วิธีค้นหาเลข EIN ที่หายไป: 6 วิธีปฏิบัติจริงสำหรับเจ้าของธุรกิจ

Employer Identification Number หรือ EIN คือรหัสประจำตัวที่สำคัญที่สุดอย่างหนึ่งของธุรกิจของคุณ คุณอาจต้องใช้เลขนี้เพื่อยื่นภาษี เปิดบัญชีธนาคารธุรกิจ จ้างพนักงาน สมัครใบอนุญาต หรือกรอกเอกสารกับผู้ให้บริการ หากคุณทำเลขนี้หายไป ผลที่ตามมามักไม่ถึงกับเป็นวิกฤต แต่ก็อาจทำให้การดำเนินงานสำคัญของธุรกิจล่าช้าได้

ข่าวดีคือ โดยทั่วไปแล้ว EIN สามารถค้นคืนได้จากเอกสารที่คุณมีอยู่แล้ว หรือจาก IRS ในคู่มือนี้ คุณจะได้เรียนรู้ 6 วิธีที่ใช้ได้จริงในการค้นหาเลข EIN ที่หายไป ว่าควรติดต่อ IRS เมื่อใด และจะจัดเก็บเลขนี้อย่างไรให้เป็นระเบียบสำหรับอนาคต

EIN คืออะไร?

EIN คือหมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของรัฐบาลกลาง 9 หลัก ที่ IRS มอบให้กับธุรกิจจำนวนมากที่ดำเนินงานในสหรัฐอเมริกา ใช้เพื่อระบุตัวตนของธุรกิจสำหรับวัตถุประสงค์ด้านภาษีและการรายงานข้อมูล

ธุรกิจของคุณอาจต้องมี EIN หาก:

• มีพนักงาน
• ดำเนินงานในรูปแบบบริษัทหรือห้างหุ้นส่วน
• ยื่นแบบแสดงรายการภาษีสรรพสามิต ภาษีการจ้างงาน หรือภาษีหัก ณ ที่จ่ายบางประเภท
• เปิดบัญชีธนาคารธุรกิจ
• ทำงานกับผู้ขาย ผู้รับเหมา หรือผู้ประมวลผลการชำระเงินที่ร้องขอข้อมูลภาษี

แม้แต่เจ้าของกิจการรายเดียวก็อาจใช้ EIN แทนหมายเลขประกันสังคมเพื่อเหตุผลด้านความเป็นส่วนตัวและการบริหารจัดการ

ทำไมการทำ EIN หายจึงสำคัญ

การทำ EIN หายไม่ได้หมายความว่าเลขนั้นสูญหายไปตลอดกาล ในหลายกรณี ปัญหาอยู่แค่ว่าเจ้าของธุรกิจไม่มีหนังสือแจ้งต้นฉบับหรือบันทึกเดิมอีกต่อไป

อย่างไรก็ตาม เลขนี้มีความสำคัญเพราะปรากฏอยู่ในเอกสารยื่นภาษี บันทึกเงินเดือน เอกสารธนาคาร และเอกสารของรัฐ หากคุณหาเลขนี้ไม่เจออย่างรวดเร็ว คุณอาจเผชิญความล่าช้าในเรื่องต่อไปนี้:

• การยื่นภาษี
• การตั้งค่าระบบเงินเดือน
• การสมัครบัญชีธนาคารและสินเชื่อ
• การอัปเดตการจดทะเบียนของรัฐ
• การติดต่อโต้ตอบกับ IRS

แนวทางที่ดีที่สุดคือค้นหาอย่างเป็นระบบ และตรวจดูเอกสารที่น่าจะมี EIN มากที่สุดก่อนติดต่อ IRS

1. ตรวจสอบจดหมายยืนยันจาก IRS

สถานที่ที่เร็วที่สุดในการหาเลข EIN ที่หายไปมักคือหนังสือแจ้งยืนยันจาก IRS ซึ่งมักเรียกว่า CP 575 จดหมายนี้เป็นเอกสารทางการที่ IRS ส่งให้เมื่อมีการออก EIN

ลองค้นดูใน:

• แฟ้มเอกสารธุรกิจฉบับกระดาษ
• โฟลเดอร์เอกสารดิจิทัล
• กล่องขาเข้าอีเมลและไฟล์แนบ
• เอกสารที่ใช้ในการเตรียมภาษี

หากคุณใช้ผู้ให้บริการ นักบัญชี หรือแพลตฟอร์มจดทะเบียนเพื่อยื่นขอ EIN ให้สอบถามว่าพวกเขาเก็บสำเนาจดหมายยืนยันไว้หรือไม่

2. ตรวจดูแบบแสดงรายการภาษีเก่าและเอกสารเงินเดือน

EIN ของคุณปรากฏอยู่ในแบบฟอร์มภาษีธุรกิจของรัฐบาลกลางและของรัฐหลายประเภท หากธุรกิจของคุณเคยยื่นภาษีมาก่อน คุณอาจมีเลขนี้อยู่แล้วในบันทึกเก่า

ตรวจสอบเอกสารเหล่านี้:

• แบบแสดงรายการภาษีเงินได้ธุรกิจของปีก่อน
• แบบภาษีเงินเดือน
• แบบยื่นภาษีการขาย
• บันทึกภาษีประมาณการ
• เอกสารสนับสนุน W-2 และ 1099
• สำเนาแบบฟอร์มจดทะเบียนของรัฐที่ขอข้อมูลภาษีรัฐบาลกลาง

หากคุณใช้ซอฟต์แวร์บัญชี ให้ค้นหาในโปรไฟล์บริษัท การตั้งค่าภาษี หรือเอกสารที่เก็บไว้ในระบบ หลายระบบจะบันทึก EIN ไว้ในข้อมูลประจำบริษัทหรือเทมเพลตแบบฟอร์มที่เคยจัดเก็บไว้

3. ตรวจสอบบันทึกธนาคาร สินเชื่อ และการชำระเงิน

ธนาคารและแพลตฟอร์มการชำระเงินมักขอ EIN เมื่อคุณเปิดบัญชีหรือสมัครใช้บริการรับชำระเงิน เอกสารเหล่านี้มีประโยชน์มากเป็นพิเศษหากเอกสารการจัดตั้งธุรกิจของคุณกระจัดกระจาย

ตรวจสอบกับ:

• ใบสมัครบัญชีธนาคารธุรกิจ
• ข้อตกลงบริการรับชำระเงิน
• ใบสมัครสินเชื่อ
• แบบฟอร์มเริ่มใช้งานของผู้ประมวลผลบัตรเครดิต
• บันทึกการตั้งค่าระบบเงินเดือน

หากคุณทำงานกับผู้ทำบัญชี CFO หรือผู้ดูแลภายนอก พวกเขาอาจมี EIN อยู่ในไฟล์บริษัทที่รับผิดชอบดูแล

4. ค้นหาเอกสารการจัดตั้งและใบอนุญาตของรัฐ

แม้ว่า EIN จะเป็นหมายเลขระดับรัฐบาลกลาง แต่ก็มักเชื่อมโยงกับเอกสารที่ยื่นต่อรัฐและการจดทะเบียนท้องถิ่น หากธุรกิจของคุณจัดตั้งเป็น LLC หรือบริษัท EIN อาจปรากฏในเอกสารที่เกี่ยวข้องกับนิติบุคคลนั้น

ลองตรวจดู:

• บันทึก Articles of Organization หรือ Articles of Incorporation
• เอกสารการจดทะเบียนในรัฐอื่น
• ใบสมัครใบอนุญาตประกอบธุรกิจ
• แบบฟอร์มรายงานประจำปี
• การจดทะเบียนภาษีของรัฐ
• เอกสารขอใบอนุญาตท้องถิ่น

วิธีนี้มีประโยชน์มากเป็นพิเศษหากธุรกิจของคุณเพิ่งจัดตั้งขึ้นไม่นาน และมีการเก็บ EIN ไว้ในกระบวนการเริ่มต้นธุรกิจ

5. ติดต่อสายด่วนธุรกิจและภาษีพิเศษของ IRS

หากเอกสารของคุณยังหา EIN ไม่เจอ ขั้นตอนถัดไปคือการติดต่อ IRS โดยตรง IRS อาจยืนยัน EIN ทางโทรศัพท์ให้แก่ผู้ที่ได้รับอนุญาตและเกี่ยวข้องกับธุรกิจได้

ก่อนโทร ควรเตรียมข้อมูลพื้นฐาน เช่น:

• ชื่อทางกฎหมายของธุรกิจ
• ที่อยู่ของธุรกิจตามที่มีอยู่ในระบบ
• ชื่อของผู้รับผิดชอบและข้อมูลประจำตัวผู้เสียภาษี
• ประเภทนิติบุคคลและวันที่จัดตั้ง
• หนังสือแจ้งหรือแบบภาษีใด ๆ ที่เคยได้รับจาก IRS

เตรียมพร้อมสำหรับการยืนยันตัวตน IRS จะไม่เปิดเผยข้อมูลภาษีของธุรกิจให้กับทุกคน ผู้โทรจึงต้องมีอำนาจในการดำเนินการแทนธุรกิจโดยทั่วไป

หากคุณมีการเปลี่ยนที่อยู่ เจ้าของ หรือผู้บริหาร ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลของคุณเป็นปัจจุบันก่อนติดต่อ IRS

6. ถามผู้ที่เป็นคนยื่นขอหรือผู้ให้บริการที่ยื่นให้

เจ้าของธุรกิจจำนวนมากไม่ได้จัดการขั้นตอนขอ EIN ด้วยตนเอง เลขนี้อาจถูกขอโดย:

• CPA หรือผู้เตรียมภาษี
• ผู้ให้บริการจัดตั้งบริษัท
• ทนายความ
• ทีมงานธุรการภายใน
• เจ้าของหรือผู้จัดการคนก่อนหน้า

หากเป็นกรณีนี้ ให้ขอสำเนาหนังสือยืนยัน EIN ต้นฉบับจากบุคคลหรือบริษัทที่เป็นผู้ยื่นคำขอ ซึ่งมักเป็นวิธีที่ง่ายที่สุดในการกู้คืนเลขนี้โดยไม่ต้องโทรหาภาครัฐซ้ำอีกครั้ง

ถ้ายังหาไม่ได้ควรทำอย่างไร

หากตรวจดูทุกบันทึกแล้วยังไม่พบ อย่าเดาสุ่มเลขมาใช้ การใช้ EIN ที่ผิดอาจทำให้เกิดข้อผิดพลาดในการยื่นเอกสารและปัญหาด้านธนาคาร

ให้ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้แทน:

1. ตรวจสอบเอกสารธุรกิจอีกครั้ง รวมถึงอีเมลที่เก็บถาวรและเอกสารที่สแกนไว้
2. ยืนยันว่าธุรกิจเคยได้รับ EIN จริงหรือไม่
3. โทรหา IRS โดยมีอำนาจการดำเนินการที่ถูกต้อง
4. ปรึกษานักบัญชีหรือที่ปรึกษากฎหมาย หากธุรกิจมีการเปลี่ยนเจ้าของ เปลี่ยนโครงสร้าง หรือเปลี่ยนสถานะทางภาษี

ในบางกรณี ธุรกิจอาจต้องขอ EIN ใหม่หากนิติบุคคลมีการเปลี่ยนแปลงในลักษณะที่กฎหมายกำหนดให้ต้องมีเลขใหม่ นี่เป็นคนละเรื่องกับการทำเลขเดิมหาย ดังนั้นควรตรวจสอบให้แน่ใจก่อนดำเนินการ

วิธีเก็บรักษา EIN ให้ปลอดภัยในอนาคต

เมื่อคุณกู้คืนเลขได้แล้ว ให้เก็บไว้มากกว่าหนึ่งตำแหน่งที่ปลอดภัย ระบบจัดระเบียบที่เรียบง่ายสามารถช่วยป้องกันความล่าช้าในอนาคตได้

แนวปฏิบัติที่ดี ได้แก่:

• บันทึกจดหมายยืนยันจาก IRS ในโฟลเดอร์ดิจิทัลที่ปลอดภัย
• เก็บสำเนาแบบพิมพ์ไว้ในแฟ้มเอกสารบริษัท
• บันทึก EIN ไว้ในระบบบัญชีและระบบเงินเดือน
• จำกัดสิทธิ์การเข้าถึงเฉพาะบุคลากรที่ได้รับอนุญาต
• สำรองเอกสารสำคัญของธุรกิจไว้ในที่จัดเก็บที่เข้ารหัส

หากธุรกิจของคุณใช้ขั้นตอนการจัดตั้งและการปฏิบัติตามข้อกำหนด ควรเก็บ EIN ไว้ควบคู่กับเอกสารการจัดตั้ง หนังสือแจ้งภาษี และเอกสารของรัฐ

Zenind ช่วยให้เจ้าของธุรกิจจัดระเบียบได้อย่างไร

การเก็บเอกสารการจัดตั้งและภาษีให้เป็นระเบียบทำได้ง่ายขึ้นเมื่อการตั้งค่าบริษัทของคุณดำเนินการอย่างเป็นระบบตั้งแต่แรก Zenind ช่วยผู้ประกอบการในสหรัฐฯ จัดการงานด้านการจัดตั้งธุรกิจด้วยกระบวนการที่คล่องตัว ทำให้เก็บเอกสารสำคัญของธุรกิจไว้ในที่เดียวได้ง่ายขึ้น

โครงสร้างลักษณะนี้มีความสำคัญเมื่อคุณต้องเข้าถึงข้อมูลประจำตัวสำคัญอย่าง EIN บันทึกการจดทะเบียนของรัฐ และเอกสารด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนดได้อย่างรวดเร็ว

สรุปท้ายบท

เลข EIN ที่หายไปมักสามารถค้นคืนได้ หากคุณรู้ว่าจะเริ่มหาที่ไหน ให้เริ่มจากจดหมายยืนยันจาก IRS จากนั้นตรวจสอบแบบยื่นภาษี เอกสารธนาคาร และบันทึกของรัฐ หากจำเป็น ให้ติดต่อ IRS หรือผู้ที่ยื่นคำขอให้คุณครั้งแรก

ประเด็นสำคัญคือให้ปฏิบัติกับ EIN เหมือนเอกสารธุรกิจสำคัญอื่น ๆ: จัดเก็บอย่างปลอดภัย สำรองข้อมูล และทำให้คนที่เหมาะสมเข้าถึงได้เมื่อจำเป็น