Comment retrouver un numéro EIN perdu : 6 façons pratiques pour les propriétaires d’entreprise

Votre numéro d’identification d’employeur, ou EIN, est l’un des identifiants les plus importants liés à votre entreprise. Vous pourriez en avoir besoin pour produire vos déclarations de revenus, ouvrir un compte bancaire d’entreprise, embaucher des employés, demander des permis ou remplir des formulaires exigés par des fournisseurs. Si vous l’égarez, ce n’est généralement pas une crise, mais cela peut ralentir des tâches d’affaires importantes.

La bonne nouvelle, c’est qu’un EIN est généralement récupérable à partir de dossiers que vous possédez déjà ou auprès de l’IRS. Dans ce guide, vous apprendrez six façons pratiques de retrouver un numéro EIN perdu, quand communiquer avec l’IRS et comment conserver ce numéro de façon organisée pour l’avenir.

Qu’est-ce qu’un EIN?

Un EIN est un numéro d’identification fiscale fédéral à neuf chiffres attribué par l’IRS à de nombreuses entreprises qui exercent leurs activités aux États-Unis. Il sert à identifier une entreprise à des fins fiscales et déclaratives.

Vous pourriez avoir besoin d’un EIN si votre entreprise :

• A des employés
• Exerce ses activités en tant que société par actions ou société de personnes
• Produit certaines déclarations de taxes d’accise, d’emploi ou de retenues à la source
• Ouvre un compte bancaire d’entreprise
• Travaille avec des fournisseurs, des contractuels ou des processeurs de paiement qui demandent des renseignements fiscaux

Même les travailleurs autonomes utilisent parfois un EIN au lieu d’un numéro d’assurance sociale pour des raisons de confidentialité et d’administration.

Pourquoi la perte d’un EIN compte

Perdre un EIN ne signifie pas que le numéro a disparu pour toujours. Dans la plupart des cas, le problème vient simplement du fait que le propriétaire n’a plus l’avis original ou les dossiers associés.

Cela dit, ce numéro compte parce qu’il apparaît sur les déclarations de revenus, les dossiers de paie, les formulaires bancaires et les documents provinciaux ou étatiques. Si vous ne pouvez pas le retrouver rapidement, vous pourriez subir des retards pour :

• Les déclarations fiscales
• La mise en place de la paie
• Les demandes bancaires et de financement
• Les mises à jour d’immatriculation de l’État
• La correspondance avec l’IRS

La meilleure approche consiste à effectuer une recherche méthodique et à utiliser les dossiers les plus susceptibles de contenir l’EIN avant de communiquer avec l’IRS.

1. Vérifiez la lettre de confirmation de l’IRS

L’endroit le plus rapide où trouver un numéro EIN perdu est généralement l’avis de confirmation de l’IRS, souvent appelé lettre CP 575. Il s’agit du document officiel que l’IRS envoie lorsqu’un EIN est attribué.

Cherchez dans :

• Les dossiers papier de l’entreprise
• Les dossiers numériques
• Les boîtes courriel et les pièces jointes
• Les dossiers de préparation de déclarations de revenus

Si vous avez utilisé un fournisseur de services, un comptable ou une plateforme de création d’entreprise pour demander l’EIN, demandez-lui s’il a conservé une copie de la lettre de confirmation.

2. Consultez les anciennes déclarations de revenus et les relevés de paie

Votre EIN figure sur de nombreux formulaires fiscaux fédéraux et provinciaux ou étatiques de l’entreprise. Si votre entreprise a déjà produit des déclarations, vous pourriez déjà avoir ce numéro dans des dossiers antérieurs.

Vérifiez ces documents :

• Déclarations de revenus des sociétés des années précédentes
• Déclarations de taxes sur la paie
• Déclarations de taxe de vente
• Dossiers d’impôt estimatif
• Fichiers de soutien pour les formulaires W-2 et 1099
• Copies des formulaires d’immatriculation provinciale ou étatique qui demandaient des renseignements fiscaux fédéraux

Si vous utilisez un logiciel comptable, recherchez dans le profil de l’entreprise, les paramètres fiscaux ou les déclarations archivées. De nombreux systèmes conservent l’EIN dans les métadonnées de l’entreprise ou dans les modèles de déclaration enregistrés.

3. Examinez les dossiers bancaires, de financement et de paiement

Les banques et les plateformes de paiement demandent souvent un EIN lorsque vous ouvrez un compte ou que vous configurez des services marchands. Ces dossiers peuvent être particulièrement utiles si vos documents de constitution sont dispersés.

Vérifiez auprès de :

• Les demandes de compte bancaire d’entreprise
• Les ententes de services marchands
• Les demandes de prêt
• Les formulaires d’intégration des processeurs de cartes de crédit
• Les dossiers de configuration des services de paie

Si vous avez travaillé avec un teneur de livres, un directeur financier ou un administrateur externe, il ou elle peut aussi avoir l’EIN dans les dossiers de l’entreprise qu’il ou elle gère.

4. Cherchez dans les documents de constitution et de permis de l’État

Même si l’EIN est un numéro fédéral, il est souvent lié à des dossiers provinciaux ou étatiques et à des enregistrements locaux. Si votre entreprise a été constituée en LLC ou en société par actions, l’EIN peut apparaître dans les dossiers associés à cette entité.

Cherchez dans :

• Les statuts constitutifs ou les documents d’incorporation
• Les documents d’immatriculation extra-provinciale ou extra-étatique
• Les demandes de licence commerciale
• Les formulaires de rapport annuel
• Les inscriptions fiscales d’État
• Les dossiers de permis locaux

C’est particulièrement utile si votre entreprise a été créée récemment et que l’EIN a été obtenu pendant le processus de démarrage.

5. Communiquez avec la ligne fiscale affaires et spécialités de l’IRS

Si vos dossiers ne permettent pas de retrouver l’EIN, l’étape suivante consiste à communiquer directement avec l’IRS. L’IRS peut parfois confirmer un EIN par téléphone à une personne autorisée associée à l’entreprise.

Avant d’appeler, rassemblez des renseignements de base comme :

• Le nom légal de l’entreprise
• L’adresse d’entreprise au dossier
• Le nom de la partie responsable et ses renseignements d’identification fiscale
• Le type d’entité et la date de constitution
• Tout avis ou déclaration antérieur de l’IRS

Préparez-vous à une vérification d’identité. L’IRS ne communiquera pas les renseignements fiscaux de l’entreprise à n’importe qui, donc l’appelant doit généralement avoir l’autorité d’agir pour l’entreprise.

Si vous avez changé d’adresse, de propriétaires ou d’administrateurs, assurez-vous que vos dossiers sont à jour avant de communiquer avec l’IRS.

6. Demandez à la personne ou au fournisseur qui l’a demandé

De nombreux propriétaires d’entreprise n’ont jamais eux-mêmes géré la demande d’EIN. Le numéro a peut-être été obtenu par :

• Un CPA ou un préparateur de déclarations de revenus
• Un service de constitution
• Un avocat
• Un membre d’une équipe administrative interne
• Un ancien propriétaire ou gestionnaire

Dans ce cas, demandez la lettre originale de l’EIN ou la confirmation à la personne ou au cabinet qui a déposé la demande. C’est souvent la façon la plus simple de récupérer le numéro sans devoir appeler de nouveau un organisme gouvernemental.

Que faire si vous ne le trouvez toujours pas

Si tous les dossiers échouent, n’inventez pas le numéro. L’utilisation d’un mauvais EIN peut entraîner des erreurs de production et des problèmes bancaires.

À la place :

1. Revérifiez vos dossiers d’entreprise, y compris les courriels archivés et les documents numérisés.
2. Confirmez si l’entreprise a réellement reçu un EIN.
3. Appelez l’IRS avec l’autorisation appropriée.
4. Parlez à votre comptable ou à votre conseiller juridique si votre entreprise a changé de propriétaire, de structure ou de statut fiscal.

Dans certains cas, une entreprise peut avoir besoin d’un nouvel EIN si l’entité juridique change d’une manière qui l’exige. Il s’agit d’une question distincte du simple fait d’égarer le numéro, donc il vaut la peine de vérifier avant d’agir.

Comment protéger votre EIN à l’avenir

Une fois le numéro retrouvé, conservez-le dans plus d’un endroit sécuritaire. Un système d’organisation simple peut éviter de futurs délais.

Les bonnes pratiques comprennent :

• Enregistrer la lettre de confirmation de l’IRS dans un dossier numérique sécurisé
• Conserver une copie papier dans le registre corporatif
• Inscrire l’EIN dans vos systèmes de comptabilité et de paie
• Limiter l’accès au personnel autorisé seulement
• Sauvegarder les documents d’entreprise essentiels dans un stockage chiffré

Si votre entreprise utilise un processus de constitution et de conformité, assurez-vous que l’EIN est enregistré avec vos documents de constitution, vos avis fiscaux et vos dossiers provinciaux ou étatiques.

Comment Zenind peut aider les propriétaires d’entreprise à rester organisés

Il est plus facile de conserver les dossiers de constitution et d’impôt bien organisés lorsque la création de votre entreprise est gérée proprement dès le départ. Zenind aide les entrepreneurs américains à gérer les tâches de constitution grâce à un processus simplifié qui facilite le regroupement des documents d’entreprise essentiels au même endroit.

Ce type de structure est important lorsque vous avez besoin d’un accès rapide à des identifiants comme votre EIN, vos dossiers d’immatriculation de l’État et vos documents de conformité.

Conclusion

Un numéro EIN perdu est généralement récupérable si vous savez où chercher. Commencez par votre lettre de confirmation de l’IRS, puis examinez vos déclarations de revenus, vos documents bancaires et vos dossiers d’État. Au besoin, communiquez avec l’IRS ou avec la personne qui a initialement déposé la demande.

L’important est de traiter votre EIN comme tout autre document d’entreprise essentiel : conservez-le de manière sécuritaire, faites-en des sauvegardes et assurez-vous que les bonnes personnes peuvent y accéder au besoin.