Deduceri fiscale pentru LLC-uri și corporații: 12 metode legale de a reduce taxele afacerii

Alegerea entității potrivite este doar începutul. Economiile fiscale reale apar atunci când structura, evidența contabilă și regulile de rambursare sunt aliniate cu cerințele IRS. O configurare clară face mai ușoară revendicarea deducerilor legitime, evitarea cheltuielilor care nu sunt admise și susținerea poziției dvs. dacă IRS solicită vreodată documente justificative.

Dacă înființați o companie nouă, Zenind vă poate ajuta să constituiți LLC-ul sau corporația astfel încât înregistrările fiscale să pornească curat încă din prima zi.

Cum sunt impozitate LLC-urile și corporațiile

Înainte să vă gândiți la deduceri, trebuie să înțelegeți cum vede IRS afacerea în sine. Tratamentul fiscal implicit al unui LLC depinde de numărul de proprietari, iar acea clasificare influențează declarația pe care o depuneți și deducerile disponibile la nivel de entitate.

Tip de entitate	Tratament fiscal federal implicit	Formular obișnuit
LLC cu un singur membru	Entitate ignorată	Schedule C, Schedule E sau alt formular al proprietarului, în funcție de activitate
LLC cu mai mulți membri	Parteneriat	Form 1065
LLC care alege statutul de corporație C	Corporație	Form 1120
Corporație sau entitate eligibilă care alege statutul de corporație S	Corporație S	Form 1120-S

În general, un LLC cu un singur membru este tratat ca entitate ignorată în scopul impozitului federal pe venit, cu excepția cazului în care optează pentru tratamentul de corporație. Un LLC cu mai mulți membri este, de regulă, tratat ca parteneriat, cu excepția cazului în care optează pentru tratamentul de corporație. O afacere eligibilă poate alege și statutul de corporație S prin depunerea Form 2553.

Acest lucru contează deoarece o clasificare fiscală greșită poate face mai dificilă revendicarea unei deduceri legitime sau poate face ca venitul să fie impozitat într-un mod mai puțin eficient decât este necesar.

1. Alegeți din timp opțiunea fiscală potrivită pentru entitate

Pentru mulți proprietari de afaceri, cea mai mare diferență fiscală nu este o anumită categorie de cheltuieli. Este chiar alegerea entității.

Un LLC poate rămâne o structură pass-through, poate opta pentru tratamentul de corporație C prin Form 8832 sau, dacă este eligibil, poate opta pentru statutul de corporație S prin Form 2553. Alegerea corectă depinde de nivelul profitului, remunerația proprietarilor, planurile de creștere și dacă afacerea intenționează să păstreze câștigurile.

Câteva aspecte practice:

• O structură pass-through poate fi simplă și flexibilă, dar proprietarii activi pot datora impozit pe activități independente pentru veniturile afacerii, sub rezerva regulilor aplicabile acelei entități.
• O corporație S poate reduce expunerea la impozitul pe activități independente asupra distribuțiilor, dar numai dacă salarizarea și compensația rezonabilă sunt gestionate corect.
• O corporație C plătește în prezent impozit federal pe venit la o cotă fixă de 21% asupra venitului impozabil, dar dividendele către proprietari pot crea un al doilea nivel de impozitare.

Cea mai bună structură este cea care se potrivește întregului context, nu doar unei singure deduceri.

2. Deducerea cheltuielilor de exploatare obișnuite și necesare

IRS permite deducerea cheltuielilor obișnuite și necesare plătite sau suportate pentru desfășurarea unei activități comerciale. Această regulă generală este baza aproape tuturor deducerilor de afaceri.

Cheltuielile de exploatare deductibile includ adesea:

• Chirie pentru birou sau costuri pentru spațiul de lucru
• Taxe pentru procesarea salariilor
• Servicii de contabilitate și evidență contabilă
• Cheltuieli juridice și de menținere a entității
• Abonamente software și SaaS
• Internet și telefon folosite pentru afacere
• Marketing și publicitate
• Costuri de expediere, poștă și livrare
• Materiale de birou și echipamente mici
• Prime de asigurare pentru afacere
• Taxe bancare și comisioane de procesare a plăților

Cheia este separarea părții de afaceri de orice utilizare personală. Dacă o cheltuială este parțial personală, în general este deductibilă doar partea aferentă afacerii.

3. Folosiți un accountable plan pentru rambursări

Dacă o corporație plătește cheltuieli ale proprietarilor sau angajaților, un accountable plan poate transforma cheltuieli dezordonate în deduceri clare.

În cadrul unui accountable plan structurat corect, rambursările pentru cheltuieli de afaceri justificate nu sunt în mod obișnuit tratate ca salarii. Acest lucru poate fi deosebit de util pentru:

• Rambursarea kilometrilor parcurși
• Costuri de deplasare
• Rambursări pentru biroul de acasă
• Materiale cumpărate din fonduri proprii
• Internet, telefon și echipamente utilizate pentru afacere

Pentru a păstra validitatea unui accountable plan, afacerea ar trebui să solicite dovada cheltuielii, să confirme scopul de afaceri și să ceară returnarea oricărei plăți în avans care depășește suma justificată.

Acesta este unul dintre cele mai practice instrumente fiscale disponibile pentru corporații, deoarece susține deducerile și menține o evidență mai curată a salarizării.

4. Solicitați corect deducerea pentru biroul de acasă

Un birou de acasă poate fi deductibil, dar numai dacă îndeplinește cerințele IRS.

În general, spațiul trebuie utilizat exclusiv și regulat pentru afacere. O masă din bucătărie, o cameră de oaspeți sau un spațiu folosit doar ocazional pentru lucru nu se califică, de regulă. O cameră separată folosită numai pentru afacere, adesea, se califică.

Există două metode comune:

• Metoda obișnuită: alocarea cheltuielilor reale ale locuinței, cum ar fi chiria, dobânda ipotecară, asigurarea, utilitățile, reparațiile și deprecierea, în funcție de utilizarea pentru afacere.
• Metoda simplificată: utilizarea opțiunii simplificate a IRS, care permite, în general, 5 USD pe picior pătrat, până la 300 de picioare pătrate.

Metoda simplificată este mai ușoară, dar nu permite deprecierea acelei părți din locuință și nu generează ulterior recuperarea de depreciere.

Limitare importantă: angajații, în general, nu pot deduce cheltuielile nerecuperate pentru biroul de acasă în declarația lor personală în temeiul legislației actuale. Pentru proprietarii care sunt și angajați, abordarea mai bună este adesea utilizarea structurii corecte a entității și, unde este cazul, a unui accountable plan.

5. Urmăriți separat costurile pentru vehicul, deplasare și mese

Costurile pentru vehicul, deplasare și mese sunt deduceri frecvente, dar sunt și ținte frecvente de audit, deoarece oamenii amestecă cheltuielile de afaceri cu cele personale.

Pentru vehicule, afacerea poate deduce, de obicei, fie:

• Tariful standard pe milă, dacă este eligibilă, sau
• Cheltuielile reale, precum combustibil, reparații, asigurare, depreciere, rate de leasing și taxe de înmatriculare, alocate în funcție de utilizarea pentru afacere

Pentru deplasări, cheltuielile trebuie, în general, să fie obișnuite, necesare și suportate în timp ce vă aflați departe de domiciliu pentru afaceri.

Pentru mese, regula generală este mai restrictivă. Mesele de afaceri sunt, de obicei, deductibile în proporție de 50% atunci când contribuabilul sau un angajat este prezent, masa nu este extravagantă sau excesivă și există un scop de afaceri valid. Cheltuielile de divertisment, în schimb, nu sunt, de regulă, deductibile.

Documentația bună contează aici. Păstrați:

• Data și locația
• Scopul de afaceri
• Persoanele prezente
• Jurnalul de kilometraj sau detaliile deplasării
• Chitanțe detaliate

Cu cât documentele sunt mai clare, cu atât mai ușor este să susțineți deducerea.

6. Fiți atenți la opțiunile de depreciere și expensare imediată

Multe afaceri pot recupera costul echipamentelor, software-ului, mobilierului și anumitor îmbunătățiri mai repede decât prin deducerea costului integral, pe parcursul mai multor ani.

În funcție de activ și de regulile fiscale actuale, o afacere poate folosi:

• Secțiunea 179 pentru expensare imediată
• Bonus depreciation
• Deprecierea obișnuită MACRS

Acest domeniu se schimbă frecvent și depinde de procentul de utilizare pentru afacere, de tipul activului și de limitele anuale. O achiziție care pare un simplu obiect de birou poate avea un rezultat fiscal foarte diferit, în funcție de faptul dacă este tratată ca cheltuială curentă, bun amortizabil sau activ cu utilizare mixtă.

O regulă practică: înainte de a cumpăra echipamente importante, confirmați cum vor fi înregistrate și dacă afacerea poate utiliza efectiv deducerea în anul achiziției.

7. Deduceți corect costurile de pornire și organizare

Înființarea nu trebuie să fie o cheltuială pierdută în totalitate.

Unele costuri de pornire și organizare pot fi deduse sau amortizate, în funcție de limitele IRS și de tipul cheltuielii. Acestea pot include anumite onorarii juridice, taxe de depunere la nivel de stat, configurare contabilă și costuri suportate înainte ca afacerea să înceapă operațiunile active.

Distincția importantă este între:

• Costuri de pornire sau organizare care pot fi deduse sau amortizate, și
• Cheltuieli de capital care trebuie tratate diferit

Afacerea ar trebui să păstreze separat costurile premergătoare deschiderii de cele operaționale de zi cu zi. Astfel, este mai ușor să aplicați tratamentul corect ulterior și se evită amestecarea cheltuielilor de înființare cu deducerile obișnuite.

8. Nu uitați de asigurări, cotizații, abonamente și onorarii profesionale

Proprietarii de afaceri omit adesea cheltuieli recurente mai mici deoarece par obișnuite. Pe parcursul unui an, acestea se adună.

Deduceri frecvente în această categorie includ:

• Asigurare de răspundere civilă generală
• Asigurare de răspundere profesională
• Asigurare pentru accidente de muncă
• Asigurare de securitate cibernetică
• Asigurare pentru bunurile afacerii
• Rețineri juridice și taxe pentru pregătirea declarațiilor fiscale ale afacerii
• Software de contabilitate și salarizare
• Taxe pentru registered agent
• Publicații și abonamente de specialitate
• Cotizații la asociații profesionale, atunci când au legătură cu afacerea

Regula rămâne aceeași: cheltuiala trebuie să fie legată de afacere, nu de uz personal.

9. Folosiți planurile de pensii pentru a reduce venitul impozabil

Planurile de pensii fac mai mult decât să îi ajute pe proprietari să economisească pentru viitor. Ele pot crea și deduceri fiscale importante pentru afacere.

În funcție de tipul planului, contribuțiile angajatorului pot fi deductibile, iar contribuțiile amânate ale angajaților pot reduce venitul impozabil curent. Opțiunile comune includ:

• SEP IRA
• SIMPLE IRA
• Solo 401(k)
• 401(k) tradițional pentru echipe mai mari

Cel mai bun plan depinde de fluxul de numerar, numărul de angajați și cât dorește proprietarul să contribuie. Pentru unele companii, un plan de pensii este una dintre cele mai eficiente modalități de a transforma profiturile într-un beneficiu avantajat fiscal, în loc să fie venit integral impozabil.

10. Gestionați cu atenție remunerarea proprietarilor și beneficiile de sănătate

Aici tipul entității contează foarte mult.

Într-o corporație C, compensația și beneficiile sunt de obicei structurate prin salarizare și regulile pentru beneficii ale angajaților. Într-o corporație S, acționarii care sunt și angajați trebuie, de regulă, să primească o compensație rezonabilă prin salarizare înainte de a lua distribuții suplimentare din profit.

Asta înseamnă că afacerea nu ar trebui să presupună că toate plățile către proprietar sunt tratate la fel. Asigurarea medicală, beneficiile fringe, rambursările și taxele de salarizare pot varia în funcție de entitate și de rolul proprietarului.

Dacă o afacere plătește beneficiile în mod greșit, poate pierde deduceri sau poate crea compensație impozabilă acolo unde nu era intenționat.

11. Nu ignorați regulile privind cadourile de afaceri și cheltuielile orientate către clienți

Cadourile pentru clienți și cheltuielile de ospitalitate pot fi deductibile, dar regulile sunt mai stricte decât se așteaptă mulți proprietari.

Conform ghidurilor IRS, cadourile de afaceri sunt, în general, limitate la 25 USD per persoană pe an, cu anumite excepții pentru costuri incidentale, cum ar fi transportul sau gravarea, care nu adaugă o valoare substanțială. Articolele care seamănă cu divertismentul sunt, de obicei, tratate ca divertisment, nu ca daruri, iar divertismentul, în general, nu este deductibil.

Dacă plătiți mese în timpul întâlnirilor cu clienții, separați aceste costuri de divertisment, acolo unde este posibil, și păstrați factura detaliată. Cu cât o chitanță arată mai clar o cheltuială pentru masă, cu atât este mai ușor de susținut.

12. Păstrați evidența ca și cum v-ați aștepta la o întrebare mai târziu

Evidența bună nu este un lux contabil. Este diferența dintre o deducere susținută și una respinsă.

Cel puțin, păstrați:

• Extrasele de cont bancar și de card de credit ale afacerii
• Chitanțe detaliate
• Jurnale de kilometraj
• Facturi și contracte
• Evidența salariilor
• Copii ale opțiunilor fiscale și ale declarațiilor depuse
• Procese-verbale ale consiliului sau aprobări scrise pentru corporații
• Documentație pentru rambursări în cadrul accountable plans

Declarația fiscală în sine este doar o parte a poveștii. Documentele justificative sunt cele care fac deducerea durabilă.

Greșeli frecvente care anulează economiile fiscale

Câteva greșeli recurente fac ca proprietarii de afaceri să piardă deduceri sau să atragă probleme cu IRS:

• Amestecarea cheltuielilor personale cu cele de afaceri în același cont
• Tratarea divertismentului ca cheltuială de masă
• Solicitarea deducerii pentru biroul de acasă fără utilizare exclusivă pentru afacere
• Uitarea documentării kilometrilor sau a scopului deplasării
• Alegerea statutului de S corp sau C corp fără planificare pentru payroll
• Neasocierea corectă a rambursărilor cu salariile
• Nepotrivirea cheltuielii cu declarația fiscală corectă

Dacă evidența contabilă este slabă, de obicei și declarația fiscală va fi mai slabă.

De ce contează înființarea și conformitatea

O strategie fiscală funcționează cel mai bine atunci când afacerea este înființată corect și menținută în stare bună de conformitate. Aici poate ajuta un serviciu de înființare. Zenind oferă proprietarilor de afaceri un început mai organizat, ajutându-i să constituie un LLC sau o corporație și să rămână organizați cu depunerile și sarcinile de conformitate care susțin structura fiscală.

Asta nu înlocuiește un specialist fiscal, dar reduce haosul care adesea îi face pe proprietari să rateze deduceri sau să depună greșit.

Referințe utile IRS

• Despre Form 8832, alegerea clasificării entității
• Despre Form 2553, alegerea de corporație mică
• Depunerea unui LLC ca corporație sau parteneriat
• Publicația 463, Cheltuieli de deplasare, cadouri și autoturism
• Publicația 587, Utilizarea locuinței pentru afacere
• Publicația 542, Corporații
• Publicația 583, Începerea unei afaceri și păstrarea evidenței
• Credite și deduceri pentru afaceri

Cele mai mari avantaje fiscale provin, de obicei, din trei lucruri: entitatea potrivită, evidențe curate și urmărirea disciplinată a cheltuielilor. Dacă le faceți bine pe acestea, deducerile devin mult mai ușor de revendicat și de susținut.