да останат организирани с подаванията и изискванията за съответствие, които подкрепят данъчната структура.

Това не замества данъчен специалист, но намалява хаоса, който често кара собствениците да пропускат приспадания или да подават по грешен начин.

Полезни източници на IRS

• About Form 8832, Entity Classification Election
• About Form 2553, Election by a Small Business Corporation
• LLC filing as a corporation or partnership
• Publication 463, Travel, Gift, and Car Expenses
• Publication 587, Business Use of Your Home
• Publication 542, Corporations
• Publication 583, Starting a Business and Keeping Records
• Credits and deductions for businesses

Най-големите данъчни ползи обикновено идват от три неща: правилната правна форма, подредените записи и дисциплинираното проследяване на разходите. Подредете тези елементи правилно и приспаданията стават много по-лесни за заявяване и защита.