Hogyan lehet visszaszerezni egy elveszett EIN-számot: 6 gyakorlati módszer vállalkozóknak

Az Employer Identification Number, vagyis az EIN, az egyik legfontosabb azonosító, amely a vállalkozásához kapcsolódik. Szüksége lehet rá az adóbevallás benyújtásához, üzleti bankszámla nyitásához, munkavállalók felvételéhez, engedélyek igényléséhez vagy beszállítói dokumentumok kitöltéséhez. Ha elveszíti a nyomát, az általában nem jelent válságot, de lelassíthat fontos üzleti feladatokat.

A jó hír az, hogy az EIN többnyire visszakereshető a már meglévő dokumentumokból vagy az IRS-en keresztül. Ebben az útmutatóban hat gyakorlati módszert mutatunk be egy elveszett EIN-szám megtalálására, azt is elmagyarázzuk, mikor érdemes kapcsolatba lépni az IRS-szel, és hogyan érdemes a jövőben rendszerezetten tárolni ezt a számot.

Mi az az EIN?

Az EIN egy kilencjegyű szövetségi adóazonosító szám, amelyet az IRS rendel hozzá számos, az Egyesült Államokban működő vállalkozáshoz. A vállalkozás adózási és jelentési célú azonosítására szolgál.

EIN-re lehet szüksége, ha a vállalkozása:

• alkalmazottakat foglalkoztat
• társaságként vagy partnerségként működik
• bizonyos jövedéki, foglalkoztatási vagy adólevonási bevallásokat nyújt be
• üzleti bankszámlát nyit
• beszállítókkal, alvállalkozókkal vagy fizetési feldolgozókkal dolgozik, amelyek adózási információkat kérnek

Még az egyéni vállalkozók is használhatnak EIN-t a Social Security number helyett adatvédelmi és adminisztratív okokból.

Miért fontos, ha elveszik az EIN?

Az EIN elvesztése nem jelenti azt, hogy a szám végleg eltűnt. A legtöbb esetben egyszerűen arról van szó, hogy a vállalkozás tulajdonosa már nem rendelkezik az eredeti értesítéssel vagy a kapcsolódó dokumentumokkal.

Mégis fontos ez a szám, mert szerepel az adóbevallásokon, bérszámfejtési nyilvántartásokban, banki űrlapokon és állami dokumentumokban. Ha nem találja meg gyorsan, késedelmet okozhat az alábbi területeken:

• adóbevallások
• bérszámfejtés beállítása
• banki és hitelkérelmek
• állami regisztrációk frissítése
• IRS-levelezés

A legjobb megközelítés az, ha módszeresen átnézi a lehetséges forrásokat, és először azokat a dokumentumokat keresi meg, amelyek a legnagyobb valószínűséggel tartalmazzák az EIN-t, mielőtt kapcsolatba lépne az IRS-szel.

1. Ellenőrizze az IRS megerősítő levelét

Az elveszett EIN-szám megtalálásának leggyorsabb módja általában az IRS megerősítő értesítése, amelyet gyakran CP 575 levélnek neveznek. Ez az a hivatalos dokumentum, amelyet az IRS küld az EIN kiadásakor.

Nézze át az alábbiakat:

• fizikai üzleti iratok
• digitális dokumentummappák
• e-mail postafiókok és mellékletek
• adóbevallási előzmények

Ha szolgáltatót, könyvelőt vagy cégalapító platformot használt az EIN igényléséhez, kérdezze meg, megőrizték-e a megerősítő levél másolatát.

2. Nézze át a korábbi adóbevallásokat és bérszámfejtési benyújtásokat

Az EIN sok szövetségi és állami üzleti adóűrlapon szerepel. Ha a vállalkozása korábban már nyújtott be adóbevallást, a szám már benne lehet a korábbi nyilvántartásokban.

Ellenőrizze az alábbi dokumentumokat:

• előző évi üzleti jövedelemadó-bevallások
• bérszámfejtési adóbevallások
• forgalmi adóbevallások
• becsült adóval kapcsolatos nyilvántartások
• W-2 és 1099 támogatási fájlok
• olyan állami regisztrációs űrlapok másolatai, amelyek szövetségi adózási információkat kértek

Ha könyvelőszoftvert használ, keressen a vállalati profilban, az adóbeállításokban vagy az archivált benyújtások között. Sok rendszer a cégadatok között vagy a mentett bevallási sablonokban tárolja az EIN-t.

3. Nézze meg a banki, hitel- és fizetési nyilvántartásokat

A bankok és fizetési platformok gyakran kérnek EIN-t üzleti számla nyitásakor vagy kereskedői szolgáltatások beállításakor. Ezek a dokumentumok különösen hasznosak lehetnek, ha a cégalapítási iratai szétszórtan vannak meg.

Ellenőrizze az alábbiakat:

• üzleti bankszámla-igénylő lapok
• kereskedői szolgáltatási megállapodások
• hitelkérelmek
• bankkártya-feldolgozói beléptetési űrlapok
• bérszámfejtési szolgáltatás beállítási dokumentumai

Ha könyvelővel, pénzügyi vezetővel vagy külső adminisztrátorral dolgozott, náluk is lehet az EIN a kezelt vállalati fájlok között.

4. Keresse meg az állami alapítási és engedélyezési dokumentumokat

Bár az EIN szövetségi szám, gyakran kapcsolódik állami benyújtásokhoz és helyi regisztrációkhoz. Ha a vállalkozása LLC-ként vagy társaságként jött létre, az EIN megjelenhet az ehhez kapcsolódó iratokban.

Nézze át az alábbiakat:

• alapító okiratok vagy létesítő okiratok
• külföldi működési engedélyezési dokumentumok
• üzleti engedélykérelmek
• éves jelentési űrlapok
• állami adóregisztrációk
• helyi engedélyezési iratok

Ez különösen hasznos, ha a vállalkozás nemrég alakult, és az EIN-t a startup folyamat során gyűjtötték be.

5. Vegye fel a kapcsolatot az IRS Business and Specialty Tax Line-nal

Ha a dokumentumai között nem találja meg az EIN-t, a következő lépés az, hogy közvetlenül az IRS-hez fordul. Az IRS telefonon néha megerősítheti az EIN-t a vállalkozáshoz tartozó jogosult személy számára.

Mielőtt felhívná őket, készítse elő az alábbi alapinformációkat:

• a vállalkozás hivatalos neve
• a nyilvántartásban szereplő üzleti cím
• a felelős személy neve és adóazonosító adatai
• a jogi forma és az alapítás dátuma
• bármilyen korábbi IRS-értesítés vagy benyújtás

Készüljön fel az azonosítás ellenőrzésére. Az IRS nem ad ki üzleti adózási információkat akárkinek, ezért a hívónak általában felhatalmazással kell rendelkeznie a vállalkozás nevében eljárni.

Ha megváltozott a cím, a tulajdonosi kör vagy a tisztségviselők köre, győződjön meg róla, hogy az adatai naprakészek, mielőtt kapcsolatba lép az IRS-szel.

6. Kérdezze meg azt a személyt vagy szolgáltatót, aki eredetileg igényelte

Sok vállalkozó soha nem maga intézte az EIN-kérelmet. A számot megszerezhette:

• CPA vagy adótanácsadó
• cégalapító szolgáltató
• ügyvéd
• belső adminisztrációs csapattag
• korábbi tulajdonos vagy vezető

Ha ez a helyzet, kérje el az eredeti EIN értesítést vagy megerősítést attól a személytől vagy cégtől, amely beadta a kérelmet. Ez gyakran a legegyszerűbb módja annak, hogy a számot második kormányzati megkeresés nélkül visszaszerezze.

Mit tegyen, ha továbbra sem találja meg?

Ha minden dokumentum ellenére sem találja meg, ne találgasson. A hibás EIN használata bevallási hibákat és banki problémákat okozhat.

Inkább tegye a következőket:

1. Ellenőrizze újra az üzleti iratait, beleértve az archivált e-maileket és a beszkennelt dokumentumokat is.
2. Erősítse meg, hogy a vállalkozás valóban kapott-e valaha EIN-t.
3. Hívja fel az IRS-t a megfelelő jogosultság igazolásával.
4. Beszéljen a könyvelőjével vagy jogi tanácsadójával, ha a vállalkozás tulajdonosa, szerkezete vagy adózási státusza megváltozott.

Bizonyos esetekben egy vállalkozásnak új EIN-re lehet szüksége, ha a jogi entitás olyan módon változik, amely ezt megköveteli. Ez külön kérdés attól, amikor valaki egyszerűen csak eltévesztette vagy elvesztette a számot, ezért fontos ezt tisztázni a továbblépés előtt.

Hogyan őrizze meg biztonságban az EIN-t a jövőben?

Miután visszaszerezte a számot, tárolja több biztonságos helyen. Egy egyszerű rendszerezési módszer megelőzheti a jövőbeli késedelmeket.

A bevált gyakorlatok közé tartozik:

• az IRS megerősítő levél mentése egy biztonságos digitális mappába
• nyomtatott példány őrzése a vállalati iratok között
• az EIN rögzítése a könyvelési és bérszámfejtési rendszerekben
• a hozzáférés korlátozása csak az arra felhatalmazott személyekre
• a fontos üzleti dokumentumok biztonsági mentése titkosított tárhelyen

Ha a vállalkozása alapítási és megfelelőségi munkafolyamatot használ, ügyeljen arra, hogy az EIN a cégalapítási dokumentumokkal, adóértesítésekkel és állami beadványokkal együtt legyen nyilvántartva.

Hogyan segíthet a Zenind az üzlettulajdonosoknak a rendszerezésben

A cégalapítási és adózási dokumentumok kezelése egyszerűbb, ha a vállalkozás beállítása már a kezdetektől rendezetten történik. A Zenind segít az amerikai vállalkozóknak az alapítási feladatok kezelésében egy egyszerűsített folyamattal, amely megkönnyíti a fontos üzleti dokumentumok egy helyen tartását.

Ez a fajta struktúra különösen fontos, amikor gyorsan hozzá kell férnie olyan azonosítókhoz, mint az EIN, az állami regisztrációs iratok és a megfelelőségi dokumentumok.

Záró gondolatok

Egy elveszett EIN-szám általában visszaszerezhető, ha tudja, hol keresse. Kezdje az IRS megerősítő levelével, majd nézze át az adóbevallásokat, banki dokumentumokat és állami iratokat. Ha szükséges, vegye fel a kapcsolatot az IRS-szel vagy azzal a személlyel, aki eredetileg beadta a kérelmet.

A kulcs az, hogy az EIN-t ugyanúgy kezelje, mint bármely más fontos üzleti dokumentumot: tárolja biztonságosan, készítsen róla mentést, és gondoskodjon arról, hogy a megfelelő személyek szükség esetén hozzáférjenek.